Để dễ dàng hơn trong việc xây dựng một hệ thống KPI toàn diện và phù hợp với đặc điểm của Công ty TNHH Kỹ thuật Quản lý bay, tác giả đề xuất một số các giải pháp nhƣ sau:
(1) KPI phải đƣợc xây dựng bám sát chiến lƣợc của Công ty. Các KPI phải gây ảnh hƣởng lên chiến lƣợc của Công ty. Nếu xây dựng các KPI không liên quan lên chiến lƣợc của Công ty thì đó là KPI vô nghĩa. Ngoài ra, KPI cũng phải đƣợc kiểm soát bởi các quy chế, quy định có liên quan của Công ty. Việc sử dụng KPI ngoài quy chế, quy định có thể gây sự lúng túng và không hợp tác của các thành phần có liên quan.
(2) Tiểu ban phụ trách mảng KPI phải có các thành viên có đủ chuyên môn về KPI cũng nhƣ hiểu rõ đƣợc công việc chuyên môn của các vị trí chức danh. Xây dựng hệ thống các KPI cho toàn bộ vị trí chức danh trong Công ty là một công việc phức tạp, dài hơi và tỉ mỉ, đòi hỏi nhiều công sức của mỗi thành viên trong tiểu ban. Vì vậy, các thành viên cũng phải là ngƣời chịu đƣợc áp lực, không ngại khó khăn. Ngoài ra, ban lãnh đạo Công ty nên trao một số quyền nhất định cho tiểu ban để có thể dễ dàng phối hợp với các bộ phận trong việc xây dựng KPI. Nếu nhƣ tiểu ban vẫn không có đủ năng lực cần thiết, lãnh đạo Công ty nên thuê một đơn vị tƣ vấn để hỗ trợ cho tiểu ban hoàn thành nhiệm vụ. Các KPI không chỉ gói gọn trong cấp độ các cá nhân mà nên đƣợc mở rộng thành KPI cấp phòng ban, từ đó cũng đánh giá đƣợc hiệu quả lao động tổng thể từng bộ phận trong Công ty.
(3) Cần thiết phải có một lộ trình xác định trong việc xây dựng hệ thống KPI. Việc xây dựng và triển khai KPI là một sự cần thiết và mang tính cấp bách, vì vậy một lộ trình hợp lý sẽ đảm bảo cho việc trên có thể diễn ra suôn sẻ. Tác giả đề xuất một kế hoạch tổng thể gồm 04 giai đoạn theo chu trình PDCA nhƣ sau:
- Plan – Lập kế hoạch: Việc hoạch định phải diễn ra ngay ở tầng cao nhất của bộ máy quản trị của Công ty bằng việc đƣa KPI trở thành một chủ đề của nghị quyết Đảng ủy, của chiến lƣợc phát triển của Công ty. Vạch sẵn đƣờng lối, kế hoạch ở tầng cao nhất sẽ tạo điều kiện cho tiểu ban phụ trách KPI lập đƣợc kế hoạch nghiên cứu, đề xuất KPI ở từng bộ phận, từng vị trí chức danh.
- Do – Xây dựng KPI: Tiểu ban thực hiện đề xuất các KPI theo lý thuyết và các quy trình nhƣ tác giả đã trình bày tại Chƣơng 1 và 4.
- Check – Kiểm tra: Sau khi xây dựng thì hệ thống KPI cần phải đƣợc chạy thử để kiểm tra tính ứng dụng và hợp lý. Việc chạy thử nghiệm phải đƣợc tiến hành một cách nghiêm túc để đánh giá chính xác mức độ phù hợp của các KPI, sàng lọc những KPI không có giá trị hoặc giá trị thấp, từ đó ghi nhận những điểm đạt đƣợc và điểm hạn chế của hệ thống KPI, thu thập những góp ý từ những cá nhân đƣợc áp dụng thử nghiệm KPI.
- Act – Hành động: Sau khi đã có những dữ liệu về điểm đạt đƣợc và điểm hạn chế của hệ thống KPI khi chạy thử nghiệm, tiểu ban phải có trách nhiệm điều chỉnh và hoàn thiện KPI trƣớc khi trình ban lãnh đạo Công ty xem xét phê duyệt.