Nhóm được thành lập dựa tinh thần tự nguyện của các hộ gia đình và quyết định thành lập của UBND xã. Việc bầu chọn trưởng nhóm cũng được các thành viên trong nhóm đứng ra bình bầu, lựa chọn. Trưởng nhóm chịu trách
nhiệm quản lý và duy trì hoạt động của nhóm, đảm bảo việc vận hành nhóm được thuận lợi và không gây xung đột giữa các thành viên nhóm. Để đảm bảo được yếu tố này việc họp nhóm, phân công nhiệm vụ nhóm và công khai tài chính quỹ là các yếu tố đặt lên hàng đầu mà người trưởng nhóm cũng như các thành viên hỗ trợ cần phải quan tâm.
Dự án Phát triển ngành Lâm nghiệp triển khai chứng chỉ rừng tại xã Lộc Bổn, các thành viên lần đầu tiên tham gia hoạt động CCR và cũng là nhóm đầu tiên được cấp chứng chỉ rừng nên các hoạt động của nhóm hiện nay còn yếu, chưa chủ động và cần rất nhiều từ sự hỗ trợ từ cán bộ Dự án và chuyên gia.
Các buổi sinh hoạt nhóm còn thiếu về số lượng và yếu kém về chất lượng, nội dung thiếu phong phú.
Một trong những khó khăn của các chủ rừng nhóm hộ là trong khi họ mới bắt đầu làm quen với khai thác gỗ có chứng chỉ rừng thì các hoạt động này phải tuân thủ theo FSC một cách tỉ mỉ, chặt chẽ (bao gồm các yêu cầu về ghi chép hành chính, tính toán; yêu cầu vận chuyển gỗ tới nơi tập kết trong khi vẫn sử dụng các phương tiên thô sơ, chất lượng đường giao thông thấp). Trong khi đó, người dân thường lựa chọn phương thức bán cả rừng cho đơn vị thu mua do thay vì trách nhiệm thuộc về chủ rừng là nhóm hộ, trách nhiệm khai thác, vận chuyển sản phẩm ra ngoài sẽ thuộc hoàn toàn về đơn vị thu mua.
Với trách nhiệm là tham gia các hoạt động liên quan đến chứng chỉ rừng và quản lý rừng bền vững, các thành viên của nhóm phải giúp đỡ lẫn nhau và tìm kiếm các giải pháp mà tất cả đều chấp nhận và có tính khả thi. Đặc biệt, các thành viên phải tuân theo các quy định dưới đây:
- Tuân thủ các qui định cho thành viên về tham gia, rời bỏ và khai trừ khỏi nhóm.
- Cam kết quản lý rừng của họ theo các nguyên tắc và tiêu chí của FSC được tóm tắt trong danh mục kiểm tra FSC các hộ dân, đặc biệt đối với các yêu cầu cho quản lý rừng tốt liên quan đến các khía cạnh xã hội, môi trường và kinh tế.
- Thông báo trưởng nhóm thôn về các hoạt động lâm nghiệp ít nhất 10 ngày trước khi thực hiện.
- Thành viên nhóm chứng chỉ rừng thôn sẽ chọn Trưởng nhóm cấp thôn trong cuộc họp thường niên với 2/3 phiếu thuận của đa số các thành viên hiện tại của nhóm cho kỳ hạn 5 năm. Kỳ hạn này có thể được gia hạn không hạn chế.
Việc phân công nhiệm vụ cho các cấp quản lý nhóm cũng được đưa ra cụ thể và chi tiết nhằm đảm bảo được trách nhiệm và quyền lợi của từng cấp quản lý nhóm. Cụ thể nhiệm vụ của các cấp quản lý nhóm như sau[19].
1) Trưởng nhóm cấp thôn
Dự kiến sẽ đại diện cho lợi ích của nhóm và thực hiện lập kế hoạch quản lý rừng cùng tham gia cho các thành viên trong nhóm. Họ sẽ cung cấp các dịch vụ sau đây cho các thành viên:
- Giải thích các lợi ích các chủ rừng cùng tham gia nhóm
- Phổ biến và giải thích nội dung của tác tài liệu chính cho thành viên - Hướng dẫn cách điền đơn gia nhập nhóm.
- Thực hiện kiểm tra điều kiện ban đầu gia nhập nhóm và điền vào mẫu kiểm tra
- Thực hiện giám sát hàng năm
- Lưu giữ đăng ký của các thành viên và số liệu lô rừng của họ.
- Lưu giữ các đăng ký về các tai nạn lao động, bao gồm cả các tai nạn đối với công nhân làm thuê.
- Tổ chức và chủ trì các cuộc họp thường niên, ít nhất một lần trong năm. - Ghi chép và giữ các biên bản ghi nhớ các cuộc họp và thông báo đến tất cả các bên liên quan.
- Thu thập và đối chiếu điều quan tâm, các câu hỏi, đề nghị, cơ hội của các thành viên, nêu các điều quan tâm đó cho thảo luận trong các cuộc họp thành viên.
- Thường xuyên trao đổi thông tin với quản lý nhóm cấp xã.
- Trưởng nhóm thôn lựa chọn những người nông dân chủ chốt để trợ lý trưởng nhóm trong lập kế hoạch quản lý rừng, kiểm tra và giám sát và hỗ trợ kỹ thuật cho các thành viên nhóm.
- Trưởng nhóm thôn sẽ hỗ trợ quản lý nhóm xã hoàn thiện và cập nhật kế hoạch quản lý rừng xã, đặc biệt liên quan đến danh sách các hoạt động của nhóm chứng chỉ rừng thôn, đăng ký các lô rừng.
2) Trưởng nhóm cấp xã
Với sự trợ giúp của trưởng nhóm thôn sẽ hoàn thành danh sách đăng ký của nhóm thôn, bao gồm các thành viên và lâm phần của họ trong xã. Ngoài ra, họ cũng có nhiệm vụ:
- Phổ biến các thông tin thị trường về giá cả và khách hàng cho các lâm sản. - Hoàn thành kế hoạch quản lý rừng cấp xã dựa trên kế hoạch quản lý rừng cấp thôn cùng các bên liên quan.
- Quản lý danh sách khiếu nại, có thể bao gồm những khiếu nại kiện thành viên nhóm thôn hay các trưởng nhóm thôn.
- Thu thập các tài liệu sau: Quy hoạch sử dụng đất cấp xã, giao đất cho trồng rừng, điều lệ an toàn lao động.
- Thu thập số liệu kinh tế xã hội hàng năm từ thành viên nhóm thôn trong các cuộc họp thường niên của nhóm.
- Trưởng nhóm xã sẽ giúp quản lý nhóm hoàn thiện và cập nhật danh sách số hóa của thành viên nhóm thôn và các lô rừng của hộ ở cấp huyện.
3) Quản lý nhóm
Dự án phát triển ngành lâm nghiệp là quản lý nhóm và sẽ nắm toàn bộ trách nhiệm cho vận hành nhóm chứng chỉ rừng. Họ sẽ là người giữ chứng nhận chính thức của các nhóm và:
- Chính thức chấp nhận thành viên mới cho nhóm chứng chỉ dựa trên tài liệu do trưởng nhóm thôn cung cấp.
- Tổ chức đấu thầu cạnh tranh và sau đó ký hợp đồng với tổ chức cấp chứng chỉ và quản lý toàn bộ việc liên lạc với tổ chức cấp chứng chỉ.
- Tập hợp các đóng góp của thành viên cho chi phí đánh giá và các chi phí hoạt động khác cho việc quản lý nhóm, thực hiện và báo cáo các khoản chi liên quan cho nhóm.
- Thông báo với tổ chức cấp chứng chỉ trong trường hợp có thay đổi về thành viên (kết nạp mới hoặc khai trừ) trong cập nhật hàng quí.
- Đảm bảo hoàn thành tất cả các yêu cầu cho các hoạt động cần được khắc phục do tổ chức cấp chứng chỉ nêu ra.
- Đảm bảo rằng các lâm phần mới và các hộ dân mới tham gia nhóm chứng chỉ tuân thủ các yêu cầu của FSC.
- Đưa ra các chỉ dẫn cho các trưởng nhóm thuộc nhóm chứng chỉ nếu cần thiết, như khi kiểm tra điều kiện gia nhập nhóm ban đầu và khi tập huấn cho các hộ dân.
- Tổ chức các lần giám sát nội bộ hàng năm đối với các lâm phần. - Lưu trữ, cập nhật đăng ký số hóa.
- Hoàn thiện bản đồ cho các lâm phần với tỷ lệ 1:10.000, chỉ ra số hiệu lô rừng, nhóm quản lý hiện tại, năm trồng và đường, cầu, cầu vượt, vùng đệm và các sử dụng đất liền kề.
- Hoàn thiện một kế hoạch quản lý rừng cấp tỉnh qua sự kết hợp kế hoạch các xã. - Hoàn thiện một kế hoạch kinh doanh cấp tỉnh từ kế hoạch kinh doanh cấp thôn. - Lập mối quan hệ kinh doanh giữa nhóm chứng chỉ và các khách hàng mua gỗ trong và ngoài nước.
- Tổ chức cuộc họp với các trưởng nhóm chứng chỉ cấp thôn và cấp xã hai lần trong năm.
- Quản lý nhóm phải có các bản Copy trên giấy hoặc trên máy tính của tất cả các luật lệ và qui định liên quan đến lâm nghiệp của nhà nước, và lưu giữ tài liệu cập nhật. Quản lý nhóm đảm bảo sự hiểu biết của các cấp trong nhóm về tất cả các yêu cầu quan trọng nêu trong các tài liệu này.
Bảng 4.3 Tổng hợp trách nhiệm của quản lý nhóm.
Cấp Qui trình
chọn lựa Vai trò kỹ thuật Nhiệm vụ hành chính Giám sát và đánh giá Dữ liệu được lưu
Hộ gia đình (HH) Sổ đỏ hoặc hợp đồng thuê đất • Thực hiện toàn bộ hoạt động về kỹ thuật ví dụ như trồ ng, chăm só c, tỉa than, tỉa thưa và khai thác v.v
• Ký đơn gia nhập nhóm • Chuyển toàn bộ
chứng từ mua hạt giống, cây con, phân bón và thuốc trừ sâu đến Trưởng nhóm cấp thôn Nông dân chủ chốt (KF) Trưởng nhóm thôn chỉ định
• Phổ biến kỹ thuật • Hỗ trợ Trưởng nhóm thôn Trưởng nhóm thôn (VGL) Do thành viên nhóm lựa chọn (2/3 đa số bầu)
• Điều phối việc phổ biến kỹ thuật
Kiểm tra điều kiện gia nhập nhóm ban đầu
• Đăng ký thành viên trên giấy tờ
• Thông báo và lưu giữ hồ sơ nội bộ về các yêu cầu cho các hành động khắc phục
• Thực hiện kiểm tra hàng năm
• Tổ chức các cuộc họp định kỳ như yêu cầu và lưu giữ báo cáo, tài liệu
• Lưu giữ bản chính của tất cả các tài liệu quản lý hành chính và hóa đơn
• Gửi bản copy của toàn bộ tài liệu quản lý đến Trưởng nhóm cấp xã và quản lý nhóm
• Gửi các yêu cầu các hành động khắc phục lớn cho Quản lý nhóm và Trưởng nhóm cấp xã
Trưởng nhóm xã (CGL) Các Trưởng nhóm thôn bầu chọn (đồng thuận) • Điều phối Kế hoạch quản lý rừng xã
• Điều phối xây dựng kế hoạch kinh doanh
• Quản lý đăng ký khiếu nại
• Đảm bảo rằng các thành viên và cụ thể người Quản lý nhóm biết được các quyết định về chính sách quan trọng
• Kiểm tra số liệu kinh tế, xã hội
• Lưu giữ các bản copy của các hóa đơn và tài liệu quản lý hành chính
• Điền và lưu giữ các bảng biểu quản lý hành chính và gửi định kỳ hàng quí cho Quản lý nhóm
Quản lý nhóm
(GM)
Ban quản lý các dự án lâm nghiê ̣p
• Tập huấn Nông dân chủ chốt và các Trưởng nhóm thôn cho việc phổ biến kỹ thuật • Hoàn thiện kế hoạch Quản lý rừng và Kế hoạch kinh doanh • Điều phối các chuyến thăm của khách hàng và tiếp thị
• Điều phối sự hỗ trợ kỹ thuật qua tư vấn
• Ký hoă ̣c ủy quyền ký (đối với đơn gia nhâ ̣p nhó m của thành viên) tất cả các tài liệu liên quan đến chứng chỉ • Lập kế hoạch giám sát hàng năm • Tổ chức đánh giá chứng chỉ • Tổ chức họp 2 lần hàng năm với Trưởng nhóm thôn và xã
• Liên kết với mạng lưới kinh doanh lâm sản toàn cầu GFTN-Việt Nam
• Quản lý quỹ
• Phúc kiểm các điều kiện ban đầu gia nhập nhóm
• Kiểm tra phúc kiểm các giám sát hàng năm • Quản lý ngân hàng dữ liệu • Xây dựng và cập nhật bản đồ diện tích chứng chỉ nhóm
• Lưu giữ bản gốc của chứng chỉ
• Lưu giữ bản báo cáo đánh giá
• Báo cáo tài chính