Mặc dù các dự án đầu tư xây dựng công trình do Ban Quản lý dự án đầu tư xây dựng chuyên ngành của Tổng cục Hải quan triển khai nhìn chung đều được quản lý tốt, đem lại những thành tích cho Cục Tài vụ - Quản trị. Tuy nhiên để phát triển một cách mạnh mẽ, ổn định và bền vững, thì Ban Quản lý dự án đầu tư xây dựng chuyên ngành của Tổng cục Hải quan cần nhìn nhận lại công tác quản lý dự án đầu tư xây dựng của mình để có những điều chỉnh thích hợp. Quá trình này cần được xem xét từ giai đoạn chuẩn bị đầu tư cho đến khi đưa công trình vàovận hành, khai thác. Trong khuôn khổ của luận văn này, tác giả xem xét cụ thể công tác quản lý dự án của dự án Trụ sở Cục Hải quan TP.Đà Nẵng để đánh giá những hạn chế và nguyên nhân. Công tác quản lý dự án phải được đánh giá trên nhiều khía cạnh để thấy được hết những tồn tại từ đó có những biện pháp khắc phục. Cụ thể, có những mặt sau:
Công tác tổ chức và điều phối dự án: Công tác tổ chức và điều phối của dự án còn chưa tốt, đôi khi còn thiếu sự phối hợp đồng bộ giữa các phòng Bộ phận. Ví dụ: Bộ phận Kỹ thuật xây dựng và Bộ phận Hệ thống kỹ thuật công trình cần phải phối hợp để triển khai từ công tác chuẩn bị dự án, hồ sơ thiết kế, hồ sơ mời thầu đến công tác nghiệm thu thanh toán. Tuy nhiên, nhiều khi việc phân công nhiệm vụ chưa rõ ràng, cán bộ của các Bộ phận không hợp tác đùn đẩy trách nhiệm cho nhau dẫn đến công việc được giải quyết một cách khó khăn. Bên cạnh đó, việc cung cấp thông tin cho các thành viên của Ban Quản lý dự án đầu tư xây dựng chuyên ngành của Tổng cục Hải quan không được đầy đủ, nhiều chỉ đạo và quyết định của lãnh đạo Ban bằng miệng nên không thể triển khai được.
Hệ thông văn bản, quy trình: Hệ thống văn bản, quy trình đã được xây dựng tương đối đầy đủ, nhưng đôi khi còn chưa có sự thống nhất, đôi khi nội dung các văn bản đan xen, trái ngược nhau.
Công tác quản lý nhân lực: Bên cạnh những thành quả đã đạt được, vẫn còn nhiều tồn tại trong công tác quản lý nhân lực cho dự án như: Lực lượng cán bộ,
công chức của Ban Quản lý dự án đầu tư xây dựng chuyên ngành của Tổng cục Hải quan mỏng, đôi khi phải kiêm nhiệm nhiều lĩnh vực trong công tác quản lý do vậy dẫn những sai sót và chậm chễ. Một số vị trí của Ban Quản lý dự án đầu tư xây dựng chuyên ngành của Tổng cục Hải quan còn trẻ thiếu kinh nghiệm trong xử lý công việc. Mặt khác, do chính sách luân chuyển cán bộ của Tổng cục Hải quan nên thường xuyên có sự thay đổi nhân sự, một số cán bộ có chuyên môn tốt không thỏa mãn với những điều kiện hiện có, xin chuyển công tác sang một đơn vị khác hoặc vị trí có chuyên môn tốt nhưng phải luân chuyển theo quy định. Bên cạnh đó, vấn đề quản lý công nhân của Nhà thầu trên công trường gặp rất nhiều khó khăn. Trên công trường có hàng trăm công nhân, lao động cho dự án nên không tránh khỏi xảy ra những xung đột, các tệ nạn như rượu chè, đánh bạc...
Công tác quản lý tiến độ: Tiến độ của dự án Trụ sở Cục Hải quan TP.Đà Nẵng đã đảm bảm, nhưng tiến độ của một số công việc vẫn xảy ra tình trạng chậm trễ. Trong đó phải kể đến tiến độ của công tác thiết kế, thiết kế kỹ thuật của dự án Trụ sở Cục Hải quan TP.Đà Nẵng dự kiến được thực hiện trong 6 tháng đã phải kéo dài hơn 1 năm, nguyên nhân là có sự thay đổi phương án thiết kế cộng với đơn vị thiết kế triển khai thiết kế rất chậm, không tập trung nhân lực cho dự án cũng vì một phần thời gian thiết kế bị kéo dài. Công tác đền bù, giải phóng mặt bằng thường xuyên bị gián đoạn do không thỏa thuận được với dân. Đôi khi việc chậm tiến độ là do công tác nghiệm thu kéo dài, cán bộ nghiệm thu không làm tròn trách nhiệm, quy trình nhiệm thu còn phức tạp qua rất nhiều khâu vì vậy ảnh hưởng đến tiến độ thi công của nhà thầu. Một tồn tại nữa trong công tác quản lý tiến độ là Ban quản lý dự án đã lập và theo dõi tiến độ thực hiện chung toàn dự án nhưng chưa theo dõi, cập nhật thông tin về những vướng mắc khách quan để điều chỉnh kịp thời tiến độ chungtoàn dự án.
Công tác quản lý chất lượng: Chất lượng công trình sau khi hoàn thành xây dựng đã đảm bảo, hệ thống tòa nhà vận hành an toàn. Tuy nhiên, trong quá trình quản lý chất lượng vẫn nổi lên một số tồn tại như: Công tác quản lý kỹ thuật còn bị động, đôi khi không xử lý được các tình huống xảy ra trên công trường. Ban Quản
lý dự án đầu tư xây dựng chuyên ngành của Tổng cục Hải quan chưa chủ động lường trước được các hạng mục phát sinh, cần bổ sung cho phù hợp với công trình. Công tác thẩm định thẩm tra thiết kế của Ban Quản lý dự án đầu tư xây dựng chuyên ngành của Tổng cục Hải quan còn yếu và phụ thuộc rất nhiều vào đội ngũ các Đơn vị Tư vấn.
Công tác quản lý chi phí: Thực tế công tác quản lý chi phí tại Ban Quản lý dự án đầu tư xây dựng chuyên ngành của Tổng cục Hải quan đã chỉ ra một số hạn chế như sau: Trong công tác lập tổng mức đầu tư thì thường phải điều chỉnh nhiều lần. Đối với một công trình xây dựng quy mô lớn, việc điều chỉnh tổng mức đầu tư nhiều lần có thể hiểu được, do các yếu tố về lạm phát, về biến động của thị trường dẫn đến giá nguyên vật liệu đầu vào, giá nhân công máy móc, giá vật tư thiết bị có thể biến động thất thường. Tuy nhiên một phần nguyên nhân là do hạn chế trong khâu lập dự toán, cán bộ bóc tách công việc chưa nhìn thấy hết các chi phí. Và một phần là do dự án thường thi công trong một thời gian dài nên phải chịu nhiều yếu tố biến động của giá cả thị trường, của lạm phát và các yếu tố trượt giá khác. Toàn bộ chi phí được tập hợp đầy đủ và chia theo nội dung chi phí (chi phí xây dựng, chi phí thiết bị và chi phíkhác), nhưng quá trình lập dự toán chưa sát với thực tế phát sinh. Đối với công tác quyết toán thì việc quyết toán Dự án Trụ sở Cục Hải quan TP.Đà Nẵng còn chậm. Điều này ảnh hưởng rất lớn đến tài chính của các Nhà thầu.
Công tác quản lý rủi ro: Hiện tại, Ban Quản lý dự án đầu tư xây dựng chuyên ngành của Tổng cục Hải quan cũng chưa có bộ phận chuyên trách cho công tác quản lý rủi ro. Do vậy, công tác quản lý rủi ro cho các dự án tại Ban Quản lý dự án đầu tư xây dựng chuyên ngành của Tổng cục Hải quan còn nhiều hạn chế cần phải khắc phục. Bên cạnh đó công tác quản lý rủi ro vẫn chưa hình thành được một hệ thống quản lý rủi ro hoàn chỉnh, các công tác dự báo và phòngchống rủi ro nhỏ lẻ và thường chỉ được quan tâm đến theo từng công việc cụ thể.
Nhìn chung thì công tác quản lý dự án do Ban Quản lý dự án đầu tư xây dựng chuyên ngành của Tổng cục Hải quan triển khai vẫn còn nhiều hạn chế. Những hạn
chế đó bắt nguồn từ đâu và nguyên nhân của nó là gì? Có thể thấy các nhân tố ảnh hưởng rõ nét nhất đến công tác quản lý dự án: Nhân tố về công cụ quản lý dự án và nhân tố về con người.
* Nhân tố công cụ quản lý dự án:
Các dự án thường bị chậm lại ở một số công việc. Thứ nhất, việc trình duyệt dự án của Ban Quản lý dự án đầu tư xây dựng chuyên ngành của Tổng cục Hải quan phải trải qua một công đoạn rất phức tạp và dài từ Phòng Quản lý xây dựng đến Cục Tài vụ - Quản trị rồi Tổng cục Hải quan. Trong khi Ban Quản lý dự án đầu tư xây dựng chuyên ngành của Tổng cục Hải quan lại không sử dụng một phương pháp lập kế hoạch tiến độ phù hợp và có các biện pháp xử lý kịp thời trong trường hợp bị chậm tiến độ do đó dẫn đến việc các dự án thường xuyên bị chậm trễ so với tiến độ gây ra thiệt hại và lãng phí trong quá trình đầu tư của Tổng cục Hải quan.
Các quy trình quy phạm về quản lý dự án lại chưa được hệ thống và quy chuẩn lại nó mới chỉ dừng lại ở các quy trình riêng rẽ cho các công việc cho nên việc phối hợp giữa các bộ phận rất khó khăn.
Các nội dung của công tác quản lý dự án chưa được Ban Quản lý dự án đầu tư xây dựng chuyên ngành của Tổng cục Hải quan xem xét, đánh giá kỹ. Trong mỗi công tác lại có những tồn tại cần phải khắc phục hoànthiện. Vì vậy, Ban Quản lý dự án đầu tư xây dựng chuyên ngành của Tổng cục Hải quan cần có sự đầu tư, nghiên cứu để hoàn thiện các công tác này.
* Nhân tố về con người:
Các cán bộ quản lý dự án hầu hết là những người được đào tạo về các mặt kỹ thuật mà chưa đào tại chính thức về nghiệp vụ và kiến thức quản lý một hệ thống và khoa học, chủ yếu thực hiện công tác quản lý theo kinh nghiệm và theo các hướng dẫn trong các văn bản và thông tư của nhà nước, chưa linh hoạt để ứng dụng các công cụ kỹ thuật quản lý dự án vào trong công tác quản lý dự án tại Ban Quản lý dự án đầu tư xây dựng chuyên ngành của Tổng cục Hải quan, nên khiến cho việcquản lý chưa đạt được hiệu quả cao nhất.
Trình độ quản lý của các cán bộ trong Ban Quản lý dự án đầu tư xây dựng chuyên ngành của Tổng cục Hải quan chưa đồng đều, một số cán bộ mới tham gia vào công tác quản lý dự án. Số lượng cán bộ tăng chậm trong khi số lượng dự án tăng nhanh chóng hằng năm dẫn đến tình trạng một số dự án, công trình triển khai vẫn còn chậm, công tác kiểm tra tại các cơ sở vẫn chưa thường xuyên liên tục.
CHUƠNG 4: GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC
QUẢN LÝ CÁC DỰ ÁN TẠI BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG CHUYÊN NGÀNH CỦA TỔNG CỤC HẢI QUAN