Hiện nay, Chủ đầu tư đã bố trí 01 phòng làm việc chung cho ban quản lý dự án với diện tích 40m2. Tuy nhiên, đây cũng là phòng lưu trữ các hồ sơ dự án từ 2015 đến nay nên chỉ bố trí 01 bàn làm việc của thư ký dự án ngồi tại phòng này.
Cơ sở vật chất của Ban quản lý dự án về cơ bản là đáp ứng môi trường làm việc. Tuy nhiên, do ban quản lý dự án là các thành viên kiêm nhiệm, làm việc chủ yếu ở phòng chuyên môn nên đã phần nào có ảnh hưởng đến công tác điều hành hoạt động chung trong quá trình quản lý dự án. Việc tổ chức họp giao ban để triển khai công việc không thuận lợi, các thông tin chuyển đến lãnh đạo Ban và các thành viên bị gián đoạn hoặc chưa chính xác. Vì vậy, việc ra các quyết định của Lãnh đạo Ban quản lý dự án mất rất nhiều thời gian, có khi phải ra quyết định nhiều lần để
giải quyết công việc.
Cơ sở vật chất cơ bản đảm bảo đáp ứng được điều kiện làm việc. Tuy nhiên, do là các thành viên kiêm nhiệm không ngồi làm việc cùng phòng mà chủ yếu ở phòng chuyên môn nên đã phần nào làm ảnh hưởng đến công tác điều hành hoạt động quản lý thực hiện dự án.
Bảng 3.22. Trang thiết bị phục vụ công việc
TT Thiết bị Số lượng Thông số
kỹ thuật
Đánh giá chất lượng
1 Máy tính để bàn 1 Màn hình LCD, Case Khá
2 Máy in 1 A4 Tốt
3 Máy Scaner 1 A4 Trung bình
4 Máy Photocopy 1 A3, A4 Trung bình
5 Máy Fax 1 Panasonic Trung bình
Nguồn: Ban quản lý dự án (2019) Đây là các thiết bị không phải chỉ dùng cho ban QLDA mà là các thiết bị dùng chung với văn phòng Cục. Trong số thiết bị trên, máy photocopy sử dụng lâu năm, không có bộ phận đảo giấy, tốc độ chậm nên ít nhiều ảnh hưởng đến công việc của ban QLDA, đặc biệt trong quá trình photocopy các hồ sơ, tài liệu liên quan.
Nguyên nhân gây ra tình trạng này là hiện tại Ban quản lý dự án hoạt động theo chế độ kiêm nhiệm nên còn thiếu sự đầu tư về cơ sở vật chất phục vụ cho quản lý dự án.