3.2. Nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản
3.2.6. Đ'y nhanh sử dụng hoàn toàn văn bản điện tử, không dùng bản
bản giấy
Căn cứ kế hoạch cải cách tổng thể nền HCNN, Chính phủ quyết tâm đẩy nhanh tiến độ ứng dụng CNTT trong hoạt động quản lý điều hành của các cơ quan Nhà nước, sự quyết tâm này được thể hiện bằng hàng loạt các văn bản chỉ đạo hệ thống HCNN tuân thủ thực hiện. Hiện nay, Tổng cục Thuế vẫn đang áp dụng song song hai hình thức luân chuyển văn bản là sử dụng vừa bản giấy và bản chuyển trên phần mềm QLVB. Việc này gây tốn nhiều thời gian chi phí và làm tăng thời gian xử lý công việc. Vì vậy mục đích của giải pháp này là: Tiến tới điện tử hoàn toàn, không dùng văn bản giấy nhằm tiết kiệm chi chí, đạt được mục tiêu thực hiện Chính phủ điện tử. Để giảm thiểu các thao tác thực hiện thì cần đẩy nhanh tiến độ thực hiện văn bản điện tử hoàn toàn. Giải pháp đưa ra để thực hiện sử dụng hoàn toàn bản điện tử không dùng bản giấy là:
- Trước hết cần xây dựng lộ trình thực hiện điện tử hoàn toàn, lộ trình quy định mốc thời gian những loại văn bản nào thực hiện không chuyển bản giấy, đối với những hồ sơ về nhân sự, hồ sơ trình Chính phủ thực hiện gửi kèm bản giấy.
- Nâng cao trách nhiệm của người đứng đầu, phải trực tiếp chỉ đạo, chỉ đạo quyết liệt đây là yếu tố quyết định sự thành công.
- Ngoài ra cần phải có chiến lược quản lý để thay đổi thói quen làm việc từ giấy tờ truyền thống sang môi trường điện tử. Việc này không đơn giản vì vậy cần đẩy manh hoạt động thông tin tuyên truyền, nâng cao nhận thức tạo lập thói quen tác nghiệp trên môi trường mạng cho cán bộ công chức, sự cần thiết, hiệu quả của sử dụng văn bản điện tử để toàn thể cán bộ công chức hiểu được sự cần thiết và lợi ích đem lại.
- Đưa ra các điều kiện ràng buộc bắt buộc các công chức phải sử dụng