2.3. Tình hình triển khai ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản
2.3.3. Quản lý văn bản đi
Văn bản đi được chuyên viên soạn thảo và có trách nhiệm đề xuất mức độ, mật, khẩn và trình lãnh đạo các cấp duyệt và ký, phải được văn thư cơ
quan có trách nhiệm đăng ký vào sổ trước khi phát hành. Theo quy định chung của nhà nước, tất cả các văn bản do cơ quan Tổng cục Thuế ban hành đều phải được làm thủ tục đăng ký tại bộ phận văn thư cơ quan. Cán bộ văn thư có trách nhiệm quản lý, theo dõi văn bản đi phải thực hiện các nghiệp vụ như kiểm tra về thể thức, nội dung và thẩm quyền ký văn bản, ghi số cho văn bản sau đó mới đóng dấu ban hành.
Cũng tương tự như văn bản đến, thông tin đầu vào của văn bản đi được quản lý dựa trên yêu cầu quản lý thực tiễn và theo sự hướng dẫn của các cơ quan cấp trên về công tác văn thư - lưu trữ. Chương trình quản lý văn bản đi bằng máy tính được thiết kế phải đảm bảo lưu trữ được những thông tin cần thiết của một văn bản, các nội dung đó bao gồm thông tin về số, ký hiệu văn bản; thông tin về đơn vị soạn thảo văn bản; thông tin về người ký văn bản, thông tin về trích yếu nội dung văn bản, Ngày đi; Ngày ký; Người ký; Độ mật/ khẩn/ hỏa tốc/ thường; Số bản; Người soạn thảo; Nơi nhận; Đơn vị lưu, các thông tin này sẽ phục vụ cho hoạt động quản lý của cơ quan và nhu cầu sử dụng văn bản phục vụ cho hoạt động chuyên môn của các chuyên viên trong cơ quan. Tổng cục Thuế là cơ quan có sự trao đổi bằng văn bản với nhiều cơ quan nhà nước khác, với mọi người dân và doanh nghiệp. Do đó, số lượng văn bản đi hàng ngày phát hàng tương đối lớn. Văn bản đi của Tổng cục Thuế được quản lý trên nhiều loại sổ khác nhau, mỗi loại sổ được găn với tên loại văn bản.
Mỗi giai đoạn ứng dụng công nghệ thông tin mà quản lý văn bản đi tại
Tổng cục Thuế là khác nhau. Giai đoạn sử dụng chương trình “Quản lý văn
bản” thì văn bản đi được phát hành hoàn toàn là bản giấy, con dấu sử dụng
mực đỏ tươi và do Văn thư cơ quan tự tay đóng lên bản giấy, các thông tin
về văn bản được lưu trên hệ thống còn bản gốc văn bản được lưu trữ bằng
bản giấy. Giai đoạn triển khai chương trình “Quản lý văn bản và điều hành”
khâu phát hành. Văn bản đi vừa phát hành bản giấy vừa phát hành điện tử đối với các đơn vị đã đáp ứng được yêu cầu gửi nhận văn bản điện tử.
Văn bản đi phát hành bằng con đường điện tử thuận tiện, nhanh chóng
hơn bằng phát hành bản giấy, tuy nhiên độ đảm bảo an toàn an ninh thông tin
không cao bằng phát hành văn bản giấy. Trường hợp mạng bị nghẽn hay do lỗi
đường truyền thì văn bản bị treo đâu đó không gửi được đến người nhận. Muốn
kiểm tra tình trạng của văn bản này phải nhờ đến cán bộ hệ thống có trình độ về
CNTT mới có kết quả.
Để quản lý tốt các văn bản đi, trên phần mềm quản lý văn bản và
điều hành có xây dựng các báo cáo như: Báo cáo thống kê văn bản đi, báo
cáo thống kê văn bản đi theo loại sổ. Tổng cục Thuế vẫn có thể tìm kiếm
được các văn bản đi đã soạn thảo cách đây hàng chục năm nhờ vào tính
năng tìm kiếm văn bản đi. Các văn bản đi trong giai đoạn sử dụng phần
mềm quản lý văn bản và điều hành được ký số của tổ chức hoặc scan văn
bản đã đóng dấu, ký trực tiếp của cá nhân có thẩm quyền, phát hành qua
chương trình. Sử dụng chữ ký số tuy nhanh nhưng cũng có nhiều bất cập
và hạn chế mà chúng ta chưa lường trước được hết các rủi ro.
Văn bản đi được thống kê và báo cáo cuối mỗi năm chi tiết số văn bản đi được phát hành qua các năm được thể hiện tại Bảng 2.3.
Bảng 2.3. Thống kê số lượng văn bản đi qua các năm
TT Năm 2014 2015 2016 2017 2018
1 Tổng số văn bản đi 11.535 12.763 12.446 16.062 12.453 - Phát hành bản giấy 11.535 12.763 12.446 16.062 12.453 - Phát hành bản điện tử 7.040 15.711 11.324 Năm 2016, Tổng cục Thuế mới thực hiện quản lý văn bản trên chương trình quản lý văn bản trên môi trường mạng, thực hiện số hóa văn bản đi bằng cách scan, gắn chữ ký số của tổ chức trên văn bản sau khi đã được ký tươi trên bản gốc.