Bất kỳ dự án nào đang được thực hiện đều phải có một sơ đồ tổ chức, thể hiện các vị trí, các tuyến thẩm quyền, chức vụ và các mối quan hệ giữa các nhóm. Ưu điểm chính của một sơ đồ tổ chức là nó thể hiện theo một dạng dễ hiểu một chức năng quan trọng của dự án. Điều này tạo thuận lợi cho những người mới tham dự vào dự án hiểu được các nhiệm vụ của nhóm và công việc. Chính vì vậy việc thiết lập một cơ cấu tổ chức quản lý dự án phải đạt được mục đích là: Tất cả các thành viên tham gia dự án có sự hợp tác tích cực nhất: Phân định rõ vai trò và trách nhiệm của mỗi thành viên tham gia dự án; Xác định rõ trách nhiệm của từng đối tượng thực hiện, Phân phối truyền đạt thông tin một cách có hiệu quả.
Hiện nay có rất nhiều các mô hình tổ chức quản lý dự án khác nhau như: Mô hình trực tuyến, chức năng, trực tuyến – chức năng,... và thiết lập theo hình thức nào đều phải căn cứ vào tính chất của mỗi dự án cũng như năng lực của Ban quản lý dự án nào đó. Tuy nhiên, hiện có một mô hình được áp dụng nhiều là mô hình tổ chức theo ma trận hay bàn cờ, hoặc quản lý theo đề án hay sản phẩm.
Quản lý theo ma trận thực sự là thể hiện sự kết hợp giữa việc phân chia bộ phận theo chức năng sản phẩm (xem hình 4.1).
Chủ
Hình 4.1. Tổ chức dự án theo mô hình ma trận
Nguồn: Ban Quản lý dự án (2019) Trong mô hình này, những trách nhiệm cơ bản được phân chia các công việc theo chức năng.Việc phân chia trách nhiệm chi tiết hơn tới từng cá nhân, từng tổ chức cụ thể ở cấp quản lý thấp hơn thông qua ma trận trách nhiệm. Ma trận sẽ thiết lập được mối tương quan qua lại giữa các công việc cụ thể với những người thực hiện công việc đó. Có thể minh họa một ma trận phân công trách nhiệm ở bảng 4.1 như sau:
Bảng 4.1. Bảng ma trận phân công trách nhiệm
Công việc
Ban Quản lý dự án Các bên tham gia
Giám đốc P.Giám đốc
Chuyên viên A
Chuyên
viên B Tư vấn Nhà thầu
Thiết kế A S R R N
Đấu thầu A S R
Tiến độ A S R N R
Chất lượng N S R R
Chí phí A S R R
Nguồn: Nguyễn Thúy Quỳnh Loan (2004) Trưởng Ban Quản lý dự án
Quản lý tiến độ Quản lý chất lượng Quản lý chi phí Quản lý Đấu thầu Kỹ sư S1 Kỹ sư S2 Kỹ sư Q1 Kỹ sư Q2 Kỹ sư C1 Kỹ sư C2 Kỹ sư R1 Kỹ sư R2
Trong đó, các từ khóa được dùng là: R: Responsible - Chịu trách nhiệm: S: Support - Hỗ trợ cần thiết
N: Must be motified - Phải được thông báo A: Approval Required – Sự chấp thuận cần thiết.
Mô hình quản lý theo ma trận có ưu điểm là xác định rõ rằng trách nhiệm từngbộ phận, ở từng người để đảm bảo kết quả cuối cùng và giúp thuận lợi trong công việc đáp ứng nhanh chóng những thay đổi ở môi trường. Tuy nhiên, mô hình trên cũng có những nhược điểm như: Sự mâu thuẫn về quyền hạn trong tổ chức, có khả năng không thống nhất về mệnh lệnh và đòi hỏi người quản lý phải có ảnh hưởng tốt với mọi người.Với điều kiện thực tế của Ban Quản lý dự án đầu tư xây dựng chuyên ngành của Tổng cục Hải quan, việc áp dụng mô hình quản lý theo ma trận là phù hợp. Nó tập trung nhân lực vào công tác quản lý dự án và khắc phục được tồn tại hiện nay là chất lượng kiểm soát trong quản lý dự án không đạt yêu cầu.
4.2.2. Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực
Ngày nay, khi khoa học công nghệ trên thế giới đang phát triển mạnh mẽ, thể hiện rõ ở sự phát triển về công nghệ vật liệu, công nghệ xây dựng nói chung. Chính vì vậy, đòi hỏi nguồn nhân lực phải có khả năng tiếp thu khoa học công nghệ, trình độ quản lý mới trong công tác xây dựng. Để phát triển được nguồn nhân lực này thì cần tập trung vào một số lĩnh vực chính như sau:
Tập trung vào công tác giáo dục, đào tạo, bồi dưỡng nâng cao chất lượng nguồn lực trong Ban Quản lý dự án đầu tư xây dựng chuyên ngành của Tổng cục Hải quan:
Thứ nhất là, chúng ta phải xác định được những yêu cầu đối với việc đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực của đơn vị.
người được đào tạo.Người được đào tạo và các nhà quản lý đào tạo phải cό gắng để làm cho việc đào tạo liên quan để những kiến thức được đào tạo có thể sử dụng vào công việc.Điều này có nghĩa những kiến thức nhận được qua đào tạo phải quan hệ trực tiếp với công việc đang làm hoặc với công việc mà người đó có thể sẽ làm.
Thứ ba là, trong việc đào tạo, bồi dưỡng phải xác định được mục đích của việc đào tạo bồi dưỡng. Ban Quản lý dự án đầu tư xây dựng chuyên ngành của Tổng cục Hải quan cần chú trọng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9000 vào quản lý để đảm bảo tiến độ và chất lượng của các công trình xây dựng. Bên cạnh đó, cần phải tạo động lực và kích thích các cán bộ, công chức thăng tiến về nghề nghiệp, chuyên môn, đảm bảo cho họ làm việc có năng suất và hiệu quả cao hơn, có thành tích tốt hơn để họ sẵn sàng có đủ năng lực đảm bảo những nhiệm vụ khó khăn, phức tạp cónhiều thách thức hơn đồng thời cũng có nhiều cơ hội thăng tiến hơn.
Thứ tư là, phải tiến hành hoạch định nhu cầu đào tạo. Bộ phận nhân sự của Ban Quản lý dự án đầu tư xây dựng chuyên ngành của Tổng cục Hải quan phải đảm bảo rằng chương trình đào tạo, bồi dưỡng đáp ứng được những nhu cầu nguồn nhân lực của Ban Quản lý dự án đầu tư xây dựng chuyên ngành của Tổng cục Hải quan về các kỹ năng và năng lực cần thiết.... Đánh giá một cách có hệ thống những nhu cầu về đào tạo, bồi dưỡng dựa vào các yếu tố: kế hoạch và chiến lược phát triển cũng như những yêu cầu về công việc của Ban Quản lý dự án đầu tư xây dựng chuyên ngành của Tổng cục Hải quan, khả năng, năng lực làm việc hiện thời của các cán bộ công chức trong Ban. Sự phát triển của khoa học công nghệ và khoa học quản lý, nhu cầu phát triển nghề nghiệp của cán bộ công chức, viên chức trong ban quản lý dự án.
Thứ năm là, phải lựa chọn phương án đào tạo, bồi dưỡng phù hợp nhất. Hiện nay, có rất nhiều phương pháp đào tạo, bồi dưỡng khác nhau và từng bộ phận trong Ban Quản lý dự án đầu tư xây dựng chuyên ngành của Tổng cục Hải quan cũng có yêu cầu đào tạo khác nhau. Chính vì vậy Ban Quản lý dự án đầu tư xây dựng chuyên ngành của Tổng cục Hải quan phải đưa ra phương án đào tạo phù hợp với
từng bộ phận. Ví dụ, cán bộ giám sát phải đi học các lớp bồi dưỡng cán bộ quản lý dự án, giám sát thi công xây dựng công trình, cán bộ quản lý giá, chi phí thì đi học các lớp bóc tách khối lượng, lập dự toán,...
Thứ sáu là, phải tiến hành đánh giá chương trình đào tạo. Sự thành công thực sự của chương trình đào tạo, bồi dưỡng có thể được đánh giá cuối cùng trên cơ sở sự thành công của dự án.Tuy nhiên, trong quá trình đánh giá phải cố gắng lượng hóa được, coi đào tạo như là một khoản đầu tư để so sánh giữa chi phí và lợi ích đạt được.
Tuyển dụng nguồn nhân lực mới. Khi mà nguồn nhân lực trong Ban Quản lý dự án đầu tư xây dựng chuyên ngành của Tổng cục Hải quan không đáp ứng được nhu cầu của công việc thì biện pháp tốt nhất là tuyển dụng nguồn nhân lực từ bên ngoài.
4.2.3. Nâng cao chất lượng quá trình lập kế hoạch trong quản lý dự án
- Phải thiết lập một quy trình thực hiện: Quy trình lập kế hoạch cho dự án này phải đầy đủ nhưng đơn giản và ngắn gọn.
- Công tác lập kế hoạch phải có sự tham đầy đủ các thành viên. Mỗi thành viên đều có một vị trí trong Ban dự án. Họ là những người trực tiếp tham gia dự án do vậy cần nắm rõ kế hoạch triển khai của dự án và các công việc mà họ đảm nhận.
- Thông tin cung cấp phải đầu đủ, trung thực và đúng địa chỉ: Mọi thông tin đến các thành viên phải đầy đủ, chính xác đồng thời phải đúng đối tượng để đảm bảo chất lượng lập kế hoạch.
- Nội dung kế hoạch phải xác định đầy đủ các yếu tố về tài nguyên như vốn và nhân lực, phải xác định rõ mục tiêu của kế hoạch. Cần phải xác định rõ các nguồn dự phòng trong trường hợp cần thiết.
- Tất cả các kế hoạch phải được liên kết thống nhất với nhau, nhưng mỗi cấp chỉ nhận được những thông tin cần thiết, giúp họ điều phổi và kiểm soát sự tham gia của mình trong dự án.
- Cần phải có sự liên kết, phối hợp chặt chẽ trong việc lập kế hoạch giữa các cấp, thường xuyên rà soát xem xét để điều chỉnh có thể từ trên xuống hoặc từ dưới lên.
4.2.4. Nâng cao chất lượng công tác quản lý tiến độ
- Phân tích, lựa chọn kỹ lưỡng các phương án trước khi tiến hành lựa chọn. Trong quá trình lựa chọn đơn vị trúng thầu, cán bộ phòng dự án phải tiến hành phân tích một cách khoa học các phương án do các đơn vị tham gia đấu thầu lập, chú trọng đến yếu tố tính khả thi của phương án, có như vậy mới chọn được phương án tốt nhất, tính khả thi cao nhất.
- Đề nghị lên cấp trên đẩy nhanh quá trình thẩm định và phê duyệt dự án, bằng cách tăng cường hơn nữa cán bộ làm công tác thẩm định, lựa chọn các đối tác có năng lực trong việc thẩm định dự án, dự toán của dự án. Cán bộ dự án phải có trách nhiệm trong việc đẩy nhanh tiến độ trình duyệt ở tất cả các khâu, theo sát hồ sơ đang ở khâu nào để tiến hành đôn đốc, kịp thời hợp tác khi cần thiết để nội dung đó sớm được phê duyệt tránh kéo dài thời gian do khâu trình duyệt gây ra.
- Bổ sung cán bộ tham gia quản lý dự án và phân công công việc rõ ràng cho từng thành viên nhằm theo sát, đôn đốc các bộ phận chức năng theo sát dự án, đẩy nhanh tiến độ dự án.
- Lập kế hoạch chi tiết cho dự án và phải đảm bảo thực hiện đúng như trong kế hoạch.
- Yêu cầu nhà thầu lập kế hoạch điều phối nguồn nhân lực một cách chi tiết, hợp lý.
- Ban Quản lý dự án đầu tư xây dựng chuyên ngành của Tổng cục Hải quan cần lập chi tiết tiến độ dự án gồm: Tiến độ thi công, tiến độ giải ngân rút vốn, theo dõi và cập nhật thông tin thực tế thực hiện nhiều dự án vào bảng tiến độ đó, từ đó rút ra được những yếu tố, những nguyên nhân chung làm kéo dài, thời gian tiến độ dự án sau đó có thể rút kinh nghiệm đối với những dự án khác.
- Lựa chọn nhà thầu tư vấn có đủ năng lực để nâng cao chất lượng tư vấn cũng như thời gian thực hiện các sản phẩm tư vấn.
- Yêu cầu đơn vị thi công các công trình, các hạng mục lập tiến độ, lập kế hoạch điều phối nguồn nhân lực. Yêu cầu nhà thầu xây dựng bản đăng ký kế hoạch thực hiện thi công và cam kết thực hiện đúng chi tiết từng hạng muc, kịp thời chấn chỉnh ngay khi có hiện tượng kéo dài thời hạn thi công từng hạng mục chi tiết.
- Tăng cường giám sát đơn vị thi công và tư vấn giám sát về vấn đề tiến độ của dự án. Bằng công tác giám sát, các cán bộ giám sát do đơn vị tư vấn cử đến hiện trường phải có đủ năng lực để giám sát tiến độ dự án.
- Tổ chức họp hàng tháng với các bên gồm: Ban quản lý dự án, Tư vấn thiết kế, Tư vấn giám sát, Đơn vị thi công để kịp thời chấn chỉnh tiến độ dự án. Ban Quản lý dự án đầu tư xây dựng chuyên ngành của Tổng cục Hải quan duyệt cụ thể tiến độ thi công do nhà thầu đệ trình, lập tiến độ kế hoạch giải ngân vốn, theo dõi, cập nhật thông tin tiến độ vào bảng theo dõi. Theo dõi đối với nhiều dự án để biết quy luật biến động chung hoặc những nguyên nhân có thể gây kéo dài dự án sau đó rút kinh nghiệm và đề ra giải pháp cho những dự án sau.
- Yêu cầu đơn vị thi công, nhà thầu đảm bảo tiến độ thi công. Cán bộ quản lý dự án phải theo sát tiến độ thi công, tiến độ trình duyệt từng bước cụ thể, chi tiết tránh tình trạng kéo dài thời gian ở tất cả các khâu.
- Tổ chức nghiệm thu công trình ngay khi công trình hoàn thành. Khi tiến độ thực hiện dự án đảm bảo, nhà thầu có khối lượng nghiệm thu phải kịp thời giải ngân thanh toán để nhà thầu có đủ nguồn lực để thực hiện các công việc tiếp theo của dự án.
- Rút ngắn thời gian kiểm duyệt các công việc trong quá trình thực hiện dự án, bỏ bớt những giai đoạn kiểm duyệt không cần thiết để rút ngắn thời gian ‘chờ’. Ban Quản lý dự án đầu tư xây dựng chuyên ngành của Tổng cục Hải quan cần nghiên cứu ban hành quy chế hoạt động của Ban, quy định thời gian soát xét hồ sơ các khâu, đặt biệt khâu nghiệm thu thanh toán tránh tình trạng nhà thầu phải chờ đợi
trong quá trình trình duyệt thanh toán.
- Ban Quản lý dự án đầu tư xây dựng chuyên ngành của Tổng cục Hải quan cần tham mưu cho Chủ đầu tư là Cục Tài vụ - Quản trị ban hành quy chế về thời gian xem xét hồ sơ thẩm định, bố trí đủ nhân lực cho công tác thẩm định, sắp xếp bố trí lại công tác cán bộ phòng thẩm định để việc thẩm định hồ sơ thiết kế kỹ thuật, dự toán được nhanh chóng tránh tình trạng chờ trong quá trình trình duyệt.
- Bàn giao công trình cho đơn vị quản lý ngay sau khi đã tiến hành nghiệm thu công trình hoàn thành đưa vào sử dụng.
- Ban Quản lý dự án đầu tư xây dựng chuyên ngành của Tổng cục Hải quan phải đưa điều khoản thưởng phạt rõ ràng khi rút ngắn hoặc kéo dài thời gian thi công công trình tránh tình trạng nhà thầu không đủ năng lực nhưng vẫn tham gia nhiều dự án, dàn trải nhân lực và nguồn lực làm kéo dài thời hạn thi công công trình.
4.2.5. Nâng cao chất lượng công tác quản lý chất lượng
- Chọn nhà thầu thiết kế: Đơn vị tư vấn thiết kế có kinh nghiệm có đủ năng lực trình độ sẽ cho ra đời một sản phẩm dự án khả thi, cũng như thiết kế kỹ thuật thi công tốt, tạo ra sản phẩm tốt khi được thi công đúng thiết kế đựơc duyệt.
- Chọn nhà thầu tư vấn giám sát: Đơn vị tư vấn giám sát là đơn vị có ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng dự án, đặc biệt cán bộ tư vấn giám sát tực tiếp trên công trình là người luôn luôn thường xuyên có mặt tại công trường là người có ảnh hưởng rất lớn đến lượng công trình.
- Chọn nhà thầu thi công: Phải tiến hành nâng cao chất lượng công tác lựa chọn nhà thầu, bằng nhiều hình thức như: Gửi các lớp đào tạo cán bộ làm công tác đầu thầu, chấm thầu, cán bộ thuộc tổ chuyên gia đấu thầu, lựa chọn cán bộ có đủ năng lực phẩm chất là công tác này, đưa tiêu chí chất lượng công trình là tiêu chí quan trọng trong bảng chấm điểm khi xem xét hồ sơ dự thầu của các nhà thầu tham gia đấu thầu để lựa chọn được nhà thầu có đủ năng lực máy móc thiết bị thi công
công trình đảm bảo chất lượng...
- Bằng công tác đấu thầu: đấu thầu cung cấp sản phẩm tư vấn, đấu thầu chọn lựa nhà thầu thi công. Thực hiện việc đấu thầu chọn lựa nhà thầu một cách minh bạch rõ ràng, nâng cao trình độ của tổ tư vấn đấu thầu, để lựa chọn được nhà thầu tốt nhất cho việc thực hiện dự án, nhằm tăng cường chất lượng cho công trình.