1.4. Thực tiễn ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản của một
1.4.2. Bài học kinh nghiệm rút ra cho Tổng cục Thuế
Căn cứ nhiệm vụ Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ giao về ứng dụng CNTT trong hoạt động của cơ quan nhà nước, xây dựng Chính phủ điện tử tại Việt Nam các cơ quan đã xây dựng kế hoạch ứng dụng CNTT trong công tác quản lý, chỉ đạo điều hành của đơn vị mình. Qua đó thấy rằng, CNTT đổi mới phương thức hoạt động của cơ quan nhà nước, CNTT tạo ra khả năng xây dựng một hệ thống thông tin thống nhất trong toàn bộ bộ máy nhà nước nơi mọi thông tin xuất hiện ở bất cứ cơ quan nào của bộ máy chính quyền từ các bộ, ngành đến các cấp chính quyền đều được cập nhật và lưu giữ trong hệ thống. Thông qua các ứng dụng quản lý tập trung các cơ quan nhà nước có thể trao đổi thông tin, phối hợp với nhau một cách dễ dàng để thực thi các quy trình nghiệp vụ quản lý nhà nước và phục vụ người dân. Các hệ thống thông minh sẽ hướng dẫn các công dân nhanh chóng định vị thông tin cần thiết. Người dân và doanh nghiệp trở thành trung tâm của hệ thống chính phủ điện tử. Những chủ trương chính sách trong điều hành công việc của cơ quan nhà nước cấp trên sẽ được thông tin đến cơ quan nhà nước cấp dưới cũng như người dân nhanh hơn. Chính vì vậy, CNTT giúp nâng cao năng lực điều hành trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện đại.
Đưa Công nghệ thông tin vào quản lý văn bản có hiệu quả Tổng cục Thuế cần tập trung đến một số nhân tố chính:
- Xác định được chiến lược, định hướng được mô hình ứng dụng CNTT của Chính phủ và của Bộ để từ đó xây dựng kế hoạch hướng tới mục tiêu chung. Giai đoạn hiện nay, mục tiêu là xây dựng chính phủ điện tử, chính quyền điện tử theo mô hình tập trung thống nhất, liên thông và tích hợp dữ liệu trong nội bộ ngành và chia sẻ dữ liệu với các Bộ ngành khác. Trên cơ sở mục tiêu, định hướng của Nhà nước Tổng cục Thuế cần xây dựng chương trình quản lý văn bản phù hợp với định hướng chung và nhu cầu quản lý của đơn vị mình.
- Quan tâm đến yếu tố hạ tầng kỹ thuật và công nghệ để đưa vào triển khai các phần mềm quản lý văn bản tại các cơ quan, tránh triển khai các công nghệ đã lạc hậu, lỗi thời, không đáp ứng được yêu cầu hiện nay, làm chủ được công nghệ đang áp dụng.
- Chú trọng đến yếu tố con người. Bởi như đã đề cập, con người là yếu tố trung tâm quyết định thành công của đổi mới. Để việc ứng dụng CNTT trong công tác quản lý văn bản đến, văn bản đi thực sự mang lại hiệu quả như kỳ vọng, bên cạnh việc đầu tư máy móc, phần mềm quản lý, Tổng cục Thuế cần chú trọng đào tạo, bồi dưỡng kỹ năng, nghiệp vụ CNTT cho công chức thực hiện công tác văn thư.
- Tổ chức tuyên truyền sâu rộng trong cán bộ, công chức, viên chức về ý nghĩa, vai trò, tác dụng của việc sử dụng văn bản điện tử, từ đó có ý thức, trách nhiệm để thực hiện trong hoạt động công tác hàng ngày.
- Các cấp lãnh đạo cần thường xuyên kiểm tra, đánh giá việc sử dụng văn bản điện tử của cán bộ, công chức, viên chức. Qua đó, rút kinh nghiệm và có biện pháp khuyến khích hoặc chấn chỉnh để đáp ứng mục tiêu, yêu cầu đã đề ra.
TIỂU KẾT CHƯƠNG 1
Vai trò của công tác quản lý văn bản ngày càng được tăng cường trong xã hội thông tin hiện nay, nhu cầu phục vụ thông tin cho hoạt động quản lý ngày càng cao và bức thiết. Vì thế công tác văn thư được tổ chức hợp lý và tự động hoá các khâu nghiệp vụ để nâng cao chất lượng quản lý.
Công nghệ thông tin ngày nay giữ vai trò quan trọng trong phát triển kinh tế, văn hóa, xã hội, đặc biệt trong hoạt động của các cơ quan Nhà nước. Nhằm nâng cao năng lực quản lý điều hành của các cơ quan Nhà nước, trực tiếp phục vụ chương trình cải cách hành chính của các cơ quan HCNN. Đặc biệt, ứng dụng CNTT vào hoạt động quản lý HCNN nói chung và hoạt động quản lý văn bản nói riêng một cách quyết liệt như hiện nay là nhằm phát triển một nền kinh tế số, một Chính phủ điện tử không giấy tờ. Đây cũng là một thách thức lớn, một bước ngoặt lớn đối với nền hành chính nhà nước Việt Nam.
Qua nghiên cứu cơ sở lý luận về ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản giúp học viên có cái nhìn tổng quát về văn bản, quản lý văn bản, ứng dụng công nghệ thông tin. Những lý thuyết cũng như kinh nghiệm của các cơ quan hành chính nhà nước là tiền đề để tác giả có cái nhìn thực tiễn vào hoạt động quản lý văn bản của cơ quan Tổng cục Thuế.
Chương 2
THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI TỔNG CỤC THUẾ