- Phân tích, lựa chọn kỹ lưỡng các phương án trước khi tiến hành lựa chọn. Trong quá trình lựa chọn đơn vị trúng thầu, cán bộ phòng dự án phải tiến hành phân tích một cách khoa học các phương án do các đơn vị tham gia đấu thầu lập, chú trọng đến yếu tố tính khả thi của phương án, có như vậy mới chọn được phương án tốt nhất, tính khả thi cao nhất.
- Đề nghị lên cấp trên đẩy nhanh quá trình thẩm định và phê duyệt dự án, bằng cách tăng cường hơn nữa cán bộ làm công tác thẩm định, lựa chọn các đối tác có năng lực trong việc thẩm định dự án, dự toán của dự án. Cán bộ dự án phải có trách nhiệm trong việc đẩy nhanh tiến độ trình duyệt ở tất cả các khâu, theo sát hồ sơ đang ở khâu nào để tiến hành đôn đốc, kịp thời hợp tác khi cần thiết để nội dung đó sớm được phê duyệt tránh kéo dài thời gian do khâu trình duyệt gây ra.
- Bổ sung cán bộ tham gia quản lý dự án và phân công công việc rõ ràng cho từng thành viên nhằm theo sát, đôn đốc các bộ phận chức năng theo sát dự án, đẩy nhanh tiến độ dự án.
- Lập kế hoạch chi tiết cho dự án và phải đảm bảo thực hiện đúng như trong kế hoạch.
- Yêu cầu nhà thầu lập kế hoạch điều phối nguồn nhân lực một cách chi tiết, hợp lý.
- Ban Quản lý dự án đầu tư xây dựng chuyên ngành của Tổng cục Hải quan cần lập chi tiết tiến độ dự án gồm: Tiến độ thi công, tiến độ giải ngân rút vốn, theo dõi và cập nhật thông tin thực tế thực hiện nhiều dự án vào bảng tiến độ đó, từ đó rút ra được những yếu tố, những nguyên nhân chung làm kéo dài, thời gian tiến độ dự án sau đó có thể rút kinh nghiệm đối với những dự án khác.
- Lựa chọn nhà thầu tư vấn có đủ năng lực để nâng cao chất lượng tư vấn cũng như thời gian thực hiện các sản phẩm tư vấn.
- Yêu cầu đơn vị thi công các công trình, các hạng mục lập tiến độ, lập kế hoạch điều phối nguồn nhân lực. Yêu cầu nhà thầu xây dựng bản đăng ký kế hoạch thực hiện thi công và cam kết thực hiện đúng chi tiết từng hạng muc, kịp thời chấn chỉnh ngay khi có hiện tượng kéo dài thời hạn thi công từng hạng mục chi tiết.
- Tăng cường giám sát đơn vị thi công và tư vấn giám sát về vấn đề tiến độ của dự án. Bằng công tác giám sát, các cán bộ giám sát do đơn vị tư vấn cử đến hiện trường phải có đủ năng lực để giám sát tiến độ dự án.
- Tổ chức họp hàng tháng với các bên gồm: Ban quản lý dự án, Tư vấn thiết kế, Tư vấn giám sát, Đơn vị thi công để kịp thời chấn chỉnh tiến độ dự án. Ban Quản lý dự án đầu tư xây dựng chuyên ngành của Tổng cục Hải quan duyệt cụ thể tiến độ thi công do nhà thầu đệ trình, lập tiến độ kế hoạch giải ngân vốn, theo dõi, cập nhật thông tin tiến độ vào bảng theo dõi. Theo dõi đối với nhiều dự án để biết quy luật biến động chung hoặc những nguyên nhân có thể gây kéo dài dự án sau đó rút kinh nghiệm và đề ra giải pháp cho những dự án sau.
- Yêu cầu đơn vị thi công, nhà thầu đảm bảo tiến độ thi công. Cán bộ quản lý dự án phải theo sát tiến độ thi công, tiến độ trình duyệt từng bước cụ thể, chi tiết tránh tình trạng kéo dài thời gian ở tất cả các khâu.
- Tổ chức nghiệm thu công trình ngay khi công trình hoàn thành. Khi tiến độ thực hiện dự án đảm bảo, nhà thầu có khối lượng nghiệm thu phải kịp thời giải ngân thanh toán để nhà thầu có đủ nguồn lực để thực hiện các công việc tiếp theo của dự án.
- Rút ngắn thời gian kiểm duyệt các công việc trong quá trình thực hiện dự án, bỏ bớt những giai đoạn kiểm duyệt không cần thiết để rút ngắn thời gian ‘chờ’. Ban Quản lý dự án đầu tư xây dựng chuyên ngành của Tổng cục Hải quan cần nghiên cứu ban hành quy chế hoạt động của Ban, quy định thời gian soát xét hồ sơ các khâu, đặt biệt khâu nghiệm thu thanh toán tránh tình trạng nhà thầu phải chờ đợi
trong quá trình trình duyệt thanh toán.
- Ban Quản lý dự án đầu tư xây dựng chuyên ngành của Tổng cục Hải quan cần tham mưu cho Chủ đầu tư là Cục Tài vụ - Quản trị ban hành quy chế về thời gian xem xét hồ sơ thẩm định, bố trí đủ nhân lực cho công tác thẩm định, sắp xếp bố trí lại công tác cán bộ phòng thẩm định để việc thẩm định hồ sơ thiết kế kỹ thuật, dự toán được nhanh chóng tránh tình trạng chờ trong quá trình trình duyệt.
- Bàn giao công trình cho đơn vị quản lý ngay sau khi đã tiến hành nghiệm thu công trình hoàn thành đưa vào sử dụng.
- Ban Quản lý dự án đầu tư xây dựng chuyên ngành của Tổng cục Hải quan phải đưa điều khoản thưởng phạt rõ ràng khi rút ngắn hoặc kéo dài thời gian thi công công trình tránh tình trạng nhà thầu không đủ năng lực nhưng vẫn tham gia nhiều dự án, dàn trải nhân lực và nguồn lực làm kéo dài thời hạn thi công công trình.