văn bản tại Tổng cục Thuế
Công nghệ thông tin hiện nay đã được ứng dụng trong tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội và nó đem lại hiệu quả rất cao. Việc ứng dụng CNTT trong công tác văn thư nói chung và trong QLVB hồ sơ tài liệu nói riêng là nhu cầu mang tính khách quan, hỗ trợ đắc lực cho các quy trình nghiệp vụ của cán bộ công chức, từ thủ công sang tự động hoá, góp phần giải quyết một cách nhanh nhất trong khâu chuyển giao và lưu văn bản, hồ sơ, thể hiện được tính khoa học, tính hiện đại trong giải quyết công việc.
Những năm qua, Tổng cục Thuế đã đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý văn bản đi, văn bản đến và trao đổi thông tin, đạt hiệu quả cao. Trong bối cảnh cách mạng 4.0 đang diễn ra nhanh chóng trên toàn cầu, Chính phủ nước Cộng Hòa Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam cũng đang tập trung chỉ đạo quyết liệt ứng dụng CNTT trong công tác chỉ đạo điều hành. Để ứng dụng thành công CNTT vào công tác quản lý điều hành nói chung và QLVB nói riêng thì yêu cầu cần đặt ra là phải đáp ứng được các tiêu chuẩn quy định của Nhà nước, của Chính phủ về tiêu chuẩn gửi nhận, QLVB trên môi trường mạng và kiểm soát chặt chẽ được mọi luồng luân chuyển của văn bản; Xây dựng chương trình quản lý văn bản đảm bảo kiểm soát được tiến độ xử lý văn bản và hồ sơ công việc tại mọi thời điểm, gắn với trách nhiệm của từng cán bộ, công chức. Sử dụng hoàn toàn văn bản điện tử có xác thực chữ ký số của tổ chức và chữ ký số của cá nhân có thẩm quyền, dần thay
phương pháp trao đổi ký duyệt văn bản truyền thống bằng phương pháp ký duyệt trao đổi trên môi trường mạng, thực hiện cải cách hành chính, xây dựng nền hành chính điện tử thực sự tại Tổng cục Thuế. Để ứng dụng CNTT thành công trong quản lý văn bản thì Tổng cục Thuế cần thực hiện theo các giải pháp sau:
3.2.1. Tăng cường công tác chỉ đạo, ban hành các văn bản triển khai, xây dựng các quy trình, quy chế thực hiện thống nhất đảm bảo cho việc ứng dụng Công nghệ thông tin có hiệu quả
Trong những năm gần đây, công tác VTLT được quan tâm nhiều hơn, được đề cập đến nhiều trong các ngành các lĩnh vực, điện tử hóa quy trình tác nghiệp đó là việc các quan HCNN thực hiện chủ trương của Chính phủ. Trong các bước để tiến hành thực hiện thành công chính phủ điện tử thì không thể không có sự đóng góp của ứng dụng CNTT vào công tác QLVB, hồ sơ tài liệu.
Căn cứ vào các văn bản hướng dẫn về văn bản điện tử của Chính phủ, Bộ Nội vụ, Tổng cục Thuế cần nghiên cứu xây dựng và hoàn thiện hệ thống các quy định về an toàn, an ninh thông tin; Quy chế, quy trình hướng dẫn thực hiện tiếp nhận, quản lý, phát hành văn bản điện tử; Đẩy mạnh sử dụng chữ ký số và hồ sơ điện tử, lưu trữ điện tử:
3.2.1.1. Xây dựng các quy định về an toàn, an ninh thông tin
Một chương trình phần mềm xây dựng trên nền web thì không thể không tính đến độ an toàn, bảo mật thông tin dữ liệu. Do tác hại của hacker, virus máy tính không chỉ đơn thuần là thiệt hại vật chất mà còn là uy tín, chất lượng của giao dịch. Ngày càng nhiều các cuộc tấn công vào các hệ thống công nghệ thông tin, hơn 80% các cuộc tấn công là nhắm vào dữ liệu và thông tin quan trọng của các cơ quan tổ chức. Mục tiêu của việc xây dựng các quy định về an toàn an ninh thông tin là tránh được những rủi ro trong quá trình chuyển nhận, tránh được sự xâm nhập của tin tặc, nhằm đảm bảo an toàn an ninh thông tin.
Giải pháp đặt ra là:
+ Cập nhật thường xuyên công nghệ bảo mật, sử dụng tường lửa, chương trình chống virus, hệ thống backup dữ liệu luôn hoạt động an toàn và thông suốt.
+ Giám sát ứng dụng tập trung. Giải pháp này cho phép ghi nhận lại tất cả các hoạt động trong hệ thống ứng dụng cùng với việc cung cấp cho người quản trị khả năng giám sát, phân tích đa chiều và cảnh báo theo thời gian thực khi phát hiện các hành vi bất thường hay các vi phạm trong hệ thống.
+ Cần chú trọng xây dựng quy trình hỗ trợ, xử lý mỗi khi hệ thống gặp sự cố. Việc tự động hóa các quy trình vận hành, quản trị, cũng như xử lý sự cố sẽ đảm bảo hệ thống được kiểm soát toàn thời gian và liên tục, giúp tối ưu hiệu quả, giảm thiểu rủi ro cho các hoạt động cốt lõi của doanh nghiệp.
+ Quản lý định danh, tài khoản đặc quyền, quản lý truy cập giúp cho quản trị hệ thống kiểm soát thời gian thực tất cả các phiên làm việc của người quản trị, dưới định dạng video được mã hóa.
+ Kiểm soát thời gian thực tất cả các phiên làm việc của người quản trị, dưới định dạng video được mã hóa.
+ Bảo mật cơ sở hạ tầng CNTT là một phần hết sức quan trọng trong nền tảng an ninh thông tin của bất kỳ cơ quan nào. Một hạ tầng CNTT vững mạnh sẽ là nền móng cho việc phát triển các hệ thống mới, các ứng dụng mới phục vụ công tác quản lý. Bảo vệ cơ sở hạ tầng có thể là sự đề phòng hư hỏng, mất hạ tầng vật lý, đề phòng các mối đe dọa gián tiếp và lỗ hổng như: mất một dịch vụ tiện ích, sơ hở trong việc kiểm soát truy cập vật lý, hay mất các thành phần vật lý quan trọng.
3.2.1.2. Triển khai áp dụng chữ ký số, xây dựng quy trình ký số
Để tăng cường đưa các ứng dụng CNTT vào nâng cao chất lượng hoạt động tác nghiệp, quản lý hành chính nhà nước cần áp dụng ký số cá nhân và chữ
ký số của tổ chức trong tiếp nhận và phát hành văn bản, dần thay thế việc ghi số văn bản đến, đi trên giấy bằng ghi trực tiếp vào hệ thống có gắn ký số của tổ chức và chuyển đến người nhận. Mục tiêu của áp dụng chữ ký số là dần dần thay đổi phương thức làm việc, chuyển sang làm việc với văn phòng không giấy tờ tất cả qua điện tử. Sử dụng chữ ký số đảm bảo khả năng xác định nguồn gốc của dữ liệu; Đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu quan trọng không bị chỉnh sửa, thông qua chữ ký số có thể phát hiện được thông tin sai lệch; Sử dụng chữ ký số như bên thứ 3 để làm chứng trước pháp luật.
Giải pháp đặt ra là:
+ Thực hiện ký số được đúng thì cần thiết phải ban hành quy trình về ký số. Qua đó quy định loại văn bản ký số, ký đến cấp nào, thông tin của chữ ký số? Theo học viên thì chỉ nên ký ở mức lãnh đạo cấp phòng trở lên vì thực tế xử lý công việc qua chương trình quản lý văn bản và điều hành trên môi trường trường mạng đã có thể cho người khác thấy được văn bản đó do ai tạo, tạo thời gian nào, luân chuyển đến ai rất cụ thể do vậy không cần quy định ký số đến cấp chuyên viên.
+ Lựa chọn giải pháp ký số an toàn đầy đủ thông tin. Giai đoạn Tổng cục Thuế xây dựng các công việc thực hiện ký số thì các quy định hướng dẫn về ký số chưa được hướng dẫn kịp thời chẳng hạn như ký số của tổ chức mới chỉ thể hiện được dấu của tổ chức mà chưa hiển thị được thông tin của tổ chức bên cạnh con dấu. Ảnh dấu thể hiện dưới dạng Portable Network Graphics (.png), có hai lựa chọn cho nền của ảnh là ảnh có hình nền trong suốt và ảnh có hình nền không trong suốt. Nếu chọn ảnh có hình nền không trong suốt thì hình ảnh dấu sẽ bị che khuất một phần quốc hiệu và tiêu ngữ ngược lại nếu chọn ảnh có hình nền trong suốt thì hình ảnh dấu đè lên và không che khuất một phần quốc hiệu tiêu ngữ; chưa có quy định cụ thể về vị trí hiển thị, cỡ chữ, phông chữ đối với thông tin chữ ký số của cơ quan tổ
chức ban hành văn bản. Vì vậy ký số của tổ chức và ký số cá nhân trên văn bản sao cho thực hiện trên bản giấy như thế nào thì trên bản điện tử cũng giống nhau.
Tại Điều 8, Nghị định số 26/2007/NĐ-CP Quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số:
- Văn bản điện tử đã được ký bởi chữ ký số hợp lệ có giá trị pháp lý như văn bản giấy, được tiếp nhận và xử lý theo quy định; cơ quan phát hành không cần gửi bản giấy;
- Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần có chữ ký thì yêu cầu đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bằng chữ ký số.
- Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần được đóng dấu của cơ quan, tổ chức thì yêu cầu đó đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bởi chữ ký số của người có thẩm quyền theo quy định của pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu và chữ ký số đó được đảm bảo an toàn theo quy định
3.2.1.3. Xây dựng quy chế và quy trình tiếp nhận, trao đổi, lưu trữ, xử
lý văn bản điện tử
Mục đích của việc ban hành Quy chế, quy trình là nhằm triển khai đồng bộ, thống nhất và sử dụng hiệu quả Hệ thống eDocTC trong ngành Thuế, là căn cứ để các Cục Thuế thực hiện góp phẩn đẩy mạnh ứng dụng CNTT trong toàn ngành.
Xây dựng quy chế, quy trình thực hiện là việc cần làm trước khi tổ chức triển khai QLVB trên môi trường mạng. Giải pháp đưa ra là quy chế thì ban hành những quy định chung nhất để các đơn vị thuộc, trực thuộc Tổng cục Thuế thống nhất thực hiện như:
+ Quy định đối tượng phải sử dụng phần mềm QLVB và điều hành trên môi trường mạng.
+ Quy định những loại văn bản nào chuyển hoàn toàn trên môi trường mạng, loại văn bản nào dùng song song vừa giấy vừa điện tử.
+ Quy định giá trị pháp lý của văn bản gửi trên chương trình quản lý văn bản và điều hành có ký số.
+ Đưa ra quy định về thời gian gửi, nhận văn bản điện tử….
+ Xây dựng các quy định nhằm giảm văn bản giấy, tăng cường chia sẻ thông tin trong hoạt động của TCT.
Ngoài ra còn quy định nhiều điều khác liên quan đến tổ chức vận hành chương trình quản lý văn bản và điều hành có hiệu quả.
Quy trình quản lý văn bản điện tử của Tổng cục Thuế xây dựng sẽ dựa trên dự thảo của Bộ Nội vụ, Quy trình xử lý văn bản điện tử trên phần mềm Quản lý văn bản và điều hành, trong đó cần chú ý đến các nội dung chính như sau:
Quy trình đối với Văn thư Tổng cục và Văn thư của Vụ, Cục, đơn vị:
Cập nhật văn bản đến
Khi tiếp nhận văn bản đến cán bộ công chức phòng Văn thư của Tổng cục hoặc cán bộ phụ trách công tác văn thư của các đơn vị (sau đây viết tắt là Văn thư) thực hiện nhập thông tin văn bản đến vào phần mềm Quản lý văn bản và điều hành (sau đây viết tắt là phần mềm Quản lý văn bản) và chuyển văn bản đến cho người, bộ phận có trách nhiệm xử lý theo quy trình, trong thời hạn được quy định kể từ khi nhận được văn bản đến.
- Trường hợp văn bản đến thông qua phần mềm Quản lý văn bản: Văn thư vào mục Văn bản đến qua mạng để kiểm tra văn bản do cơ quan, đơn vị gửi đến và Vào sổ văn bản đến để cấp số đến cho văn bản;
- Trường hợp văn bản đến theo đường công văn truyền thống, Văn thư vào mục “tạo mới Văn bản đến” để cập nhật thông tin văn bản đến và đính kèm file văn bản được quét bằng máy quét (Scanner) thành văn bản điện tử dưới dạng tệp tin .pdf trừ những văn bản chứa nội dung thuộc danh mục bí
mật Nhà nước. Trường hợp những văn bản đến kèm theo hồ sơ có số lượng tài liệu lớn, Văn thư cập nhật văn bản đến, còn hồ sơ chuyển trực tiếp cho đơn vị trực tiếp xử lý hồ sơ.
Phát hành văn bản đi
Khi nhận được hồ sơ văn bản đã được người có thẩm quyền duyệt bản thảo và ký bản chính thức và thông tin đã được chuyển đến trên phần mềm Quản lý văn bản qua mạng, Văn thư thực hiện các việc sau:
- Cấp số, ngày của văn bản đi từ phần mềm Quản lý văn bản qua mạng. - Ghi đúng số và ngày ký văn bản đi vừa được cập nhật trong phần mềm vào văn bản đi có chữ ký chính thức.
- Thực hiện ký chữ ký số của bộ phận Văn thư lên tất cả các tệp văn bản đính kèm. Ngoài ra bộ phận Văn thư có thể ký chữ ký số của cơ quan (hay lãnh đạo cơ quan) nếu được ủy quyền.
- Làm các thủ tục đóng dấu, phát hành văn bản giấy và phát hành văn bản trên mạng theo quy định. Đối với các văn bản có phụ lục, phải đính kèm đủ các phụ lục này.
Văn thư không phát hành văn bản giấy khi văn bản điện tử chưa được chuyển đến bộ phận Văn thư và chưa có chữ ký số trên văn bản.
Quy định đối với cấp lãnh đạo đơn vị và lãnh đạo phòng, ban:
- Thường xuyên theo dõi phần mềm Quản lý văn bản để nhận biết thông tin về tiến độ xử lý văn bản của các đơn vị và phòng ban trong cơ quan, kịp thời đôn đốc xử lý các văn bản tồn đọng hay quá hạn.
- Trường hợp phát hiện văn bản, hồ sơ xử lý quá hạn, lãnh đạo đơn vị phải kịp thời chỉ đạo, đôn đốc các bộ phận liên quan xử lý khắc phục.
- Lãnh đạo đơn vị có thể ủy quyền cho cán bộ trong đơn vị thay mình thực hiện: phân công xử lý văn bản; giám sát việc xử lý văn bản trong đơn vị; cho phép phát hành văn bản đi và ký chữ ký số cho văn bản phát hành.
Quy trình đối với cán bộ tham gia xử lý văn bản:
Tiếp nhận văn bản
Cán bộ, công chức, viên chức (sau đây gọi tắt là Cán bộ) trực tiếp xử lý văn bản phải cập nhật các thông tin xử lý văn bản và hồ sơ công việc vào phần mềm Quản lý văn bản để các thông tin về xử lý văn bản được quản lý đầy đủ trong cơ sở dữ liệu. Phải kiểm tra văn bản được phân công xử lý trên phần mềm chậm nhất 2 giờ sau khi nhận được thông báo có văn bản mới đến trong ngày làm việc để kịp thời xử lý văn bản được phân công. Cán bộ phải xử lý văn bản trong thời hạn được quy định.
Quy trình xử lý văn bản đến
- Khi nhận được văn bản do Văn thư chuyển đến, lãnh đạo đơn vị cập nhật ý kiến và thực hiện chuyển trên phần mềm cho đơn vị hoặc cá nhân trong đơn vị để tham gia xử lý văn bản.
- Cán bộ được giao phân công xử lý văn bản đến tiến hành lập tờ trình, dự thảo văn bản đi trên máy tính của mình, sau đó vào phần mềm Quản lý văn bản để gửi tờ trình và dự thảo văn bản đi (đối với văn bản đến cần trả lời bắt buộc phải gắn liên kết với dự thảo văn bản đi để phục vụ công tác theo dõi văn bản), sau đó tiến hành thực hiện các bước của Quy trình “Xử lý văn bản đi”
- Trường hợp văn bản đến phải chờ tập hợp hồ sơ liên quan, chờ xác minh, cán bộ phải cập nhật thông tin liên quan đến quá trình xử lý văn bản vào trong hồ sơ xử lý văn bản để theo dõi.