5 Văn bản về quản lý và xử lý nợ có vấn đề, phân loại nợ và xử
2.2.4 Quy trình kiểm tra của Vietcombank đối với cho vay khách hàng cá nhân tại các chi nhánh trực thuộc trên địa bàn Hà Nộ
tại các chi nhánh trực thuộc trên địa bàn Hà Nội
Quy trình kiểm tra của Vietcombank đối với cho vay khách hàng cá nhân bao gồm các bước: Chuẩn bị kiểm tra, thực hiện kiểm tra, Báo cáo và theo dõi sau kiểm tra.
2.2.4.1 Chuẩn bị kiểm tra
- Xây dựng đề cương kiểm tra: Trên cơ sở kế hoạch kiểm tra nội bộ hàng năm đã được phê duyệt, Trưởng ban kiểm tra nội bộ chỉ đạo xây dựng đề cương kiểm tra cho vay khách hàng cá nhân chi tiết đối với từng chi nhánh trực thuộc trên địa bàn Hà Nội. Nội dung đề cương kiểm tra chi tiết bao gồm: Chi nhánh được kiểm tra, phạm vi kiểm tra, kỳ kiểm tra, mục tiêu, nội dung kiểm tra, tổ chức thực hiện kiểm tra.
- Phê duyệt đề cương kiểm tra chi tiết: Trưởng ban Kiểm tra nội bộ chỉ đạo xây dựng và phê duyệt đề cương kiểm tra chi tiết cho các cuộc kiểm tra do Ban Kiểm tra nội bộ thực hiện trước khi trình Tổng Giám đốc ký ban hành quyết định kiểm tra, trình Trưởng ban Kiểm tra nội bộ xem xét phê duyệt trước ngày dự kiến kiểm tra tại chi nhánh trực thuộc trên địa bàn Hà Nội tối thiểu 15 ngày làm việc.
Bảng 2.17. Số liệu đề cương kiểm tra được xây dựng và phê duyệt giai đoạn từ 2017 đến 2019
Đơn vị tính: đề cương
TT Nội dung Năm 2017 Năm 2018 Năm 2019
1 Số cuộc kiểm tra định kỳ theo kế
hoạch hàng năm 14 15 15
2 Số cuộc kiểm tra đột xuất 0 1 1
3 Số lượng đề cương kiểm tra được
xây dựng 14 16 16
4 Số lượng đề cương kiểm tra chi
tiết được phê duyệt 14 16 16
Nguồn: Báo cáo chuyên đề kiểm tra kiểm soát và tuân thủ Vietcombank.
Trong năm 2017, Bộ máy kiểm tra của Vietcombank kiểm tra cho vay đối với khách hàng cá nhân tại 14 chi nhánh trực thuộc, do vậy số lượng đề cương kiểm tra chi tiết được xây dựng và được phê duyệt là 14 bản, năm 2018 và 2019 thực hiện
kiểm tra định kỳ tại 15 chi nhánh và mỗi năm có 01 cuộc kiểm tra đột xuất nên tổng cộng mỗi năm có 16 bản đề cương kiểm tra chi tiết được lập và phê duyệt. So với năm 2017 số lượng đề cương kiểm tra chi tiết được xây dựng và phê duyệt năm 2018 tăng 14% và giữ nguyên so với năm 2019 do số lượng cuộc kiểm tra tại chi nhánh trực thuộc trên địa bàn Hà Nội không thay đổi.
- Ban hành quyết định kiểm tra: Căn cứ kế hoạch kiểm tra nội bộ đầu năm được Tổng Giám đốc phê duyệt và đề cương kiểm tra chi tiết đã được Trưởng ban Kiểm tra nội bộ, Ban Kiểm tra nội bộ trình Phó Tổng Giám đốc phụ trách ký ban hành quyết định kiểm tra về hoạt động cho vay khách hàng cá nhân tại các chi nhánh trên địa bàn Hà Nội. Quyết định kiểm tra gồm các nội dung: tên chi nhánh được kiểm tra, phạm vi kiểm tra, kỳ kiểm tra, thành phần đoàn kiểm tra, thời gian kiểm tra tại chi nhánh.
- Tổ chức họp đoàn kiểm tra: Trưởng đoàn kiểm tra cho vay khách hàng cá nhân tại các chi nhánh trên địa bàn Hà Nội tổ chức họp đoàn kiểm tra để phổ biến, thông báo Quyết định kiểm tra và phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng thành viên trong đoàn kiểm tra, thảo luận về cách thức thực hiện kiểm tra, sự phối hợp giữa các thành viên đoàn kiểm tra, tài liệu cần được cung cấp bước đầu để phục vụ cho công tác kiểm tra, nội dung cuộc họp được lập thành biên bản theo đúng mẫu quy định.
- Thu thập thông tin, tài liệu liên quan phục vụ công tác kiểm tra: Căn cứ quyết định kiểm tra và biên bản họp phân công công việc, các thành viên trong đoàn kiểm tra tiến hành thu thập các thông tin về hoạt động cho vay khách hàng cá nhân tại các chi nhánh được kiểm tra. Các thông tin bao gồm:
+Các văn bản quy định, quy trình nghiệp vụ liên quan đến nội dung kiểm tra gồm Văn bản pháp luật có liên quan, văn bản của ngân hàng nhà nước, văn bản nội bộ của Vietcombank ban hành như Quy chế cho vay, Chính sách quản lý rủi ro, quy định về thẩm quyền phê duyệt giới hạn tín dụng, cấp tín dụng, Quy định về chấm điểm xếp hạng khách hàng, Quy định về bảo đảm tín dụng, Chính sách cho vay khách hàng cá nhân và các quy định cho từng sản phẩm cho vay khách hàng cá nhân đặc thù;
cho vay khách hàng cá nhân được kiểm tra như: khai thác trực tiếp từ hệ thống phần mềm của Vietcombank, hệ thống xếp hạng tín dụng nội bộ, bảng cân đối kế toán…
+Ngoài ra đoàn kiểm tra còn thu thập khai thác các thông tin như chính sách kinh tế vĩ mô trong từng thời kỳ, các văn bản chính sách chỉ đạo trong ngành, các báo cáo ngành hàng và những rủi ro cảnh báo đối với các cá nhân có liên quan,…
Chi nhánh trên địa bàn Hà Nội được kiểm tra và các phòng ban có liên quan như Trung tâm công nghệ thông tin, Chính sách rủi ro tín dụng tại Trụ sở chính có trách nhiệm phối hợp, cung cấp đầy đủ, chính xác, kịp thời các thông tin, tài liệu cần thiết phục vụ cho công tác kiểm tra theo đề nghị của Trưởng đoàn kiểm tra. Đoàn kiểm tra soạn thảo công văn đề nghị cung cấp tài liệu theo mẫu quy định gửi các đơn vị để thu thập thông tin và tài liệu liên quan phục vụ công tác kiểm tra cho vay khách hàng cá nhân tại các chi nhánh trên địa bàn Hà Nội.
- Soát xét phân tích và xây dựng chương trình kiểm tra chi tiết: Đoàn kiểm tra thực hiện soát xét phân tích số liệu trên hệ thống như sau:
+Thống kê/đánh giá tỷ trọng cho vay khách hàng cá nhân theo phòng nghiệp vụ tại chi nhánh được kiểm tra theo sản phẩm vay, kỳ hạn vay, đánh giá tỷ trọng cho vay bán lẻ theo quy mô từng phòng nghiệp vụ. Tổng hợp thông tin của các khách hàng cá nhân về mục đích vay vốn, loại TSBĐ… Đối chiếu số liệu dư nợ trên báo cáo dư nợ tiền vay chi tiết của các KH cá nhân chiết xuất từ hệ thốngvới số liệu trên Bảng cân đối kế toán nhằm xác định tính chính xác và sự phù hợp của các số liệu liên quan tới cho vay khách hàng cá nhân tại chi nhánh được kiểm tra.
+Rà soát các thông tin về thẩm quyền, phân công phân nhiệm, xem xét việc tăng trưởng và cơ cấu dư nợ cho vay khách hàng thể nhân tại chi nhánh được kiểm tra, phân tích cơ cấu dư nợ theo sản phẩm cho vay, kỳ hạn vay, loại tiền. Đánh giá mức độ tập trung dư nợ theo sản phẩm, theo khách hàng.
+ Xem xét về chất lượng tín dụng, việc biến động dư nợ, tỷ lệ nợ các nhóm khách hàng tương ứng với từng sản phẩm vay qua các quý, đánh giá tỷ lệ nợ xấu + nợ dự phòng rủi ro/tổng dư nợ nội ngoại bảng; Rà soát các trường hợp nợ quá hạn, nợ cơ
cấu phát sinh trong kỳ kiểm tra, đánh giá các khách hàng được cảnh báo.
+ Tổng hợp kết quả thanh tra kiểm tra tại đơn vị kiểm tra về cho vay khách hàng cá nhân thông qua các Biên bản kiểm tra, cập nhật tình hình thực hiện kiến nghị của chi nhánh.
+Đánh giá rủi ro, xác định trọng tâm kiểm tra thông qua việc đánh giá chung về quy mô/ chất lượng/ tình hình hoạt động tín dụng về cho vay khách hàng cá nhân, chất lượng nhân sự, trên cơ sở đó xác định các rủi ro chính và trọng tâm cần tập trung kiểm tra.
- Chọn mẫu kiểm tra: Căn cứ mục tiêu, phạm vi, nội dung kiểm tra về cho vay khách hàng cá nhân tại các chi nhánh, kết quả soát xét phân tích kết hợp với kinh nghiệm của các thành viên trong Đoàn kiểm tra để chọn mẫu kiểm tra. Trưởng đoàn kiểm tra chịu trách nhiệm phê duyệt kết quả chọn mẫu kiểm tra và thông báo cho đơn vị được kiểm tra để chuẩn bị tài liệu, hồ sơ phục vụ công tác kiểm tra. Về nguyên tắc tất cả các khách hàng sẽ được kiểm tra, rà soát qua các kỳ. Tuy nhiên, dựa trên nguồn lực và khả năng, ưu tiên chọn mẫu kiểm tra các khách hàng theo các tiêu chí như chất lượng tín dụng, quy mô tín dụng, xếp hạng tín dụng, tài sản đảm bảo.
Bảng 2.18. Số hồ sơ chọn mẫu kiểm tra tại các chi nhánh giai đoạn từ 2017 đến năm 2019.
Đơn vị tính: Hồ sơ
TT Chi nhánh Năm 2017 Năm 2018 Năm 2019 I Kiểm tra định kỳ 1 Sở giao dịch 70 75 80 2 Hà Nội 60 65 70 3 Hoàn Kiếm 55 55 58 4 Thành Công 55 55 58 5 Thăng Long 55 45 48 6 Chương Dương 55 60 60 7 Ba Đình 55 60 55 8 Tây Hà Nội 40 40 35 9 Thanh Xuân 50 55 55 10 Hà Thành 45 45 50 11 Hoàng Mai 45 45 50 12 Sóc Sơn 0 30 35 13 Đông Anh 35 35 38 14 Nam Hà Nội 35 35 40 15 Tây Hồ 45 45 48
II Kiểm tra đột xuất 0 10 12
Tổng cộng 700 755 792
Trung bình cộng 47 50 53
Nguồn: Báo cáo chuyên đề kiểm tra kiểm soát và tuân thủ Vietcombank
Trong năm 2017, Bộ máy kiểm tra của Vietcombank đối với cho vay khách hàng cá nhân tại các chi nhanh trực thuộc trên địa bàn Hà Nội kiểm tra 14 cuộc kiểm tra tại 14 chi nhánh, chọn mẫu tổng số 700 hồ sơ, trung bình 47 hồ sơ cho vay khách hàng cá nhân được chọn mẫu kiểm tra tại một chi nhánh. Năm 2018, thực hiện kiểm tra tại 15 chi nhánh ( trong đó 15 cuộc kiểm tra định kỳ và 01 cuộc kiểm tra đột xuất) , chọn mẫu 755 hồ sơ, trung bình 50 hồ sơ cho vay khách hàng cá nhân được chọn mẫu kiểm tra tại một chi nhánh. Năm 2019, thực hiện kiểm tra tại 15 chi nhánh ( trong đó 15 cuộc kiểm tra định kỳ và 01 cuộc kiểm tra đột xuất) , chọn mẫu 792 hồ sơ, trung bình 53 hồ sơ cho vay khách hàng cá nhân được chọn mẫu kiểm tra tại một chi nhánh. Như vậy số lượng hồ sơ cho vay khách hàng cá nhân được chọn mẫu tại mỗi chi nhánh đều tăng dần đều qua các năm, thể hiện việc định hướng chỉ đạo của Ban lãnh đạo là tập trung rà soát hoạt động cho vay bán lẻ để kiểm soát rủi
ro trong cho vay khách hàng cá nhân tại các chi nhánh trực thuộc.
- Yêu cầu cung cấp tài liệu kiểm tra: Trên cơ sở kết quả chọn mẫu, Trưởng đoàn kiểm tra ký công văn gửi chi nhánh đề nghị cung cấp hồ sơ khách hàng cá nhân chọn mẫu, tài liệu khi Đoàn tiến hành kiểm tra tại đơn vị.
2.2.4.2 Thực hiện kiểm tra
Công bố quyết định kiểm tra: Đoàn kiểm tra tổ chức cuộc họp công bố quyết định kiểm tra tại chi nhánh, tại cuộc họp, Trưởng đoàn kiểm tra công bố quyết định kiểm tra, nêu rõ mục đích, yêu cầu, nội dung kiểm tra, dự kiến kế hoạch làm việc của đoàn kiểm tra tại chi nhánh, cơ chế phối hợp trao đổi, làm việc giữa Đoàn và chi nhánh... Kết thúc cuộc họp, đại diện Đoàn kiểm tra và chi nhánh phối hợp bàn giao/ tiếp nhận các hồ sơ, tài liệu liên quan tới nội dung kiểm tra cho vay khách hàng cá nhân theo công văn đã yêu cầu.
Thực hiện kiểm tra: Các thành viên đoàn kiểm tra thực hiện kiểm tra chi tiết
theo những nội dung công việc cụ thể được trưởng đoàn phân công, thực hiện công việc kiểm tra theo chương trình kiểm tra chi tiết đã được phê duyệt, kiểm tra một số phát hiện qua soát xét phân tích. Cán bộ kiểm tra sử dụng hợp lý các phương pháp kỹ thuật kiểm tra đối chiếu, phỏng vấn, so sánh, phân tích…, căn cứ vào các bằng chứng thu thập được và những kiến thức, kinh nghiệm của mình để đưa ra ý kiến đánh giá, nhận xét về nội dung kiểm tra. Trưởng đoàn kiểm tra thực hiện rà soát lại các nội dung mà thành viên đoàn kiểm tra đã thực hiện, kiểm tra lại các bằng chứng kiểm tra mà thành viên đoàn kiểm tra thu thập, trao đổi, phỏng vấn lãnh đạo phòng nghiệp vụ để xác nhận nội dung ghi nhận lên dự thảo biên bản. Trường hợp ghi nhận có vi phạm, báo cáo kết quả kiểm tra của thành viên đoàn kiểm tra cần nêu rõ các căn cứ kết luận vi phạm, thông tin chi tiết về vi phạm, trách nhiệm của cá nhân, tập thể có liên quan và đánh giá nguyên nhân, hậu quả nếu có.
Trong giai đoạn từ năm 2017 đến 2019, Vietcombank hội sở chính đã thực hiện kiểm tra hàng năm đạt tổng số từ 14 đến 15 chi nhánh, đạt tỷ lệ 100% các chi nhánh theo kế hoạch đã được phê duyệt, không có tình trạng phải điều chỉnh kế hoạch do nhân sự của bộ máy kiểm tra đều đáp ứng được phạm vi và quy mô kiểm tra cho vay khách hàng cá nhân tại các chi nhánh trên địa bàn Hà Nội.
hồ sơ và thực hiện phỏng vấn/trao đổi với cán bộ, lãnh đạo phòng nghiệp vụ tại chi nhánh, từng cán bộ kiểm tra phải thực hiện ghi nhận các phát hiện, tồn tại của các khách hàng cá nhân do mình kiểm tra gửi Trưởng đoàn hoặc người được phân công tổng hợp Dự thảo Biên bản kiểm tra. Nội dung Biên bản kiểm tra gồm có thành phần đoàn kiểm tra, nội dung kiểm tra, mục đích kiểm tra, kỳ kiểm tra, thời gian kiểm tra tại đơn vị, phạm vi kiểm tra, nhận xét chung về tình hình cho vay khách hàng cá nhân của chi nhánh được kiểm tra, tổng hợp các ghi nhận kiểm tra và ý kiến phản hồi của đơn vị được kiểm tra.
Họp, thảo luận và thông qua Biên bản kiểm tra: Thành phần tham dự cuộc họp về phía đoàn kiểm tra có Trưởng đoàn, phó trưởng đoàn (nếu có) và các thành viên đoàn kiểm tra, về phía đơn vị được kiểm tra có Lãnh đạo chi nhánh được kiểm tra, lãnh đạo các bộ phận nghiệp vụ có liên quan của chi nhánh được kiểm tra; Nội dung cuộc họp sẽ thảo luận về các nội dung ghi nhận trong dự thảo biên bản kiểm tra để các bên hiểu rõ về kết quả kiểm tra. Chi nhánh được kiểm tra có quyền giải trình và làm rõ những nội dung ghi nhận trong biên bản kiểm tra, những vấn đề thống nhất và không thống nhất trước khi ký biên bản kiểm tra, trường hợp lãnh đạo chi nhánh và đoàn kiểm tra không thống nhất được vấn đề ghi nhận, Trưởng đoàn kiểm tra phải báo cáo Trưởng ban Kiểm tra nội bộ /trưởng phòng Kiểm tra nội bộ khu vực về những nội dung không thống nhất và lý do không thống nhất để có biện pháp giải quyết kịp thời.
2.2.4.3 Báo cáo kết quả kiểm tra
Trên cơ sở Biên bản kiểm tra đã ký, Trưởng đoàn sẽ lập Báo cáo kiểm tra, ký và trình Trưởng ban phê duyệt, Báo cáo kiểm tra trình bày ngắn gọn những vấn đề ghi nhận tại Biên bản kiểm tra từ đó đưa ra các kiến nghị đối với chi nhánh và các phòng ban có liên quan tại Trụ sở chính để khắc phục những vấn đề ghi nhận (có yêu cầu báo cáo kèm thời hạn). Trưởng đoàn kiểm tra chịu trách nhiệm về việc lập báo cáo kiểm tra trình Trưởng ban Kiểm tra nội bộ xem xét, phê duyệt chậm nhất sau 10 ngày làm việc kể từ ngày kết thúc kiểm tra tại đơn vị. Trưởng Ban Kiểm tra nội bộ chịu trách nhiệm xem xét và phê duyệt Báo cáo kiểm tra trước khi trình Ban lãnh đạo Vietcombank, nhằm bảo đảm đúng mục tiêu, nội dung kiểm tra, phản ánh trung thực, khách quan về thực trạng của hoạt động được kiểm tra.
Bảng 2.19. Số liệu báo cáo kết quả kiểm tra giai đoạn năm 2017 đến 2019