5. Bố cục của luận văn
3.2.2. Tuyển dụng nguồn nhân lực
Hàng năm, Công ty tiến hành tuyển dụng lao động mới để đáp ứng nhu cầu hoạt động sản xuất của công ty đồng thời bù đắp một số lượng biến động lao động do đến tuổi nghỉ hưu hay xin nghỉ việc. Số lượng lao động Công ty tuyển vào phần nhiều là lao động trực tiếp, được đào tạo tại các trường đại học kỹ thuật như Bách khoa, Điện lực.
Phòng Tổ chức và nhân sự sự giữ vai trò quan trọng trong quá trình tuyển dụng. Đây là nơi tập trung nhu cầu tuyển dụng nhân sự của các bộ phận khác. Sau khi có yêu cầu tuyển dụng từ các bộ phận chuyên môn, nghiệp vụ trong Công ty.
Phòng Tổ chức và nhân sự có trách nhiệm xem xét, tập hợp và đệ trình lên giám đốc nhu cầu nhân sự và phương án tuyển dụng. Sau khi Giám đốc đã ký duyệt và quyết định chương trình tuyển dụng, phòng Tổ chức và nhân sự sẽ tiến hành thực hiện các thủ tục trong quy trình tuyển dụng:
3.2.2.1. Quy trình tuyển dụng nhân sự của công ty
Hình 3.2. Sơ đồ tuyển dụng lao động của Công ty Điện lực Bắc Ninh
(Nguồn: Phòng Tổ chức và nhân sự)
a. Xác định nhu cầu tuyển dụng
Ban Giám đốc căn cứ theo định hướng chiến lược chung của Công ty, kế hoạch sản xuất kinh doanh của từng giai đoạn. Các bộ phận cân đối lực lượng lao động trong đơn vị nếu thiếu đề nghị xin bổ xung. Các nhu cầu về lao động đề nghị theo biểu mẫu gửi phòng Tổ chức nhân sự. Phòng Tổ chức nhân sự sẽ xem xét nhu cầu sử dụng lao động để phục vụ cho việc sản xuất kinh doanh của từng bộ phận sau đó cân đối, bố trí lao động báo cáo Giám đốc duyệt và thực hiện.
Xác định nhu cầu tuyển dụng
Chuẩn bị tuyển dụng
Thu nhận và chọn lọc hồ sơ
Tập sự thử việc Phỏng vấn tuyển chọn
Thông báo tuyển dụng
Sau đó, Công ty sẽ đề ra các yêu cầu tiêu chuẩn cần thiết cho công tác tuyển dụng nhân sự như: trình độ chuyên môn, tay nghề, kinh nghiệm, sức khỏe của người lao động… với các vị trí khác nhau tiêu chuẩn sẽ khác nhau.
Ví dụ: Một số tiêu chuẩn tuyển dụng đối với một số vị trí của Công ty (1) Yêu cầu tuyển dụng đối với vị trí kế toán:
+ Tuổi: từ 25 tuổi trở lên + Giới tính: Không yêu cầu
+ Trình độ văn hóa: tốt nghiệp đại học chuyên ngành kế toán + Trình độ chuyên môn: Kế toán
+ Số năm kinh nghiệm: 2 năm
+ Mô tả công việc: Cập nhật, kiểm tra, ghi chép số liệu, hạch toán kế toán; tiếp nhận, kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ; lập các hóa đơn bán hàng, phiếu thu, phiếu chi cho khách hàng và nhà cung cấp; lập các báo cáo thuế, báo cáo tài chính theo quy định.
+ Yêu cầu khác: Nắm hiểu rõ quy định pháp luật về nguyên tắc- chuẩn mực kế toán; thành thạo tin học văn phòng Word, Excel, phần mềm kế toán.
(2) Yêu cầu tuyển dụng đối với công nhân kỹ thuật điện: + Tuổi: từ 18 đến 30 tuổi
+ Giới tính: Nam + Sức khỏe: Tốt
+ Trình độ văn hóa: Tốt nghiệp phổ thông trung học trở lên, ưu tiên trình độ cao đẳng, trung cấp kỹ thuật điện.
+ Có lý lịch rõ ràng được cơ quan thẩm quyền xác nhận. + Có nguyện vọng vào làm việc, gắn bó lâu dài với công ty.
b. Chuẩn bị tuyển dụng
Trên cơ sở kế hoạch tuyển dụng, phòng Tổ chức nhân sự sẽ chịu trách nhiệm trong việc chuẩn bị lên kế hoạch tuyển dụng trong thời gian bao lâu, yêu cầu đặt ra cho ứng viên là gì, trong thông báo tuyển dụng cần những nội dung gì sao cho phù hợp nhất với vị trí cần tuyển, liên hệ nơi đăng thông báo, chuyển thông tin đăng tuyển dụng.
c. Thông báo tuyển dụng
Thông báo sẽ bao gồm các thông tin về vị trí, yêu cầu, công việc, chế độ mà ứng viên được hưởng và sẽ được thông báo cho nội bộ của công ty, dán ở bảng ngoài cổng công ty và được đăng tải trên website chính của công ty.
Bảng 3.5. Bảng thông báo tuyển dụng Công ty Điện lực Bắc Ninh
(Nguồn: Phòng Tổ chức và nhân sự) d. Thu nhận và chọn lọc hồ sơ
Sau khi thông báo tuyển dụng, phòng TC&NS sẽ tiến hành thu nhận hồ sơ. Trong quá trình thu nhận hồ sơ, phòng sẽ kiểm tra hồ sơ theo các tiêu chuẩn xét duyệt hồ sơ như sau:
Xem xét tính hợp lệ của hồ sơ:
THÔNG BÁO TUYỂN DỤNG
Công ty Điện lực Bắc Ninh là công ty chuyên sản xuất và kinh doanh điện năng, quản lý vận hành hệ thống điện năng, thiết kế thi công, lắp đặt các công trình điện năng, thi công các công trình xây dựng giao thông điện năng và hạ tầng kỹ thuật.
Hiện tại chúng tôi đang cần tuyển nhân viên mới với những nội dung sau: (1) Vị trí tuyển dụng: Nhân viên kế toán
(2) Số lượng: 01 người
(3) Mô tả công việc:
- Cập nhật, kiểm tra, ghi chép số liệu - Hạch toán kế toán
- Tiếp nhận, kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ
- Lập các hóa đơn bán hàng, phiếu thu, phiếu chi cho khách hàng và nhà cung cấp
- Lập các báo cáo thuế, báo cáo tài chính theo quy định.
(4) Yêu cầu:
- Giới tính: không yêu cầu - Độ tuổi: từ 25 tuổi trở lên
- Tốt nghiệp đại học chuyên ngành kế toán
- Có ít nhất 2 năm kinh nghiệm làm việc ở bộ phận kế toán
- Nắm hiểu rõ quy định pháp luật về nguyên tắc- chuẩn mực kế toán - Thành thạo tin học văn phòng Word, Excel, phần mềm kế toán. - Có ngoại hình khá, sức khỏe tốt
(5) Lương: Tương xứng với năng lực
(6) Hồ sơ dự tuyển bao gồm:
- Sơ yếu lý lịch có xác nhận tại chính quyền địa phương - Bản sao giấy khai sinh có công chứng
- Các văn bằng, chứng chỉ chuyên môn, giấy chứng nhận sức khỏe. - Bản thông tin ứng viên có dán ảnh màu 3*4
(7) Hạn nộp hồ sơ: 15/8/2018
(8) Địa điểm nhận hồ sơ: Phòng Tổ chức và nhân sự - Công ty Điện lực Bắc Ninh, địa chỉ: Số 308 Đường Lạc Long Quân, Xã Hòa Long, TP Bắc Ninh, tỉnh Bắc Ninh.
Hồ sơ ứng viên phải thể hiện rõ vị trí dự tuyển, họ tên ứng viên và các dữ liệu cụ thể để công ty có thể liên hệ khi có nhu cầu.
- Về mặt hình thức của hồ sơ: Các giấy tờ cần thiết phải được sắp xếp gọn gàng theo các thứ tự sau:
+ Đơn xin việc
+ Sơ yếu lý lịch (có chứng thực của địa phương);
+ Bản sao các bằng cấp, chứng chỉ hoặc giấy tờ thể hiện trình độ, khả năng nghiệp vụ của ứng viên;
+ Giấy khám sức khỏe;
+ Bản sao hộ khẩu, giấy đăng ký tạm trú (nếu có), bản sao CMND; + 4 ảnh 3 × 4;
+ Quyết định thôi việc của đơn vị cũ (nếu cần); - Về mặt nội dung
+ Hồ sơ phải thể hiện được trình độ chuyên môn cũng như các kiến thức theo yêu cầu tuyển dụng thông qua phần trình bày của đơn xin việc và sơ yếu lý lịch, các bằng cấp, chứng chỉ chuyên môn.
+ Ứng viên phải được xác nhận có đủ sức khỏe thông qua giấy khám sức khỏe đã được xác nhận của cơ quan y tế có thẩm quyền.
Với những yêu cầu trên của hồ sơ, phòng Tổ chức nhân sự có thể hiểu một cách khái quát nhất về ứng viên để lựa chọn được những hồ sơ có các tiêu chuẩn tương đối phù hợp với yêu cầu của công việc.
Những hồ sơ không đảm bảo tính hợp lệ sẽ được trả lại ứng viên sửa đổi, bổ sung.
Kết thúc quá trình nhận hồ sơ, phòng Tổ chức và nhân sự sẽ kết hợp với hội đồng tuyển dụng tiến hành sơ tuyển hồ sơ. Việc sơ tuyển hồ sơ được tiến hành trong thời hạn tối đa là 1 tuần kể từ ngày hết hạn nộp hồ sơ. Phòng Tổ chức và nhân sự sẽ ghi lại những thông tin chủ yếu và những lưu ý về ứng viên. Hồ sơ ứng viên được ưu tiên theo các thứ tự: Bằng cấp, các loại chứng chỉ, thời gian kinh nghiệm, thâm niên công tác, độ tuổi, sức khỏe. Việc chọn những hồ sơ theo tiêu chí ưu tiên là bằng cấp để thay cho bước trắc nghiệm IQ, điều này là hoàn toàn phù hợp với điều kiện hoàn cảnh của Công ty do giới hạn về thời gian và chi phí. Ngoài ra, việc xét tuyển sẽ ưu tiên đối với hồ sơ ứng viên nội bộ, hồ sơ ứng tuyển của đợt tuyển dụng
trước sẽ được ưu tiên xem xét lại xem có phù hợp hay không để lập danh sách đề nghị phỏng vấn.
Sau quá trình sơ tuyển hồ sơ, nhà tuyển dụng đã loại bỏ được một loạt hồ sơ không thích hợp, đồng thời sắp được danh sách các ứng viên đáp ứng được các yêu cầu cơ bản mà Công ty đưa ra cho từng vị trí tuyển dụng. Tiếp đó phòng TC&NS sẽ lập phiếu đề xuất phỏng vấn và danh sách thành viên hội đồng phỏng vấn trình giám đốc ký duyệt, sau đó thông báo cho các thành viên hội đồng phỏng vấn và các ứng viên biết cụ thể thời gian và địa điểm phỏng vấn.
Có thể thấy rằng công tác nghiên cứu và lựa chọn hồ sơ của công ty khá bài bản, hạn chế được phần nào thiếu xót trong việc lựa chọn những ứng viên có đầy đủ năng lực, đảm bảo cho công tác phỏng vấn thuận lợi và có chất lượng hơn.
e. Phỏng vấn tuyển chọn
Hội đồng thi tuyển do Giám đốc chỉ định, phòng Tổ chức và nhân sự có trách nhiệm tổ chức thi tuyển, xét tuyển theo danh sách đăng kí, hội đồng thi tuyển lựa chọn phương thức thi tuyển, địa điểm, nội dung thi, phân công trách nhiệm cho các cá nhân và tập thể phục vụ cho công tác thi tuyển. Hội đồng tuyển dụng tạo điều kiện để các ứng viên bày tỏ hiểu biết, thể hiện trình độ chuyên môn, bày tỏ sự nhạy bén, kinh nghiệm của mình qua các tình huống cụ thể. Qua đó giúp cho Hội đồng tuyển dụng đánh giá đúng năng lực của từng ứng cử viên để có sự lựa chọn đúng đắn nhân lực cho Công ty.
Phỏng vấn là khâu quan trọng nhất trong quá trình tuyển dụng
Phỏng vấn cho phép nhà tuyển dụng đánh giá ứng viên một cách khách quan và chính xác nhất thông qua:
+ Tướng mạo, tác phong + Tính cách
+ Khả năng hòa đồng + Mức độ đáng tin cậy
+ Khả năng chuyên môn, điểm mạnh điểm yếu + Động cơ, quá trình công tác…
Phỏng vấn cũng cho phép ứng viên tìm hiểu doanh nghiệp về: + Chế độ lương bổng
+ Những thách thức + Điều kiện làm việc…
Đối với lao động giản đơn
- Thông thường trong trường hợp công ty tuyển dụng công nhân trực tiếp nếu cần áp dụng phương pháp phỏng vấn thì chỉ dừng lại ở phương pháp phỏng vấn sơ bộ và được thực hiện một cách giản đơn, gọn nhẹ. Việc phỏng vấn do đại diện phòng Tổ chức và nhân sự và trưởng bộ phận cần tuyển dụng tiến hành.
Các câu hỏi đặt ra trong quá trình phỏng vấn thường xoay quanh các nôi dung mà ứng viên kê trong sơ yếu lý lịch như: Quá trình học tập? Tiểu sử phát triển của bản thân? Các kỹ năng, năng khiếu khác (nếu có)? Tại sao lại ứng tuyển vào công ty? Mức lương thu nhập mong muốn?...
Các tiêu chí để đánh giá ứng viên loại này chủ yếu tập trung ngoại hình, giao tiếp và tác phong, sức khỏe qua ngoại hình bên ngoài.
Những ứng viên trúng tuyển sẽ được bố trí thử việc.
Đối với lao động có chuyên môn kỹ thuật
Hội đồng phỏng vấn bao gồm: Ban giám đốc, trưởng phòng Tổ chức và nhân sự, trưởng các bộ phận. Như vậy, hội đồng phỏng vấn gồm những người đã có kinh nghiệm lâu năm trong tuyển dụng và làm việc, những người đi sát thực tế với những công việc yêu cầu cần tăng nhân sự do vậy sẽ có những cái nhìn khái quát nhất, chính xác nhất với các ứng viên.
Quá trình phỏng vấn được chia làm hai bước: Phỏng vấn sơ bộ và phỏng vấn sâu
- Phỏng vấn sơ bộ
Căn cứ vào yêu cầu của công việc, của vị trí, căn cứ vào kết quả nghiên cứu hồ sơ, vào những điểm lưu ý của mỗi ứng viên để tiến hành chuẩn bị các câu hỏi phỏng vấn cho các ứng viên hoặc mỗi ứng viên cụ thể.
Các câu hỏi thường đặt ra trong quá trình phỏng vấn sơ bộ là: 1- Tại sao anh/chị muốn làm việc trong công ty chúng tôi?
2- Khi làm việc, nếu gặp khó khăn và bị căng thẳng thì anh/chị xử lý ra sao? 3- Yếu tố truyền thống gia đình có ảnh hưởng như thế nào với anh/chị? 4- Động lực thúc đẩy anh/chị làm việc?
6- Anh/chị thích làm việc độc lập, hay theo nhóm, tổ? Tại sao? 7- Bạn bè thường mô tả anh/chị là người như thế nào?
8- Điểm mạnh và điểm yếu của anh/chị là gì?
9- Theo anh/chị, ở vị trí anh/chị muốn làm việc, vấn đề gì là quan trọng nhất? 10- Tiêu chuẩn đánh giá sự thành đạt của cá nhân anh/chị như thế nào?
Sau khi phỏng vấn, hội đồng phỏng vấn sẽ họp để bình xét, lấy ý kiến chung trong thang điểm (thang điểm 10) đánh giá của từng thành viên phỏng vấn để lựa chọn những ứng viên trúng tuyển vòng một. Phòng Tổ chức và nhân sự sẽ thông báo ngày giờ phỏng vấn lần hai cho ứng viên.
Trong khâu tuyển dụng này của công ty còn nhiều hạn chế. Trước khi phỏng vấn lần hai, Công ty chưa quan tâm đến việc sàng lọc kỹ càng hơn nữa những ứng viên không đủ năng lực bằng việc tổ chức thi trắc nghiệm. Với hình thức này công ty sẽ đưa ra được nhiều tình huống thực tế hơn nữa, có thể đánh giá chính xác hơn nữa năng lực cũng như trình độ của mỗi ứng viên để có thể loại bỏ đi được những ứng viên kém như vậy sẽ tiết kiệm rất nhiều thời gian và chi phí cho quá trình phỏng vấn sâu.
- Phỏng vấn sâu
Sau khi có danh sách ứng viên phỏng vấn lần hai, hội đồng phỏng vấn dựa vào yêu cầu của công việc, dựa vào kết quả, những nhận xét, những lưu ý của mỗi ứng viên trong phỏng vấn sơ bộ để chuẩn bị phỏng vấn.
Hội đồng phỏng vấn cũng dự đoán trước những tình huống, những câu hỏi có thể ứng viên sẽ thắc mắc trong quá trình phỏng vấn, chuẩn bị sẵn những phương án trả lời để có thể không bị động trước các câu hỏi của ứng viên.
Sau khi quá trình phỏng vấn kết thúc, các thành viên trong hội đồng phỏng vấn tiến hành họp so sánh, tổng hợp. Tiếp đó, hội đồng phỏng vấn sẽ chọn từ trên xuống những ứng viên có điểm số cao nhất cho đến khi đủ chỉ tiêu. Số ứng viên còn lai sẽ bị loại bỏ nhưng vẫn được lưu hồ sơ để có thể sử dụng khi tuyển dụng đợt kế tiếp hoặc khi cần người đột xuất.
Ngay sau khi có kết quả phỏng vấn, trưởng phòng Tổ chức và nhân sự sẽ lập quyết định thử việc cho ứng viên được chọn và trình giám đốc ký duyệt.
Ví dụ để tuyển Kế toán viên làm việc tại Phòng Tài chính kế toán của Công ty, các câu hỏi được đặt ra cho các ứng viên thường là:
+ Mục đích của công việc kế toán là thế nào? + Tầm quan trọng của công tác kế toán?
+ Anh/chị có những tố chất nào phù hợp với công việc kế toán? Điều gì quan trọng nhất đối với người làm kế toán?
+ Tại sao anh/chị lại chuyển công ty?
+ Anh/chị hãy đưa ra một tình huống kế toán anh/chị từng gặp và cách xử lý của anh/chị đối với tình huống đó?