1.2. Công nghệ thông tin và ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn
1.2.3. Quy trình quản lý văn bản điện tử và các chương trình phần mềm
mềm quản lý văn bản
1.2.3.1. Quy trình xử lý văn bản điện tử theo eOffice
Đối với quy trình văn thư
- Xử lý văn bản đến ( từ ngoài vào): + Vào sổ văn bản trên hệ thống,
+ Quét văn bản giấy vào kho lưu trữ trên hệ thống hoặc tiếp nhận văn bản điện tử từ đơn vị gửi.
+ Trình lãnh đạo, xin ý kiến phê duyệt giao nhiệm vụ giải quyết cho từng loại văn bản đối với các phòng hoặc cá nhân (cả trên văn bản giấy và văn bản điện tử)
+ Tiếp nhận văn bản giao nhiệm vụ từ lãnh đạo, chuyển đến các phòng chuyên môn hoặc các cá nhân khi đã có bút phê của lãnh đạo (trên cả văn bản giấy và văn bản điện tử).
+ Tiếp nhận các loại văn bản, giấy tờ đã được Lãnh đạo ký (trên cả văn bản giấy và văn bản điện tử) từ các phòng chuyên môn hoặc các cá nhân chuyển đến.
+ Lấy số, vào sổ công văn đi, đóng dấu phát hành, lưu trữ văn bản theo qui định (gửi kèm văn bản điện tử đối với những văn bản có yêu cầu).
Đối với Chánh văn phòng, trưởng các đơn vị
- Tiếp nhận văn bản, giấy tờ, ý kiến chỉ đạo, giao nhiệm vụ của lãnh đạo do văn thư gửi tới (kể cả văn bản giấy và văn bản điện tử).
- Nghiên cứu, giao nhiệm vụ cho chuyên viên hoặc tự giải quyết công việc. - Trình văn bản điện tử và ý kiến đề xuất đến lãnh đạo cho ý kiến. - Tiếp nhận, hoàn thiện trình ký văn bản giấy và văn bản điện tử.
- Chuyển văn bản giấy và văn bản điện tử tới Văn thư lấy số phát hành và đánh dấu hoàn thành công việc (Kèm theo yêu cầu ghi rõ các văn bản cần gửi kèm văn bản điện tử và địa chỉ hộp thư điện tử nơi nhận).
Đối với chuyên viên
- Tiếp nhận nhiệm vụ từ Lãnh đạo phòng (bằng văn bản điện tử), tạo lập hồ sơ công việc để xử lý.
- Lập “Văn bản dự thảo”, kèm theo “Phiếu trình duyệt” để xin ý kiến Trưởng phòng hoặc phó Trưởng phòng trực tiếp phụ trách (bằng văn bản điện tử).
- Tiếp nhận, chỉnh sửa hoàn thiện theo yêu cầu, chuyển Trưởng phòng hoặc Phó Trưởng phòng trực tiếp phụ trách (bằng văn bản điện tử).
- Đánh dấu “ hoàn thành” hồ sơ công việc trên máy. Đối với lãnh đạo
- Tiếp nhận hồ sơ giấy tờ (văn bản đến), từ Văn thư chuyển đến, cả văn bản điện tử và văn bản giấy.
- Bút phê, phân công nhiệm vụ cho các bộ phận (trên văn bản điện tử, gửi kèm văn bản giấy đối với những văn bản có liên quan cần nghiên cứu).
- Tiếp nhận các phương án đề xuất, văn bản dự thảo, cho ý kiến chỉnh sửa, chỉ đạo bổ sung ( trên văn bản điện tử).
- Ký duyệt trên văn bản giấy và bút phê trên văn bản điện tử, gửi lại các phòng chuyên môn [19, tr.86-87].
1.2.3.2. Một số chương trình phần mềm quản lý văn bản hiện nay
Phần mềm quản lý văn bản được xem là giải pháp toàn diện giúp cơ quan HCNN cải cách hành chính hiệu quả. Không chỉ giúp tăng năng suất lao động mà phần mềm quản lý văn bản còn tiết kiệm chi phí thực hiện đáng kể. Hiện nay có khá nhiều phần mềm quản lý văn bản khiến các nhà quản lý bối rối trong lựa chọn, dưới đây là một số phần mềm học viên tổng hợp từ các website và được cho là hoạt động hiệu quả và ít tốn kém chi phí:
Phần mềm Cloud Office -Công ty Phát Triển Công Nghệ Thái Sơn
CloudOffice là một hệ thống phần mềm QLVB, hồ sơ tài liệu và điều hành quản trị công việc toàn diện và chuyên nghiêp. Phần mềm quản lý văn phòng CloudOffice được thiết kế một cách khoa học với đầy đủ chức năng trao đổi thông tin, điều hành tác nghiệp và QLVB, điều hành công việc trực tuyến trên máy tính. Có khả năng theo dõi xử lý văn bản và điều hành công việc từ xa thông qua Internet. Phần mềm CloudOffice có những ưu việt riêng với lĩnh vực QLVB như sau:
- Quản lý văn bản đến: Giống như một nhân viên làm công tác văn thư, phần mềm QLVB có chức năng nhập văn bản đến vào hệ thống. Những văn bản này sẽ được phân loại, phân công cũng như các công tác chuyển tiếp văn bản đến, phê duyệt hay tìm kiếm như mô hình làm truyền thống.
- Quản lý văn bản đi: Tương tự như quản lý văn bản đến, chức năng quản lý văn bản đi giúp nhập văn bản đi vào hệ thống sau đó gửi đến các phòng ban có liên quan, nhận thông báo và tìm kiếm văn bản đi.
- Văn bản nội bộ: Chức năng này giúp quản lý văn bản có tính chất nội bộ, chẳng hạn như: Đề xuất, thông báo, tờ trình, đề án…
- Văn bản lưu: Với những văn bản không thuộc văn bản đi hay văn bản đến, phần mềm quản lý văn bản sẽ có chức năng lưu lại văn bản này.
- Tạo liên kết văn bản: Nhằm giúp cho người dùng dễ tìm kiếm văn bản liên quan, phần QLVB có chức năng cập nhật, bổ sung mối quan hệ giữa các văn bản, xây dựng cấu trúc cây văn bản.
- Thống kê báo cáo: Bên cạnh đó, phần mềm QLVB có chức năng thống kê các báo cáo theo đúng yêu cầu của công tác văn thư truyền thống.
- Ngoài ra còn có chức năng điều hành công việc từ xa qua smartphone, bảng lịch, theo dõi chỉ đạo....
Phần Mềm Quản Lý Văn Bản Và Điều Hành C-Office- CMC soft
C-Office - phần mềm quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp là giải pháp văn phòng điện tử cung cấp cho các cơ quan, doanh nghiệp một môi trường làm việc cộng tác với hơn 20 tính năng ứng dụng hữu ích được tích hợp trong cùng một hệ thống trên giao diện website, phục vụ mọi hoạt động trong ứng dụng văn phòng điện tử.
- Đặc điểm nổi bật của phần mềm này là: Xây dựng trên nền tảng công nghệ Portal & Collbaration: MS Sharepoint; Một platform tổng thể để triển khai, tích hợp nhiều ứng dụng; Khả năng mở rộng cả về ứng dụng lẫn quy mô triển khai; Dễ thao tác, nắm bắt nhanh các thông tin cần xử lý; Tích hợp chặt chẽ với bộ Microsoft Office, Windows Explore; Tự động hoá quy trình nghiệp vụ; Dễ dàng tùy biến quy trình; Kết nối qua các thiết bị máy tính bảng, điện thoại thông minh; Dễ dàng tích hợp với các hệ thống khác; An toàn, bảo mật.
- Nhóm tính năng cộng tác, điều hành:
+ Quản lý công việc, nhắc việc: bao gồm toàn bộ các công việc điều hành thông qua ứng dụng quản lý công văn, quản lý giao việc và các công việc liên quan đến dự án, hợp đồng…
+ Quản lý công văn: kiểm soát và lưu vết toàn bộ quá trình xử lý văn bản đến, văn bản đi, văn bản trình ký, văn bản nội bộ của tổ chức, biết được văn bản nào ai đang xử lý, chưa xử lý, văn bản quá hạn, bị “tắc nghẽn” ở đâu....
+ Quản lý lịch làm việc: Quản lý lịch làm việc của các lãnh đạo trong tuần, trong tháng, quản lý lịch làm việc của công ty, lịch làm việc cộng tác nội bộ, lịch sử dụng tài nguyên dùng chung như phòng họp, xe công, máy chiếu…
- Nhóm tính năng quản lý lưu trữ tài liệu:
+ Quản lý hồ sơ công việc, hồ sơ dự án, hồ sơ hợp đồng...
+ Quản lý kho thư viện tài liệu dùng chung của tổ chức như tài liệu quy định, chính sách, quy trình, hướng dẫn, biểu mẫu, tài liệu chia sẻ.
- Nhóm tính năng truyền thông nội bộ:
+ Trang tin tức nội bộ: Cho phép biên tập tin, post bài lên trang tin nội bộ. Cho phép quản lý nhiều chuyên mục tin khác nhau.
+ Thông báo nội bộ: cho phép người được phân quyền gửi các thông báo đến toàn thể cán bộ công nhân viên trong tổ chức.
+ Lịch sự kiện: cho phéo quản lý các lịch sự kiện của cơ quan, doanh nghiệp + Diễn đàn: Có thể tạo ra nhiều nhóm diễn đàn khác nhau; NSD có thể mở chủ đề/ gỡ bỏ các chủ đề; Có thể trả lời các chủ đề đã có sẵn trên các diễn đàn; Có thể đăng ký để nhận được thông báo từ chương trình (Subscription) mỗi khi có những thay đổi liên quan đển chủ đề đã đăng/ hoặc các chủ đề mới được người khác đưa lên.
- Các tính năng tích hợp:
+ Gửi nhắc việc, thông báo, cảnh báo qua Email + Tích hợp bộ MS Office (Word, Excel, Outlook ...) + Khai thác hồ sơ, tài liệu trực tiếp từ My Computer
+ Tích hợp Fax để gửi và nhận Fax từ bất kỳ máy tính nào + Gửi nhắc việc, thông báo, cảnh báo qua tin nhắn SMS + Tích hợp màn hình LCD để hiển thị lịch, tin tức, thông báo
+ Phiên bản phần mềm trên máy tính bảng (iPad, Samsung Galaxy, Kindle Fire).
Phần mềm quản lý văn bản và điều hành EFY-DOC
EFY-DOC là công cụ đắc lực trong việc hỗ trợ công tác điều hành tác nghiệp và quản lý văn bản đến, văn bản đi và hồ sơ công việc trong các cơ quan HCNN. Phần mềm đạt chuẩn khung kiến trúc CPĐT với các quy trình nghiệp vụ như: Tạo văn bản đến, tiếp nhận văn bản đến qua mạng, phân công, phối hợp văn bản đến, xử lý và theo dõi tiến độ văn bản đến, tra cứu văn bản đến. Đối với văn bản đi, người dùng có thể sử dụng cho việc tạo lập văn bản dự thảo, trình duyệt văn bản dự thảo, duyệt văn bản đi, tra cứu văn bản đi, tổng hợp và báo cáo văn bản đi. Ngoài ra EFY-DOC cũng hỗ trợ đắc lực trong việc liên thông gửi nhận văn bản cũng như quản lý điều hành.
Chức năng quản lý điều hành của phần mềm QLVB và điều hành EFY- DOC thể hiện ở việc xử lý lịch công tác, lịch cá nhân, theo dõi tin tức và sự kiện nội bộ trong doanh nghiệp, giao việc đến từng cá nhân và tạo kênh trao đổi công việc giữa lãnh đạo với nhân viên, theo dõi, báo cáo kết quả công việc, nhắc nhở lịch làm việc.