Tổng cục Thuế đã ứng dụng CNTT vào công tác QLVB từ những năm
1994 nhưng chỉ đơn giản, sử dụng máy tính cá nhân của công chức để theo
dõi văn bản đi đến trên excel, không được bố trí kinh phí riêng.
Năm 2004, Tổng cục Thuế đã bố trí kinh phí để triển khai chương trình
quản lý công văn cho cơ quan Tổng cục Thuế và Cục Thuế các tỉnh với chi
phí là: 200.000.000 đồng. Phần mềm được thuê công ty phần mềm bên ngoài
viết và Tổng cục Thuế nhận bàn giao triển khai cho các đơn vị trong ngành.
Nguồn kinh phí được bố trí từ kinh phí dự án đầu tư cho CNTT hàng năm.
Năm 2016, Tổng cục Thuế được Bộ Tài chính triển khai chương trình quản lý văn bản và điều hành ngành Tài chính, kinh phí do Bộ Tài chính chi trả, các đơn vị tiếp nhận sử dụng. Nay Tổng cục Thuế chuẩn bị triển khai mở rộng cho các Cục Thuế địa phương thì phải xây dựng dự toán từ năm 2018, đăng ký dự toán với đơn vị dự toán chi của Tổng cục tổng hợp trình cấp có thẩm quyền (Bộ Tài chính) phê duyệt kinh phí. Sau khi dự toán được duyệt Bộ Tài chính sẽ cấp kinh phí cho hạng mục CNTT nằm trong tổng số kinh phí của ngành Thuế, Vụ Tài vụ Quản trị sẽ phân bổ kinh phí phục vụ chi CNTT toàn ngành về cho Cục CNTT quản lý, thực hiện. Việc phân bổ sẽ dựa vào bài toán thực tế của Cục CNTT, đầu tư có trọng điểm, từ thí điểm rồi mới triển khai diện rộng, không đầu tư dàn trải để tránh rủi ro. Do sử dụng kinh phí nhà nước cấp nên các hạng mục
cần được phê duyệt rồi mới cấp kinh phí dẫn đến việc đầu tư cho ứng dụng công
2.3. Tình hình triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản
2.3.1. Phần mềm quản lý văn bản tại Tổng cục Thuế
Việc ứng dụng CNTT vào quản lý văn bản được lãnh đạo Tổng cục Thuế quan tâm từ rất lâu, khối lượng văn bản cần quản lý lớn nên nhu cầu đưa tin học vào để quản lý là nhu cầu cấp bách, Tổng cục Thuế bắt đầu đưa phần mềm vào quản lý văn bản của Tổng cục và các Cục Thuế từ năm 2004. Phần mềm này có tên gọi “Quản lý công văn”. Tuy nhiên, phần mềm có nhiều hạn chế trong quá trình thực hiện, thiết kế theo mô hình tĩnh, không kết nối mạng internet, chỉ đăng ký thông tin của văn bản, tờ trình, ghi chú lại các thông tin cần thiết liên quan, không luân chuyển xử lý trên ứng dụng. Tra cứu tìm kiếm thông tin văn bản bị hạn chế, chỉ cho ra kết quả khi nhập đúng thông tin như ban đầu nhập vào…
Nhằm nâng cao mức độ ứng dụng CNTT đối với công tác này, kết hợp chỉ đạo điều hành và phục vụ cho triển khai Chính phủ điện tử từ tháng 8/2016 đến nay Tổng cục Thuế đã xây dựng, triển khai chương trình quản lý văn bản và điều hành. Tên gọi đầy đủ của ứng dụng là Chương trình Quản lý văn bản và điều hành ngành Tài chính (tên gọi tắt là eDocTC). Đây là phần mềm dùng chung cho ngành Tài chính. Phần mềm được Bộ Tài chính triển khai áp dụng cho toàn ngành, Bộ xây dựng các phân hệ Tổng cục nghiên cứu đưa các quy trình thực hiện từ khâu tiếp nhận đến lưu hồ sơ vào chương trình này.
Phần mềm quản lý văn bản và điều hành được xây dựng dựa trên nền công nghệ Web Based, được nâng cấp từ phần mềm edocman của Bộ Tài chính. Đây là một ứng dụng độc lập, chưa tích hợp được với các hệ thống khác. Hệ thống được xây dựng với mục đích phục vụ và quản lý các quy trình điều hành của Bộ Tài chính đến các đơn vị trực thuộc. Hệ thống tương thích với các trình duyệt phổ biến hiện nay như Internet Explorer, Morilla Firefox, Google Chome, Safari; Tương tác với mail Exchange để nhắc việc xử lý văn bản, công việc, lịch làm việc tới người dùng; Đáp ứng khả năng tùy biến: Quản trị hệ thống có thể trực tiếp tùy biến (không cần thiết phải có
điều chỉnh mã nguồn phần mềm) các quy trình nghiệp vụ trong xử lý văn bản, công việc; lưu lại vết đường chuyển của văn bản một cách tường minh và trực quan hóa bằng hình ảnh để NSD dẽ theo dõi. Các quy trình hoạt động sẽ được quản lý và thực hiện thông qua các quy trình xử lý và trao đổi thông tin trên mạng qua các chức năng của phần mềm được thiết kế theo tác nghiệp của một nhóm đối tượng.
Phần mềm quản lý văn bản và điều hành của Tổng cục Thuế xây dựng bao gồm 11 phân hệ, mỗi phân hệ đảm nhận một chức năng.
- Phân hệ quản lý văn bản đến - Phân hệ quản lý văn bản đi - Phân hệ quản lý văn bản nội bộ - Phân hệ quản lý tờ trình
- Phân hệ quản lý hồ sơ công việc
Ngoài các phân hệ, chức năng chính nêu trên, chương trình còn có các phân hệ với tính năng bổ trợ như: Giao việc- theo dõi chỉ đạo, gửi nhận liên thông, quản lý tài liệu dùng chung, phân hệ lịch lãnh đạo, phòng họp, lịch sử dụng xe, thông báo nội bộ, phân hệ cộng tác, phân hệ nội bộ....
Tuỳ theo từng vị trí công tác mà cán bộ có chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn nhất định. Điều này được thể hiện thông qua việc phân quyền truy cập trong chương trình quản lý văn bản. Mỗi cán bộ công chức đều được cung cấp quyền truy cập chương trình riêng với tên người sử dụng và mật khẩu để đăng nhập.
Hình 2.2. Màn hình đăng nhập chương trình
Người sử dụng trên chương trình chỉ có quyền xử lý và tra cứu/ tìm
kiếm những văn bản, tài liệu được luân chuyển đến mình theo quy trình luân chuyển xử lý văn bản
2.3.2. Quản lý văn bản đến
Văn bản đến được hiểu là những văn bản do các cơ quan bên ngoài gửi đến. Trong hoạt động của mình Tổng cục Thuế thường xuyên nhận được rất nhiều các văn bản do các cơ quan bên ngoài gửi đến với mục đích cung cấp thông tin để biết, để thực hiện, hoặc để báo cáo, hoặc để hướng dẫn, hoặc để xin ý kiến chỉ đạo..
Theo quy chế làm việc, quy chế văn thư của Tổng cục Thuế văn bản đến từ bất kỳ hình thức nào đều được đăng ký vào phần mềm quản lý văn bản của Tổng cục Thuế, do đó rất dễ dàng thống kê được văn bản đến từ đâu, nội dung, thời hạn xử lý.
Giai đoạn từ năm 2014 đến tháng 8/2016. Giai đoạn này, văn bản đến chủ yếu là bản giấy được gửi đến qua đường bưu điện hoặc văn bản được gửi trực tiếp tại Phòng Hành chính – Văn phòng Tổng cục Thuế hoặc người nộp thuế phản ánh trực tiếp tại cơ quan thuế xong được cán bộ tiếp đón ghi lại thành biên bản. Tất cả văn bản đến được văn thư đăng ký vào chương trình quản lý văn bản và trình các cấp lãnh đạo để chỉ đạo giải quyết.
Văn bản đến được văn thư quản lý các thông tin như: Số ký hiệu, ngày tháng, nơi gửi, ngày đến, mã văn bản đến, độ khẩn, nội dung, hạn xử lý của văn bản, loại văn bản, quá trình xử lý văn bản. Các thông tin này được văn thư nhập lên hệ thống và được lưu ngay vào hệ thống không cần thực hiện chức năng ghi lại hay bấm nút lưu. Văn bản được quản lý trên hệ thống sẽ tra cứu, tìm kiếm lại được thông tin văn bản đã nhập phục vụ công tác tham mưu cho lãnh đạo các cấp trong chỉ đạo điều hành công việc. Việc tìm kiếm dựa trên các tiêu chí nhập, người dùng dễ dàng tìm kiếm được văn bản đã nhận từ nhiều năm trước. Trên hệ thống này văn bản chỉ được quản lý về các thông tin trên văn bản, không đưa được nội dung chi tiết của văn bản lên hệ thống.
Để quản lý tốt các văn bản đến chương trình quản lý văn bản còn có chức năng báo cáo, các báo cáo liên quan văn bản đến: Báo cáo văn bản đến chưa hoàn thành việc xử lý, báo cáo văn bản đến theo nơi nhận.
Nhìn chung, giai đoạn này văn bản đến được quản lý chặt chẽ từ khâu tiếp nhận đến khâu luân chuyển về đơn vị xử lý.
Giai đoạn từ tháng 8/2016 đến tháng 8/2019, Tổng cục Thuế đã triển khai chương trình quản lý văn bản và điều hành. Văn bản đến không chỉ là văn bản giấy mà còn nhận được qua hệ thống quản lý văn bản và điều hành.
Văn bản nhận được qua hệ thống là văn bản điện tử, văn bản giấy nhận được tùy loại sẽ được văn thư số hóa (scan) đưa lên chương trình để luân chuyển xử lý, do đó mà quản lý được toàn văn của văn bản đến. Việc đăng ký
văn bản điện tử đến tương tự như đăng ký văn bản giấy, tuy nhiên đăng ký văn bản đến giai đoạn này được thực hiện trên môi trường mạng và có thêm các trường thông tin như đề xuất đơn vị chủ trì, đơn vị phối hợp, file đính kèm, số tờ. Sau khi đăng ký xong văn thư phải bấm nút “cấp số” và “ghi lại” thì thông tin mới được lưu trữ trên hệ thống, nếu quên bấm nút này thì văn bản không được cấp số, lưu, khi nhập văn bản khác sẽ bị mất dữ liệu đã nhập. Các thông tin về ngày giờ tiếp nhận, luân chuyển xử lý, người nhận, người chuyển sẽ được lưu lại trên chương trình một cách tường minh và theo đúng lịch sử xử lý. Các báo cáo cũng chi tiết và đáp ứng được yêu cầu quản lý, bao gồm các báo cáo như Sổ chuyển, báo các tình trạng giải quyết văn bản tại các vai trò…Sau khi có ý kiến chỉ đạo Văn bản giấy được chuyển đến đơn vị chủ trì xử lý.
Theo số liệu được chiết xuất từ các phần mềm QLVB của Tổng cục Thuế, số liệu văn bản đến qua các năm được thể hiện tại Bảng 2.2. Thống kê số lượng văn bản đến qua các năm.
Bảng 2.2. Thống kê số lượng văn bản đến qua các năm
Năm 2014 2015 2016 2017 2018
Tổng số văn bản 42.775 41.303 46.571 58.142 62.321 - Văn bản không gắn file
đính kèm 42.775 41.303 44.826 37.819 23.319 - Văn bản có đính kèm file 1.745 20.323 33.002 Qua bảng số liệu trên ta thấy năm 2014, 2015 Tổng cục Thuế chưa sử dụng chương trình quản lý văn bản và điều hành nên chỉ có số liệu văn bản đến là bản giấy.
2.3.3. Quản lý văn bản đi
Văn bản đi được chuyên viên soạn thảo và có trách nhiệm đề xuất mức độ, mật, khẩn và trình lãnh đạo các cấp duyệt và ký, phải được văn thư cơ
quan có trách nhiệm đăng ký vào sổ trước khi phát hành. Theo quy định chung của nhà nước, tất cả các văn bản do cơ quan Tổng cục Thuế ban hành đều phải được làm thủ tục đăng ký tại bộ phận văn thư cơ quan. Cán bộ văn thư có trách nhiệm quản lý, theo dõi văn bản đi phải thực hiện các nghiệp vụ như kiểm tra về thể thức, nội dung và thẩm quyền ký văn bản, ghi số cho văn bản sau đó mới đóng dấu ban hành.
Cũng tương tự như văn bản đến, thông tin đầu vào của văn bản đi được quản lý dựa trên yêu cầu quản lý thực tiễn và theo sự hướng dẫn của các cơ quan cấp trên về công tác văn thư - lưu trữ. Chương trình quản lý văn bản đi bằng máy tính được thiết kế phải đảm bảo lưu trữ được những thông tin cần thiết của một văn bản, các nội dung đó bao gồm thông tin về số, ký hiệu văn bản; thông tin về đơn vị soạn thảo văn bản; thông tin về người ký văn bản, thông tin về trích yếu nội dung văn bản, Ngày đi; Ngày ký; Người ký; Độ mật/ khẩn/ hỏa tốc/ thường; Số bản; Người soạn thảo; Nơi nhận; Đơn vị lưu, các thông tin này sẽ phục vụ cho hoạt động quản lý của cơ quan và nhu cầu sử dụng văn bản phục vụ cho hoạt động chuyên môn của các chuyên viên trong cơ quan. Tổng cục Thuế là cơ quan có sự trao đổi bằng văn bản với nhiều cơ quan nhà nước khác, với mọi người dân và doanh nghiệp. Do đó, số lượng văn bản đi hàng ngày phát hàng tương đối lớn. Văn bản đi của Tổng cục Thuế được quản lý trên nhiều loại sổ khác nhau, mỗi loại sổ được găn với tên loại văn bản.
Mỗi giai đoạn ứng dụng công nghệ thông tin mà quản lý văn bản đi tại
Tổng cục Thuế là khác nhau. Giai đoạn sử dụng chương trình “Quản lý văn
bản” thì văn bản đi được phát hành hoàn toàn là bản giấy, con dấu sử dụng
mực đỏ tươi và do Văn thư cơ quan tự tay đóng lên bản giấy, các thông tin
về văn bản được lưu trên hệ thống còn bản gốc văn bản được lưu trữ bằng
bản giấy. Giai đoạn triển khai chương trình “Quản lý văn bản và điều hành”
khâu phát hành. Văn bản đi vừa phát hành bản giấy vừa phát hành điện tử đối với các đơn vị đã đáp ứng được yêu cầu gửi nhận văn bản điện tử.
Văn bản đi phát hành bằng con đường điện tử thuận tiện, nhanh chóng
hơn bằng phát hành bản giấy, tuy nhiên độ đảm bảo an toàn an ninh thông tin
không cao bằng phát hành văn bản giấy. Trường hợp mạng bị nghẽn hay do lỗi
đường truyền thì văn bản bị treo đâu đó không gửi được đến người nhận. Muốn
kiểm tra tình trạng của văn bản này phải nhờ đến cán bộ hệ thống có trình độ về
CNTT mới có kết quả.
Để quản lý tốt các văn bản đi, trên phần mềm quản lý văn bản và
điều hành có xây dựng các báo cáo như: Báo cáo thống kê văn bản đi, báo
cáo thống kê văn bản đi theo loại sổ. Tổng cục Thuế vẫn có thể tìm kiếm
được các văn bản đi đã soạn thảo cách đây hàng chục năm nhờ vào tính
năng tìm kiếm văn bản đi. Các văn bản đi trong giai đoạn sử dụng phần
mềm quản lý văn bản và điều hành được ký số của tổ chức hoặc scan văn
bản đã đóng dấu, ký trực tiếp của cá nhân có thẩm quyền, phát hành qua
chương trình. Sử dụng chữ ký số tuy nhanh nhưng cũng có nhiều bất cập
và hạn chế mà chúng ta chưa lường trước được hết các rủi ro.
Văn bản đi được thống kê và báo cáo cuối mỗi năm chi tiết số văn bản đi được phát hành qua các năm được thể hiện tại Bảng 2.3.
Bảng 2.3. Thống kê số lượng văn bản đi qua các năm
TT Năm 2014 2015 2016 2017 2018
1 Tổng số văn bản đi 11.535 12.763 12.446 16.062 12.453 - Phát hành bản giấy 11.535 12.763 12.446 16.062 12.453 - Phát hành bản điện tử 7.040 15.711 11.324 Năm 2016, Tổng cục Thuế mới thực hiện quản lý văn bản trên chương trình quản lý văn bản trên môi trường mạng, thực hiện số hóa văn bản đi bằng cách scan, gắn chữ ký số của tổ chức trên văn bản sau khi đã được ký tươi trên bản gốc.
2.3.4. Quản lý văn bản nội bộ
Bên cạnh văn bản đi và đến, để đảm bảo cho hoạt động quản lý được thông suốt, trong hệ thống văn bản của cơ quan Tổng cục Thuế còn nguồn văn bản nội bộ. Văn bản nội bộ bao gồm một số loại sau: Công văn của Văn phòng, công văn hành chính, báo cáo, thông báo, nội quy, quy chế, văn bản trao đổi thông tin giữa các đơn vị. Nguồn văn bản này được hình thành trong nội bộ cơ quan, từ Văn phòng hoặc các Vụ/đơn vị chức năng tạo lập gửi cho nhau và không ban hành ra bên ngoài.
Việc ban hành loại văn bản này cũng tương tự như đối với văn bản đi