2.3. Tình hình triển khai ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản
2.3.4. Quản lý văn bản nội bộ
Bên cạnh văn bản đi và đến, để đảm bảo cho hoạt động quản lý được thông suốt, trong hệ thống văn bản của cơ quan Tổng cục Thuế còn nguồn văn bản nội bộ. Văn bản nội bộ bao gồm một số loại sau: Công văn của Văn phòng, công văn hành chính, báo cáo, thông báo, nội quy, quy chế, văn bản trao đổi thông tin giữa các đơn vị. Nguồn văn bản này được hình thành trong nội bộ cơ quan, từ Văn phòng hoặc các Vụ/đơn vị chức năng tạo lập gửi cho nhau và không ban hành ra bên ngoài.
Việc ban hành loại văn bản này cũng tương tự như đối với văn bản đi nhưng thay vì ban hành ra ngoài, văn bản này sẽ được công bố trong nội bộ cơ quan hoặc gửi cho các đơn vị trong Tổng cục mà không qua bộ phận văn thư của Tổng cục Thuế để đăng ký và lấy dấu.
Loại văn bản này được sử dụng vào các mục đích như thông báo ý kiến trong nội bộ, đề nghị phối hợp xử lý công việc. Đơn vị ban hành văn bản sẽ làm nhiệm vụ giữ bản lưu của văn bản. Số liệu luân chuyển trên phân hệ quản lý văn bản nội bộ được thống kê từ khi triển khai chương trình quản lý văn bản như sau: Năm 2016:1.383 văn bản; Năm 2017: 1.973 văn bản; Năm 2018: 1.637 văn bản, đên tháng 8 năm 2019 là 1.217 văn bản.
Văn bản nội bộ là một nguồn thông tin vô cùng quan trọng. Nó giúp cho các Vụ/đơn vị trong cơ quan Tổng cục Thuế có thể phối hợp xử lý công việc mang lại hiệu quả cao; hay thông báo thông tin đến nội bộ đơn vị hay toàn thể cán bộ công chức, viên chức nhanh nhất. Bởi vậy, quản lý văn bản nội bộ trong cơ quan cần được chú trọng hơn nữa từ các khâu như xin ý kiến, phát hành, lưu văn bản... để đảm bảo được tính thống nhất trong công tác quản lý văn bản trong cơ quan.