2.3. Tình hình triển khai ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản
2.3.1. Phần mềm quản lý văn bản tại Tổng cục Thuế
Việc ứng dụng CNTT vào quản lý văn bản được lãnh đạo Tổng cục Thuế quan tâm từ rất lâu, khối lượng văn bản cần quản lý lớn nên nhu cầu đưa tin học vào để quản lý là nhu cầu cấp bách, Tổng cục Thuế bắt đầu đưa phần mềm vào quản lý văn bản của Tổng cục và các Cục Thuế từ năm 2004. Phần mềm này có tên gọi “Quản lý công văn”. Tuy nhiên, phần mềm có nhiều hạn chế trong quá trình thực hiện, thiết kế theo mô hình tĩnh, không kết nối mạng internet, chỉ đăng ký thông tin của văn bản, tờ trình, ghi chú lại các thông tin cần thiết liên quan, không luân chuyển xử lý trên ứng dụng. Tra cứu tìm kiếm thông tin văn bản bị hạn chế, chỉ cho ra kết quả khi nhập đúng thông tin như ban đầu nhập vào…
Nhằm nâng cao mức độ ứng dụng CNTT đối với công tác này, kết hợp chỉ đạo điều hành và phục vụ cho triển khai Chính phủ điện tử từ tháng 8/2016 đến nay Tổng cục Thuế đã xây dựng, triển khai chương trình quản lý văn bản và điều hành. Tên gọi đầy đủ của ứng dụng là Chương trình Quản lý văn bản và điều hành ngành Tài chính (tên gọi tắt là eDocTC). Đây là phần mềm dùng chung cho ngành Tài chính. Phần mềm được Bộ Tài chính triển khai áp dụng cho toàn ngành, Bộ xây dựng các phân hệ Tổng cục nghiên cứu đưa các quy trình thực hiện từ khâu tiếp nhận đến lưu hồ sơ vào chương trình này.
Phần mềm quản lý văn bản và điều hành được xây dựng dựa trên nền công nghệ Web Based, được nâng cấp từ phần mềm edocman của Bộ Tài chính. Đây là một ứng dụng độc lập, chưa tích hợp được với các hệ thống khác. Hệ thống được xây dựng với mục đích phục vụ và quản lý các quy trình điều hành của Bộ Tài chính đến các đơn vị trực thuộc. Hệ thống tương thích với các trình duyệt phổ biến hiện nay như Internet Explorer, Morilla Firefox, Google Chome, Safari; Tương tác với mail Exchange để nhắc việc xử lý văn bản, công việc, lịch làm việc tới người dùng; Đáp ứng khả năng tùy biến: Quản trị hệ thống có thể trực tiếp tùy biến (không cần thiết phải có
điều chỉnh mã nguồn phần mềm) các quy trình nghiệp vụ trong xử lý văn bản, công việc; lưu lại vết đường chuyển của văn bản một cách tường minh và trực quan hóa bằng hình ảnh để NSD dẽ theo dõi. Các quy trình hoạt động sẽ được quản lý và thực hiện thông qua các quy trình xử lý và trao đổi thông tin trên mạng qua các chức năng của phần mềm được thiết kế theo tác nghiệp của một nhóm đối tượng.
Phần mềm quản lý văn bản và điều hành của Tổng cục Thuế xây dựng bao gồm 11 phân hệ, mỗi phân hệ đảm nhận một chức năng.
- Phân hệ quản lý văn bản đến - Phân hệ quản lý văn bản đi - Phân hệ quản lý văn bản nội bộ - Phân hệ quản lý tờ trình
- Phân hệ quản lý hồ sơ công việc
Ngoài các phân hệ, chức năng chính nêu trên, chương trình còn có các phân hệ với tính năng bổ trợ như: Giao việc- theo dõi chỉ đạo, gửi nhận liên thông, quản lý tài liệu dùng chung, phân hệ lịch lãnh đạo, phòng họp, lịch sử dụng xe, thông báo nội bộ, phân hệ cộng tác, phân hệ nội bộ....
Tuỳ theo từng vị trí công tác mà cán bộ có chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn nhất định. Điều này được thể hiện thông qua việc phân quyền truy cập trong chương trình quản lý văn bản. Mỗi cán bộ công chức đều được cung cấp quyền truy cập chương trình riêng với tên người sử dụng và mật khẩu để đăng nhập.
Hình 2.2. Màn hình đăng nhập chương trình
Người sử dụng trên chương trình chỉ có quyền xử lý và tra cứu/ tìm
kiếm những văn bản, tài liệu được luân chuyển đến mình theo quy trình luân chuyển xử lý văn bản