6. Kết cấu luận văn
3.5. Xây dựng Thẻ cân bằng điểm trên Excel
Với những ưu điểm như dễ sử dụng, phổ biến, đơn giản, dể thay đổi việc vận dụng Thẻ cân bằng điểm sẽ rất thuận lợi. Bằng việc đưa ra những hướng dẫn cụ thể và chi tiết trên Excel thì quá trình Xây dựng và ứng dụng Thẻ cân bằng điểm sẽ dễ dàng hơn. Đây là một quy trình theo tính chất mô tả chứ không phải theo tính nguyên tắc nên nếu vận dụng ở những môi trường khác nhau sẽ có những sự thay đổi linh hoạt và phù hợp hơn.
Trong quá trình làm trên bảng tính Excel thì tác giả sẽ thực thiện trên các sheet (Bảng tính) như sau:
- Dữ liệu: Đây là bảng tính bao gồm các dữ liệu về phân bổ tỷ trọng phương diện, mục tiêu tỷ lệ của các thước đo. Đồng thời trong sheet Dữ liệu này có các công thức tính về cách tính điểm, xếp loại được thực hiện trên Thẻ cân bằng điểm.
Để cho quá trình tính toán bằng công thức dễ dàng trên bảng tính Excel thì tác giảđã mã hóa các mục tiêu và thước đo bằng các kí hiệu. Việc làm này sẽ giúp cho việc tính toán trên Excel sẽ thực hiện đơn giản hơn. Các kí hiệu sẽđược bắt đầu bằng kí hiệu: F (Tài chính), C (Khách hàng), I (Qui trình nội bộ), L (Học hỏi và phát triển) cho mỗi phương diện. Sau đó là kí hiệu của mục tiêu hoặc thước đo. Ví dụ: F01: Tăng nguồn thu (mục tiêu); F01K01: Nguồn thu từ đào tạo chính quy (thước đo).
- Các sheet còn lại là các Thẻ cân bằng điểm của Ban giám hiệu và các
Phòng, Khoa, Trung tâm và một sheet cuối cùng là sheet tính điểm và đánh giá các Phòng, Khoa, Trung tâm.
Trong quá trình xấy dựng trên Excel có nhiều cột cho các nội dung nhưng do số lượng cột quá nhiều nên có phần khó khăn khi trình bày trong luận văn cho nên tác giả chỉ trình bày những nội dung quan trọng trong bảng Excel và cách thực hiện.
3.5.1. Phân tầng Thẻ cân bằng điểm
3.5.1.1. Quy trình phân tầng Thẻ cân bằng điểm
Trong quá trình xây dựng Thẻ cân bằng điểm với sự giới hạn về thời gian và nhân lực cho nên quá trình phân tầng chỉ từ Thẻ cân bằng điểm cấp cao – Ban giám
hiệu – xuống cấp phòng, ban. Ở đây việc phân tầng chưa diễn ra đến các cá nhân trong nhà Trường.
Phân bổ tỷ trọng các phương diện: Đối với các doanh nghiệp thì theo đề
xuất của Norton là tỷ trọng các phương diện như sau: Tài chính (22%), Khách hàng (22%), Quy trình nội bộ (34%), Học hỏi và phát triển (22%). Nhưng đối với môi trường đào tạo nhân tố con người đóng vai trò rất lớn đến chất lượng. Cho nên phương diện Học hỏi và phát triển luôn chiếm một tỷ trọng cao tại Trường thì ban lãnh đạo đưa ra một tỷ trọng như sau: Tài chính (15%), Khách hàng (15%), Quy trình nộ bộ (35%), Học hỏi và phát triển (35%).
Tỷ trọng ở từng phương diện được xác định tùy vào từng giai đoạn, thời kỳ khác nhau. Tỷ trọng các phương diện ở Ban giám hiệu là đại diện cho tỷ trọng của Thẻ cân bằng điểm của Nhà trường. (Đính kèm phụ lục 11)
Phân bổ tỷ trọng các mục tiêu của từng phương diện:Trong mỗi phương
diện có nhiều mục tiêu cần thực hiện. Mỗi mục tiêu đóng một vai trò khác nhau, để đánh giá mức độ quan trọng của từng mục tiêu chiến lược thì cần phân bổ tỷ trọng cho từng mục tiêu. Việc phân bổ tỷ trọng này tùy theo nhiệm vụ chức năng của từng bộ phận và mức độ quan trọng trong từng thời kỳ song về nguyên tắc thì tổng tỷ trọng trong một phương diện luôn luôn bằng 100%. (Đính kèm phụ lục 12)
Phân bổ tỷ lệ và tính tỷ trọng cho các thước đo: Cách tính đã được tác giả
trình bày trong mục 1.3.2 về quy trình phân tầng. Kết quả tác giả trình bày vào các Thẻ cân bằng điểm của Ban giám hiệu và các Khoa.