1.2. Công nghệ thông tin và ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn
1.2.2. Sự cần thiết ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản
bản tại cơ quan hành chính nhà nước
Cuộc Cách mạng công nghiệp lần thứ 4 tạo ra cơ hội và thách thức mới cho công tác ứng dụng CNTT, xây dựng CPĐT đòi hỏi các Bộ, ngành, địa phương tổ chức nghiên cứu, tìm hiểu về cách mạng công nghiệp lần thứ 4 để điều chỉnh, bổ sung kế hoạch, chương trình, đề án, dự án về ứng dụng CNTT, xây dựng CPĐT nhằm tận dụng được cơ hội do cách mạng công nghiệp mang lại.
Để xây dựng CPĐT thành công thì không thể không nói đến hệ thống quản lý văn bản, đó là cốt lõi của Chính phủ điện tử. Bất kỳ cơ quan nào cũng phải theo dõi, quản lý văn bản đi, đến của cơ quan đơn vị, hoạt động này gắn liền với công tác văn thư, lưu trữ tại đơn vị.
Quản lý văn bản luôn là nỗi lo của nhiều đơn vị nhất là khi giấy tờ ngày một tăng lên. Để giải quyết vấn đề đó, ứng dụng công nghệ thông tin vào quá trình quản lý văn bản và vô cùng cần thiết và cấp bách. Vì vậy, công tác văn thư ngày càng được tăng cường tin học hóa trong xã hội thông tin hiện nay, do nhu cầu phục vụ thông tin cho hoạt động lãnh đạo, quản lý đòi hỏi ngày càng cao và cấp thiết. Vì thế công tác văn thư được tổ chức hợp lý và triển khai hiện đại hóa, tự động hoá các khâu nghiệp vụ sẽ góp phần nâng cao được chất lượng công tác quản lý.
- Ứng dụng CNTT sẽ tạo ra sự nhanh chóng, kịp thời trong việc chuyển giao văn bản. Các đơn vị, cá nhân sẽ nhận ngay được văn bản điện tử với nội dung giống bản giấy; văn bản hỏa tốc gửi đến thì được xử lý một cách nhanh
nhất. Cùng với đó, sau khi nhập dữ liệu vào máy thì việc tìm kiếm hay tra cứu văn bản trên hệ thống phần mềm quản lý văn bản sẽ nhanh hơn rất nhiều so với việc tra cứu văn bản khi đăng ký ở sổ giấy như trước kia.
- Ứng dụng CNTT đem lại hiệu quả cao trong thực thi công việc. Khi công văn được nhập vào hệ thống máy tính sẽ thể hiện rõ: Tên cơ quan ban hành, ngày, tháng, năm ban hành, trích yếu của văn bản, đơn vị xử lý… như vậy sẽ giúp cho việc tra cứu công văn một cách dễ dàng nhất; Lãnh đạo đơn vị trực tiếp xử lý công văn cũng theo dõi được chuyên viên của đơn vị xử lý công văn đến đâu, đã có công văn trả lời chưa?, công văn trả lời đã ký chưa?, đã gửi đi chưa, từ đó tránh được tình trạng gây thất lạc hay không xử lý công văn.
- Ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản không chỉ tiết kiệm về thời gian mà còn giúp giải phóng sức lao động của con người:
+ Tiết kiệm về thời gian gửi - nhận văn bản;
+ Tiết kiệm về nguồn nhân lực. Khi tất cả đơn vị sử dụng chung một hệ thống phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc thì dữ liệu chỉ cần nhập một lần và sau đó có thể sử dụng vào các công việc khác nhau như: dữ liệu của đơn vị nhận văn bản đến, dữ liệu để lập hồ sơ, dữ liệu để lưu trữ. Do vậy hiệu quả công việc sẽ được tăng lên và giải phóng sức lao động của người làm trong công tác này.
- Mang lại tính chính xác cao trong việc theo dõi quy trình xử lý văn bản. Dựa trên tra cứu trên phần mềm hệ thống quản lý ta có thể biết chính xác văn bản được chuyển tới chuyên viên nào, đơn vị nào, hồ sơ đang xử đến giai đoạn nào…
Như vậy, việc ứng dụng CNTT trong hoạt động quản lý văn bản đã tạo sự chính xác, nhanh chóng giúp nâng cao hiệu quả và chất lượng các quyết định quản lý trong các cơ quan, tổ chức. Đồng thời, việc ứng dụng CNTT trong hoạt
động quản lý văn bản là phù hợp với xu hướng chuyển đổi phương thức quản lý của các nền hành chính trên thế giới trong thời kỳ cuộc cách mạng 4.0 đang phát triển mạnh mẽ.
Những năm gần đây, cuộc cách mạng khoa học và công nghệ, đặc biệt là sự bùng nổ của CNTT và truyền thông đã tác động tích cực đến mọi mặt của đời sống kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội của loài người. Trong một môi trường như vậy, để làm tốt vai trò quản lý và phục vụ xã hội, Chính phủ nhiều nước đã nghiên cứu ứng dụng CNTT vào hoạt động của mình nhằm xây dựng CPĐT. Xây dựng Chính phủ điện tử không thể bỏ qua việc đổi mới hoạt động điều hành và truyền thông tại các cơ quan HCNN nhằm hướng tới CPĐT. Bởi lẽ, thực trạng công tác điều hành công sở hành chính hiện nay cho thấy: Những hoạt động điều hành chủ yếu thông qua họp (gồm họp giao ban theo định kỳ và các cuộc họp khác có kế hoạch báo trước hoặc đột xuất) và bằng văn bản hành chính (văn bản riêng hoặc bút phê).
Ứng dụng CNTT phục vụ công tác nghiệp vụ, quản lý, điều hành trong các cơ quan nhà nước là nhiệm vụ đã được xác định rõ ràng, quán triệt từ nhiều năm nay, thông qua các Chỉ thị, Nghị định, Quyết định quan trọng của Nhà nước và Chính phủ. Nghị quyết 17/NQ-CP của Chính phủ ban hành năm 2019 là định hướng mới nhất cho con đường ứng dụng CNTT trong các cơ quan nhà nước nhằm phát triển CPĐT ở Việt Nam.
Chìa khoá quyết định vấn đề nâng cao hiệu quả hoạt động của nhân viên văn phòng là Văn phòng điện tử (VPĐT). Đó là việc sử dụng đồng bộ các phương tiện kỹ thuật hiện đại tự động hoá các trình tự và chức năng quản lý (xử lý văn bản, biên tập, lưu giữ và tìm kiếm, truyền thông tin theo các kênh điện tử trong nội bộ cơ quan và ra ngoài cơ quan, cung cấp thông tin cho cán bộ văn phòng chuẩn bị và ra quyết định v.v…).
Ngày nay, cùng với sự phát triển của công nghệ nói chung thì việc ứng dụng CNTT vào các công tác quản lý văn bản hành chính ngày càng
trở nên quan trọng và cấp thiết. Cũng chính sự phát triển nhanh của CNTT đã làm thay đổi cách thức quản lý văn bản. Các văn bản có tính pháp lý không những chỉ đơn thuần ở dạng giấy tờ mà cũng có thể là các văn bản điện tử, dữ liệu (file) đa phương tiện. Trong một chừng mực nào đó, cách thức xử lý văn bản kiểu truyền thống không còn phù hợp hoặc mang lại hiệu quả không cao.
Hệ thống văn phòng điện tử có nhiệm vụ quản lý, theo dõi và xử lý các văn bản đến, văn bản đi, các hồ sơ công việc. Với hệ thống các báo cáo, thống kê về tình hình xử lý văn bản, hồ sơ công việc cụ thể cho từng đối tượng phòng ban và cá nhân các chuyên viên xử lý, văn phòng điện tử đóng vai trò như một hệ thống hỗ trợ ra quyết định, trợ giúp đắc lực trong việc quản lý và điều hành của Lãnh đạo.