Để nâng cao hiệu quả giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế “một cửa”, bộ phận “một cửa” kết hợp với bộ phận văn thư của Bộứng dụng phần mềm để theo dõi, giám sát, đôn đốc việc giải quyết các thủ tục hành chính,
đảm bảo cập nhật thông tin đầy đủđể các tổ chức, cá nhân có thể tra cứu về
quá trình giải quyết thủ tục hành chính trên trang web của Bộ. Hiện nay, Trung tâm tin học của Bộ đã xây dựng và đang thử nghiệm Trang thông tin cấp phép trên mạng nội bộ. Trang thông tin này do các cán bộ trực tiếp thực hiện cơ chế “một cửa” thường xuyên cập nhật tình hình cấp phép, theo dõi hồ
sơ cấp phép của từng doanh nghiệp, tình trạng và tiến độ giải quyết công việc. Sau khi vận hành thử nghiệm ổn định, Bộ Công Thương dự kiến sẽđưa Trang thông tin cấp phép lên mạng Internet.
Tuy nhiên, công việc cập nhật danh mục các Giấy phép lên website của Bộ còn chưa được thường xuyên, liên tục vì hệ thống mạng vẫn có nhiều trục trặc. Điều này đòi hỏi phải có sự nâng cấp hệ thống mạng trong thời gian tới.
Với ý nghĩa quan trọng của ứng dụng công nghệ thông tin trong cải cách thủ tục hành chính, cần xác định “Ứng dụng công nghệ thông tin” là
điểm nhấn cho công tác cải cách hành chính nói chung và công tác cải cách thủ tục hành chính nói riêng của Bộ Công Thương trong năm 2009, năm bản lềđể hoàn thành Kế hoạch cải cách hành chính đến năm 2010.
Trong thời gian tới, theo Kế hoạch cải cách hành chính nói chung và kế
hoạch ứng dụng công nghệ thông tin trong các cơ quan quản lý nhà nước nói riêng, việc cung cấp các dịch vụ công trực tuyến được coi là một hoạt động
ưu tiên của Chính phủ.
Việc cung cấp dịch vụ công trực tuyến được chia thành 3 cấp độ như
sau:
- Cấp độ 1: dịch vụ có đầy đủ hoặc phần lớn các thông tin về quy trình, thủ tục, các bước cần tiến hành, các giấy tờ cần thiết, chi phí và thời gian thực hiện dịch vụ.
- Cấp độ 2: dịch vụ được cung cấp đạt được các tiêu chí mức 1 và cho phép người sử dụng tải về các mẫu đơn, hồ sơ để có thể in ra giấy hoặc điền vào các mẫu đơn.
- Cấp độ 3: dịch vụđáp ứng được các tiêu chí mức 2 và cho phép người sử dụng điền trực tuyến vào các mẫu đơn, hồ sơ và gửi lại trực tuyến tới cơ
quan và người thụ lý hồ sơ, trừ việc thanh toán chi phí và trả kết quả sẽ đòi hỏi người sử dụng dịch vụđến trực tiếp cơ quan cung cấp dịch vụ.
Trên thực tế, hiện nay, hoạt động cung cấp dịch vụ công trực tuyến đã
được tất cả các Bộ, ngành triển khai mạnh mẽ, trong đó, Bộ Ngoại giao và Ủy ban Nhân dân thành phố Hồ Chí Minh đã từng được xếp hạng nhất. Bộ Công Thương đã triển khai khá tốt, tuy nhiên chủ yếu mới chỉ dừng ở “cấp độ 1”, tức là mới chỉ cung cấp thông tin về các loại hồ sơ, thủ tục nhằm cung cấp các thông tin về các loại hồ sơ, thủ tục tuỳ thuộc vào từng chức năng, nhiệm vụ
của đơn vị. Điều đó rõ ràng chưa thể hiện hết tiềm năng và năng lực thực tế
của Bộ Công Thương trong công tác ứng dụng công nghệ thông tin.
Xuất phát từ nhu cầu thực tế của người dân và doanh nghiệp, cần ban hành ngay Quyết định về Quy chế cung cấp dịch vụ công trực tuyến và đẩy mạnh triển khai ngay trong năm 2009.
Mục tiêu đạt được cho tới năm 2010 cần xác định là: Cung cấp dịch vụ
công cho toàn bộ các thủ tục hành chính của Bộ Công Thương, trong đó, theo Văn phòng Bộ, nếu khả thi về mặt kỹ thuật, cần cung cấp đến “cấp độ 3” cho tất cả các thủ tục hành chính do Bộ trực tiếp thực hiện. Văn phòng Bộ xin gửi kèm theo công văn này Danh mục thủ tục hành chính do Bộ Công Thương trực tiếp thực hiện.
Bên cạnh các thủ tục hành chính, cũng nên cung cấp cả dịch vụ hành chính công như sau:
- Dịch vụ giải quyết đơn thư, hồ sơ khiếu nại tố cáo nhằm ghi nhận và theo dõi quá trình giải quyết đơn thư khiếu nại từ bước nhận đơn đến có kết quả và trả lời cho chủđơn.
- Dịch vụ tra cứu, giải đáp trực tuyến về các chế độ chính sách, pháp luật có liên quan đến nhằm giúp người dân và các tổ chức tra cứu, cập nhật nhanh, giải đáp các thông tin về chế độ, chính sách, pháp luật của Đảng và Nhà nước.
- Dịch vụ tiếp nhận hồ sơ, thẩm định dự án nhằm hỗ trợ quá trình thực hiện các thủ tục, hồ sơ một cách nhanh chóng, đẩy đủ trước khi nhận văn bản, hồ sơ gốc của các tổ chức, cá nhân.
Một nội dung quan trọng cần nghiên cứu và nếu khả thi nên đưa vào triển khai trong năm 2009 là việc kết hợp dịch vụ hành chính công trực tuyến và mô hình “một cửa” tại Bộ Công Thương. Hiện nay, Hà Nội và một số địa phương đã áp dụng mô hình này.