5. Kết cấu của đề tài
1.3.5. Công tác quản lý và sử dụng tài sản nhà nước trong cơ quan Kho bạc
Quá trình khai thác và sử dụng tài sản nhà nước là khâu quan trọng nhất trong việc phát huy công dụng tài sản của nhà nước. Quản lý tài sản nhà nước trong quá trình này là thực hiện quản lý tài sản theo mục đích, chế độ, tiêu chuẩn, định mức, quản lý quá trình thu hồi, điều chuyển, bán tài sản từ đơn vị này sang đơn vị khác; việc quản lý bảo dưỡng, cải tạo, sửa chữa, nâng cấp tài sản để duy trì hoạt động của tài sản nhằm sử dụng tài sản nhà nước có hiệu quả, tiết kiệm phục vụ nhiệm vụ của cơ quan KBNN.
Nội dung công tác quản lý và sử dụng tài sản nhà nước có thể tiếp cận theo 08 nội dung cơ bản như sau:
1.3.5.1. Xây dựng tiêu chuẩn, định mức tài sản nhà nước để trang bị
Để quản lý và sử dụng tài sản nhà nước tại các cơ quan KBNN đảm bảo hiệu quả, tiết kiệm thì Nhà nước phải xây dựng tiêu chuẩn, định mức trang bị tài sản đối với từng chức danh, và từng loại hình cán bộ công chức cụ thể. Chế độ tiêu chuẩn, định mức là công cụ quan trọng và là căn cứ để lập dự toán, chấp hành dự toán và kiểm tra, giám sát quá trình quản lý và sử dụng tài sản của Nhà nước.
Về hệ thống tiêu chuẩn, định mức sử dụng tài sản nhà nước tại các cơ quan KBNN như sau:
+ Trụ sở làm việc:Tổng diện tích nhà làm việc của mỗi cơ quan KBNN bao gồm: Diện tích làm việc cho cán bộ, công chức là diện tích của Phòng giao dịch với khách hàng; các phòng làm việc trong khu vực làm việc được xác định trên cơ sở số lượng cán bộ, công chức trong biên chế và hợp đồng làm việc không có thời hạn của cơ quan KBNN theo quy định của Nhà nước.
Diện tích bộ phận công cộng và kỹ thuật bao gồm: Diện tích phòng khách, phòng họp, phòng tiếp dân, phòng tổng đài điện thoại, bộ phận thông tin, phòng quản trị hệ thống máy tính, phòng truyền thống, kho lưu trữ, thư viện, bộ phận văn thư...
Diện tích bộ phận phụ trợ và phục vụ bao gồm: Diện tích các sảnh chính, sảnh phụ và hành lang, thường trực bảo vệ, nơi gửi mũ áo, khu vệ sinh, bếp, kho thiết bị dụng cụ, kho văn phòng phẩm...
Diện tích bộ phận phụ trợ khác bao gồm: Diện tích cầu thang, diện tích nhà để xe, phòng hội nghị và phòng hội trường…
+ Xe ôtô phục vụ công tác và ôtô chuyên dùng: Tiêu chuẩn, định mức sử dụng xe ô tô phục vụ công tác các cơ quan hành chính bao gồm: Xe phục vụ chức danh lãnh đạo có tiêu chuẩn sử dụng xe riêng và xe phục vụ công tác chung; xe chuyên dùng của các cơ quan, đơn vị từ Trung ương đến địa phương.
+ Điện thoại công vụ: Điện thoại công vụ cố định trang bị tại nhà riêng và điện thoại di động là tài sản nhà nước trang bị cho cán bộ lãnh đạo KBNN để sử dụng cho các hoạt động công vụ. Mỗi phòng làm việc được trang bị 01 máy điện thoại cố định thông thường.
+ Các tài sản, phương tiện làm việc khác: là tản sản của cơ quan KBNN trang bị cho cán bộ, công chức làm việc bao gồm: Bàn, ghế, tủ hồ sơ tài liệu, máy tính, máy in, quạt điện… Tiêu chuẩn, định mức trang thiết bị và phương tiện làm việc của cơ quan KBNN được tính trên cán bộ, công chức của đơn vị.
1.3.5.2. Công tác quản lý và sử dụng tài sản nhà nước thông qua đầu tư, mua sắm theo từng loại hình tài sản: tài sản cố định và công cụ, dụng cụ, vật rẻ tiền mau hỏng và các tài sản khác
Tài sản sử dụng trong các cơ quan KBNN bao gồm:
(1). Tài sản cố định: Là những tài sản có giá trị lớn và thời gian sử dụng lâu dài. Trong tài sản cố định được phân loại thành tài sản cố định hữu hình và tài sản cố định vô hình.
+ Tài sản cố định hữu hình là tài sản mang hình thái vật chất, có kết cấu độc lập, hoặc là một hệ thống gồm nhiều bộ phận tài sản riêng lẻ liên kết với nhau để cùng thực hiện một hay một số chức năng nhất định và phải thoả mãn đồng thời 2 tiêu chuẩn: Có thời gian sử dụng lâu dài (ví dụ từ 01 năm trở lên) và có giá trị lớn (ví dụ nguyên giá từ 10 triệu đồng trở lên).
+ Tài sản cố định vô hình là tài sản không mang hình thái vật chất cụ thể mà đơn vị phải đầu tư chi phí cho việc tạo lập: Giá trị quyền sử dụng đất, bằng phát minh sáng chế, phần mền máy vi tính, bản quyền tác giả...thoả mãn đồng thời cả 2 tiêu chuẩn qui định như tài sản cố định hữu hình.
Việc quản lý tài sản cố định phải theo nguyên giá (nguyên giá tài sản cố định được xác định trên cơ sở giá thực tế hình thành tài sản cố định) và hàng năm phải thực hiện tính khấu hao tài sản cố định theo tỷ lệ quy định.
(2). Tài sản là công cụ, dụng cụ, vật rẻ tiền mau hỏng và các tài sản khác.
Bên cạnh tài sản cố định còn có nhiều loại tài sản mà khi sử dụng cho các hoạt động chuyên môn của đơn vị có thể tiêu hao hết hoặc không tiêu hao hết nhưng có giá trị nhỏ hoặc dễ vỡ đó là công cụ, dụng cụ, vật rẻ tiền mau hỏng, vật tư, văn phòng phẩm…được gọi là tài sản tiêu dùng thường xuyên.
Việc quản lý các tài sản tiêu dùng thường xuyên cần căn cứ vào từng loại tài sản để qui định cụ thể quá trình quản lý, sử dụng một cách chặt chẽ và tiết kiệm. Cụ thể như sau:
+ Đối với những tài sản không tiêu hao trực tiếp là những tài sản có giá trị nhỏ thời gian sử dụng tương đối dài nên việc quản lý thường được tiến hành từ khi đưa tài sản vào sử dụng cho đến khi báo hỏng. Việc quản lý những tài sản là những công cụ, dụng cụ cần phải mở sổ sách theo dõi để cấp phát theo định mức, theo dõi thời gian sử dụng ở từng bộ phận.
+ Đối với những tài sản tiêu hao trực tiếp như giấy, mực, đồ dùng văn phòng phẩm, việc quản lý thường căn cứ vào định mức tiêu hao cụ thể của từng loại để tiến hành cấp phát hoặc giao khoán cho người sử dụng.
1.3.5.3. Giao tài sản cho các cơ quan, cá nhân có trách nhiệm trực tiếp quản lý và sử dụng
Tài sản nhà nước được giao cho các cơ quan, cá nhân có trách nhiệm trực tiếp quản lý và sử dụng thông thường thể hiện dưới 02 hình thức:
- Đối với tài sản nhà nước được đầu tư XDCB: Cơ quan KBNN cấp trên làm chủ đầu tư, trực tiếp quản lý đầu tư XDCB cho đến hoàn thành, bàn giao công trình cho đơn vị cấp dưới trực tiếp quản lý và sử dụng.
- Đối với tài sản nhà nước được đầu tư dưới hình thức mua sắm tập trung, sau khi tổ chức thực hiện xong công tác mua sắm, thì chuyển giao cho các đơn vị, cá nhân trực tiếp quản lý và sử dụng.
Việc mua sắm tài sản nhà nước theo hình thức tập trung bảo đảm sử dụng đúng mục đích, tiết kiệm, có hiệu quả và theo tiêu chuẩn, định mức quy định. Tài sản nhà nước được mua sắm bảo đảm đồng bộ, hiện đại phù hợp với yêu cầu, nội dung hoạt động và quá trình cải cách nền hành chính nhà nước, cải cách tài chính công, nâng cao hiệu quả, hiệu lực trong các hoạt động của cơ quan KBNN.
Mua sắm tài sản nhà nước theo phương thức tập trung được áp dụng đối với các loại tài sản nhà nước có số lượng mua sắm nhiều, tổng giá trị mua sắm lớn và có yêu cầu được trang bị đồng bộ, hiện đại như: Xe ô tô và phương tiện vận tải các loại; trang thiết bị, văn phòng phẩm phục vụ công tác: trang thiết bị tin học (máy vi tính, máy in, máy chủ, mực máy in...), máy photo-copy, máy fax, máy huỷ giấy, điều hoà nhiệt độ, thiết bị âm thanh, máy chiếu, điện thoại, bàn ghế, tủ đựng tài liệu và các trang thiết bị khác.
1.3.5.4. Mở sổ sách kế toán, thực hiện chế độ kê khai, đăng ký, báo cáo, kiểm kê đột suất và định kỳ tài sản nhà nước
Kế toán nội bộ KBNN phải thực hiện mở sổ sách kế toán để hạch toán theo dõi tài sản, thực hiện chế độ kê khai, đăng ký, báo cáo, kiểm kê đột xuất và định kỳ tài sản nhà nước theo chế độ quy định.
Hạch toán kế toán, kê khai, đăng ký, báo cáo kiểm kê tình hình biến động tài sản cố định, cán bộ KBNN phải phản ánh theo nguyên giá. Cụ thể như sau:
+ Nguyên giá tài sản cố định hình thành từ đầu tư xây dựng: Là giá trị quyết toán được cấp có thẩm quyền phê duyệt theo quy chế Quản lý đầu tư xây dựng hiện hành.
+ Nguyên giá tài sản cố định hình thành từ mua sắm: Là giá mua thực tế (giá ghi trên hoá đơn) trừ đi các khoản chiết khấu hoặc giảm giá (nếu có) cộng với các chi phí vận chuyển, bốc dỡ, chi phí lắp đặt, chạy thử…đưa tài sản cố định vào sử dụng.
+ Nguyên giá tài sản cố định được cấp, điều chuyển đến: Là giá trị của tài sản được ghi trong Biên bản bàn giao tài sản điều chuyển cộng với các chi phí vận chuyển, bốc dỡ, chi phí lắp đặt, chạy thử...
Để theo dõi tình hình biến động tài sản cố định, kế toán sử dụng tài khoản “tài sản cố định hữu hình”, tài khoản “Nguồn vốn đầu tư XDCB”, tài khoản “Nguồn kinh phí đã hình thành tài sản cố định”. Hàng năm các cơ quan KBNN thực hiện tính khấu hao tài sản cố định theo tỷ lệ quy định.
1.3.5.5. Xây dựng và ban hành nội quy, quy chế quản lý, sử dụng tài sản nhà nước
Để quản lý, sử dụng tài sản nhà nước một cách có hiệu quả, cơ quan KBNN cần thiết phải xây dựng nội quy, quy chế quản lý và sử dụng tài sản nhà nước.
- Nguyên tắc xây dựng nội quy, quy chế quản lý và sử dựng tài sản nhà nước: + Tất cả các loại tài sản nhà nước do KBNN quản lý và sử dụng, phải được quản lý tập trung, thống nhất và có sự phân công, phân cấp cho các đơn vị, cá nhân quản lý. Tổ chức hệ thống sổ sách theo dõi chặt chẽ, định kỳ phải tổ chức kiểm kê đánh giá tài sản theo quy định của pháp luật.
+ Việc sử dụng tài sản phải đúng mục đích, tiêu chuẩn, định mức, chế độ, đảm bảo công bằng, hiệu quả, tiết kiệm và phải thực hiện đúng theo quy định của pháp luật hiện hành về quản lý, sử dụng tài sản Nhà nước.
+ Tài sản phải được hạch toán đầy đủ về mặt hiện vật và giá trị theo quy định của pháp luật. Việc xác định giá trị tài sản trong quan hệ mua, bán, thuê, cho thuê; thanh lý tài sản...phải tuân thủ theo quy định của pháp luật.
+ Tài sản phải được giữ gìn, bảo quản, duy tu, bảo dưỡng, sửa chữa và bảo vệ theo chế độ quy định; đồng thời tài sản phải được giao cụ thể đến từng đơn vị, cá nhân chịu trách nhiệm quản lý.
- Nội dung xây dựng nội quy, quy chế quản lý, sử dụng tài sản nhà nước tại các cơ quan KBNN cần tập trung vào các quy định về đầu xây dựng, mua sắm, thuê tài sản, chế độ bảo dưỡng, sửa chữa tài sản và thu hồi, điều chuyển, bán, thanh lý tài sản; chế độ báo cáo, công khai, kiểm tra tài sản nhà nước....
1.3.5.6. Quản lý quá trình bảo dưỡng, sửa chữa tài sản nhà nước
Trong quá trình sử dụng tài sản, các cơ quan KBNN phải thực hiện bảo trì, bảo dưỡng, sửa chữa phải theo đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức kinh tế - kỹ thuật do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành hoặc theo khuyến cáo của nhà sản xuất. Đúng mục đích sử dụng, có độ bền cao, hiện đại, đồng bộ, tần suất sử dụng lớn, tiết kiệm năng lượng, có khả năng mở rộng và nâng cấp khi cần thiết. Khi tài sản cố định bị hỏng phải bảo dưỡng, sửa chữa thì lãnh đạo các đơn vị quản lý, sử dụng tài sản đó có trách nhiệm báo cáo về Phòng Hành chính - Quản trị để trình Giám đốc xem xét.
Đối với tài sản thiết bị chuyên dùng chưa có chế độ, tiêu chuẩn, định mức kinh tế - kỹ thuật bảo dưỡng, sửa chữa thì lãnh đạo trực tiếp sử dụng tài sản đề xuất chế độ, tiêu chuẩn, định mức kinh tế - kỹ thuật bảo dưỡng, sửa chữa tài sản Nhà nước thuộc phạm vi quản lý và trình người có thẩm quyền xem xét, phê duyệt.
Vụ Tài vụ - Quản trị (KBNN TW) và Phòng Hành chính - Quản trị (KBNN cấp tỉnh) có trách nhiệm chủ trì tổ chức sửa chữa, bảo dưỡng định kỳ tài sản, thiết bị của đơn vị do mình quản lý.
Kinh phí bảo dưỡng, sửa chữa tài sản Nhà nước trong cơ quan KBNN từ nguồn kinh phí theo kế hoạch (dự toán NSNN giao từ đầu năm) hoặc sử dụng từ quỹ phát triển hoạt động ngành do đơn vị tiết kiệm được kinh phí thường xuyên sau khi trích lập quỹ.
1.3.5.7. Quản lý quá trình kết thúc tài sản nhà nước (thanh lý tài sản hoặc điều chuyển, chuyển đổi sở hữu tài sản nhà nước)
Tài sản nhà nước của cơ quan KBNN sau quá trình sử dụng hết khấu hao, bị mất hoặc bị hư hỏng không khắc phục được nữa, cơ quan KBNN tiến hành thanh lý để loại ra ngoài sổ sách kế toán. Sau thanh lý tài sản nhà nước có thể có các chi phí thẩm tra, thẩm định, bốc dỡ, phá huỷ…bán tài sản dưới dạng phế liệu và thu hồi một phần giá trị thanh lý. Kế toán tài sản thanh lý thực hiện ghi giảm giá trị tài sản và ghi tăng giá trị thu hồi (nếu có); báo cáo kê khai biến động tài sản; nộp NSNN toàn bô ̣ số tiền thu được từ viê ̣c bán tài sản thanh lý, sau khi trừ đi các chi phí hợp lý liên quan đến viê ̣c thanh lý tài sản.
- Về điều kiện để được thanh lý tài sản nhà nước
+ Đã sử dụng vượt quá thời gian sử dụng theo chế độ quy định mà không thể tiếp tục sử dụng.
+ Bị hư hỏng không thể sử dụng được hoặc việc sửa chữa không có hiệu quả. + Trụ sở làm việc hoặc tài sản khác gắn liền với đất phải phá dỡ theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền để giải phóng mặt bằng thực hiện dự án đầu tư, giải phóng mặt bằng theo quy hoạch và các trường hợp khác theo quy định của pháp luật.
- Thẩm quyền quyết định thanh lý tài sản nhà nước: Căn cứ vào từng đối tượng tài sản cụ thể như: Trụ sở làm việc, các tài sản gắn liền với đất, phương tiện giao thông vận tải; tài sản là các thiết bị tin học, máy móc thiết bị làm việc (Máy chủ, máy trạm, máy photocopy, máy in…); tài sản cố định thông thường, các công cụ, dụng cụ, vật rẻ tiền mau hỏng và các loại tài sản khác… Bộ tài chính có thể phân cấp cho KBNN Trung ương hoặc KBNN các cấp quyết định thanh lý.
- Khi tài sản nhà nước đủ điều kiện thanh lý, cơ quan KBNN sử dụng tài sản nhà nước lập hồ sơ thanh lý tài sản gửi cho cơ quan quản lý cấp trên. Hồ sơ đề nghị thanh lý tài sản gồm:
+ Văn bản đề nghị thanh lý tài sản nhà nước;
+ Danh mục tài sản đề nghị thanh lý (tên tài sản, năm đưa vào sử dụng, nguyên giá, giá trị hao mòn, giá trị còn lại; hiện trạng của tài sản ở thời điểm thanh lý…)
+ Các hồ sơ, giấy tờ có liên quan đến việc quản lý, sử dụng tài sản cố định. + Đối với các loại tài sản mà pháp luật có quy định khi thanh lý cần có ý kiến xác nhận chất lượng tài sản của cơ quan chuyên môn thì phải gửi kèm ý kiến bằng