5. Kết cấu của luận văn
3.3.2. Thực trạng công tác phân tích công việc
Trong thời gian qua, THAIPHACO cũng đã xây dựng và đưa một số tiêu chí dành riêng cho từng vị trí làm việc để đưa vào công tác tuyển dụng, tuy nhiên, các nội dung được đưa vào mới chỉ dừng lại ở việc mô tả công việc một cách đơn giản và có những yêu cầu về bằng cấp cho ứng viên, và chưa có văn bản hay quy định cụ thể cho công tác này.
Trong quy chế làm việc của Công ty cũng có nhắc đến công việc, nhiệm vụ, quyền hạn của BGĐ công ty cũng như Trưởng, phó các phòng ban trong công ty. Tuy nhiên, tính đến hết tháng 12/2019, đối với nhân viên trong công ty, chưa có văn bản nào quy định cụ thể về công việc của từng vị trí.
Theo kết quả phỏng vấn trực tiếp Trưởng phòng Hành chính tổ chức của công ty, từ năm 2018, Giám đốc Công ty đã chỉ đạo phòng Hành chính tổ chức phối hợp với các phòng, ban, chi nhánh khác trong Công ty thực hiện công tác phân tích công việc để đảm bảo sự phân công rõ ràng trong nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn giữa những người lao động làm các công việc khác nhau để giúp cho người lao động hiểu rõ mình cần phải thực hiện những nhiệm vụ và trách nhiệm gì.
Thực hiện chỉ đạo của Giám đốc Công ty, phòng Tổ chức hành chính đã có công văn số 47/CV-HCTC ngày 16 tháng 5 năm 2018 về việc đề nghị các Trưởng phòng, ban, chi nhánh khác trong Công ty thực hiện công tác phân tích công việc cho tất cả những công việc trong phòng, ban mình. Trong đó có hướng dẫn, tại mỗi công việc vẫn nên cần người lao động cần phải thực hiện những nhiệm vụ, trách nhiệm gì và có những quyền hạn nào.
Trong nội dung công văn nêu rõ, các Trưởng phòng, ban chủ yếu bằng kiến thức về chuyên môn nghiệp vụ, bằng sự hiểu biết về các công việc, bằng kinh nghiệm bản thân trong lĩnh vực của phòng, ban mình. Một phần kết hợp thông qua hàng ngày làm việc cùng người lao động trong phòng nên có thể quan sát quá trình thực hiện công việc của họ và có thể có những trao đổi thảo luận ngắn, không mang tính chính thức với họ để bổ sung thông tin về nhiệm vụ, trách nhiệm cần thực hiện, thực hiện chúng như thế nào, phạm vi quyền bản sao…từ đó các Trưởng phòng, ban trực tiếp viết văn bản phân tích công việc, cụ thể là ban phân công công việc/nhiệm vụ.
Hình 3.1. Mẫu mô tả công việc
Sau khi Trưởng phòng, ban đã xây dựng được bản phân công công việc, nhiệm vụ, văn bản này có thể đưa ra cho người lao động đọc và đề xuất ý kiến đóng góp, sau đó ký xác nhận và lưu lại.
Trên thực tế, hầu hết các phòng, ban đều không làm việc này. Theo kết quả nghiên cứu thực tế tại công ty, chỉ có Phòng Tổ chức Hành chính thực hiện công tác này, ngoài ra không có Phòng ban nào có lưu lại các bản mô tả công việc theo nội dung công ty yêu cầu. Bên cạnh đó, Công ty cũng không có bộ phận kiểm tra, giám sát về việc thực hiện công tác này.
Nhận xét:
Phân tích công việc, xây dựng các bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc được coi là vấn đề then chốt của hoạt động quản trị nguồn nhân lực. Tại THAIPHACO hiện chưa chính thức tiến hành công việc này. Điều kiện tiến hành công việc các nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn khi thực hiện công việc và các phẩm chất, kỹ năng nhân viên cần thiết phải có để thực hiện tốt công việc chủ yếu do lãnh đạo cấp trên trực tiếp trao đổi với nhân viên dưới quyền mà chưa quy định cụ thể bằng văn bản. Chính vì lẽ đó, các nhân viên phụ trách những công việc khác nhau rất khó tìm hiểu được công việc của những nhân viên khác. Ngay cả đồng nghiệp trong cùng phòng ban đôi khi người này cũng không nắm rõ hết công việc cho nhau (lúc đồng nghiệp nghỉ ốm, thai sản, nghỉ phép theo chế độ,…) hoặc khi có sự điều động nhân viên từ đơn vị này sang đơn vị khác, bản thân nhân viên được điều động cũng hết sức bị động không biết cụ thể công việc mới là gì.
Điều quan trọng hơn là: Bảng mô tả công việc và Bảng tiêu chuẩn công việc là cơ sở cho việc tuyển chọn, đào tạo, bố trí, sử dụng và đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên. Để khắc phục những vấn đề này Công ty cần tổ chức phân tích công việc để xây dựng hai văn bản quan trọng là Bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc cho Công ty, để có cơ sở tuyển dụng, đào tạo, bố trí và hoán đổi công việc khi cần thiết.
Tuy nhiên, các Trưởng phòng, ban là những người có chuyên môn không thuộc lĩnh vực nhân sự, họ không có hoặc rất hạn chế về kiến thức, kỹ năng phân tích công việc như: lựa chọn phương pháp thu thập thông tin, thiết kế biểu mẫu thu thập thông tin hay kỹ năng viết văn bản phân tích công việc…Công ty cũng không có sự đào tạo, phòng Tổ chức hành chính không có hướng dẫn cho các Trưởng phòng, ban phân tích công việc.
Các Trưởng phòng, ban không tiến hành lựa chọn phương pháp thu thập thông tin và cũng không có phương pháp thu thập thông tin rõ ràng. Quá trình thu thập thông tin và xử lý thông tin hầu như không có. Các Trưởng phòng, ban viết bản phân công công việc/nhiệm vụ chủ yếu dựa vào sự hiểu biết của mình về các công việc, chứ không có sự thu thập thông tin từ người lao động, nếu có cũng chỉ là cuộc nói chuyện, thảo luận ngắn mang tính không chính thức với người lao động.
Nhìn chung, thực tế hiện nay tại THAIPHACO, công tác phân tích công việc chưa được hình thành, người lao động thực hiện công việc một cách bị động và không nắm được hết các nhiệm vụ mà mình cần thực hiện. Việc thiếu sót trong hoạt động phân tích công việc của công ty khiến cho quá trình tuyển dụng và sử dụng lao động của công ty vẫn chưa thật sự hiệu quả, gây tổn thất trong việc tối đa hóa nguồn nhân lực. Do vậy, trong thời gian tới, THAIPHACO cần thực hiện hoạt động phân tích công việc, từ đó nâng cao chất lượng nguồn nhân lực, đảm bảo việc thực hiện các mục tiêu hoạt động của công ty.