5. Kết cấu của luận văn
4.2.5. Tăng cường quản lý và kiểm soát nội bộ
Một trong những mục tiêu quan trọng của cơ cấu lại ngân hàng tại Việt Nam hiện nay là đảm bảo hệ thống ngân hàng hoạt động lành mạnh, an toàn và sử dụng các nguồn lực có hiệu quả. Do đó, một trong số các vấn đề cần giải quyết tốt là tăng cường, nâng cao hiệu quả của công tác quản trị rủi ro, mà cụ thể là củng cố hệ thống kiểm soát nội bộ đi đôi với tăng cường quản lý rủi ro trong các NHTM, tổ chức tín dụng. Mặt khác, trong điều kiện thị trường tài chính Việt Nam đang hội nhập quốc
tế sâu rộng thì nhiệm vụ kiểm soát nội bộ và quản lý rủi ro trong các NHTM càng phải được coi trọng hơn bao giờ hết. Một số biện pháp nhằm tăng cường quản lý và kiểm soát nội bộ ngân hàng:
4.2.5.1. Chấp hành, tuân thủ nghiêm các quy định của Ngân hàng nhà nước trong đảm bảo an toàn của hoạt động ngân hàng
Hệ thống ngân hàng Việt Nam đang phải đối mặt với nhiều rủi ro gây mất an toàn cho toàn hệ thống, do đó cần là tiến hành tái cấu trúc mạnh mẽ khu vực này. Vấn đề đặt ra là việc áp dụng các tiêu chuẩn về đảm bảo an toàn trong hoạt động ngân hàng, mà trọng tâm là tiêu chuẩn an toàn vốn có giúp cho hệ thống ngân hàng ở Việt Nam chống lại những “cú sốc” bên ngoài và bên trong của nền kinh tế.
Các tỷ lệ bảo đảm an toàn quy định của ngân hàng nhà nước gồm có Tỷ lệ an toàn vốn tối thiểu; Giới hạn tín dụng; Tỷ lệ khả năng chi trả; Giới hạn góp vốn, mua cổ phần; Tỷ lệ cấp tín dụng so với nguồn vốn huy động.
Ngân hàng SHB cần chú trọng kiểm soát chặt chẽ các chỉ tiêu tài chính cơ bản. Các chỉ tiêu tài chính cơ bản dự kiến thực hiện trong năm 2017 của SHB như sau:
Bảng 4.1: Chỉ tiêu tài chính cơ bản dự kiến thực hiện 2017 của SHB
4.2.5.2. Nâng cao chất lượng hiệu quả hoạt động của hệ thống kiểm soát, kiểm soát nội bộ
Tăng cường giám sát chặt chẽ mọi hoạt động kinh doanh, đẩy mạnh hiệu quả, chất lượng công tác giám sát từ xa để phòng ngừa, phát hiện và ngăn chặn kịp thời các dấu hiệu của rủi ro tín dụng
- Đảm bảo thực hiện kiểm tra, kiểm soát trong tất cả các khâu của quy trình cho vay.
+ Kiểm tra trước khi cho vay: thẩm định khách hàng và phương án, dự án vay vốn.
+ Kiểm tra trong khi cho vay: kiểm tra quá trình giải ngân, kiểm tra việc chuyển tiền thanh toán cho khách hàng có phù hợp với mục đích vay vốn không.
+ Kiểm tra sau khi cho vay: kiểm tra việc sử dụng vốn vay có đúng mục đích vay vốn như trong hợp đồng tín dụng không, kiểm tra đảm bảo vốn vay, kiểm tra khả năng thu hồi nợ.
- Thường xuyên thực hiện kiểm tra đối với công tác thẩm định. Công tác thẩm định hiện nay tại Ngân hàng SHB chưa thật sự chặt chẽ, không phản ánh hết được thực tế tình hình hoạt động kinh doanh của khách hàng về phương án hay dự án vay vốn. Công tác thẩm định chưa được tổ chức kiểm tra thường xuyên do đó, thực hiện kiểm tra đối với công tác thẩm định phải được thực thi thường xuyên. Công việc này phải đuợc tiến hành tương ứng với các giai đoạn của quá trình thẩm định.
- Tuân thủ đầy đủ các nguyên tắc giám sát sau khi cho vay
Giám sát sau khi cho vay: Hiện nay, tại công việc này do cán bộ tín dụng vừa thẩm định cho vay, vừa giám sát nợ vay thực hiện. Hơn nữa, công tác giám sát sau khi cho vay thiếu chặt chẽ và chưa thường xuyên nên kết quả kiểm tra thiếu khách quan và hiệu quả thấp.
Vấn đề đặt ra với Ngân hàng SHB là phải tuân thủ đầy đủ những nguyên tắc về kiểm tra, giám sát các khoản vay. Cụ thể: Sau khi giải ngân, cán bộ tín dụng tiếp tục thu nhập thông tin về khách hàng, thường xuyên giám sát và đánh giá xếp loại khách hàng, có biện pháp xử lý kịp thời các tình huống bất thường. Trong quá trình giám sát, cán bộ tín dụng tận dụng triệt để những lần gặp gỡ khách hàng. Trong đó,
việc đến thăm trực tiếp nơi ở và cơ sở sản xuất kinh doanh của khách hàng sau khi hoàn tất việc đầu tư từ nguồn vốn vay là hết sức cần thiết. Tổ chức kiểm tra chéo giũa các cán bộ tín dụng với nhau. Quá trình giám sát phải đảm bảo tất cả các điều khoản và điều kiện của hợp đồng khoản vay. Khi phát hiện những món vay biểu hiện có vấn đề, như khách hàng vay cung cấp thông tin sai sự thật, vi phạm hợp đồng tín dụng, cán bộ tín dụng phải lập biên bản và báo cáo ngày Lãnh đạo chi nhánh để có biện pháp xử lý kịp thời.
Các biện pháp xử lý món vay có vấn đề: Khi một khoản vay phát hiện có vấn đề, Giám đốc Ngân hàng SHB căn cứ vào kết quả kiểm tra và tùy theo mức độ vi phạm của khách hàng mà quyết định xử lý. Có thể theo một trong các cách như tạm ngừng cho vay, chấm dứt cho vay và khởi kiện ra tòa án
4.2.5.3. Thường xuyên rà soát, chỉnh sửa, ban hành bổ sung kịp thời các quy định nội bộ, quy trình, quy chế góp phần đảm bảo an toàn, nâng cao hiệu quả hoạt động của ngân hàng
Thường xuyên thực hiện đổi mới tổ chức bộ máy quản lý tín dụng tại các chi nhánh trực thuộc theo mô hình quản lý ngân hàng hiện đại. Một thực trạng hiện này trong hệ thống ngân hàng SHB, việc xét duyệt và giải ngân đôi khi còn khó khăn, nhiều thủ tục, gây tâm lý không hài lòng cho khách hàng, bị khách hàng phàn nàn tại các chi nhánh. Do đó, việc đổi mới bộ máy quản lý tín dụng nhằm đem lại sự hoài lòng cho khách hàng từ khi tiếp xúc với khách hàng đến khi khách hàng hoàn thành các nghĩa vụ tài chính như thanh toán, trả lãi đúng hạn là rất cần thiết.
Theo quy định hiện hành của ngân hàng SHB các bộ phận quản lý tín dụng tại các chi nhánh của SHB trên địa bàn khác nhau của cả nước gồm:
- Bộ phận quản lý thông tin khách hàng và bộ phận khai thác khách hàng do phòng khách hàng và phòng quản lý nợ đảm nhiệm;
- Bộ phận quản trị rủi ro do phòng khách hàng, phòng quản lý nợ và phòng kế toán đảm nhiệm;
- Bộ phận quản lý tín dụng do hai phòng tín dụng và kế toán đảm nhiệm; - Bộ phận kiểm tra và giám sát tín dụng độc lập do phòng kiểm tra và kiểm soát nội bộ đảm nhiệm.
Với quy định mô hình tổ chức và chức năng nhiệm vụ như vậy có những hạn chế cần phải được đánh giá và xem xét lại sao cho có khả năng hoạt động tốt hơn và hiệu quả hơn. Bởi vì, thông tin khách hàng chủ yếu do các chi nhánh quản lý, chưa quản lý tập trung tại trung tâm điều hành nên một khách hàng có thể được cấp nhiều mã giao dịch tại nhiều nơi. Một khi một khách hàng có nhiều mã giao dịch tại một ngân hàng sẽ tạo nên sự nhiễu thông tin, gây khó khăn trong quản trị khách hàng và quản trị tín dụng. Cách quản lý như vậy chỉ được quản lý khi khách hàng còn dư nợ, không quản lý các khách hàng tiềm năng chưa vay và khách hàng trả hết nợ, nên khi khách hàng có nhu cầu vay lại, phải đăng ký lại mới từ đầu. Phòng khách hàng không chuyên sâu và thường bị động trong quản trị và xử lý rủi ro nên nhiều chi nhánh giao cho phòng tín dụng kiêm nhiệm. Bộ phận quản lý tín dụng chủ yếu do phòng tín dụng đảm nhiệm, phòng Kế toán chỉ mới đơn thuần theo dõi trạng thái nợ và hạch toán kế toán khi khách hàng trả nợ. Như vậy, ngoài bộ phận kiểm tra, giám sát tín dụng hoạt động độc lập do Phòng Kiểm tra và Kiểm soát nội bộ đảm nhiệm, các hoạt động quản lý tín dụng còn lại chủ yếu do phòng tín dụng thực hiện. Điều này dễ tạo ra những “khe hở” trong quản lý tín dụng. Do vậy cần phải có những thay đổi bộ máy quản lý theo mô hình ngân hàng hiện đại, phổ biến là:
Một là, bộ phận quản lý thông tin khách hàng (nằm tại hội sở) Quản lý chương trình thông tin khách hàng trên cơ sở thực hiện đăng nhập thông tin cơ bản về khách hàng có nhu cầu cấp tín dụng; cấp mã số, đăng ký, quản lý thông tin và thực hiện các dịch vụ khách hàng, kể cả khách hàng đã trả hết nợ và khách hàng tiềm năng. Việc vận hành và quản lý thông tin khách hàng cần được thực hiện tập trung tại trung tâm điều hành tại hội sở chính; mỗi khách hàng chỉ được cấp một mã khách hàng duy nhất. Nhiệm vụ của bộ phận thông tin khách hàng tại chi nhánh là đăng nhập thông tin khách hàng do chi nhánh thu thập được vào kho dữ liệu chung của toàn hệ thống và khai thác thông tin từ kho dữ liệu để quản lý, xử lý rủi ro tín dụng. Thông tin khách hàng do bộ phận (quan hệ) khách hàng cung cấp và được bộ phận Quản lý nợ đăng nhập vào chương trình chung.
Hai là, bộ phận khách hàng (hoặc quan hệ khách hàng) Thu thập thông tin, tiếp xúc, quan hệ và giải quyết các giao dịch tín dụng với khách hàng. Khi quan hệ
tín dụng với khách hàng được thiết lập, bộ phận khách hàng sẽ chuyển toàn bộ hồ sơ của khách hàng sang bộ phận quản lý nợ để đăng nhập các thông tin liên quan đến dự án vay vốn, đảm bảo tiền vay, còn các thông tin chung cơ bản về khách hàng, mã khách hàng do chương trình tự động của bộ phận thông tin khách hàng hội sở chính cung cấp.
Ba là, bộ phận quản lý nợ (Quản lý tín dụng) Quản lý hồ sơ pháp lý, hồ sơ bảo đảm tiền vay; giải ngân, theo dõi và thu nợ vay; hạch toán phân loại nợ, trích lập dự phòng rủi ro và xử lý rủi ro theo quy định. Bộ phận này có thể độc lập (Phòng quản lý nợ) hoặc trực thuộc Phòng kế toán (Tổ quản lý nợ trực thuộc Phòng kế toán).
Bốn là, bộ phận quản trị rủi ro tín dụng Thực hiện quy trình thẩm định và xét duyệt rủi ro tín dụng. Bộ phận quản trị rủi ro tín dụng có quan hệ mật thiết với bộ phận khách hàng, nên thông thường tại các chi nhánh nhỏ hai bộ phận này có thể gộp lại với nhau thành phòng khách hàng, hay phòng tín dụng.
Đối với các dự án, phương án vay vốn lớn vượt mức phán quyết của chi nhánh thì chuyển về Bộ phận quản trị rủi ro của khu vực hoặc chuyển về Bộ phận quản trị rủi ro của Hội sở chính (nếu vượt mức phán quyết của khu vực).
Năm là, bộ phận kiểm tra và giám sát tín dụng độc lập Thực hiện kiểm tra và giám sát hoạt động cấp tín dụng, kể cả việc kiểm tra những đề nghị cấp tín dụng của khách hàng đã đăng ký nhưng không thực hiện, các nhu cầu cấp tín dụng của khách hàng bị từ chối.
4.2.5.4. Một số biện pháp khác
- Quán triệt nguyên tắc tăng vốn cho ngân hàng trong thời gian tới (bất kể hình thức nào); hay mở rộng tín dụng, mở chi nhánh, triển khai nghiệp vụ mới… phải đi đôi với tăng cường quản trị mà trong đó có hệ thống kiểm soát nội bộ cần phải tăng cường tương xứng. Cần đảm bảo, quy mô ngân hàng về chi nhánh, về vốn và nghiệp vụ mới nhất thiết phải đủ lượng nhân viên kiểm soát nội bộ tối thiểu về biên chế và được cấp chứng chỉ nghiệp vụ.
- Đảm bảo đội ngũ kiểm soát viên nội bộ ngân hàng có đủ năng lực và đồng đều trong điều kiện hệ thống ngân hàng đang phát triển cả về chiều rộng và chiều sâu. Ngân hàng SHB cần đưa ra tiêu chuẩn nghề nghiệp về kiểm soát nội bộ, kiểm
toán nội bộ tại các ngân hàng (với chuyên môn nghiệp vụ và đạo đức nghề nghiệp tương ứng). Người thực hiện công tác kiểm soát nội bộ cần được đào tạo và cấp chứng chỉ. Đây được coi như chứng chỉ hành nghề đối với kiểm soát viên tại ngân hàng để đảm bảo yêu cầu về trình độ và năng lực; Các tổ chức tín dụng phải đảm bảo số lượng tối thiểu về kiểm soát viên, đảm bảo tính độc lập với việc bảo đảm mức thu nhập hợp lý cho kiểm soát viên… nhằm khuyến khích cán bộ làm ở vị trí này một cách trách nhiệm.
- Xây dựng và thiết lập văn hóa kiểm soát cẩn trọng trong hoạt động ngân hàng tại các ngân hàng: Do hoạt động ngân hàng là loại hình đặc thù, do đó cần phải đảm bảo rằng tất cả các khâu trong hoạt động ngân hàng ở các ngân hàng, ở các chi nhánh… phải có kiểm soát nội bộ và tách biệt với hoạt động kinh doanh trực tiếp của ngân hàng. Hàng năm, đội ngũ kiểm soát nội bộ phải được đào tạo, bồi dưỡng cập nhật về nghiệp vụ, giới thiệu về sản phẩm mới, tình hình rủi ro mới. Đối với người quản lý ngân hàng, từ cấp phó giám đốc chi nhánh trở lên (đến Hội đồng quản trị ngân hàng), nhất thiết phải qua lớp kiểm soát nội bộ cho cấp quản lý, hoặc quản lý rủi ro ngân hàng ở mức tương xứng.
- Cần có nghiên cứu quy mô, đủ tầm đánh giá về vai trò của kiểm soát nội bộ tại các NHTM trong thời gian vừa qua, trên cơ sở đó có các đề xuất cụ thể về đổi mới phù hợp trong những năm tới