4.2.1. Thẻ điểm cân bằng cấp nhân viên quản lý kỹ thuật
Căn cứ Bảng mô tả công việc sẵn có của vị trí chức danh Nhân viên quản lý kỹ thuật của Phòng KTCL gồm:
(1) Tham gia xây dựng và tổ chức thực hiện các qui chế, qui định quản lý nội bộ liên quan đến công tác quản lý kĩ thuật, quản lý an toàn.
(2) Thực hiện xây dựng và giám sát thực hiện các kế hoạch đầu tƣ mua sắm mới, sửa chữa, bảo dƣỡng máy móc, thiết bị, công cụ.
(3) Tham mƣu công tác duy trì và cải tiến hệ thống quản lý an toàn. (4) Cùng các phòng nghiệp vụ và các đơn vị trực thuộc xây dựng đồng bộ các kế hoạch sản xuất kinh doanh chung; giúp giám đốc công ty thực hiện giao kế hoạch, xét duyệt hoàn thành kế hoạch và quyết toán tài chính của các đơn vị trực thuộc theo qui định.
(5) Thực hiện công tác kiểm tra, giám sát chất lƣợng, an toàn các sản phẩm, dịch vụ của Công ty.
(6) Thực hiện công tác kiểm tra, giám sát công tác đảm bảo kĩ thuật các thiết bị, máy móc, công cụ của Công ty.
(7) Tham gia xây dựng các định mức Kỹ thuật, định mức sử dụng lao động cho các sản phẩm và dịch vụ của Công ty.
(8) Thực hiện các thủ tục cấp phép sử dụng tần số, khai thác hệ thống thiết bị CNS/ATM và sản phẩm CNS/ATM mới của Công ty.
(9) Hƣớng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện các qui chế, qui định quản lý nội bộ về kỹ thuật và an toàn của Ngành, Tổng công ty và các đơn vị trực thuộc.
(10) Tham gia đàm phán hợp đồng, giới thiệu các sản phẩm dịch vụ của Công ty với đối tác trong và ngoài nƣớc.
(11) Thực hiện các công việc khác theo phân công, yêu cầu của lãnh đạo phòng.
Căn cứ vào Mục tiêu chất lƣợng của Phòng KTCL nhƣ đã trình bày tại mục 4.1 và Bản đồ chiến lƣợc của vị trí nhân viên quản lý kỹ thuật đã đƣợc xây dựng nhƣ tại hình 4.3 trên, tác giả đề xuất thẻ điểm cân bằng cấp nhân viên quản lý kỹ thuật tại bảng 4.1 nhƣ sau:
Bảng 4.1: Thẻ điểm cân bằng cấp nhân viên quản lý kỹ thuật
Mục tiêu Thƣớc đo Chỉ tiêu Chƣơng trình hành động Phát hiện và xử lý kịp thời sự không phù hợp % sự không phù hợp đƣợc phát hiện
100% - Tăng cƣờng kiểm tra theo kế hoạch/ đột xuất các đài trạm - Thẩm định các thiết kế đúng tiêu chuẩn kỹ thuật
- Nghiệm thu sản phẩm, dịch vụ đúng quy trình Đảm bảo các yêu cầu của hệ thống quản lý an toàn SMS % các yêu cầu
100% - Tăng cƣờng kiểm tra theo kế hoạch/ đột xuất các đài trạm, đội bay hiệu chuẩn
- Theo dõi và quản lý tình trạng máy móc thiết bị CNS Đảm bảo duy trì tính chính xác các thiết bị đo lƣờng % thiết bị đo lƣờng đƣợc kiểm định, hiệu chuẩn định
100% - Quản lý hiệu lực các giấy chứng nhận kiểm định, hiệu chuẩn
- Thực hiện kiểm định, hiệu chuẩn thiết bị nhanh chóng,
Mục tiêu Thƣớc đo Chỉ tiêu Chƣơng trình hành động kỳ chính xác. Duy trì tính hiệu lực của các giấy phép lĩnh vực tần số vô tuyến, thiết bị đảm bảo hoạt động bay
% số lƣợng giấy phép hết hạn nhƣng không kịp gia hạn
<5% - Quản lý hiệu lực các giấy phép.
- Thực hiện xin cấp mới hoặc gia hạn kịp thời để phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh Phát triển sản phẩm khoa học công nghệ lĩnh vực hàng không Sản phẩm đáp ứng các tiêu chuẩn và nhu cầu thị trƣờng. Đạt - Cập nhật các tiêu chuẩn ICAO, FAA mới
- Cập nhật sản phẩm có tính năng mới trên thị trƣờng
- Đƣa ra các yêu cầu cải tiến tính năng của sản phẩm
Đảm bảo bậc năng lực
Cấp độ năng lực
2 - Tham gia toàn bộ các khóa đào tạo chuyên môn do Công ty tổ chức.
- Hoàn thành các kỳ thi năng định định kỳ. Góp phần xây dựng văn hóa, hình ảnh của Công ty Tác phong chuyên nghiệp
Đạt - Tuân thủ nội quy, sổ tay nhân viên
(Nguồn: tác giả tự xây dựng)
4.2.2. Thẻ điểm cân bằng cấp nhân viên quản lý chất lƣợng
Căn cứ Bảng mô tả công việc sẵn có của vị trí chức danh Nhân viên quản lý chất lƣợng của Phòng KTCL gồm:
(1) Chủ trì tham mƣu công tác duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lƣợng.
(2) Tổ chức xây dựng và hoàn thiện các quy trình, hƣớng dẫn nghiệp vụ và các văn bản pháp lý liên quan đến công tác quản lý chất lƣợng nhằm chuẩn hóa và nâng cao hiệu quả các hoạt động quản lý của Công ty.
(3) Hƣớng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện các qui chế, qui định quản lý nội bộ về chất lƣợng của các đơn vị trực thuộc.
(4) Chủ trì kiểm tra, đánh giá chất lƣợng hàng hóa cấp chứng chỉ chất lƣợng (CQ) cho các sản phẩm của Công ty.
(5) Quản lý hồ sơ kỹ thuật công nghệ sản xuất sản phẩm của Công ty đầy đủ, chính xác, đúng qui định và bảo mật.
(6) Thực hiện các thủ tục đăng ký, đăng kiểm chất lƣợng hàng hóa, đăng ký sở hữu trí tuệ, kiểu dáng công nghiệp .v.v cho các sản phẩm và dịch vụ hàng hóa của Công ty.
(7) Thực hiện các công việc khác theo phân công, yêu cầu của lãnh đạo phòng.
Căn cứ vào Mục tiêu chất lƣợng của Phòng KTCL nhƣ đã trình bày tại mục 4.1 và Bản đồ chiến lƣợc của vị trí nhân viên quản lý chất lƣợng đã đƣợc xây dựng nhƣ tại hình 4.4 trên, tác giả đề xuất thẻ điểm cân bằng cấp nhân viên quản lý chất lƣợng tại bảng 4.2 nhƣ sau:
Bảng 4.2: Thẻ điểm cân bằng cấp nhân viên quản lý chất lƣợng
Mục tiêu Thƣớc đo Chỉ
tiêu Chƣơng trình hành động
Hoạch định và thực hiện hiệu quả các kế hoạch quản lý rủi ro
% kế hoạch quản lý rủi ro đƣợc thực hiện
80% - Lập các kế hoạch quản lý rủi ro doanh nghiệp, thông báo đến các bộ phận có liên quan
Mục tiêu Thƣớc đo Chỉ
tiêu Chƣơng trình hành động
đúng tiến độ
cảnh báo chậm tiến độ, lập báo cáo chậm tiến độ, lập kế hoạch điều chỉnh tiến độ Phát hiện và xử lý kịp thời sự không phù hợp % sự không phù hợp đƣợc phát hiện
100% - Tăng cƣờng kiểm tra theo kế hoạch/ đột xuất, đánh giá nội bộ tất cả các bộ phận tại Hà Nội - Nghiệm thu quá trình sản xuất, cấp chứng chỉ chất lƣợng. Giảm tối đa phàn nàn của khách hàng
Đảm bảo tiến độ triển khai công việc có sự tham gia của các nhân sự trong Phòng % công việc kiểm soát đƣợc tiến độ
90% - Kịp thời theo dõi, đôn đốc, báo cáo và điều chỉnh tiến độ thực hiện các công việc đã đƣợc giao của nhân viên trong Phòng
Duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lƣợng ISO 9001 Số lỗi NC và kiến nghị PI từ BSI <5 - Tổ chức huấn luyện định kỳ về hệ thống quản lý chất lƣợng ISO - Thẩm định và ban hành các tài liệu hệ thống quản lý chất lƣợng đúng quy định.
Đảm bảo bậc năng lực
Cấp độ năng lực
2 - Tham gia toàn bộ các khóa đào tạo chuyên môn do Công ty tổ chức.
Mục tiêu Thƣớc đo Chỉ
tiêu Chƣơng trình hành động
định định kỳ. Cập nhật liên tục
phần mềm theo nội dung quy định của bản giấy đƣợc sửa đổi ban hành
% sự trùng khớp
100% - Lập yêu cầu sửa đổi phần mềm hệ thống - Thực hiện test, cập nhật phần mềm và phổ biến hƣớng dẫn sử dụng Góp phần xây dựng văn hóa, hình ảnh của Công ty Tác phong chuyên nghiệp
Đạt - Tuân thủ nội quy, sổ tay nhân viên
(Nguồn: tác giả tự xây dựng)
4.3. KPI nhân viên Phòng Kỹ thuật chất lƣợng 4.3.1. Xây dựng KPI 4.3.1. Xây dựng KPI
Nhân viên Phòng KTCL toàn bộ là ngƣời lao động thuộc đối tƣợng 1, có chu kì đánh giá thực hiện công việc là hàng tháng. Ngƣời quản lý trực tiếp đánh giá là Phó trƣởng phòng quản lý kỹ thuật (đối với nhân viên quản lý kỹ thuật) và Phó trƣởng phòng quản lý chất lƣợng (đối với nhân viên quản lý chất lƣợng). Dựa vào thẻ điểm cân bằng đã đƣợc xây dựng tại bảng 4.1 và 4.2 trên và mẫu hồ sơ KPI theo tiêu chuẩn ISO nhƣ đã trình bày tại Chƣơng 1, tác giả đề xuất hồ sơ KPI của nhân viên Phòng Kỹ thuật chất lƣợng gồm các nội dung và kết cấu nhƣ tại bảng 4.3 dƣới đây:
Bảng 4.3: Hồ sơ KPI về thực hiện kiểm tra đột xuất đài trạm Hồ sơ KPI
Nội dung
Tên Số lần kiểm tra đột xuất
Mô tả Là số lần kiểm tra đột xuất không bao gồm theo kế hoạch của nhân viên quản lý kỹ thuật
Phạm vi thực hiện
30 đài trạm và cơ sở cung cấp dịch vụ, kiểm tra việc thực hiện theo đúng quy chế cung cấp dịch vụ CNS
Công thức = số lần kiểm tra đột xuất
Đơn vị Lần
Phạm vi Min 0 Max 30 Xu hƣớng Càng cao càng tốt Bối cảnh
Thời gian Đề xuất và đƣợc phê duyệt kế hoạch kiểm tra đột xuất, có tính rời rạc, thực hiện theo tháng
Sở hữu Nhân viên quản lý kỹ thuật
Kiểm soát Trƣởng phòng Kỹ thuật chất lƣợng và Phó trƣởng phòng quản lý kỹ thuật
Ghi chú KPI này đƣợc giao theo tháng theo yêu cầu của lãnh đạo phòng và lãnh đạo Công ty.
Tác động Nhằm đảm bảo đài trạm, đơn vị cung cấp dịch vụ hoạt động đúng quy chế; đáp ứng các tiêu chuẩn kỹ thuật; dịch vụ đƣợc cung cấp liên tục, an toàn; phục vụ mục đích tối đa hóa doanh thu công ích
(Nguồn: tác giả tự xây dựng)
Hồ sơ KPI của từng vị trí nhân viên phòng KTCL đƣợc trình bày tại Phụ lục 5. Dựa vào hồ sơ KPI đã đƣợc xây dựng trên, tác giả đề xuất biểu mẫu bộ chỉ số KPI cho nhân viên quản lý kỹ thuật phục vụ công tác đánh giá kết quả thực hiện công việc theo tiêu chí SMART. Biểu mẫu bộ chỉ số KPI cho từng vị trí nhân viên Phòng KTCL đƣợc trình bày tại Phụ lục 6 và Phụ lục 7. Khi tiến tới triển khai KPI toàn bộ phòng KTCL, nội dung cũng nhƣ mục tiêu của
các tiêu chí phải đƣợc thay đổi tùy theo phân công lao động của lãnh đạo bộ phận. Để đảm bảo các chỉ số KPI là khả thi, tác giả lập đánh giá theo tiêu chí SMART tại bảng 4.4 dƣới đây:
Bảng 4.4: Đánh giá chỉ số KPI theo tiêu chí SMART
TT KPI Tiêu chí
S M A R T
1 Số lần kiểm tra đột xuất tại các đài trạm, cơ sở
cung cấp dịch vụ, bay hiệu chuẩn 2 Số lần không phát hiện sai sót kỹ thuật trong thẩm
định thiết kế hoặc nghiệm thu sản phẩm 3 Sơ sót trong tổng hợp báo cáo hàng ngày về cung
cấp dịch vụ
4 % thiết bị CNS đƣợc bảo dƣỡng định kì đúng kế
hoạch, đáp ứng yêu cầu kỹ thuật
5 % thiết bị đo lƣờng đƣợc kiểm định, hiệu chuẩn
đúng kế hoạch, đáp ứng yêu cầu kỹ thuật 6 % thiết bị đo lƣờng bị bỏ sót khi đến thời hạn
kiểm định, hiệu chuẩn
7 Thời gian chậm trễ xin gia hạn giấy phép 8 Số lƣợng chứng chỉ năng định (mảng kỹ thuật) 9 Sơ sót trong quản lý tiến độ thực hiện các kế
hoạch quản lý rủi ro
10 Thực hiện kiểm tra đột xuất, đánh giá nội bộ các
bộ phận tại Hà Nội
11 Theo dõi, lập báo cáo hàng ngày về tiến độ thực
TT KPI Tiêu chí S M A R T
12 Sai sót trong công tác thẩm định các tài liệu quản
lý chất lƣợng của Công ty theo quy định
13
Số lần khách hàng phản ánh về sai hỏng, không đúng mẫu mã, … (liên quan đến chất lƣợng sản phẩm)
14 Số lƣợng chứng chỉ năng định (mảng chất lƣợng) 15 Thời gian hoạt động của hệ thống quản lý chất
lƣợng online không xảy ra lỗi
16
Số lƣợng các Hồ sơ chất lƣợng, chuyển giao công nghệ không đƣợc lƣu giữ cẩn thận, xảy ra rách hỏng, không thực hiện đúng quy định về kiểm soát hồ sơ,…
17 Số lần không tuân thủ nội quy, sổ tay nhân viên
(Nguồn: tác giả tự tổng hợp)
Kết luận: Hệ thống KPI đƣợc đánh giá đã đáp ứng các chỉ tiêu theo tiêu chí SMART. Vì vậy hệ thống đánh giá thực hiện công việc có tính chất khả thi. Dựa vào kết quả đƣợc đánh giá tại theo các phụ lục 6 và phụ lục 7, tác giả sẽ quy đổi xếp hạng và hệ số đánh giá hiệu quả công việc K theo bảng 4.5. Hệ số K sẽ đƣợc sử dụng thay thế cho hệ số đánh giá lƣơng hiệu quả của Công ty. Xếp loại bằng các chữ cái từ A đến F có ƣu điểm giúp ngƣời lao động giảm bớt áp lực cạnh tranh trong công việc nhƣng cũng giúp họ biết đƣợc hiệu quả lao động của mình so với mục tiêu đƣợc giao.
Bảng 4.5: Bảng xếp hạng thực hiện công việc
STT Tổng điểm đánh giá Xếp loại
STT Tổng điểm đánh giá Xếp loại
2 4,0 4,4 B
3 3,0 3,9 C
4 2,0 2,9 D
5 < 2,0 F
(Nguồn: Tác giả tự xây dựng)
4.3.2. Thử nghiệm KPI
Tác giả tiến hành thử nghiệm việc đánh giá thực hiện công việc bằng KPI đối với nhân viên Phòng Kỹ thuật chất lƣợng trong 3 tháng từ tháng 2 đến tháng 4 năm 2020. Tác giả tổng hợp các kết quả nhƣ tại Phụ lục 8, cho thấy toàn bộ các nhân viên có kết quả đánh giá thực hiện công việc tại mức C là mức độ trung bình hoàn thành công việc, chƣa có nhân viên ở mức D, F – Hoàn thành chƣa tốt hoặc chƣa hoàn thành, chƣa có nhân viên ở mức A, B – Hoàn thành xuất sắc hoặc hoàn thành tốt nhiệm vụ đƣợc giao. Một số các KPI ở dƣới mức trung bình (mức điểm 3) nhƣ KPI về số lần kiểm tra đột xuất của nhân viên quản lý kỹ thuật (kết quả hầu hết là 2) do tình hình dịch bệnh Covid-19 đang diễn biến phức tạp, nhân viên không có điều kiện triển khai các kế hoạch kiểm tra đột xuất các đài trạm trên cả nƣớc. Tác giả thống kê một số các kết quả có liên quan đến mục tiêu chất lƣợng nhƣ sau:
(1) Hoạch định và thực hiện hiệu quả các kế hoạch quản lý rủi ro của doanh nghiệp trong lĩnh vực hoạt động của phòng KTCL; các kế hoạch quản lý rủi ro đƣợc thực hiện đúng tiến độ tăng từ 71% lên đến 77%.
(2) 100% sự không phù hợp đƣợc phát hiện, kiểm soát và đƣa ra kế hoạch xử lý hoặc phƣơng án xử lý ban đầu trong không quá 03 ngày làm việc. Trong 4 tháng đầu năm phát hiện 7 NCR giảm 3 NCR so với cùng kỳ năm 2019 và giảm 2 NCR so với cùng kỳ năm 2018.
(3) Công việc của Phòng Kỹ thuật chất lƣợng tính đến hết tháng 4 năm 2020 có tổng số 81 loại, số lƣợng công việc bị chậm tiến độ giảm từ 44 xuống 36 công việc.
(4) Đảm bảo 100% các yêu cầu của hệ thống quản lý an toàn SMS đƣợc thực hiện đối với các lĩnh vực: Cung cấp dịch vụ thông tin, dẫn đƣờng, giám sát và bay hiệu chuẩn.
(5) Các thiết bị đo lƣờng hiệu chuẩn đƣợc kiểm định, hiệu chuẩn định kỳ đảm bảo duy trì tính chính xác các thiết bị đo lƣờng của Công ty đạt từ 87% tăng đến 95%
(6) Duy trì tính hiệu lực của toàn bộ các giấy phép chuyên ngành nhƣ giấy phép tần số, giấy phép khai thác thiết bị, chứng chỉ hệ thống quản lý chất lƣợng, chứng chỉ môi trƣờng, chứng chỉ phòng thử nghiệm hiệu chuẩn.
Dựa vào các kết quả so với mục tiêu chất lƣợng đã đƣợc đề xuất, tác giả có nhận định, việc áp dụng hệ thống KPI phục vụ đánh giá kết quả công việc đối với nhân viên Phòng Kỹ thuật chất lƣợng bƣớc đầu có tính khả quan, tác động tích cực đến mục tiêu chung.
4.4. Một số kiến nghị áp dụng hệ thống KPI tại Công ty TNHH Kỹ thuật Quản lý bay