thực hiện công việc chủ yếu (KPI)
1.2.3.1. Giới thiệu về Phương pháp đánh giá kết quả thực hiện công việc theo các chỉ số thực hiện công việc chủ yếu
David Parmenter (2007, Trang 3) đã phát biểu rằng có ba loại chỉ số để đánh giá và đo lƣờng hiệu quả/ hiệu suất thực hiện công việc, bao gồm:
(1) KRI (Key Result Indicators): Là một tập hợp các chỉ số cho biết kết quả của một công việc. Điều này giúp cho nhà quản trị có thể biết đƣợc liệu tổ chức có đạt đƣợc mục tiêu không hoặc đạt đƣợc ở mức nào. KRIs là một chỉ số quan trọng để các nhà quản trị cấp cao đánh giá kết quả kinh doanh hoặc sản xuất trong một giai đoạn. Tuy nhiên chỉ số này chỉ cho thấy kết quả chứ không cho thấy tổ chức cần phải làm nhƣ thế nào để có thể giữ vững kết quả đang đạt hoặc cải thiện để hƣớng đến các mục tiêu trong tƣơng lai. KRIs thƣờng có tính chất dài hạn.
(2) PIs (Performance Indicators): Là các chỉ số thực hiện công việc/ hiệu suất, đo lƣờng về phƣơng diện hiệu suất của cá nhân/ đơn vị tại từng hành động, công việc cụ thể. Chỉ số này cho biết cá nhân/ đơn vị cần phải làm
những gì để đạt đƣợc mục tiêu đã đƣợc đề ra. Mỗi cá nhân/ đơn vị khi làm việc đều có rất nhiều các PI.
(3) KPIs (Key Performance Indicators): Là các PIs cốt yếu. Là một tập hợp các chỉ số tập trung vào những khía cạnh của hiệu suất hoạt động ảnh hƣởng sâu sắc nhất tới thành công hiện tại và tƣơng lai của một tổ chức. KPIs chỉ ra cá nhân/ đơn vị nên làm gì để tăng hiệu suất thực hiện công việc một cách đáng kể. Vì lý do đó nên KPIs là một bộ chỉ số quan trọng cần đƣợc ngƣời quản trị cấp cao quan tâm.
Một tổ chức nên thiết lập hệ thống các chỉ số đƣờng kết quả thực hiện công việc theo công thức:
- 10 chỉ số KRI - 80 chỉ số PI - 10 chỉ số KPI
Việc sử dụng ít các KRI và KPI giúp cho nhà quản trị cấp cao dễ dàng trong ra quyết định trong khi cần nhiều các chỉ số PI giúp cho các nhà quản trị cấp trung dễ dàng theo dõi và đánh giá chi tiết nhân viên do mình quản lý.
Hình 1.2: Mô hình đánh giá kết quả thực hiện công việc thông qua các bộ chỉ số KRIs, PIs và KPIs
Tùy vào đặc điểm, mục tiêu mà tổ chức có thể sử dụng các KPI khác nhau, nhƣng dƣới đây sẽ là một số các đặc điểm nhất quán khi sử dụng các KPIs khi đánh giá kết quả thực hiện công việc:
- Chỉ số đánh giá phi tài chính (không thể hiện dƣới dạng đơn vị tiền tệ): Các đơn vị của chỉ số có thể biểu diễn dƣới dạng phần trăm, số lƣợng thực tế/ số lƣợng theo mục tiêu,…
- Được đánh giá thường xuyên: KPIs là các chỉ số cần đƣợc đo lƣờng và đánh giá một cách thƣờng xuyên trong ngắn hạn. Tùy vào thực trạng của tổ chức cũng nhƣ chủ trƣơng của nhà quản trị, tần suất đánh giá có thể định kỳ hàng tuần, hàng tháng, hàng quý cho đến hàng năm.
- Chịu tác động bởi CEO và đội ngũ quản trị cấp cao: các KPIs luôn đƣợc đánh giá định kỳ và đƣợc CEO hay đội ngũ quản trị cấp cao của tổ chức theo dõi một cách dễ dàng. Từ đó, CEO hay đội ngũ quản trị cấp cao đó có thể chỉ đạo trực tiếp cho nhân viên cấp dƣới hay ra quyết định một cách tức thời để có thể thay đổi kết quả đánh giá KPIs.
- Nhân viên phải hiểu chỉ số và có các hành động điều chỉnh: Các nhân viên khi đƣợc đánh giá bằng các KPIs phải hiểu rõ mình đang làm những gì, có phù hợp với những miêu tả trong KPIs không để tiến hành điều chỉnh hành vi, điều chỉnh hoạt động trong thời gian thực hiện công việc để có thể hoàn thành tốt nhiệm vụ đƣợc giao cũng nhƣ nâng cao hiệu quả lao động của chính mình.
- Gắn trách nhiệm cho từng cá nhân hoặc cho từng nhóm: Chỉ số đo lƣờng đánh giá kết quả thực hiện công việc gắn với cá nhân giúp cá nhân đó hiểu biết đƣợc trách nhiệm của mình trong công việc, thúc đẩy nhân viên hoàn thành nhiệm vụ đƣợc giao. Chỉ số này gắn với từng nhóm hoặc tập thể sẽ giúp những nhóm này có trách nhiệm với công việc chung để công việc chung đó hoàn thành có chất lƣợng, có hiệu quả.
- Có các tác động đáng kể: Tác động của các KPIs sẽ ảnh hƣởng lên các nhân tố thành công cốt lõi hoặc ảnh hƣởng lên các phƣơng diện của thẻ điểm cân bằng.
- Có các tác động tích cực: Khi các KPIs đƣợc nâng cao, hiệu ứng “cánh bƣớm” sẽ tác động lên cả dây chuyền. Việc ra quyết định thông qua KPI sẽ làm thay đổi các chỉ số khác của Công ty.
1.2.3.2. Ưu nhược điểm và nhược điểm của phương pháp đánh giá kết quả công việc theo KPI
Sử dụng KPI trong công tác đánh giá kết quả thực hiện công việc, nhà quản trị sẽ có những lợi thế:
- Nhà quản trị có thể nhận biết một cách nhanh chóng thành quả khi thực hiện một mục tiêu do nhân viên cấp dƣới của mình thực hiện.
- Vì các KPI đo lƣờng đƣơc nên nhà quản trị có thể căn cứ vào các số liệu để có thể ra quyết định một cách nhanh chóng và chính xác hơn. KPI đo lƣờng tức thời sức khỏe của tổ chức, doanh nghiệp từ đó làm cơ sở để nhà quản trị tác động giúp cho tổ chức vận hành theo hƣớng mình mong muốn.
- Vì KPI gắn với cá nhân và cả tập thể, vì vậy nhà quản trị có thể nhận biết thành quả lao động của cả một bộ phận hoặc của cả công ty. Từ mục tiêu chung của tổ chức cho đến mục tiêu đơn lẻ của từng cá nhân đều có KPI.
- Dễ dàng đánh giá hiệu quả làm việc của nhóm thông qua gắn trách nhiệm KPI lên các nhóm nhân sự. Từ đó hoàn thiện đánh giá hiệu quả công việc không chỉ ở cá nhân mà còn ở hoạt động nhóm, tạo cơ chế khen thƣởng kỉ luật công nhận thành tích hợp lý và công bằng hơn.
- Vì KPI là các chỉ số đánh giá vì vậy dễ dàng cho nhà quản trị khi đánh giá kết quả công việc. Các chỉ số cụ thể, phƣơng thức làm việc đƣợc ghi rõ ràng trong KPI sẽ tạo môi trƣờng lao động thoải mái, công bằng, động lực phấn đấu cho ngƣời lao động để nâng cao hiệu quả làm việc.
Tuy nhiên trong quá trình đánh giá kết quả công việc, việc sử dụng KPI không hợp lý sẽ gây đến những nhƣợc điểm nhƣ sau:
- KPI nếu không đáp ứng tiêu chí SMART trong quá trình xây dựng và triển khai có thể sẽ ảnh hƣởng tiêu cực đến quy trình và hiệu quả quản lý nhân sự của doanh nghiệp.
- KPI mơ hồ, không có tính đo lƣờng không những sẽ khiến nhân viên lạc lối và mất ý chí phấn đấu trong quá trình thực hiện mà còn khiến nhà quản trí khó có khả năng theo dõi hoặc điều chỉnh hợp lý mục tiêu, chiến lƣợc.
- KPI xây dựng thiếu chính xác, quá “lạc quan” sẽ trở thành những chỉ số vƣợt vƣợt quá tầm với, thiếu thực tế. Theo đó, nhân viên sẽ rơi vào tình trạng chán nản và mất động lực vì sau thời gian nỗ lực thực hiện hết mình vẫn không thể đạt đƣợc KPI. Đây là một tình trạng nguy hiểm, dễ dàng dẫn tới nguy cơ thiếu gắn kết giữa nhân viên và doanh nghiệp hoặc tồi tệ hơn là đánh mất nguồn lực con ngƣời quý giá trong doanh nghiệp.
- KPI không quy định thời hạn hoàn thành cũng dẫn tới các rủi ro. Khi không quy định thời hạn hoàn thành, đích đến thời gian sẽ bị để mở. Mơ hồ trong thời đoạn và đích đến thời gian cũng tạo ra tâm lý chán nản và giảm tinh thần làm việc của nhân viên.
- KPI phải thay đổi linh hoạt theo những mục tiêu của doanh nghiệp. KPI không thể đứng im qua những thời đoạn phát triển khác nhau của doanh nghiệp. Nếu không kịp thời điều chỉnh KPI thì có thể dẫn đến hiệu suất làm việc kém, có xu hƣớng suy giảm hoặc vƣợt khỏi tầm tay của nguồn lực nhân sự.