6. Kết cấu luận văn
3.5.3. Vận dụng Thẻ cân bằng điểm trên bảng tính Excel để đánh giá thành quả
quả hoạt động
Xây dựng Thẻ cân bằng điểm của Ban Giám hiệu
Đây là Thẻ cân bằng điểm đại diện cho nhà Trường, việc thiết kế trên bảng tính Excel được thực hiện dựa trên các công thức để thuận tiện cho việc tính toán, đánh giá các kết quả.
- Tỷ trọng KPI sẽđược tính dựa vào tỷ trọng của phương diện nhân với tỷ trọng các mục tiêu sẽ tính được tỷ trọng của các KPI. Về nguyên tắc chung thì tổng tỷ trọng các KPI trong 4 phương diện luôn luôn bằng 100%.
- Các chỉ tiêu sẽ được Ban Giám hiệu đưa ra và các chỉ tiêu này được thể hiện bằng những con số và đơn vị tính rõ ràng.
- Thời gian thực hiện sẽđược thể hiện trên các cột đó là các tháng hoặc quý. Trong mỗi tháng hoặc quý này thì những người hoặc đơn vị thực hiện Thẻ cân bằng điểm sẽ nhập kết quả vào. Dựa vào các công thức đã được thiết lập sẵn thì sẽ tính được tỷ lệ hoàn thành,.
Trong phần hệ thống tính điểm để đảm bảo tính khách quan và phù hợp với thực tế thì tác giả xây dựng cách tính điểm gồm có: Hệ thống chấm điểm, tự chấm, cấp trên chấm
- Hệ thống cấm điểm sẽ tự tính ra kết quả khi nhập các dữ liệu vào. - Tự chấm điểm: Mỗi đơn vị khi thực hiện sẽ có những đánh giá khác
với hệ thống trên máy tính thì có thể tự chấm điểm và giải trình với cán bộ trực tiếp phụ trách về kết quả của đơn vị.
- Cấp trên chấm điểm: Sau khi xem xét kết quả của hệ thống chấm điểm và đơn vị, cá nhân chấm điểm thì cấp trên sẽđưa ra kết luận cuối cùng và đây là kết quảđểđánh giá, xếp loại.
Kết quả ở đây sẽ gồm 2 phần đó là điểm quy đổi và xếp loại. Xếp loại sẽ dựa và điểm của cấp trên chấm, mức xếp loại theo bảng 3.5 Điểm quy đổi sẽ tính tổng và đánh giá và đưa ra mức xếp loại về việc thực hiện Thẻ cân bằng điểm. Dưới đây là Thẻ cân bằng điểm cấp cao mà tác giả đã xây dựng trên Excel. Bảng này rất thuận tiện vì không những dễ dàng gửi file mềm cho các đơn vị mà còn có thể in ra cho các đơn vị ký nhận và thực hiện.
Dựa vào các chỉ tiêu đưa ra các kết quả đạt được trên Thẻ cân bằng điểm và cách chấm điểm thì hệ thống sẽ tính ra được mức độ hoàn thành ở các chỉ tiêu. Các chỉ tiêu này sẽđược xếp loại dựa vào phương thức tính điểm. Từ cách đánh giá các kết quảđạt được thì Trường sẽ biết được các chỉ tiêu nào đạt ở mức độ nào để từđó có các biện pháp điều chỉnh các hành động.
Không những đánh giá riêng các chỉ tiêu, hệ thống còn đánh giá điểm của từng phương diện và từ đó đánh giá toàn bộ Thẻ cân bằng điểm. Việc đánh giá từ những mục tiêu, phương diện đến tổng thể sẽ giúp nhà quản lý nắm rõ được tính hình hoạt động của nhà Trường. Những chỉ tiêu, phương diện nào yếu sẽ có những
biện pháp thúc đẩy đạt được mục tiêu. Những chỉ tiêu nào tốt sẽ được phát huy thêm.
Trên bảng tính Excel thiết lập một sheet riêng đểđánh giá xếp loại của Ban Giám hiệu và các đơn vị trong nhà Trường. Việc đánh giá có một thuận lợi rất lớn là nhờ quy trình được tự động hóa người sử dụng chỉ cần nhập dữ liệu vào ô kết quả phần còn lại thì sẽđược tựđộng tính toán và đánh giá.
Trong các Thẻ cân bằng điểm trên Excel để đánh giá thành quả hoạt động thì những đơn vị thực hiện chỉ nhập dữ liệu vào những ô có màu vàng, còn những ô còn lại là công thức nên không được nhập vào.
Một số Thẻ cân bằng điểm dùng cho việc đo lường thành quả hoạt động được trình bày. (Đính kèm phụ lục 16,17,18,19).
KẾT LUẬN CHƯƠNG 3
Với việc vận dụng lý thuyết Thẻ cân bằng điểm để xây dựng nên Thẻ cân bằng điểm trên bảng tính Excel là một bước cụ thể hóa và để sẵn sàng vận dụng vào thực tế. Với những ưu điểm nổi bật hơn so với cách tổ chức đánh giá hiện nay sẽ giúp cho nhà Trường kiểm soát được tình hình thực hiện các mục tiêu, chiến lược trong thời gian sắp tới. Nhưng để thực hiện thành công Thẻ cân bằng điểm tại nhà Trường thì cần phải có sự quyết tâm cao độ của Ban Giám hiệu và tất cả các nhân viên trong Trường. Một cá nhân không thể làm nên thành công Thẻ cân bằng điểm cho nhà Trường được.
Xét về lý thuyết thì BSC rất đơn giản nhưng để áp dụng vào thực tế là một công việc rất khó khăn. Đòi hỏi nhiều công sức của lãnh đạo, nhóm tư vấn BSC.
Để thực hiện cần một nhóm tư vấn về Thẻ cân bằng điểm đồng thời để thực hiện thành công thì quá trình đào tạo cho mọi nhân viên trong nhà Trường hiểu về Thẻ cân bằng điểm là rất cần thiết tạo nên một nền tảng vững chắc để Trường thực hiện.
Thẻ cân bằng điểm là một công cụ đã chứng minh được sự thành công của mình trên thế giới tôi hy vọng đây là một công cụ sẽ giúp cho Trường Trung cấp Bến Thành phát triển hơn nữa.
KẾT LUẬN
Thẻ cân bằng điểm là một công cụ hữu ích cho công tác đo lường thành quả hoạt động rất hữu hiệu và hiệu quả, đó là một nền tảng tốt cho quá trình quản trị toàn diện cho doanh nghiệp trên 4 phương diện.
So với cách đánh giá hiện nay tại Trường Trung cấp Bến Thành thì Thẻ cân bằng điểm có những ưu điểm đó là:
- Đã kết nối được giữa mục tiêu chiến lược của Trường đến từng Phòng, Khoa, Trung tâm.
- Thông qua việc phân tầng Thẻ cân bằng điểm các Phòng, Khoa, Trung tâm thấy được sự đóng góp của từng bộ phận vào mục tiêu chiến lược chung của nhà Trường.
- Thông qua hệ thống tính điểm để đánh giá thành quả hoạt động của từng bộ phận.
Tác giả đã cụ thể hóa những lý thuyết phân tầng Thẻ cân bằng điểm để triển khai xuống các Phòng, Khoa. Cùng với đó là hệ thống tính điểm đã được vận dụng đểđưa vào quá trình đo lường. Với việc vận dụng những lý thuyết BSC cùng với đó là bước đầu xây dựng trên Excel để làm nền tảng cho quá trình áp dụng vào Trường Trung cấp Bến Thành được thành công. Tuy nhiên trong luận văn tác giả cũng chưa đi nghiên cứu vấn đề đãi ngộ và phân bổ ngân sách thông qua Thẻ cân bằng điểm. Việc đãi ngộ và phân bổ ngân sách dựa trên Thẻ cân bằng điểm sẽ làm cho quá trình khen thưởng đi sát với chiến lược của nhà Trường đồng thời cũng dùng ngân sách để phục vụ cho chiến lược một cách tốt nhất. Hai quá trình phân bổ ngân sách và thực thi chiến lược sẽ gắn kết với nhau.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
Tài liệu tiếng Việt
Bộ Giáo dục và Đào tạo, 2008. quyết định ban hành qui định chế độ làm việc
đối với giảng viên, quyết định số 64/2008/QĐ-BGDĐT.
Chính Phủ, 2006. Quy định quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ,tổ chức bộ máy, biên chế và tài chính đối với đơn vị sự nghiệp công lập, Nghịđịnh số 43/2006 NĐCP.
Kaplan, R.S. & Norton, D.P., 1996. Thẻ điểm cân bằng:Biến chiến lược thành hành động, Dịch từ tiếng Anh. Người dịch Lê Đình Chi và Trịnh Thanh Thúy, 2011. Hồ Chí Minh: Nhà xuất Trẻ TP. Hồ Chí Minh.
Kaplan, R.S. & Norton, D.P, 2003. Bản đồ chiến lược: Biến tài sản vô hình thành kết quả hữu hình, Dịch từ tiếng Anh. Người dịch Phan Thị Công Minh và Võ Minh Tú, 2011. Hồ Chí Minh: Nhà xuất Bản Trẻ TP. Hồ Chí Minh.
Niven, P.R., 2006. Thẻ điểm cân bằng, Dịch từ tiếng Anh. Người dịch Dương Thị Thu Hiền, 2009. Hồ Chí Minh: Nhà xuất Bản Tổng Hợp TP. Hồ Chí Minh.
Parmenter, D., 2007. Các chỉ số đo lường hiệu suất, , Dịch từ tiếng Anh. Người dịch Nguyễn Thị Kim Thương, 2009. Hồ Chí Minh: Nhà xuất Bản Tổng Hợp TP. Hồ Chí Minh.
Phạm Quang Huy, 2014. Hoàn thiện hệ thống thu, chi ngân sách tại Việt Nam.
Luận án tiến sĩ. Đại học Kinh Tế Tp. Hồ Chí Minh.
Trường Trung Cấp Bến Thành, 2010. Qui chế tổ chức và hoạt động.
Trường Trung Cấp Bến Thành, 2010 – 2014. Báo cáo tổng kết.
Võ Văn Nhị, 2012. Giáo trình kế toán hành chính sự nghiệp. Trường Đại học Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh.
Tài liệu tiếng Anh
Atkinson, A; Kaplan, R.S & et al, 2012. Management Accounting: Information for Decision-Making and Strategy Execution. 6th ed. Hoboken, NJ: John Wiley & Sons
Baruch Lev, 2000, “New Math for a New Economy,” Fast Company,
referenced in A. M. Webber, p. 217–224
Bassi, L & Mc Murrer, D, 2004. The Impact of U.S. Firms’ Investments in Human Capital on Stock Prices
Covey, S.R, 2004. The 8th Habit: From Effectiveness to Greatness. Henry Holt and company, LLC
Kaplan, R.S, 1999. The Balanced scorecard for public – sector organizations.
The Balanced scorecard report. Volume 1, Number 2.
Kaplan, R.S, 2002. The Balanced scorecard and nonprofit organizations. The Balanced scorecard report. November – December.
Kaplan, R.S. & D.P. Norton, 2004b. Measuring the Strategic Readiness of Intangible Assets, Harvard Business Review (February): pp. 52-63
Kaplan, R.S. & D.P. Norton. 1996. "Using the Balanced Scorecard as a Strategic Management System."Harvard Business Review January–February:75–85
Kaplan, R.S. et al, 2012. Management Accounting: Information for Decision- Making and Strategy Execution. 6th ed. Hoboken, NJ: John Wiley & Sons.
Kaplan,R S. “The Balanced Scorecard for Public-Sector Organizations”,
Balanced scorecard report, 1999.
Kaplan, R.S. “Conceptual Foundations of the Balanced Scorecard”, working papers, March – 2010
Karathanos, D., Karathanos, P, 2005. “Applying the Balanced Scorecard to Education”, Journal of Education for Business, Vol. 80, No. 4, pp. 222-230.
Kotter, J,P. 1996, leading change. Harvard Business scholl press.
Lewis, 1955. Reporting and Appraising Results of Operations with Reference to Goals, Plans and Budgets, Planning, Managing and Measuring the Business: A
case study of management planning and control at General Electric Company, New York: Controllwership Foundation
Mark, 2001. The State of Strategic Performance Measurement: The IMA 2001 Survey, The Balanced Scorecard Report, Harvard Business School Press (November/December 2001) P.13-14
Niven, P.R. 2008, Balanced scorecard step-by-step for government and nonprofit agencies, 2nd. Hoboken, NJ: John Wiley & Sons.
Norton, D.P. “Bewared : The unbalanced scorecard”, Harvard Business Review, 2000.
Parmenter, D. 2012. Key Performance Indicators for Government and Nonprofit Agencies : Implementing Winning KPIS. Hoboken, NJ: John Wiley & Sons.
Peter, T., 2003. Re – imagine. London, Dorling Kindersley.
Porter, M.E “what is strategy?”. Havard business Review, November – December, 1996.
Trang web tham khảo
http://www.businessdictionary.com/definition/metrics.html
http://www.tuanvietnam.net/doanh-nghiep-vn-va-buoc-dau-ap-dung-bang-diem-
Minh họa một số các thước đo tài chính
Phương diện Thước đo
Tài chính
Nguồn thu từ sinh viên chính quy Nguồn thu từ khóa đào tạo ngắn hạn Nguồn thu từ lớp liên kết
Tổng nguồn thu
Thu nhập bình quân của nhân viên Lợi nhuận đạt được
Phụ lục 2:
Minh họa một số thước đo khách hàng
Phương diện Thước đo
Khách hàng
Tỷ lệ học sinh – sinh viên tăng hàng năm Số lượng học sinh - sinh viên nghỉ học
Tỷ lệ học sinh – sinh viên hài lòng với Nhà trường Các than phiền của học sinh – sinh viên
Tỷ lệ học sinh - sinh viên tốt nghiệp có việc làm Thời gian dành cho học sinh - sinh viên
Phương diện Thước đo
Qui trình nội bộ
Tỷ lệ học sinh - sinh viên đậu các môn học Các đề xuất về quy trình quản lý tại Trường
Đánh giá chất lượng giáo viên
Số lượng chương trình mới được áp dụng Phương pháp giảng dạy mới được áp dụng Các chương trình liên kết nước ngoài
Phụ lục 4:
Minh họa một số thước đo học hỏi và phát triển
Phương diện Thước đo
Học hỏi và phát triển
Tỷ lệ % nhân viên được huấn luyện về kỹ năng nghiệp vụ
Tỷ lệ % nhân viên được tham gia các lớp đào tạo kiến thức chuyên môn
Tỷ lệ giảng viên có trình độ sau đại học Mức độ hài lòng của nhân viên qua khảo sát Tỷ lệ nhân viên thực hiện tốt văn hóa tổ chức Sốđề tài nghiên cứu được công bố
Số phần mềm được nâng cấp
TRƯỜNG TRUNG CẤP BẾN THÀNH PHIẾU KHẢO SÁT Ý KIẾN SINH VIÊN
Khảo sát này nhằm phục vụ cho việc thực hiện luận văn thạc sĩ với đề tài “Vận dụng Thẻ cân bằng điểm ( Balanced Scorecard ) tại Trường Trung cấp Bến Thành. Với mục đích nâng cao công tác tổ chức đào tạo và dịch vụ của Trường, rất mong các bạn dành ít thời gian giúp tôi hoàn thành Bảng câu hỏi này.
Các bạn vui lòng đánh giá mức độ hài lòng với các hoạt động sau theo thang
điểm từ 1 tới 5 chỉđánh một dấu (x) vào ô thích hợp cho từng phát biểu: 1 2 3 4 5 Hoàn toàn không hài lòng Không hài lòng Tương đối hài lòng Hài lòng
Hoàn toàn hài lòng
Các hoạt động 1 2 3 4 5
Tổ chức lớp học
1.1 Quá trình đăng ký môn học 1.2 Công bố thời khóa biểu 1.3 Trang thiết bị phòng học
1.4 Khảo sát ý kiến sinh viên cuối môn học Tổ chức
giảng dạy
2.1 Trình độđội ngũ cán bộ giảng dạy
2.2 Hướng dẫn ngoài giờ lên lớp của giảng viên 2.3 Giới thiệu các tài liệu học tập cho SV Kiểm
tra, đánh giá
3.1 Cách thức đánh giá SV trong môn học 3.2 Điều kiện tham dự kiểm tra và thi môn học 3.3 Sắp xếp lịch và phổ biển lịch thi
3.6 Cơ sở vật chất cho kỳ thi 3.7 Công bố kết quả thi, quản lý điểm số Quản lý của Khoa và Phòng
4.1 Sự quan tâm của GV chủ nhiệm đối với lớp 4.2 Phổ biến về chương trình đào tạo
4.3 Tổ chức thu thập và lưu trữ cơ sở dữ liệu SV
4.4 Thái độ hỗ trợ của các Nhân viên
4.5 Tổ chức các cuộc thi chuyên ngành cho SV 4.6 Tổ chức hoạt động vui chơi, thể thao 4.7 Giải quyết yêu cầu của SV Học phí và cơ sở vật chất 5.1 Mức học phí 5.2 Cơ sở vật chất cho học tập 5.3 Cơ sở vật chất kí túc xá, sân thể thao
PHIẾU KHẢO SÁT Ý KIẾN DOANH NGHIỆP
Khảo sát này nhằm phục vụ cho việc thực hiện luận văn thạc sĩ với đề tài “Vận Dụng Thẻ cân bằng điểm ( Balanced Scorecard ) tại Trường Trung cấp Bến Thành. Với mục đích nâng cao công tác tổ chức đào tạo và dịch vụ của Trường, rất mong Anh/ Chị
dành ít thời gian giúp tôi hoàn thành Bảng câu hỏi này.
Các Anh/ Chị vui lòng đánh giá mức độ hài lòng với các hoạt động sau theo thang
điểm từ 1 tới 5 chỉđánh một dấu (x) vào ô thích hợp cho từng phát biểu: 1 2 3 4 5 Hoàn toàn không hài lòng Không hài lòng Tương đối hài lòng Hài lòng
Hoàn toàn hài lòng
1. Mức độ hài lòng của Anh/ Chịđối với các Học sinh - Sinh viên Trường Trung cấp Bến Thành đang làm việc tại Doanh nghiệp.
Nội dung 1 2 3 4 5
1 Kỹ năng chuyên môn gắn với thực tế doanh nghiệp 2 Khả năng hòa nhập với văn hóa doanh nghiệp 3 Kỹ năng làm việc độc lập
4 Kỹ năng làm việc nhóm
5 Sử dụng các phần mềm trong Doanh nghiệp 6 Khả năng giao tiếp bằng ngoại ngữ
7 Đạo đức nghề nghiệp
Ý kiến đóng góp nhằm cải thiện công việc trên……… ………..
Anh/ Chị vui lòng cho biết một số thông tin cá nhân
Họ và tên: Chức vụ: Vị trí công tác
TT NỘI DUNG Điểm
Tối đa Trừ
A Hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao, đạt năng suất và chất
lượng cao 60đ
1
Xây dựng được kế hoạch công tác, thực hiện các báo cáo của đơn
vịđúng thời gian quy định. 10đ
Chương trình, kế hoạch công tác, báo cáo không sát thực tế, không
đúng yêu cầu. -5/lần
Nộp không đúng thời gian -5/lần
2
Tổ chức lãnh đạo đơn vị thực hiện tốt nhiệm vụ, kế hoạch được giao; đôn đốc, nhắc nhở, kiểm tra, xử lý kịp thời các công việc. 20đ
Đơn vị không thực hiện đúng kế hoạch công tác được giao -10/lỗi