3.2. Nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản
3.2.7. Tăng cường kiểm tra giám sát việc tuân thủ thực hiện quản lý văn
trình đứng trên văn bản đến và lãnh đạo Tổng cục chỉ xử lý hồ sơ khi nhận được bản điện tử hoặc khi có văn bản phát hành thì văn thư Tổng cục phải nhận được văn bản đi trên chương trình thì mới cấp số.
- Một trong những công việc liên quan đến điện tử hoàn toàn đó là không còn ký giấy. Đẩy nhanh thực hiện ký số để quản lý văn bản có hiệu quả.
- Hoàn thiện các thủ tục để cấp chữ ký số của cá nhân có thẩm quyền. - Hiện nay, Tổng cục Thuế mới triển khai được chương trình QLVB và điều hành tại cơ quan Tổng cục Thuế và 03 Cục Thuế. Để hạn chế gửi bản giấy cho các Cục Thuế, trao đổi thông tin nhanh chóng thì việc làm trước mắt
cần quan tâm triển khai chương trình QLVB cho 60 Cục Thuế còn lại.
3.2.7. Tăng cường kiểm tra giám sát việc tuân thủ thực hiện quản lý văn bản trên môi trường mạng văn bản trên môi trường mạng
Các hoạt động kiểm tra giám sát không thể thiếu trong quá tình xây dựng cũng như phát triển CPĐT nói chung và hoạt động QLVB điện tử nói riêng. Các hoạt động này cần được tiến hành thường xuyên, định kỳ để có thể phát hiện những thiếu sót của các quy trình điện tử trong hoạt động của nội bộ cơ quan hoặc những sai phạm trong các giao dịch điện tử. Kiểm tra định kỳ
còn có thể dự đoán được các rủi ro sẽ xảy ra, từ đó tìm được các biện pháp hữu hiệu phòng ngừa.
Ứng dụng CNTT vào quản lý văn bản là bước tiến tới thực hiện Văn phòng không giấy tờ. Xây dựng Văn phòng không giấy tờ nhờ áp dụng công nghệ kỹ thuật hiện đại cho phép xử lý và truyền thông tin nhanh chóng và chính xác. Ngoài ra thực hiện quản lý trên môi trường mạng còn giúp công khai, minh bạch, tin cậy, tạo sự bình đẳng trong truy cập thông tin và cho phép xử lý các thủ tục hành chính nhanh hơn rất nhiều so với quản lý văn bản truyền thống.
Các giải pháp đưa ra là để ứng dụng thành công CNTT vào quản lý văn bản tại Tổng cục Thuế, ứng dụng CNTT vào quản lý văn bản cũng là một trong những nhiệm vụ trọng tâm phát triển CPĐT.Tuy nhiên, cũng cần có sự hỗ trợ từ các cơ quan chức năng khác để thực hiện thành công ứng dụng CNTT vào công tác quản lý văn bản tại Tổng cục Thuế cũng như các lĩnh vực khác ở các cơ quan HCNN.