Là quá trình tổ chức dự án theo một trình tự logic, xác định những công việc cần làm, nguồn lực thực hiện và thời gian làm những công việc đó nhằm hoàn thành tốt mục tiêu đã xác định của dự án. Kế hoạch dự án là việc chi tiết hoá các mục tiêu dự án thành những công việc cụ thể và hoạch định một chương trình để thực hiện
các công việc đó nhằm đảm bảo các lĩnh vực quản lý khác nhau của dự án đã được kết hợp một cách chính xác và đầy đủ. Kế hoạch dự án bao gồm nhiều loại kế hoạch như: kế hoạch tổng thể về dự án, kế hoạch tiến độ, kế hoạch ngân sách, kế hoạch phân phối nguồn lực.
Theo quy định trong Luật Xây dựng Việt Nam số 50/2014/QH13 và Nghị định số 59/2015/NĐ-CP ngày 18/06/2015 của Chính phủ về quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình. Theo đó trình tự lập kế hoạch đầu tư quản lí các dự án xây dựng được chia ra làm 3 giai đoạn:
Giai đoạn chuẩn bị đầu tư: Đây là giai đoạn đầu tiên nghiên cứu các yếu tố để hình thành dự án. Trong giai đoạn này cần triển khai một số công việc như sau: Nghiên cứu sự cần thiết phải đầu tư và quy mô đầu tư, Nghiên cứu thị trường, khả năng đầu tư và lựa chọn địa điểm xây dựng công trình; Tiến hành tiếp xúc, thăm dò thị trường trong và ngoài nước để tìm nguồn cung ứng vật tư, thiết bị, nơi tiêu thụ sän phẩm, khả năng cạnh tranh, khả năng huy động vốn đầu tư và lựa chọn hình thức đầu tư, Tiến hành điều tra, khảo sát và chọn địa chiểm xây dựng, Lập dự án đầu tư xây dựng công trình, Thẩm định và phê duyệt dự án đầu tư; Trình dự án đầu tư đến các cấp có thẩm quyền. Kết thúc giai đoạn này, dự án đã được xác định rõràng và có đầy đủ các thủ tục pháp lý cho phép triển khai thực hiện đầu tư.
Giai đoạn thực hiện đầu tư: Quá trình thực hiện đầu tư bao gồm các công việc: Làm thủ tục để được cấp hoặc thuê đất, Xin giấy phép xây dựng và giấy sử dụng tài nguyên (nếu có), Tổ chức đền bù giải phóng mặt bằng, thực hiện kế hoạch di dân và phục hồi (nếu có) và chuẩn bị mặt bằng xây dựng: Mua sắm thiết bị công nghệ, Thực hiện khảo sát, thiết kế xây dựng, Thẩm định, phê duyêt thiết kế, tổng dự toán và dựa toán công trình; Tiến hành thi công xây lắp công trình, Giám sát thực hiện dự án. Sau giai đoạn này, công trình đã được xây dựng xong và chuẩn bị để đưa vào vận hành.
Giai đoạn kết thúc xây dựng và đưa dự án vào khai thác sử dụng: Ở giai đoạn này tất cả các công việc xây dựng đã hoàn thành chỉ còn một số công việc liên quan
đến thủ tục, quyết toán như: Vận hành thử nghiệm, nghiệm thu, bàn giao,Thực hiện bảo hiểm sản phẩm, Quyết toán vốn đầu tư (Đinh Tuấn Hải và cs., 2015).
Hình 1.3. Quy trình quản lý thực hiện đầu tư xây dựng cơ bản
Nguồn: Đinh Tuấn Hải và cs. (2015).
1.2.3.2. Tổ chức thực hiện kế hoạch quản lý dự án
Nhiệm vụ chính của quản lý dự án xây dựng là trong những điều kiện bị ràng buộc, làm thế nào để điều hành một tập hợp các công việc phức tạp, biến động trong một không gian, thời gian cụ thể, nhằm đạt được mục tiêu là tạo ra các công trình xây dựng như mong muốn. Vì vậy, nội dung của quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình bao gồm đầu đủ các nội dung: Lập kế hoạch tổng quan; Quản lý phạm vi; Quản lý thời gian; Quản lý chi phí; Quản lý chất lượng; Quản lý nhân lực; Quản lý thông tin; Quản lý rủi ro; Quản lý môi trường; Quản lý hợp đồng và hoạt động mua bán. Tuy nhiên trong luận văn chỉ tập trung chủ yếu vào một số nội dung cơ bản, đó là: Quản lý thời gian; Quản lý chất lượng; Quản lý nhân lực; Quản lý chi phí; Quản lý rủi ro và Quản lý đấu thầu. Những nội dung chủ yếu được cho trong bảng 1.1 dưới đây.
Bảng 1.2. Nội dung chủ yếu của công tác Quản lý dự án đầu tư
Công tác Nội dung
Quản lý tiến độ
- Xác định công việc; - Dự tính thời gian; - Quản lý tiến độ.
Quản lý chất lượng - Lập kế hoạch chất lượng;
- Đảm bảo chất lượng; Quy hoạch và chủ trương đầu tư Lập dự án và chuẩn bị đầu tư Triển khai thực hiện dự án Nghiệm thu bàn giao sử dụng Đánh giá đầu tư
- Quản lý chất lượng. Quản lý chi phí - Lập kế hoạch nguồn lực; - Tính toán chi phí; - Lập dự toán; - Quản lý chi phí.
Quản lý đấu thầu
- Lập kế hoạch đấu thầu; - Đảm bảo chất lượng; - Quản lý đấu thầu.
Nguồn: Từ Quang Phương (2005)
* Quản lý tiến độ:
Quản lý thời gian dự án là quá trình quản lý bao gồm việc thiết lập mạng công việc, xác định thời gian thực hiện từng công việc cũng như toàn bộ dự án và quản lý tiến trình thực hiện các công việc dự án trên cơ sở các nguồn lực cho phép và những yêu cầu về chất lượng đã định. Nó chỉ rõ ra được mỗi công việc phải kéo dài bao lâu, khi nào bắt đầu, khi nào kết thúc và toàn bộ dự án bao giờ sẽ hoàn thành.
Mục đích của quản lý thời gian là làm sao để dự án hoàn thành đúng thời hạn trong phạm vi ngân sách và nguồn lực cho phép, đáp ứng những yêu cầu đã định vềchất lượng.
Quản lý thời gian là cơ sở để giám sát chi phí cũng như các nguồn lực khác cần cho công việc của dự án. Đối với các dự án đầu tư ngành xây dựng do đặc trưng các dự án thường đòi hỏi nguồn vốn lớn nên giai đoạn thực hiện dự án càng kéo dài thì chi phí vốn càng lớn, do đó nội dung quản lý thời gian và tiến độ của dự án càng trở nên quan trọng và cần thiết trong công tác quản lý dự án đầu tư. Muốn quản lý tiến độ đảm bảo thời hạn hoàn thành dự án buộc phải có một kế hoạch chi tiết, giám sát chặt chẽ quá trình thực hiện từng hạng mục nhỏ. Nói chung quản lý tiến độ dựán ngành xây dựng phải đảm bảo:
Tiến độ chung dự án phải thể hiện sự phù hợp, kịp thời và nhịp nhàng giữa các khâu, các giai đoạn, không có khâu làm quá nhanh hay quá chậm làm ảnhhưởng đến
tiến độ của các khâu, các giai đoạn tiếp sau đó.
Tiến độ hoàn thành dự án phải phù hợp với kế hoạch đề ra ban đầu, các khâu phải hợp logic (tiến độ thi công, tiến độ giải ngân thanh quyết toán, tiến độ quyết toán vốn)
Tiến độ chính là thời gian nên nó ảnh hưởng tới các nhân tố liên quan tới thời gian như chi phí sử dụng nguồn lực (lãi suất, tiền lương, đất đai...), như lạm phát, trượt giá. Các dự án đầu tư ngành xây dựng được thực hiện nhằm một mục tiêu định trước, cần có kết quả đầu tư vào một thời điểm đã định nên khi tiến độ không hoàn thành sẽ ảnh hưởng tới chi phí đầu tư cho dự án. Kéo dài tiến độ, chi phí đầu tư tăng, hiệu quả đầu tư giảm, không những dự án không đạt được mongmuốn ban đầu, không có lãi mà còn kéo theo hàng loạt các vấn đề phát sinh khác từ phía khách hàng (Từ Quang Phương, 2005).
* Quản lý chất lượng:
Quản lý chất lượng là quá trình lập kế hoạch, triển khai, giám sát việc thực hiện kế hoạch đó sao cho chất lượng các dự án phải phù hợp với tiêu chuẩn quy định về đầu tư xây dựng, phù hợp với hệ thống quản lý chất lượng ngành xây dựng. Đồng thời, chất lượng công trình không chỉ đảm bảo ở thời điểm nghiệm thu, quan trọng hơn phải luôn luôn đảm bảo trong quá trình công trình được đưa vào khaithác, sử dụng: thể hiện ở sự an toàn, bền vững, hữu ích, hiệu quả thực sự và lâu dài.
Các dự án đầu tư ngành xây dựng thường đòi hỏi tính bền vững lâu dài nên việc quản lý chất lượng dự án là vô cùng cần thiết. Nó đảm bảo cung cấp cho con người xã hội những sản phẩm có tính an toàn, bền vững cao và thoả mãn nhu cầu ngày càng cao của khách hàng. Do đó quản lý chất lượng dự án xây dựng công trình là quá trình giám sát những tiêu chuẩn chất lượng cho việc thực hiện dự án, đảm bảo chất lượng sản phẩm của dự án phải đáp ứng mong muốn của chủ đầu tư và thỏa mãn nhu cầu ngày càng cao của khách hàng. Quản lý chất lượng được thực hiện theo các quy định của Nghị định số 46/2015/NĐ-CP ngày 12/05/2015 của Chính phủ: Về quản lý chất lượng và bảo trì công trình xây dựng của Chính phủ về
quản lý chất lượng công trình (Trần Viết Hưng, 2018).
* Quản lý chi phí:
Các dự án đầu tư trong ngành xây dựng có chi phí đầu tư ban đầu thường rất cao do đó việc quản lý chi phí dự án một cách hợp lý, tiết kiệm chỉ phí là một nội dung rất quan trọng trong quản lý dự án đầu tư của ngành. Quản lý chi phí là quá trình dự toán kinh phí, giám sát từng hạng mục chi phí theo tiến độ của từng công việc sao cho phù hợp với tiến độ của toàn bộ dự án. Quản lý chi phí cũng bao gồmviệc tổ chức thực hiện, phân tích, báo cáo về những chi phí đó sao cho:
Các chi phí phát sinh trong quá trình đầu tư thực hiện dự án phải có thật, hợp pháp, được phê duyệt và thẩm tra của cấp có thẩm quyền, tuân thủ đúng quy định vàcơ chế quản lý của nhà nước.
Việc xác định được chi phí cho dự án làm cơ sở xác định hiệu quả đầu tư thực sự của dự án. Chi phí dự án bao gồm hai nội dung chính: chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp. (chi phí gián tiếp liên quan đến chi phí nhân công, chi phí máy móc thiết bị, chi phí dịch vụ, chi phí quản lý, chi phí liên quan đến thời gian: như chi phí lãi vay, trượt giá, lạm phát).
Xác định được tổng mức đầu tư cho thực hiện dự án làm cơ sở cho việc lậpkế hoạch và quản lý vốn khi thực hiện đầu tư xây dựng công trình.
Do chi phí đầu tư ban đầu cho các dự án ngành xây dựng là rất lớn, nó chính là yếu tố ảnh hưởng tới các chỉ tiêu của dự án như NPV, IRR... phản ánh mức độ hiệu quả của dự án nên quá trình quản lý chi phí luôn được quan tâm giám sát. Các chi phí được dự toán chi tiết tới từng hạng mục, giao xuống cấp dưới, các cấp thựchiện thường xuyên báo cáo tiến độ thực hiện chi phí lên cấp trên.
Để quản lý về chi phí của dự án ta dùng nhiều chỉ tiêu để đánh giá trong đó đáng chú ý có chỉ tiêu phân tích sai lệch về chi phí và phân tích sai lệch về tiến độ (Trần Viết Hưng, 2018).
Trong công tác đấu thầu đôi khi Ban quản lý dự án còn chưa hiểu hết các quy định của Nhà nước về công tác đấu thầu, tình trạng thông đồng để đưa người nhà vào thực hiện các gói thầu còn phổ biến. Có nhiều trường hợp Nhà thầu không đáp ứng đủ yêu cầu về năng lực thi công cũng như tài chính nhưng vẫn mượn năng lực, pháp nhân của đơn vị khác để thực hiện công tác đấu thầu nên khi thực hiện làm ảnh hưởng đến chất lượng và tiến độ của Dự án. Việc lựa chọn được Nhà thầu uy tín, có năng lực cũng rất quan trọng trong công tác quản lý dự án đầu tư xây dựng (Trần Viết Hưng, 2018).
1.2.3.3. Nghiệm thu, thanh toán và quyết toán dự án
Nghiệm thu, thanh toán là một bước vô cùng quan trọng trong quy trình xây dựng, Đây được hiểu là kiểm tra chất lượng công trình sau khi kết thúc từng công việc, từng bộ phận hay từng hạng mục công trình đồng thời đưa công trình vào sử dụng theo đúng quy định của pháp luật. Quá trình nghiệm thu được thực hiện bởi cơ quan chức năng có thẩm quyền dựa vào bản vẽ và các số đo chất lượng công trình đã được thi công từ đó có các quyết định công trình có đủ chất lượng, kỹ thuật để được đưa vào sử dụng hay không.
Thông thường công tác kiểm tra, nghiệm thu công trình xây dựng gồm các công tác chủ yếu: kiểm tra vật liệu, cấu kiện, thiết bị; tổ chức các bước nghiệm thu. Dưới đây là các bước trong quy trình nghiệm thu công trình xây dựng.
Kiểm tra vật liệu, cấu kiện, thiết bị:
- Kiểm tra hồ sơ chất lượng vật liệu, cấu kiện thiết bị: Trước khi tiến hành xây lắp, nhà thầu phải trình các hồ sơ chất lượng vật liệu, cấu kiện, thiết bị sẽ đưa vào công trình để bên A hoặc tư vấn giám sát kiểm tra sự phù hợp (về chất lượng, quy cách, xuất xứ) của vật liệu, cấu kiện, thiết bị.
- Kiểm tra chất lượng vật liệu cấu kiện, thiết bị trước khi đưa vào công trình: Các vật liệu, cấu kiện thiết bị trước khi đưa vào công trường đều phải được kiểm tra theo hồ sơ.
Các bước nghiệm thu công trình xây dựng:
- Nghiệm thu công việc xây dựng: Kiểm tra các đối tượng cần nghiệm thu đối chiếu hồ sơ, tiêu chuẩn, quy chuẩn xây dựng trước khi chuyển các bước tiếp theo.
- Nghiệm thu hoàn thành giai đoạn xây lắp: Thực hiện kết thúc giai đoạn xây lắp nhằm đánh giá kết quả và chất lượng của từng giai đoạn xây lắp, trước khi được chủ đầu tư cho phép chuyển sang thi công giai đoạn xây lắp tiếp theo.
- Nghiệm thu hoàn thành công trình đưa vào sử dụng: Thực hiện khi kết thúc xây dựng để đánh giá chất lượng công trình và toàn bộ kết quả xây lắp trước khi sử dụng. Cần trình các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền, cơ quan chuyên ngành để có các văn bản nghiệm thu, hệ thống kỹ thuật.
Trách nhiệm của Chủ đầu tư trong việc tổ chức nghiệm thu:
- Chủ đầu tư phải thường xuyên theo dõi, kiểm tra đôn đốc đơn vị nhà thầu trong quá trình thi công để đảm bảo tiến độ, chất lượng công trình, kịp thời có biện pháp xử lý khi có vị phạm, kể cả đình chỉ, thay thế bằng đơn vị mới.
- Kiểm tra tư cách pháp lý, chế dộ trách nhiện khi thực hiện nghiệm thu như thành phần các bên tham gia nghiệm thu, tính hợp lệ, mọi biên bản nghiệm thu phải ghi thông tin rõ rang chính xác.
Mục tiêu của công tác quyết toán dự án hoàn thành:
- Công tác quyết toán dự án hoàn thành nhằm đánh giá kết quả quá trình đầu tư, xác định năng lực sản xuất, giá trị tài sản mới tăng thêm do đầu tư mang lại.
- Công tác quyết toán dự án hoàn thành nhằm đánh giá việc thực hiện các quy định của Nhà nước trong quá trình đầu tư thực hiện dự án, xác định rõ trách nhiệm của chủ đầu tư, các nhà thầu, cơ quan cấp vốn, cho vay, kiểm soát thanh toán, các cơ quan quản lý nhà nước có liên quan.
- Thông qua công tác quyết toán dự án hoàn thành, các cơ quan quản lý nhà nước rút kinh nghiệm, hoàn thiện cơ chế chính sách của nhà nước, nâng cao hiệu
quả công tác quản lý vốn đầu tư trong cả nước.
Trách nhiệm các bên trong quyết toán dự án hoàn thành: - Trách nhiệm của Chủ đầu tư.
- Trách nhiệm của các nhà thầu.
- Trách nhiệm của nhà thầu kiểm toán.
- Trách nhiệm của cơ quan kiểm soát thanh toán, cho vay vốn đầu tư. - Trách nhiệm của cơ quan thẩm tra, phê duyệt quyết toán.
- Trách nhiệm của các Bộ, ngành, địa phương. - Trách nhiệm của cơ quan tài chính các cấp.
- Trách nhiệm của các cơ quan khác (Trần Khánh Thiện, 2016)
1.2.3.4. Thanh tra, kiểm tra, giám sát quá trình thực hiện dự án
Kiểm tra quá trình thực hiện dự án đầu tư nhằm xem xét việc chấp hành quy định về quán lý dự án của các cơ quan, tổ chức, cá nhân liên quan; phát hiện kịp thời những sai sót, yếu kém về quán lý dự án theo quy định của pháp luật; kiến nghị các cấp có thẩm quyền xử lý những vướng mắc, phát sinh, việc làm sai quy định về quản lý dự án; giám sát việc xứ lý và chấp hành các biện pháp xử lý các vấn đề đã phát hiện.
+ Quy định chế độ kiểm tra, giám sát dự án đầu tư:
- Chủ đầu tư tự tổ chức kiểm tra thường xuyên dự án đầu tư do mình làm chủ đầu tư.
- Người có thẩm quyền quyết định đầu tư.