5. Kết cấu của luận văn
4.2.2. Công tác phân tích công việc
Phân tích công việc là một nhiệm vụ bắt buộc phải làm trong tiến trình đổi mới và nâng cao chất lượng quản trị nhân sự. Việc phân tích và thiết kế công việc là
việc không khó khăn, nằm trong khả năng của Công ty mà không cần phải có sự trợ giúp của các chuyên gia từ bên ngoài.
Để thực hiện phân tích công việc, Công ty có thể xây dựng một bản mô tả công việc và phát cho tất cả CBNV trong Công ty, CBNV sẽ căn cứ trực tiếp vào công việc hằng ngày của mình để mô tả chính xác công việc ở từng vị trí, nhiệm vụ. Thực hiện theo hướng này cũng chính là một cách giúp cho NLĐ trong công ty có thời gian để tự đối chiếu đánh giá lại bản thân, cũng như hiểu thêm công việc của mình để hoàn thành tốt hơn công việc được giao.
Từ các bản mô tả của CBNV, Phòng Tổ chức - Hành chính sẽ xây dựng bảng phân tích công việc cho từng vị trí cụ thể trong công ty. Mục đích chính của việc phân tích công việc là để cung cấp thông tin giúp việc tuyển chọn lao động, đưa ra các tiêu chuẩn đánh giá hoàn thành nhiệm vụ, phục vụ đào tạo phát triển nhân sự, xác định chế độ đãi ngộ phù hợp…
Bản mô tả công việc là tài liệu cung cấp thông tin liên quan đến công tác cụ thể, nhiệm vụ, quyền hạn, các mối quan hệ công việc, các điều kiện làm việc; Bản phân tích công việc là tài liệu liệt kê các điều kiện, tiêu chuẩn để xác định sự hoàn thành của công việc và các điều kiện, tiêu chuẩn tối thiểu về trình độ học vấn, kỹ năng chuyên môn, kinh nghiệm công tác, tuổi đời, thể lực, đặc điểm cá nhân,...mà công việc đòi hỏi ở người đảm nhận. Đây là các thông tin quan trọng và là bằng chứng , cơ sở để tiến hành các hoạt động nhân sự.
MẪU MÔ TẢ CÔNG VIỆC ĐỀ XUẤT Trách
nhiệm Soạn thảo
Phê duyệt cấp Phòng chức năng
Phê duyệt cấp Công ty
Chức vụ Nhân viên Trưởng phòng Giám đốc
Chữ ký Họ và
STT Trách nhiệm/nhiệm vụ
được giao Quyền hạn*
Báo cáo**
Để chỉ đạo Để biết
1 2 Trưởng phòng Giám đốc
2 2 Trưởng phòng Giám đốc
3 1 Ban Giám đốc --
- Mức 1: được quyền thực hiện nhiệm vụ sau đó báo cáo lại cho cấp trên trực tiếp và chịu trách nhiệm trước cấp trên về công việc tương ứng.
- Mức 2: phải xin ý kiến của cấp trên trực tiếp trước khi thực hiện nhiệm vụ.
**Ghi chú:
- Để chỉ đạo: báo cáo cho vị trí này để xin ý kiến chỉ đạo; - Để biết: báo cáo chỉ mang mục đích thông tin để biết.
Trên cơ sở các thông tin có được từ khâu phân tích công việc, tiến hành chuẩn hóa một cách chi tiết các yêu cầu của một vị trí công việc. Nội dung của bảng phân tích công việc cần phải đảm bảo các nội dung sau:
Các thông tin chung về vị trí chức danh: Tên, chức vụ, phòng ban
Trách nhiệm công việc: Các trách nhiệm cần ghi rõ làm việc gì? Làm như thế nào? Mục đích cần đạt được của công việc đó;
Trình độ, kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm theo yêu cầu của công việc. Lưu ý không phải thâm niên và bằng cấp người lao động có mà là theo yêu cầu của công việc;
Vị trí trong tổ chức: Chịu sự quản lý, giám sát bởi những ai? Về việc gì? Các mối quan hệ bên trong và bên ngoài của tổ chức: Nêu rõ đối tác phải quan hệ, nội dung, tính chất và tần suất phải giao tiếp, trao đổi làm việc;
Quyền ra quyết định và trách nhiệm quản lý về con người, chi tiêu, sử dụng trang thiết bị và tiếp cận thông tin;
Quyền lợi về lương, thưởng và các chế độ khác;
Điều kiện và môi trường làm việc: Mô tả rõ về điều kiện làm việc trong nhà, ngoài trời, tần suất di chuyển, nguy cơ rủi ro và tai nạn nghề nghiệp.