5. Kết cấu của đề tài
3.2.5 Công tác quản lý và sử dụng tài sản của Kho bạc nhà nước Vĩnh Phúc
Căn cứ pháp lý: Quyết định số 170/2006/QĐ-TTg ngày 18/7/2006 của Thủ tướng Chính phủ và Thông tư số 94/2006/TT-BTC ngày 9/10/2006 của Bộ tài chính hướng dẫn thực hiện Quyết định số 170/2006/QĐ-TTg ngày 18/7/2006 của Thủ tướng Chính phủ về việc ban hành Quy định tiêu chuẩn, định mức trang thiết bị và phương tiện làm việc.
Quyết định số 58/2015/QĐ-TTg ngày 17/11/2015 về quy định tiêu chuẩn, định mức, chế độ quản lý, sử dụng máy móc, thiết bị của cơ quan nhà nước, tổ chức, đơn vị sự nghiệp công lập.
Quyết định số 790/QĐ-BTC ngày 30/3/2012 của Bộ Tài chính; Quyết định số 736/QĐ-KBNN ngày 2/8/2012 của Tổng giám đốc KBNN ban hành quy chế quản lý tài sản trong hệ thống KBNN [12].
Quyết định số 619/QĐ - KBVP ngày 27/10/2010 của giám đốc KBNN Vĩnh Phúc về việc ban hành Quy chế làm việc KBNN Vĩnh Phúc [13]; Quyết định số 939/QĐ - KBVP ngày 17/12/2013 của giám đốc KBNN Vĩnh Phúc về việc ban hành Quy chế quản lý ô tô, xe máy trong hệ thống KBNN Vĩnh Phúc[14]; Quyết định số 223/QĐ - KBVP ngày 01/4/2015 của giám đốc KBNN Vĩnh Phúc về việc ban hành Quy chế quản lý, sử dụng tài sản nhà nước tại KBNN Vĩnh Phúc [15].
3.2.5.1 Phương pháp quản lý tài sản của KBNN Vĩnh Phúc
Theo phân cấp quản lý của KBNN TW, tài sản được đầu tư, trang bị đến KBNN tỉnh, KBNN huyện, thị xã và đến các phòng nghiệp vụ. Trong số tài sản đó, có tài sản được trang cấp để dùng chung, có tài sản được trang bị đến cá nhân từng cán bộ, công chức. Do đó, tài sản do lãnh đạo các đơn vị chịu trách nhiệm quản lý chung; cán bộ, công chức được trang bị tài sản chịu trách nhiệm quản lý trực tiếp và chịu trách nhiệm khi tài sản đó bị mất hoặc bị hư hỏng.
- Về tổ chức bộ máy quản lý tài sản chuyên trách
Công tác quản lý, sử dụng tài sản nhà nước của KBNN Vĩnh Phúc được quản lý theo hê ̣ thống; tài sản cố định của Văn phòng KBNN tỉnh, KBNN huyện, thị xã từ trụ sở làm việc, nhà phụ trợ, vật kiến trúc, xe ôtô, máy móc, phương tiện làm việc đến các công cụ, dụng cụ được Văn phòng và phòng Tài vụ trực tiếp theo dõi, quản lý thống nhất chung.
+ Văn phòng (phòng Hành chính - Quản trị) KBNN Vĩnh Phúc là đơn vị quản lý toàn diện tài sản, chịu trách nhiệm theo dõi tình hình biến động tăng, giảm tài sản của toàn đơn vị dưới dạng hiện vật; phân công một cán bộ chuyên trách thực hiện trên chương trình phần mền “quản lý tài sản 1.5” của Cục Công sản - Bộ Tài chính.
+ Phòng Tài vụ KBNN Vĩnh Phúc là đơn vị quản lý tài sản dưới dạng giá trị, chịu trách nhiệm theo dõi, hạch toán kế toán tăng, giảm tài sản và theo dõi nguồn hình thành tài sản cố định theo chế độ quy định.
- Phương pháp quản lý tài sản
KBNN Vĩnh Phúc quản lý tài sản nhà nước bằng quy chế, trên cơ sở phân cấp quản lý và tài sản hiện có được đầu tư, mua sắm và trang bị của cấp trên.
Quy chế quản lý tài sản được xây dựng tương đối chặt chẽ và bao quát hết một chu kỳ tài sản, bao gồm công tác đầu tư xây dựng, mua sắm tài sản, bảo dưỡng, sửa chữa lập và quản lý hồ sơ tài sản, tính hao mòn và thanh lý tài sản. Tuy nhiên, Quy chế quản lý tài sản của KBNN Vĩnh Phúc được xây dựng muộn so với quy định.
Quy chế quản lý, sử dụng ô tô, xe máy được ban hành năm 2013, quy định đối tượng sử dụng, chế độ quản lý, chế độ bảo quản, bảo dưỡng, sửa chữa; định mức tiêu hao nhiên liệu và các thủ tục thanh toán chi phí sử dụng xe.
Từ khi có quy chế quản lý, sử dụng tài sản nhà nước và quy chế quản lý, sử dụng ô tô, xe máy, các tài sản và ô tô, xe máy của KBNN Vĩnh Phúc được quản lý chặt chẽ hơn, công tác quản lý, sử dụng đi vào nền nếp; đối tượng được sử dụng tài sản và sử dụng ô tô được quản lý chặt chẽ, góp phần tiết kiệm, chống lãng phí.
Việc quản lý tài sản nhà nước của KBNN Vĩnh Phúc được cụ thể như sau:
(1) Quản lý tài sản cố định
Tất cả các tài sản cố định được đầu tư, mua sắm bằng nguồn vốn NSNN, Quỹ phát triển hoạt động ngành, đều được KBNN Vĩnh Phúc thực hiện theo đúng quy trình quy định. Sau khi tài sản cố định được mua sắm, đầu tư XDCB hoàn thành, căn cứ vào quyết định phê duyệt quyết toán công trình của cấp có thẩm quyền, Kế toán nội bộ KBNN Vĩnh Phúc hạch toán theo dõi chặt chẽ tài sản cố định trên số sách kế toán theo nguyên giá tài sản cố định; Trong quá trình sử dụng nếu có lắp thêm bộ phận (đối với máy móc thiết bị) hay cải tạo, mở rộng thêm (đối với nhà cửa, vật kiến trúc) đều được KBNN Vĩnh Phúc phản ánh ghi bổ sung thêm vào nguyên giá tài sản. Việc ghi tăng, giảm tài sản cố định đều được thực hiện trên số sách kế toán (của bộ phận kế toán nội bộ) và trên sổ theo dõi tài sản cố định (của bộ phận Hành chính - Quản trị).
Việc quản lý tài sản cố định được phân loại thống kê và đánh mã số theo nhóm, chủng loại tài sản. Mã số tài sản sẽ được dán vào tài sản và ghi vào hồ sơ, sổ theo dõi tải sản cố định của đơn vị. Năm 2014, thông qua việc phân loại, kiểm kê tài sản KBNN Vĩnh Phúc đã chủ động thực hiện sắp xếp lại nhà, đất thuộc sở hữu nhà nước, tổ chức bàn giao nhà, đất trụ sở KBNN Vĩnh Tường (cũ) cho địa phương quản lý, sử dụng ngay sau khi trụ sở KBNN Vĩnh Tường (mới) xây dựng hoàn thành, bàn giao đưa vào sử dụng.
Cuối năm, KBNN Vĩnh Phúc thực hiện tính hao mòn tài sản cố định theo tỷ lệ quy định; đối với tài sản cố định tính hao mòn hết giá trị nhưng vẫn còn sử dụng được, cơ quan KBNN Vĩnh Phúc vẫn tiếp tục quản lý theo quy định của pháp luật.
(2). Quản lý tài sản công cụ, dụng cụ
Theo quy định những tài sản của KBNN có giá trị dưới 5 triệu đồng, không coi là TSCĐ thì được xếp vào nhóm tài sản công cụ, dụng cụ lâu bền.
Sau khi phòng Hành chính - Quản trị thực hiện việc mua sắm công cụ, dụng cụ xong, cung cấp đầy đủ hồ sơ, chứng từ để kế toán tiến hành ghi tăng tài sản công cụ; tổ chức theo dõi, quản lý chặt chẽ từng công cụ, dụng cụ lâu bền khi xuất ra sử dụng cho đến lúc báo hỏng.
Việc quản lý tài sản công cụ tương tự như quản lý tài sản cố định, quá trình sử dụng được theo dõi chặt chẽ từ lúc nhập kho, xuất dùng cho đơn vị sử dụng và đến khi báo hỏng.
Hàng năm, thực hiện kiểm kê tài sản công cụ cùng với kiểm kê tài sản cố định để lập báo cáo xin thanh lý những tài sản công cụ không còn sử dụng được. Thủ tục thanh lý tài sản công cụ thông được phân cấp cho giám đốc KBNN tỉnh, đối với công cụ là những thiết bị tin học còn khấu hao báo cáo xin ý kiến KBNN trước khi giám đốc KBNN tỉnh ra quyết định thanh lý.
3.2.5.2 Về hạn chế trong công tác quản lý và sử dụng tài sản của KBNN Vĩnh Phúc
Một là: Việc quản lý, sử dụng các tài sản chủ yếu dựa trên các biện pháp mệnh lệnh hành chính và sử dụng phương pháp tuyên truyền, giáo dục cán bộ, công chức mà chưa có các biện pháp kinh tế để kích thích, thúc đẩy các tổ chức, cá nhân sử dụng tài sản tiết kiệm, hiệu quả. Thông thường tài sản sau khi hư hỏng được đưa
vào kho, sau đó tổ chức thanh lý mà không quy trách nhiệm của người sử dụng tài sản. Dẫn đến, ý thức trách nhiệm của cán bộ, công chức có xu hướng quản lý, sử dụng tài sản kém hiệu quả và lãng phí.
Hai là: Theo quy định của Bộ Tài chính tài sản cố định là tài sản có thời gian sử dụng trên 1 năm và có giá trị từ 10 triệu đồng trở lên, tuy nhiên một số tài sản cố định thời gian sử dụng trên 1 năm và có giá trị từ 5 triệu đồng đến dưới 10 triệu đồng là chưa đúng với quy định của Bộ Tài chính như: Mô tô; máy móc, thiết bị văn phòng: Máy vi tính, máy in, máy chiếu, máy điều hoà nhiệt độ, máy huỷ tài liệu, máy đun nước, thiết bị lọc nước, máy hút ẩm, máy hút bụi; mạng máy chủ, thiết bị nghe nhìn, thiết bị lưu trữ; bàn, ghế, tủ, giá kệ đựng tài liệu,tủ, két sắt; thiết bị phòng cháy chữa cháy, tủ đá, tủ lạnh…
Ba là: Tài sản trong các cơ quan KBNN chỉ thực hiện việc tính hao mòn hàng năm, mà không được trích khấu hao tài sản, nên giá trị tài sản không được bảo toàn. Do đó, tài sản dù được đưa vào sử dụng hay không đưa vào sử dụng thì giá trị tài sản cũng bị hao mòn theo năm, tháng. Mặt khác, thanh lý tài sản được Nhà nước phân cấp cho các Bộ, ngành, cơ quan trực tiếp sử dụng tài sản thực hiện thanh lý, bán thu tiền nộp vào ngân sách nhà nước theo hướng dẫn của Bộ Tài chính. Giá trị thu hồi sau thanh lý tài sản thường nhỏ hơn rất nhiều so với giá trị đầu tư, mua sắm tài sản ban đầu, nên không tái tạo được tài sản ban đầu. Vì thế, khi đầu tư, mua sắm mới tài sản nhà nước, các đơn vị đều phải sử dụng bằng nguồn NSNN cấp.
Bốn là: Căn cứ Quyết định 170/2006/QĐ-TTg ban hành Quy định tiêu chuẩn, định mức trang thiết bị và phương tiện làm việc của cơ quan và cán bộ, công chức, viên chức nhà nước đến nay đã lạc hậu, nhiều quy định không còn phù hợp với thực tế; tiêu chuẩn, định mức, chế độ sử dụng các loại tài sản chủ yếu của cơ quan mới chỉ thực hiện theo đúng tiêu chuẩn định mức quy định của Nhà nước, chưa xây dựng thống nhất định mức thiết bị văn phòng chi tiết, cụ thể trong việc sử dụng tài sản dùng chung như bàn, ghế...; chưa xây dựng được các chỉ tiêu tính toán hiệu quả kinh tế trong việc sử dụng tài sản nhà nước nên còn lãng phí và chưa đem lại hiệu quả trong quản lý.
Quyết định số 58/2015/QĐ-TTg ngày 17/11/2015 về quy định tiêu chuẩn, định mức, chế độ quản lý, sử dụng máy móc, thiết bị của cơ quan nhà nước, tổ chức, đơn vị sự nghiệp công lập mới ban hành nhưng bộc lộ một số điểm hạn chế khi áp dụng vào hệ thống KBNN như: Quy định tài sản là máy in định mức 01 chiếc áp dụng cho 01 phòng làm việc là quá ít nếu trang bị cho phòng Kế toán Nhà nước, phòng kiểm soát chi...trong khi đó, có những phòng làm việc ở phân tán qua nhiều phòng, nhiều tầng. Không định mức máy tính xách tay cho phòng chuyên môn, trong khi nhu cầu sử dụng bắt buộc phải có như phòng Thanh tra, kiểm tra, phòng tin học...
Năm là: Chưa có tiêu chí, quy định cụ thể để cấp đất xây dựng trụ sở KBNN, mà thường cấp theo ý chủ quan của chính quyền địa phương các cấp, nên diện tích đất cấp cho các KBNN huyện, thị xã không đồng đều, có KBNN rất rộng rãi, có KBNN rất chật trội.
Trong quá trình quản lý, sử dụng tài sản nhà đất tại KBNN Vĩnh Phúc việc kê khai, đăng ký quyền sử đất còn chưa kịp thời; còn sai sót về số liệu thống kê diện tích đất sử dụng, diện tích sàn xây dựng trụ sở làm việc, nhà phụ trợ (như KBNN Vĩnh Tường, KBNN Yên Lạc và KBNN Tam Dương). Việc bổ sung các hồ sơ có liên quan đến đất và nhà khi đã đăng ký tài sản chưa kịp thời (như KBNN Sông Lô, KBNN Vĩnh Tường), nên đến nay UBND huyện vẫn chưa thực hiện cấp sổ đỏ đất cho các KBNN huyện nêu trên.
Sáu là: Việc xây dựng Quy chế quản lý, sử dụng tài sản tại KBNN Vĩnh Phúc theo quy định của Luật quản lý, sử dụng tài sản nhà nước và theo quy định của KBNN Trung ương còn chậm (Năm 2013 xây dựng quy chế quản lý ô tô, xe máy; tháng 6/2014 xây dựng quy chế quản lý tài sản). Các quy định về báo cáo định kỳ, công khai sử dụng tài sản chưa kịp thời; những tài sản không kê khai đăng ký theo quy định của Bộ Tài chính thì việc theo dõi quản lý và hạch toán tài sản còn nhiều lúng túng. Công tác quản lý, lưu trữ hồ sơ tài sản của các KBNN huyện, thị xã còn yếu, chưa chú trọng về nguồn gốc lịch sử của tài sản; vì vậy, việc cập nhật và theo dõi tài sản rất khó khăn nhất là khi tổ chức thanh lý tài sản.
Bảy là: Tiêu chí thống kê giữa chương trình quản lý tài sản 1.5 của Bộ Tài chính và báo cáo kiểm kê tài sản 0 giờ còn chưa thống nhất như: Tài sản là máy móc thiết bị hạch toán trên chương trình quản lý tài sản 1.5 vào chỉ tiêu “Máy móc thiết bị”, tuy nhiên trên báo cáo kiểm kê tài sản theo dõi vào danh mục “Phương tiện quản lý”...
Tám là: Việc quản lý tài sản phân tán giữa các KBNN huyện, thị xã và Văn phòng KBNN tỉnh với nhau, dẫn đến khó có thể xác định được nơi thừa nơi thiếu tài sản, nên việc điều chuyển tài sản giữa các đơn vị gặp nhiều khó khăn. Mặt khác, công tác phê duyệt quyết toán công trình hoàn thành của cấp trên rất chậm; mô ̣t số tài sản được mua về đưa vào sử dụng luôn nhưng chưa thanh quyết toán cho nhà thầu nên việc theo dõi trên sổ sách kế toán và chương trình quản lý tài sản 1.5 thường chậm, dẫn đến không theo dõi tình hình biến động của tài sản kịp thời, cuối năm không tính được khấu hao tài sản cố định, đặc biệt có tài sản có dấu hiệu hư hỏng mớ i được nhâ ̣p vào sổ sách, do đó hiê ̣u quả quản lý, sử du ̣ng tài sản chưa cao.