Có nhiều công cụ và kỹ thuật quản lý dự án nhằm hỗ trợ người quản lý dự án và nhóm dự án trong nhiều khía cạnh của quản trị dự án. Một số công cụ và kỹ thuật quản lý dự án có thể là: Báo cáo phạm vi dự án và biểu đồ phân tách công việc(WBS); Biểu đồ Gantt, biểu đồ mạng, phân tích đường găng, Ước lượng chi phí (dự toán) và quản lý kết quả đạt được. Dưới đây là một số công cụ thường được sử dụng trong quản lý dự án.
a. Biểu đồ phân tách công việc
Biểu đồ phân tách công việc là việc phân chia theo cấp bậc một dự án thành các nhóm nhiệm vụ và những công việc cụ thể, là việc xác định liệt kê và lập bảnggiải thích cho từng công việc cần thực hiện của dự án.
Về hình thức, biểu đồ cơ cấu phân tách công việc cần thực hiện của dự án. Một sơ đồ phân tách công việc có nhiều cấp bậc. Cấp bậc trên cùng phản ánh mục tiêu cần thực hiện. Các cấp bậc thấp dần thể hiện mức độ chi tiết của mục tiêu. Cấp độ thấp nhất là những công việc cụ thể. Số lượng các cấp bậc của sơ đồ phân tách công việc phụ thuộc vào quy mô phức tạp của dự án.
Có thể phát triển sơ đồ phân tách công việc theo nhiều phương pháp, Ba phương pháp chính thường được sử dụng là phương pháp thiết kế dòng (phương pháp lôgíc), phương pháp phân tách theo các giai đoạn hình thành phát triển (chu kỳ) và phương pháp phân tách theo mô hình tổ chức (chức năng). Trong thực tế sử dụng, các nhà quản lý dự án có thể sử dụng kết hợp nhiều phương pháp trong cùng một cấp bậc. Bảng 1.2 trình bày ý nghĩa của từng cấp bậc theo 3 phương pháp. Thông thường có thể sử dụng sáu cấp độ để phân tách công việc, trong đó 3 cấp độ đầu phục vụ cho yêu cầu quản lý, 3 cấp độ cuối phục vụ cho yêu cầu kỹ thuật ở cấp độ cuối cùng có thể là một công việc cụ thể hoặc một nhóm nhiều việc làm chi tiết. Tuy nhiên, mức độ chi tiết của các công việc ở mức độ cuối nên vừa đủ để làm sao có thể phân phối chính xác nguồn lực và kinh phí cho từng công việc lại cho phép giao nhiệm vụ đúng người để người nhận trách nhiệm về một công việc nào đó có thực hiện và hoàn thành công việc.
Biểu đồ phân tách công việc có một số tác dụng như sau:
Thứ nhất, trên cơ sở biểu đồ phân tách công việc, có thể giao nhiệm vụ, xácđịnh trách nhiệm cụ thể của từng cá nhân, bộ phận đối với mỗi công việc dự án,WBS làm cho mọi người quan tâm hơn đến dự án và làm các nhóm dự án hiểu đượcyêu câu của nhau.
Thứ hai, phân tách công việc là cơ sở phát triển trình tự và thứ tự quan hệ trước sau giữa các công việc, là cơ sở lập sơ đồ mạng PERT/CPM.
Thứ ba, biểu đồ phân tách công việc là cơ sở xây dựng các kế hoạch chi tiết và điều chỉnh các kế hoạch tiến độ thời gian, phân bố các nguồn lực cho từng công việc dự án.
Bảng 1.1. Thứ bậc phân công công việc theo các phương pháp Cơ cấu phân tách
công việc Phương pháp Thứ bậc Thể hiện Phân tích hệ thống Chu kỳ Tổ chức 1 Mức độ tổng quát (chương trình) Toàn bộ dự án (nhóm dự án) Toàn bộ dự án (nhóm dự án) Toàn bộ dự án (nhóm dự án)
2 Mức độ dự án Hệ thống lớn Nhưng giai đoạn chính (các chu kỳ) Các bộ phận cấu thành chính 3 Các nhóm nhiệm vụ chính Các phân hệ Các hệ thống lớn Các phòng, ban, các đơn vị thành viên 4 Nhiệm vụ bộ phận Nhiệm vụ bộ phận Các phân hệ Tổ đội
5 Nhóm công việc Nhóm công việc Nhóm công việc Nhóm công việc 6 Công việc cụ thể Công việc cụ thể Công việc cụ thể Công việc cụ thể
Nguồn: Từ Quang Phương (2014) Thứ tư, biểu đồ phân tách là cơ sở để đánh giá hiện trạng và kết quả thựchiện các công việc dự án trong từng thời kỳ.
Thứ năm, biểu đồ phân tách công việc được các nhà quản lý dự án sử dụng trong quá trình điều phối kế hoạch tiến độ, nguồn lực và chi phí sẽ tránh được những sai sót hoặc bỏ quên một số công việc nào đó (Nguyễn Bạch Nguyệt, 2015).
b. Biểu đồ GANTT
Nội dung của phương pháp GANTT là xác định thứ tự thực hiện các hoạt động của dự án từ hoạt động chuẩn bị đến công việc hoàn thành kết thúc dự án lên biểu đồ dạng sơ đồ ngang tuỳ thuộc vào các yếu tố: Độ dài thời gian của mỗi hoạt động; Các điều kiện có trước của các hoạt động; Các kỳ hạn phải tuân thủ; Khả năng thực hiện và khả năng xử lý những vấn đề (thời gian làm thêm, vốn đầu tư đã thực hiện).
Biểu đồ GANTT sau khi xây dựng xong sẽ cho phép chúng ta theo dõi tiến trình thực hiện các hoạt động của dự án, xác định thời gian thực hiện các hoạt độngđó, đồng thời cũng có thể biết được khoảng thời gian dự trữ của từng công việc.
Kế hoạch thực hiện dự án được thể hiện trên biểu đồ GANTT sẽ làm cơ sở cho việc điều khiển quá trình thực hiện để đạt được mục tiêu đề ra. Đây là một phương pháp đơn giản, dễ hiểu, dễ sử dụng. Biểu đồ GANTT là công cụ dễ nhìn,thuận tiện cho quá trình tổ chức điều khiển.
Để sử dụng phương pháp GANTT, chúng ta cần phải tiến hành một số công việc như sau: Cố định một dự án; Xác định khối lượng công tác những hoạt động khác nhau cần phải thực hiện trong khuôn khổ của một dự án đó; Xác định độ dài thời gian thực hiện và lực lượng tham gia, nhu cầu nguồn lực cần thiết cho các hoạt động đó; Xác định mối liên hệ giữa các hoạt động. Xác định thời điểm bắt đầu và thời điểm kết thúc và thời gian dự trữ của hoạt động.
Ưu điểm: Đơn giản, dễ thực hiện. Biểu đồ GANTT cho biết thứ tự từng hoạt động và nhiệm vụ cụ thể của từng hoạt động, thời điểm bắt đầu, thời điểm kết thúc Và thời gian thực hiện của từng hoạt động và tổng tiến độ thực hiện của dự án. Thuận tiện cho việc theo dõi và điều khiển quá trình triển khai thực hiện dự án.
Nhược điểm: Không cho người quản lý thấy rõ mối liên hệ giữa các hoạt động của dự án. Không phản ánh rõ những mặt hoạt động quan trọng cần chú ý trong quá trình điều khiển để đảm bảo tiến độ đã vạch ra.Người quản lý không nhìnra cách làm thế nào để rút ngắn tiến độ thực hiện dự án.
Phạm vi áp dụng: Phương pháp này được sử dụng rộng rãi để lập kế hoạch tiến độ và quản lý thực hiện dự án. Phương pháp này sử dụng thích hợp hơn khi sốhoạt động của dự án không quá nhiều và sử dụng phương pháp này để bổ sung phương pháp sơ đồ PERT trong quản lý thực hiện dự án (Nguyễn Bạch Nguyệt, 2015).
Sơ đồ mạng là một đồ thị bao gồm toàn bộ khối lượng của một bài toán lập kế hoạch, nó ấn định một cách logic trình tự kỹ thuật và mối quan hệ về tổ chức giữa các công tác sản xuất, ấn định thời gian thực hiện các công tác và tối ưu hoá kế hoạch đề ra. Trong quá trình quản lý và thực hiện kế hoạch ta vẫn có thể điều chỉnh sơ đồ mạng cho sát với thực tế.
Lịch sử ra đời: Sơ đồ mạng PERT (Program Evaluation and Review Technique) và phương pháp đường găng CPM (Critical Path Method) được phát triển vào những năm 50 để giúp các nhà quản lý vạch kế hoạch, điều tiết và quản lý các dự án lớn và phức tạp. CPM do J.E.Kelly và M.R. Walker tìm ra năm 1957 và được áp dụng trong quản lý xây dựng dự án nhà máy hoá chất DoPont. Còn PERT được áp dụng trong quản lý chế tạo tên lửa Polaris ở Mỹ và được hãng hàng không Anh áp dụng năm 1958.
Trong quản lý dự án đầu tư, để có thể áp dụng sơ đồ PERT, cần phải có cácđiều kiện như sau:
Thứ nhất là phải phân chia quá trình thực hiện dự án thành các hoạt động rành mạch và hợp lý. Tức là chia đối tượng quản lý thành các quá trình thành phần (sau đây gọi là các hoạt động, hoặc các công việc) theo đặc điểm kỹ thuật và đặc điểm về tổ chức quản lý.
Thứ hai, các hoạt động (các quá trình thành phần) phải xác định rõ nội dung công Việc, khối lượng công Việc, và phải xác định được thời gian cần thiết để thực hiện khối lượng các công việc đó.
Thứ ba, phải xác định được mối quan hệ giữa các công việc với nhau. Đối với quản lý hoạt động xây dựng đó là mối quan hệ công nghệ trong xây dựng.
Thứ tư, phải xác định được thời điểm bắt đầu, thời điểm kết thúc của từng hoạt động (công việc) theo mối quan hệ công nghệ nhất định. Nguyên tắc khi xây dựng sơ đồ PERT: Cần phải chú ý đến một số nguyên tắc cơ bản khi xây dựng sơ đồ PERT như: Các hoạt động được biểu diễn theo một hướng nhất định từ trái sang phải, bắt đầu từ sự kiện bắt đầu triển khai dự án đến sự kiện kết thúc dự án; Một sơ
đồ PERT chỉ có một điểm bắt đầu (sự kiện bắt đầu) và một điểm cuối (sự kiện kết thúc). Mỗi hoạt động được biểu diễn chỉ bằng một cung nối giữa hai đỉnh (nút) có mũi tên chỉ hướng. Khi đánh số các sự kiện thì phải tiến hành theo số thứ tự tăng dần theo chiều triển khai các hoạt động từ trái sang phải và từ trên xuống dưới. Số ghi của sự kiện tiếp đầu của một hoạt động phải nhỏ hơn số ghi của sự kiện tiếp cuối của nó. Giữa hai sự kiện chỉ tồn tại một mũi tên hoạt động. Nếu có nhiều hoạt động nối liền giữa hai sự kiện thì phải sử dụng sự kiện phụ và hoạt động giả. Trong mạng sơ đồ PERT không cho phép tồn tại một chu trình kín và không thể có hoạt động cắt nhau. Thiết lập sơ đồ mạng phải thể hiện đúng mối liênhệ phụ thuộc theo trình tự công nghệ hoặc tổ chức trong quá trình thực hiện dự án.
Vai trò của sơ đồ PERT/CPM: Việc nghiên cứu PERT/CPM là rất quan trọng vì nó giúp các nhà quản lý quản dự án xác định được các thông tin quan trọng trong quá trình quản lý dự án đầu tư như: Thời điểm hoàn thành của dự án; Các công việc găng và các luồng công việc găng của dự án có thể gây ảnh hưởng đến tiến độ của dự án, Những công việc nào ít gây trở ngại, có thể trì hoãn mà không gây ảnh hưởng đến tiến độ của dự án; Xác định tiến độ của dự án tại một thời đểm cụ thể có đúng hạn không, có thể rút ngắn được tiến độ hay không. Xác định mứcđộ tiêu hao các nguồn lực của dự án, và chi phí cho việc rút ngắn tiến độ.
Ưu điểm: PERT/CPM cho biết tổng thời gian thực hiện dự án, mối quan hệ giữa các công việc, chỉ ra những công việc tới hạn ảnh hưởng đến thời gian của toàn dự án và xác định các công việc nhanh chậm mà không gây ảnh hưởng đến tiến độthực hiện dự án.
Nhược điểm: Các công việc trong PERT/CPM được xác định sẵn và theo một trình tự nhất định có điểm bắt đầu và kết thúc nhưng trên thực tế có thể thay đổi. Việc kiểm soát dự án theo mô hình PERT tập trung vào các công việc trên đường găng và bỏ qua các công việc không thuộc đường găng nhưng trên thực tế có thể các công việc đó mới là quan trọng dẫn đến tình trạng làm chậm tiến độ dự án.
cácdự án không giống nhau thì các sai lệch cũng không giống nhau, áp đặt sự sai lệch không đúng dẫn đến dự báo sai thời gian và lập kế hoạch sai (Nguyễn Bạch Nguyệt, 2015).
d. Một số công cụ quản lý khác
Ngoài những công cụ nêu trên, có một số các phương tiện mang tính tác nghiệp chuyên môn để tăng cường khả năng kiểm soát và đánh giá quản lý dự án như:
Công cụ Hợp đồng: Hợp đồng là sự thỏa thuận bằng văn bản giữa bên giao thầu và bên nhận thầu để thực hiện một số công việc hay hoàn bộ công việc. Hợp đồng chứa những nội dung quan trọng như: những công việc phải thực hiện, chất lượng và yêu cầu kỹ thuật của công việc, thời gian và tiến độ thực hiện hợp đồng, điều kiện nghiệm thu bàn giao,... Vì vậy hợp đồng không chỉ có tính ràng buộc pháp lý mà nó còn là căn cứ, phương tiện quan trọng giúp chủ đầu tư đánh giá, theodõi trong quá trình thực hiện dự án.
Máy tính và các phần mềm: Sử dụng các chương trình máy tính hỗ trợ quản lý dự án như: MS Project, Excel, chương trình dự toán, các chương trình lập kế hoạch và phân công công việc như Mind Manager...
Hệ thống tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO 1999-2000: Xây dựng hệ thống quản lý chất lượng tiêu chuẩn ISO 1999-2000 cho công tác quản lý dự án đầu tư, hệ thống này đảm bảo kiểm soát chất lượng trong mọi giai đoạn của dự án (Nguyễn Bạch Nguyệt, 2015).