Nhận thức được tầm quan trọng, vai trò quyết định của mạng lưới phân phối sản phẩm cho nên ngay từ những ngày đầu thành lập, TCT BVNT đã đặc biệt quan tâm chú ý tiến hành xây dựng một mạng lưới đại lý khai thác sao cho có hiệu quả nhất vì vậy trong suốt 24 năm hình thành và phát triển TCT BVNT đã không ngừng đổi mới, hoàn thiện hệ thống đại lý.
Theo như hình 1.4 ở trên ta có thể thấy Các phòng đại lý khu vực chịu sự quản lý giám sát trực tiếp của phòng quản lý và phát triển đại lý. Việc thành lập các phòng đại lý khu vực đã được công ty cân nhắc kỹ dựa tên những tiềm năng, điều kiện thị trường trên địa bàn đó. Cơ cấu nhân sự của mỗi phòng như sau:
Mỗi phòng khu vực có một phòng trưởng, một phòng phó, một kế toán kiêm thủ quỹ. Mỗi phòng khu vực thường được chia làm 4 đến 6 tổ đại lý, số lượng đại lý của từng phòng khu vực không quy định mà tuỳ thuộc vào địa bàn hoạt động của mỗi phòng khu vực.
Các vị trí trưởng và phó phòng khu vực thường được tuyển chọn từ các đại lý, tổ trưởng giỏi, được phòng quản lý và phát triển đại lý giới thiệu và ban giám đốc công ty sẽ quyết định bổ nhiệm.
Theo quy định của công ty trưởng phòng khai thác khu vực có nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm sau:
- Tổ chức điều hành hoạt động của phòng khai thác khu vực, để thực hiện nhiệm vụ của công ty giao và quản lý toàn diện các hoạt động của phòng
29
theo quy định của công ty. Định kỳ báo cáo kết quả hoạt động của phòng bao gồm báo cáo tháng, quỹ, 6 tháng và năm.
- Duy trì hoạt động của các tổ đại lý trực thuộc theo nội quy lao động và nội quy nơi làm việc của phòng.
- Đề nghị ban giám đốc bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật đối với phó phòng, tổ trưởng và các đại lý trực thuộc.
- Tạm thời đình chỉ hoạt động của các cộng tác viên, đại lý trực thuộc, khi thấy có sự vị phạm về điều khoản hợp đồng, kỷ luật lao động hay có hành động ảnh hưởng xấu đến uy tín của công ty sau đó phải báo cáo với công ty để có hình thức xử lý.
- Chịu trách nhiệm trước công ty và pháp luật về công tác điều hành và hoạt động của mình.
- Được hưởng phụ cấp theo quy định của công ty.
Trong mô hình tổ chức mạng lưới mà công ty đang áp dụng thì phòng khai thác khu vực đóng vai trò hết sức quan trọng với những nhiệm vụ sau:
- Tổ chức khai thác các loại hình bảo hiểm mà công ty đang được phép triển khai theo điều khoản, biểu phí, số tiền bảo hiểm do bộ tài chính ban hành và hướng dẫn của công ty.
- Xây dựng và đăng ký kế hoạch khai thác phù hợp với nhiệm vụ của công ty giao và đặc điểm của thị trường.
- Quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản công ty giao.
- Chủ động khai thác hướng dẫn khách hàng hoàn chỉnh hồ sơ giải quyết quyền lợi bảo hiểm để trình công ty xem xét giải quyết trên địa bàn được phân cấp.
- Tiến hành tuyên truyền, quảng cáo để không ngừng mở rộng và nâng cao hiểu biết của khách hàng và người dân vì bảo hiểm nhân thọ
- Nghiên cứu và đề xuất mô hình tổ chức mạng lưới đại lý và cộng tác viên với công ty, khi đã được công ty đồng ý bằng văn bản thì được phép chủ động triển khai trên địa bàn được phân cấp.
- Giới thiệu và tham gia tuyển chọn cộng tác viên và đại lý bảo hiểm nhân thọ, quản lý họ theo quy chế của công ty.
- Chủ động giao dịch xây dựng mối quan hệ tốt với khách hàng, cơ quan quản lý nhà nước để tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động kinh doanh của phòng. Mỗi phòng khai thác được phân nhỏ ra các tổ đại lý, mỗi tổ quản lý khoảng 10 đại lý, cơ cấu trên tạo thành một mạng lưới vững chắc, tính liên kết cao. Áp dụng mô hình này công ty sẽ có những thuận lợi sau:
- Ban giám đốc công ty có thể thường xuyên nắm được tình hình hoạt động của các phòng khai thác nhờ vậy mà có được các quyết định lãnh đạo, những điều chỉnh kịp thời tới từng phòng, từng khu vực khai thác.
- Tiết kiệm được chi phí quản lý.
- Trách nhiệm được phân cấp rõ ràng, nâng cao tinh thần, trách nhiệm, ý thức làm việc của mỗi bộ phận, đồng thời áp dụng mô hình này tạo ra điều kiện thuận lợi cho việc phổ biến, ban hành các chính sách từ trên xuống một cách đồng bộ, nhanh chóng.
- Tạo sự chuyên mô hoá của mỗi bộ phận, mỗi phòng khai thác quản lý một thị trường. Vì vậy sẽ có điều kiện thâm nhập, nghiên cứu thị trường khoanh vùng khai thác.
- Dễ nhận thấy sự phù hợp hoặc chưa phù hợp, kết quả kinh doanh của từng loại sản phẩm trên mỗi khu vực thị trường khác nhau.
Trong mô hình này phòng quản lý đại lý quản lý trực tiếp các đơn vị đại lý nên tạo được mối thông tin hai chiều liên tục với các đại lý, qua đó thấu hiểu được tâm tư, nguyện vọng của từng người, mọi tranh chấp sẽ được giải quyết một cách hợp lý, san sẻ bớt công việc với cấp trên. Tuy nhiên mô hình
31
này vẫn có một số nhược điểm sau:
- Chưa đáp ứng được mục đích mạng lưới phủ kín thị trường có nhiều đặc điểm khác nhau và vị trí địa lý, điều kiện kinh tế ở các vùng không đồng đều.
- Khó khăn cho việc đi lại từ các phòng đến công ty, nhiều khi có sự khai thác trùng nhau giữa các công ty trong cùng một phòng hay của các phòng khác, đây là nguyên nhân dẫn đến tranh chấp.
- Tính chuyên môn hoá sâu về sản phẩm không cao vì theo mô hình này các phòng khai thác thường triển khai tất các sản phẩm cùng một lúc trên khu vực thị trường, khó có điều kiện thuận lợi để phân loại sản phẩm nào phù hợp với từng nhóm khách hàng nào, với các đại lý chuyên trách.
- Với mô hình này sẽ khó đánh giá được kết quả hoạt động kinh doanh của mỗi phòng khu vực thông qua các chỉ tiêu chung vì nó còn phụ thuộc phần lớn vào đặc điểm dân cư, thị trường. Cụ thể một phòng ở thành phố sẽ có nhiều thuận lợi hơn so với một phòng ở các huyện, nếu như chỉ nhìn vào chỉ tiêu số hợp đồng khai thác mới hay doanh thu phí để đánh giá năng lực hoạt động của phòng đó thì không chính xác.
Bên cạnh đó, việc lựa chọn những đại lí giỏi,có năng lực và nhiệt tình trong công việc Tổng Công ty Bảo Việt Nhân thọ cũng áp dụng hình thức tuyển dụng.
Tiêu chuẩn tuyển dụng
Yêu cầu chung đối với các đại lí;
- Những ngưới có trình độ học thức từ phổ thông trung học trở lên. - Cần phải có kỹ năng- năng lực: để thành công trong cong viêc,Một đại lí phải đáp ứng 50% các yếu tố sau:
+ Có cá tính mạnh có khả năng chấp nhận thất bại + Chịu khó và tận tụy trong công việc
+ Có khả năng giao tiếp tốt + Là người đã lập gia đình.
+ Tuổi từ 22 đến 45.
Tiêu chuẩn đối với các đại lý kiêm quản lý ( các trưởng nhóm, trưởng phòng hay quản lý kinh doanh khu vực): ngoài những tiêu chuẩn trên họ còn phải có những yếu tố sau: có kinh nghiệm kinh doanh, có khả năng thăng tiến, chấp nhận thử thách, có khả năng quản lý, có mối quan hệ xã hội rộng, và một số yếu tố về chỉ tiêu hoạt động.
Lập kế hoạch tuyển dụng :
Đây là công tác thường xuyên và liên tục của Tổng Công ty Bảo Việt Nhân thọ, CTTV sẽ xác định và đưa ra chỉ tiêu về đai lý tối thiểu của mối phòng kinh doanh ,số đai lý tối thiểu của một nhóm và những chỉ đạo chung, những nội dung sẽ được báo cáo phòng kinh doanh , từ đó các phòng kinh doanh thực hiên theo những nội dung chỉ đạo của cấp trên .Thông thường mỗi tháng từng phòng kinh doanh sẽ tổng hợp báo cáo về tính tuyển dụng của phòng mình va sau đó lên chương trình tuyển dụng cho phòng và báo cáo lên bộ phận phụ trách nhân sự rồi trình lên lãnh đạo xem xét va đánh giá.
Kết quả tuyển dụng đạt được:
Bảng 2.2: Số lượng và cơ cấu đại lí tại Bảo Việt Nhân thọ (2015 - 2019)
Phân loại đại lí 2015 2016 Năm2017 2018 2019
Đại lí bán chuyên Số lượng (người) 45,311 72,751 117,737 158,229 188,458 Cơ cấu (%) 60% 65% 70% 72% 75% Đại lí chuyên nghiệp Số lượng (người) 30,208 39,173 50,459 61,534 62,819 Cơ cấu (%) 40% 35% 30% 28% 25% Tổng cộng Số lượng (người) 75,519 111,924 168,195 219,763 251,277 Cơ cấu (%) 100% 100% 100% 100% 100%
33
Qua bảng thống kê trên, cho ta thấy, số lượng đại lí chuyên nghiệp của Bảo Việt Nhân thọ chiếm tỷ lệ thấp, trung bình là 32 (%) trong giai đoạn 2015 - 2019, 68% còn lại là đại lí bán chuyên nghiệp.
Lực lượng đại lí của Bảo Việt Nhân thọ tăng nhanh trong 3 năm (2015 - 2017) với tốc độ tăng trưởng về số lượng có thời điểm lên đến 150% vào năm 2015 và 2016. Tuy nhiên, số lượng đại lí chuyên nghiệp lại giảm dần đều qua các năm từ năm 2015-2019.
Kênh phân phối qua đại lí được đánh giá là yếu tố then chốt đối với sự thành công của một công ty kinh doanh bảo hiểm nhân thọ. Vì đây là cầu nối chính để công ty BHNT tiếp cận và tìm hiểu nhu cầu của khách hàng và đồng thời để khách hàng hiểu về công ty, từ đó dẫn đến ký kết hợp đồng và mang lại doanh thu cho công ty bảo hiểm. Có thể nói, không có đại lí bảo hiểm nhân thọ thì công ty BHNT không thể tồn tại và phát triển. Đối với Bảo Việt Nhân thọ cũng không phải là một ngoại lệ mà thậm chí với tình hình thị trường có nhiều biến động và cạnh tranh gay gắt như những năm gần đây thì việc phát triển hệ thống đại lí luôn được quan tâm hơn bao giờ hết. Với đặc điểm là doanh nghiệp kinh doanh bảo hiểm nhân thọ đầu tiên trên thị trường, do vậy Bảo Việt Nhân thọ luôn tự hào là đã thu hút và tuyển dụng được số lượng đại lí nhiều và có chất lượng so với các doanh nghiệp bảo hiểm nhân thọ khác.
(2015 - 2019)
Chỉ tiêu đánh giá Năm
2015 2016 2017 2018 2019 Tổng số đại lí tính đến cuối kỳ Số lượng (người) 75,519 111,92 4 168,19 5 219,76 3 251, 277 Tốc độ tăng (giảm) (%) 48% 50% 31% 14% Số đại lí tuyển dụng trong kỳ Số lượng (người) 43,7 87 67,47 5 58,06 7 47,27 9 41, 423 Tốc độ tăng (giảm) (%) 54% -14% -19% -12% Số đại lí nghỉ việc trong kỳ Số lượng (người) 7,3 82 11,20 4 6,49 9 15,76 5 9, 909 Tốc độ tăng (giảm) (%) 52% -42% 143% -37%
(Nguồn: Bảo Việt Nhân thọ)
Những số liệu thống kê trên cho thấy từ năm 2015, số lượng đại lí của Bảo Việt Nhân thọ đều tăng qua các năm và năm 2017 có tốc độ tăng cao nhất (50%). Đây là mức tăng cao hơn so với mức tăng trung bình của toàn thị trường bảo hiểm nhân thọ Việt Nam. Sau năm 2017, tốc độ này giảm dần và đến năm 2019 thì tốc độ tăng trưởng số lượng đại lý chỉ còn 14%.
Về tình hình tuyển dụng đại lí: số lượng đại lí được tuyển dụng tăng nhanh và đạt mức cao nhất ở năm 2016 với tốc độ tăng trưởng so với năm trước hơn 54%. Tuy nhiên con số này lại giảm dần từ năm 2016 đến năm 2019. Từ năm 2017 đến năm 2019 tốc độ tăng trưởng âm và năm 2018 có tốc độ giảm nhiều nhất lến đến (-18%). Đây là một trong những nguyên nhân dẫn tới việc tổng số đại lí của Bảo Việt Nhân thọ có tốc độ tăng trưởng không cao và giảm dần từ năm 2017 đến 2019.
35
tuyển dụng được nhiều đại lí mới, nhưng cũng số lượng đại lí nghỉ việc cũng cao, đạt tỷ lệ 10% so với tổng số đại lí bình quân trong năm 2016. Tỉ lệ này giảm trong 3 năm tiếp theo, với tỉ lệ đại lí nghỉ việc lần lượt là 4%, 7% và 4% vào năm 2019.
Có rất nhiều nguyên nhân để lý giải những hiện tượng trên:
Đầu tiên, đó là sự cạnh tranh trong tuyển dụng giữa các công ty BHNT trên thị trường Bảo hiểm nhân thọ Việt Nam. Thứ hai, là bắt đầu từ năm 2017 khi Cục quản lý giám sát bảo hiểm – Bộ tài chính đã áp dụng hình thức thi tập trung (IRT) do cục giám sát và quản lý bảo hiểm tổ chức nên tỉ lệ đại lí thi đỗ đã giảm đi rất nhiều so với trước đây khi các công ty BHNT được tự tổ chức ôn và thi cấp chứng chỉ đại lí bảo hiểm nhân thọ.
Từ năm 2017, sự cạnh tranh trong tuyển dụng bắt đầu diễn ra rất gay gắt. Các công ty BHNT khác sử dụng nhiều hình thức để tuyển dụng như: tổ chức hội nghị giới thiệu cơ hội nghệ nghiệp, tuyển dụng qua điện thoại, thư mời, thông qua hội chợ việc làm...Bên cạnh đó, còn tạo lực hút thông qua: cách thức và mức chi trả hoa hồng hấp dẫn, các chương trình thi đua khen thưởng, phúc lợi và thậm chí là cạnh tranh không lành mạnh khi tung tin thất thiệt về các đối thủ cạnh tranh, lôi kéo đại lí bằng nhiều cách.
Những hình thức đó đã làm cho Bảo Việt Nhân thọ phải chia sẻ nguồn tuyển viên với các doanh nghiệp kinh doanh bảo hiểm nhân thọ khác trên thị trường. Thêm vào đó, năm 2017 và 2018 là những năm tình hình tuyển dụng đại lí của toàn thị trường bảo hiểm nhân thọ gặp nhiều khó khăn do: nguồn tuyển viên đã giảm dần, không còn phong phú như thời kỳ trước. Nhiều tuyển viên e dè khi nộp hồ sơ do đây là một nghề mà họ dễ gia nhập nhưng khó thành công với nghề bởi vì để trở thành một đại lí giỏi cần rất nhiều các yếu tố (đạo đức nghề nghiệp, kỹ năng ứng xử, giao tiếp và thuyết phục khách hàng, kỹ năng tìm kiếm khách hàng tiềm năng, thị trường tiềm năng) mà
không phải ứng viên nào cũng đáp ứng được. Bên cạnh đó, trong những năm qua, thị trường lao động Việt Nam - với tiến trình hội nhập kinh tế và sự xuất hiện của nhiều doanh nghiệp đã làm xuất hiện nhiều nghề kinh doanh cạnh tranh với nghề đại lí bảo hiểm nhân thọ.