của một số Bộ ngành và bài học kinh nghiệm
1.4.1. Thực tiễn ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại một số Bộ ngành
1.4.1.1. Bộ Tài nguyên và Môi trường
Bộ Tài nguyên và Môi trường sử dụng phần mềm do Cục CNTT thuộc Bộ Tài nguyên và môi trường xây dựng và triển khai trên nền tảng Lotus Domino –triển khai Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc dùng chung tại tất cả các đơn vị với 6.356 tài khoản người dùng; Kể từ ngày 06/9/2018 Bộ Tài nguyên và Môi trường chính thức sử dụng văn bản điện tử có xác thực chữ ký số, toàn bộ các văn bản và hồ sơ công việc (không mật) được xử lý qua mạng thông tin điện tử, bảo đảm kiểm soát tiến độ xử lý văn bản và hồ sơ công việc tại mọi thời điểm, gắn với trách nhiệm của từng cán bộ, công chức. Gần 70% văn bản, tài liệu (không mật) chính thức được trao đổi giữa các cơ quan thuộc trực thuộc Bộ hoàn toàn dưới dạng thông tin điện tử; 100% văn bản quy phạm pháp luật, văn bản chỉ đạo điều hành, văn bản cần phổ biến được đưa lên mạng, phát hành văn bản đi điện tử, không phát hành văn bản giấy (trừ các quyết định liên quan đến nhân sự và tài chính vẫn phát hành song song), hoàn thành việc triển khai thực hiện liên thông hệ thống quản lý VBĐT phục vụ quản lý điều hành giữa Bộ và Văn phòng Chính phủ.
Hệ thống đã tích hợp, áp dụng chữ ký số, đã tích hợp chứng thư số cá nhân cho 2.218 cá nhân và 208 đơn vị, tổ chức thuộc Bộ. Các văn bản nội bộ trong Bộ cơ bản đã sử dụng chữ ký số do Ban Cơ yếu Chính phủ cấp.
Bộ cũng đã triển khai Hệ thống thông tin một cửa điện tử dùng chung tại bộ phận một cửa Văn phòng Bộ và các đơn vị quản lý chuyên ngành từ tháng 6/2016. Đến nay, hệ thống đã kết nối, liên thông với Cổng Dịch vụ công trực tuyến của Bộ và tích hợp, áp dụng chữ ký số.
Qua hai năm triển khai thực hiện Kế hoạch 06/KH-BTNMT ngày 31/5/2016 của Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường về việc triển khai xử lý văn bản và hồ sơ công việc trên môi trường mạng đã đạt những kết quả đáng ghi nhận. Bên cạnh việc tạo môi trường làm việc điện tử hiện đại, rõ ràng, công khai thì việc triển khai đồng bộ xử lý văn bản trên môi trường mạng đã giúp giảm đáng kể thời gian luân chuyển văn bản; đồng thời lưu lại được tiến trình và thời gian xử lý, góp phần tăng cường trách nhiệm của cán bộ, công chức trong quá trình giải quyết công vụ; giảm thiểu giấy tờ, tiết kiệm khá nhiều chi phí văn phòng phẩm và công lao động.
Đặc biệt, việc chính quy và thống nhất áp dụng xử lý văn bản, hồ sơ công việc trên mạng đã có tác dụng tích cực trong việc hình thành phương thức quản lý, chỉ đạo, điều hành hiện đại; nâng cao hiệu quả, năng suất làm việc; góp phần thực hiện cải cách hành chính, phục vụ người dân và doanh nghiệp, thực hiện vận hành Chính phủ điện tử tại Bộ Tài nguyên và Môi trường. Bộ Tài nguyên và Môi trường đã hoàn thành việc triển khai kết nối trao đổi thông tin với trục liên thông văn bản quốc gia và gửi nhận văn bản ký số trên trục liên thông, không gửi nhận bản giấy đối với một số loại văn bản.
1.4.1.2. Bộ Khoa học và Công nghệ
Hệ thống quản lý văn bản và điều hành tại Bộ Khoa học và Công nghệ đã được xây dựng và triển khai dùng chung đến đầu mối tại 40/48 đơn vị
(chiếm tỷ lệ khoảng 84.5%). Hệ thống cho phép khép kín vòng xử lý văn bản đến/đi phục vụ công tác điều hành từ cấp Lãnh đạo Bộ đến cấp chuyên viên.
Những văn bản thường xuyên trao đổi dưới dạng điện tử tại Bộ bao gồm: Giấy mời họp; Tài liệu phục vụ cuộc họp; Văn bản để biết, để báo cáo; Thông báo chung của đơn vị; Các tài liệu cần trao đổi trong quá trình xử lý công việc; Các hoạt động nội bộ khác;…
Tỷ lệ cán bộ, công chức, viên chức đã được cấp phát và sử dụng thư điện tử chính thống với địa chỉ tên miền là .gov.vn trong công việc (bao gồm Hệ thống Thư điện tử dùng chung của Bộ và Hệ thống Thư điện tử riêng của các đơn vị) đạt 100%. Tỷ lệ văn bản được trao đổi qua thư điện tử trong nội bộ cơ quan đạt 71%; Tỷ lệ văn bản được trao đổi qua thư điện tử với các cơ quan bên ngoài đạt 43%.
1.4.1.3. Bộ Công thương
Thực hiện Nghị quyết 36a/NQ-CP ngày 14/10/2015 nhằm tiếp tục đẩy mạnh ứng dụng CNTT trong quản lý và cung cấp dịch vụ công, xây dựng Chính phủ điện tử, Bộ Công Thương đã quyết liệt chỉ đạo việc cải cách thủ tục hành chính, trong đó việc thay đổi, cải tiến và điện tử hóa toàn bộ quy trình quản lý, xử lý văn bản đi và đến Bộ Công Thương là một mấu chốt quan trọng trong tiến trình xây dựng Chính phủ điện tử.
Từ ngày 01/6/2016 các đơn vị trực thuộc Bộ đã áp dụng chính thức Hệ thống iMOIT trong quản lý xử lý văn bản đi và đến. Theo đó, quá trình xử lý văn bản đi và văn bản đến trong các đơn vị trực thuộc Bộ Công Thương được xử lý hoàn toàn trên môi trường điện tử.
Khi văn bản đến Bộ, bộ phận văn thư sẽ số hóa ngay khi tiếp nhận và cập nhật lên Hệ thống, sau đó được chuyển tự động đến các cấp lãnh đạo và cuối cùng đến chuyên viên xử lý. Việc phối hợp, trao đổi, góp ý, xử lý đều được thực hiện trên Hệ thống.
Hệ thống văn bản điện tử Bộ Công Thương cũng đã đáp ứng được toàn bộ quy trình phát hành văn bản đi. Từ khâu chuyên viên tạo lập văn bản đi, trình lãnh đạo các cấp, xin ý kiến các đơn vị và cho đến khâu văn thư phát hành đều được xử lý, luân chuyển trên Hệ thống iMOIT.
Việc áp dụng Hệ thống iMOIT làm giảm thời gian xử lý công việc của các cấp, giảm thời gian luân chuyển văn bản giữa các đơn vị và giảm tối đa chi phí sao chụp tài liệu giấy, rút ngắn thời gian thống kê, tìm kiếm văn bản. Thông qua Hệ thống iMOIT, lãnh đạo các cấp có thể xử lý, chỉ đạo trực tiếp trên hệ thống và trực tiếp đến chuyên viên xử lý. Qua đó các cán bộ, công chức, viên chức có thể giám sát, xử lý văn bản mọi lúc, mọi nơi thông qua internet.
Hệ thống iMOIT đã liên thông văn bản điện tử đến tất cả các đơn vị trong Bộ. Thông qua trục kết nối, Hệ thống đã liên thông văn bản với Văn phòng chính phủ và đã kết nối, liên thông với các Bộ, ngành và địa phương trên cả nước.
1.4.1.4. Bộ Tài chính
Bộ Tài chính triển khai chương trình quản lý văn bản từ năm 2005, qua nhiều lần nâng cấp hiện nay đang sử dụng chương trình eDocTC cho các Vụ/Cục tại cơ quan Bộ và các Tổng cục trực thuộc Bộ. Riêng tại cơ quan Bộ, chương trình eDocTC được triển khai cho tất cả các Vụ/Cục tai cơ quan Bộ từ ngày 01/12/2015. Theo đánh giá của Cục Tin học và Thống kê tài chính –Bộ Tài chính, sau hơn 03 năm khai thác sử dụng số lượng văn bản điện tử thống kê đến hết năm 2018 có 1.624.072 văn bản (1.255.253 văn bản đến; 205.485 văn bản đi; 162.206 tờ trình Bộ và các văn bản nội bộ khác) được quản lý trên chương trình, trung bình 464.020 văn bản/năm. Văn bản được luân chuyển, lý xuyên suốt giữa các vai trò trong cơ quan bao gồm Văn thư Bộ, Tổng hợp thư ký, văn thư đơn vị, lãnh đạo đơn vị, lãnh đạo cấp phòng và chuyên viên xử lý
văn bản. kết nối trụ liên thông văn bản quốc gia vào ngày 15/2/2019, gửi nhận văn bản điện tử với 31 Bộ, cơ quan ngang Bộ, 63 Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố và văn phòng Trung ương Đảng.
Việc triển khai chương trình quản lý văn bản và điều hành đã góp phần tạo nền tảng bước đầu xây dựng Chính phủ điện tử theo NQ 36a/NQ-CP ngày 14/10/2015 của Chính phủ về Chính phủ điện tử. Đây là một trong những bước đi đầu tiên của văn phòng không giấy tờ.