Quản lý là sự tác động có tổ chức, có hướng đích của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý nhằm đạt được mục tiêu nhất định trong điều kiện biến động của môi trường.
Công tác bán bảo hiểm ngày càng đòi hỏi phải có sức mạnh tập thể, vì vậy không thể thiếu sự ủng hộ từ các nhân viên khác trong doanh nghiệp bảo hiểm. Vấn đề quan trọng đặt ra là tổ chức đội ngũ bán bảo hiểm theo mô hình nào đạt hiệu quả cao nhất. Có ba cách tổ chức mạng lưới đại lý chủ yếu:
- Tổ chức theo khu vực địa lý. - Tổ chức theo nhóm đại lý. - Tổ chức theo nhóm khách hàng.
Trưởng phòng vùng 1 Trưởng phòng vùng 2
Trưởng nhóm 2 Trưởng nhóm 3 Trưởng nhóm 4 Giám đốc văn phòng khu vực
Trưởng nhóm 1
Đại lý Đại lý Đại lý Đại lý
9
1.1.3.1. Mô hình tổ chức theo khu vực địa lý
Hình 1.1: Mô hình tổ chức theo khu vực địa lý
Mô hình tổ chức theo khu vực địa lý thường áp dụng với công tác quản lý ĐLBH trên quy mô rộng.
Ưu điểm của mô hình:
- DNBH có mạng lưới bán hàng rộng khắp, tạo khả năng thâm nhập thị trường và đẩy mạnh việc tiêu thụ sản phẩm bảo hiểm.
- Chuyên môn hóa sâu về nhân sự giảm bớt sự quá tải công việc tại văn phòng và việc áp dụng các chính sách, biện pháp đồng bộ rất thuận lợi.
Trưởng Phòng KV
Tổ đại lý Tổ đại lý
Đại lý Đại lý Đại lý Đại lý
- Phát hiện kịp thời nhưng sản phẩm bảo hiểm tốt, xấu tại các vùng lãnh thổ nhất định. Từ đó dễ dàng kiểm soát nhu cầu bảo hiểm ở từng vùng địa lý khác nhau để có kế hoạch điều chỉnh cho phù hợp.
Nhược điểm của mô hình :
- Chi phí quản lý cao và trùng lặp giữa các bộ phận khi giải quyết công việc. - Thông tin giữa khách hàng và các nhà quản trị cấp cao thường bị chậm trễ và đôi khi thiếu chính xác.
- Khả năng cải tiến sản phẩm, giảm khả năng thích ứng với các mối đe dọa của toàn DNBH
1.1.3.2. Mô hình tổ chức theo nhóm đại lý
Hình 1.2: Mô hình tổ chức theo nhóm đại lý
Mô hình tổ chức theo nhóm đại lý có thể áp dụng với công tác quản lý ĐLBH trên cả mô rộng và hẹp.
Ưu điểm của mô hình: - Tiết kiệm chi phí quản lý.
Trưởng phòng bán hàng thị trường chíng phủ Trưởng phòng bán hàng thị trường dân cư
Trưởng phòng bán hàng khu vực
Nhóm đại lý phụ trách thị trường dân cưNhóm đại lý phụ trách thị trường thương mạiNhóm đại lý phụ trách thị trường chính phủ Trưởng phòng bán hàng thị trường thương mại
11
tăng doanh thu bảo hiểm.
- Dễ nhận ra sự phù hợp của các sản phẩm bảo hiểm trên các khu vực khác nhau. Hơn nữa, còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc áp dụng các chính sách và biện pháp đồng bộ trong doanh nghiệp bảo hiểm.
Nhược điểm của mô hình :
- Thông tin giữa khách hàng và các nhà quản trị cấp cao thường bị chậm trễ và đôi khi thiếu chính xác
- Khả năng cải tiến sản phẩm và thích ứng với các mối đe doa cua toàn DNBH kém.
- Gây trùng lăp giữa cac bô phận khi giãi quyêt công viêc; - Lực lượng bán hàng bị phân tán
1.1.3.3. Mô hình tổ chức theo nhóm khách hàng
Hình 1.3: Mô hình tổ chức theo nhóm khách hàng
Mô hình tổ chức theo nhóm khách hàng rất phù hợp với môi trường cạnh tranh trong hoạt động kinh doanh bảo hiểm
- Tạo điều kiện chuyên môn hóa trong khâu bán hàng ;
- Nhân viên bán hàng đươc đào tạo chuyên sâu nên kỹ năng bán hàng rất cao;
- Người bán hiểu sâu sắc các đặc điểm và nhu cầu của khách hàng nên sẽ đưa ra các đề nghị xác thực đối với với DNBH làm cho sản phẩm bảo hiểm có tính hấp dẫn cao hơn đối với từng nhóm khách hàng và gây ấn tượng sâu sắc với họ.
- Hiệu quả bán bảo hiểm cao và nâng cao khả năng cạnh tranh. Nhược điểm :
- Khó cải tiến sản phẩm bảo hiểm .
- Khó đạt được sự đồng bộ của cùng một loại sản phẩm bảo hiểm vì với cùng một loại sản phẩm bảo hiểm nhưng yêu cầu của khách hàng trong từng nhóm thị trường lại khác nhau.
- Gây căng thẳng trong bộ phận quản lý lực lượng bán hàng khu vực vì cùng một lúc phải chịu sự chỉ đạo của nhiều phòng ban với các thông tin khác nhau, thiếu sự linh động trong việc phục vụ khách hàng và phân công công việc khó khăn, có thể gây ra thừa hoặc thiếu nhân lực.
Lựa chọn mô hình tổ chức mạng lưới ĐLBH là vấn đề được các DNBH rất chú trọng và phụ thuộc vào nhiều yếu tố như chiến lược kinh doanh, quy mô hoạt động, số lượng và chất lượng đại lý bảo hiểm,…
Ở Việt nam hiện nay, với sự phát triển mạnh mẽ của bảo hiểm nhân thọ, đội ngũ ĐLBH tăng nhanh nên mô hình tổ chức đại lý nhiều cấp thường được các công ty áp dụng:
Cấp 1: Đại lý bảo hiểm nhân thọ. Cấp 2: Trưởng nhóm ĐLBH nhân thọ. Cấp 3: Trưởng Ban ĐLBH nhân thọ. Cấp 4: Công ty BHNT chi nhánh
Giám đốc Phòng Bảo hiểm Nhân thọ
Phòng đại lý Bảo hiểm nhân thọ khu vực Tổ đại lý Tổ đại lý Tổ đại lý ĐL ĐL ĐL ĐL ĐL ĐL 13
Hình 1.4: Mô hình tổ chức đại lý nhiều cấp
Trong mô hình trên,ĐLBH nhân thọ được tổ chức sinh hoạt thành tổ chức theo địa bàn hoạt động. Số lượng đại lý trong mỗi tổ không quá 15 người, hoạt động dưới sự lãnh đạo của Trưởng nhóm. Có thể tổ chức phòng bảo hiểm khu vực, mỗi phòng có tối đa 4 nhóm và 40 đại lý nhân thọ, hoạt động dưới sự lãnh đạo của trưởng phòng quản lý đại lý. Mỗi cấp ĐLBH có chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn không hoàn toàn giống nhau:
- Trưởng nhóm có chức năng trực tiếp khai thác các sản phẩm bảo hiểm theo sự phân công, phân cấp , tham mưu giúp giúp việc cho lãnh đạo về công tác tuyển dụng và các công tác khác trong hoạt động quản lý đại lý.
Với chức năng đó, trưởng nhóm có nhiệm vụ tổ chức thực hiện tốt nhiệm vụ được giao như khai thác bảo hiểm, quản lý rủi ro bảo hiểm, các biện pháp phòng ngừa hạn chế tốt nhất, quản lý ấn chỉ, thanh quyết toán phí bảo
hiểm, ngăn chặn các hiện tượng trục lợi, các hành động vi phạm của đại lý… Trưởng nhóm còn có nhiệm vụ trực tiếp hướng dẫn khách hàng thu nhập hồ sơ trả tiền bảo hiểm, khai báo tai nạn theo qui định, giám định tổn thất và thu nhập hồ sơ bồi thường, chi trả… trưởng nhóm có thể trả tiền bảo hiểm cho khách hàng vả quyết toán theo qui định.
Trưởng nhóm có nhiệm vụ quản lý toàn diện hoạt động của đại lý, kèm cặp, giúp đỡ các đại lý hoàn thành các công việc được giao, đôn đốc nhắc nhở, thường xuyên kiểm tra đại lý thực hiện đúng nhiệm vụ của mình và tổ trức trao đổi để nâng cao nghiệp vụ cho đại lý. Trưởng nhóm chịu trách nhiệm báo cáo về tình hình hoạt động của nhóm, đề xuất các kiến nghị để trhực hiện tôt nhiệm vụ được giao và chịu trách nhiệm giữa các cấp lãnh đạo DNBH về mọi sai phạm của đại lý.
Đồng thời, trưởng nhóm còn có nhiệm vụ tổ chức khai thác tìm thị trường mới và thực hiện các phong trào thi đua do DNBH phát động…
- Phòng ĐLBH khu vực quản lý đại lý theo nội dung sau:
+ Đôn đốc đại lý thực hiện nhiệm vụ kế hoạch hàng tháng, quản lý toàn diện về nghiệp vụ như khai thác, thu nộp phí, giám định, trả tiền bảo hiểm, quản lý ấn chỉ, sổ sách, tiền mặt… theo quy định.Đồng thời chịu trách nhiệm thực hiện chủ trương, chính sách của Đảng, Nhà nước, địa phương nơi làm việc cũng như nội quy của DNBH đối với các ĐLBH.
+ Phòng bảo hiểm (Phòng ĐLBH chức năng) chịu trách nhiệm tham mưu bảo hiểm xây dựng chiến lược ĐLBH và lập kế hoạch phát triển, cũng như công tác tuyên truyền, tuyển dụng ĐLBH và các hoạt động quản lý ĐLBH khác; tổ hợp hoạt động của toàn bộ ĐLBH trong DNBH hàng tháng và đột xuất; phối hợp với các phòng liên quan trực tiếp thanh toán mọi quyền lợi của ĐLBH, các hình thức khen thưởng và kỷ luật đối với ĐLBH .
15
- Phù hợp cho việc tổ chức triển khai gắn với địa bàn do người bán hiểu sâu sắc các đặc điểm và nhu cầu của khách hàng nên sẽ đưa ra các đề nghị xác thực đối với DNBH, làm cho sản phẩm bảo hiểm có tính hấp dẫn cao hơn đối với từng nhóm khách hàng và gây ấn tượng sâu sắc với họ.
- Thuận tiện cho việc hướng dẫn kiểm tra nghiệp vụ.
- Hiệu quả bán bảo hiểm cao và nâng cao khả năng cạnh tranh. Nhược điểm của mô hình :
-Thông tin giữa khách hàng và nhà quản trị cấp cao thường bị chậm trễ đôi khi thiếu chính xác.
-Gây căng thẳng trong bộ phận quản lý bán hàng khu vực vì cùng một lúc chịu sư chỉ đạo của nhiều phòng ban với các thông tin các khác nhau;
-Thiếu sự linh động trong việc phục vụ khách hàng và phân công việc khó khăn có thể gây ra hiện tượng thừa thiếu nhân lực.