2.4. Nhận xét chung về thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong quản
2.4.1. Kết quả đạt được
- Nhờ việc ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản giúp công việc trong cơ quan đặc biệt là công tác văn thư được thực hiện nhanh chóng hơn. Công tác quản lý văn bản được đơn giản hơn, hiệu quả hơn, phục vụ tốt hơn trong công tác chỉ đạo điều hành. Văn bản sau khi tiếp nhận qua xử lý sẽ được đăng ký số trên hệ thống, quản lý được toàn bộ nội dung của văn bản, lưu trữ được toàn văn của văn bản mà không tốn nhiều diện tích. Sử dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành giúp việc luân chuyển văn bản điện tử cũng được thực hiện nhanh hơn.
Trong quản lý văn bản đến, các thông tin sẽ được đơn vị xử lý nắm được thông tin nhanh hơn và văn thư cơ quan không phải photocopy để chuyển cho các đơn vị xử lý với vai trò phối hợp, các đơn vị chủ động trong xử lý văn bản, không bị gấp nhiều.
Đối với quản lý văn bản đi: Việc quản lý và phát hành văn cũng không phải photocopy nhiều và mang lại hiệu quả cao trong công việc. Đặc biệt, trước kia chưa sử dụng văn bản điện tử thì việc tra cứu văn bản đi rất phức tạp và tốn nhiều thời gian, hiện nay việc tìm kiếm đơn giản hơn rất nhiều, văn thư chỉ cần gõ số ký hiệu, năm ban hành văn bản sẽ được liệt kê ra.
Khi chưa sử dụng chương trình quản lý văn bản và điều hành thì việc quản lý văn bản cũng khó khăn nhiều trong việc xác định ai là người đang giữ văn bản này, ai là người đang xử lý hồ sơ này, sau khi triển khai ứng dụng quản lý văn bản và điều hành thì công việc này trở nên đơn giản và rõ ràng vì
tại mỗi báo cáo chi tiết tình trạng xử lý văn bản đến đều có thông tin cán bộ xử lý. Việc xem lại từng bước xử lý hồ sơ công việc cũng đơn giản nhờ hệ thống quản lý văn bản và điều hành.
Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc đã giúp cho Lãnh đạo và chuyên viên kiểm soát được công việc một cách chặt chẽ, kiểm soát được công việc cần xử lý, công văn đến hạn, quá hạn trả lời, công văn đã chuyển đi… Giúp cho quy trình xử lý công văn, công việc ngày một chặt chẽ và chuyên nghiệp hơn. Công tác tra cứu, tìm kiếm văn bản được thực hiện nhanh chóng khi cần, tiết kiệm thời gian xử lý công việc và tăng năng suất lao động; giảm chi phí cho nguồn nhân lực do đã được máy móc hỗ trợ nhiều; đem đến môi trường làm việc hiện đại, đơn giản, gần gũi với cá nhân người sử dụng. Từ đó, giúp tăng cường khả năng lãnh đạo điều hành của Lãnh đạo cơ quan một cách nhanh chóng, kịp thời với thời gian ngắn nhất.
- Qua công tác ứng dụng CNTT vào quản lý văn bản đã thực hiện nghiêm theo chỉ đạo của Đảng, Nhà nước và Chính phủ về đẩy mạnh ứng dụng CNTT qua các giai đoạn, không những thực hiện theo đúng kế hoạch, lộ trình phát triển mà còn đi đầu trong ứng dụng phần mềm quản lý văn bản trên môi trường mạng, có thể luân chuyển xử lý qua các vai trò, ghi lại thông tin xử lý, lịch sử xử lý, đầy đủ các báo cáo đầu ra đáp ứng yêu cầu công việc.
- Việc triển khai chương trình QLVB và điều hành đã góp phần tạo nền tảng bước đầu xây dựng Chính phủ điện tử theo Nghị quyết số 36a/NQ-CP ngày 14/10/2015 của Chính phủ về Chính phủ điện tử. Đây là một bước đi đầu tiên của ngành Thuế trong quá trình thực hiện xây dựng văn phòng không giấy tờ.
- Chương trình QLVB và điều hành cơ bản đáp ứng được yêu cầu quản lý văn bản đi đến, nội bộ, chương trình cho phép tin học hóa các quy trình nghiệp vụ quản lý văn bản, quản lý nghiệp vụ lưu trữ, quản lý lịch làm việc của lãnh đạo, lịch xe phòng họp nếu như tất cả cùng tham gia.
- Xây dựng và ban hành các quy trình thực hiện cụ thể tại các vai trò là tài liệu để bất kỳ công chức nào khi mới vào ngành đều tham gia được mà không phải mở lớp đào tạo riêng cho các công chức mới.
- Thực hiện gửi nhận thành công văn bản lên trục liên thông văn bản quốc gia thông qua Hub của Bộ Tài chính.
- 100% văn bản đi, đến được đăng ký, cập nhật các trường thông tin và quét lên hệ thống (văn bản đến quy định loại được quét lên hệ thống tránh quá tải).
- Triển khai sử dụng chương trình cũng làm thay đổi về phương pháp quản lý, chỉ đạo điều hành, chỉ đạo của các cấp cho tới chuyên viên xử lý văn bản, giúp công tác chỉ đạo điều hành được kịp thời, đạt kết quả tốt, giúp tiết kiệm thời gian, tiết kiệm chi phí, tăng khả năng khai thác, xử lý thông tin văn bản của các cấp.
- Các tiện ích của phần mềm đã giúp công khai minh bạch trong quản lý hành chính, nâng cao kỷ chương, kỷ luật trong hoạt động công vụ.