1. Bối cảnh nghiên cứu:
2.2.4Các mô hình dự toán ngân sách
Mô hình thông tin từ trên xuống
Mô hình ấn định thông tin từ trên xuống là mô hình mà các chỉ tiêu dự toán đƣợc định ra từ ban quản lý cấp cao của doanh nghiệp, sau đó sẽ truyền xuống cấp quản lý trung gian. Sau khi cấp quản lý trung gian tiếp nhận sẽ chuyển xuống cho quản lý cấp cơ sở để làm mục tiêu, kế hoạch trong việc tổ chức hoạt động tại từng bộ phận trong doanh nghiệp.
Nhận xét: Mô hình dự toán lập theo phƣơng pháp này mang nặng tính áp đặt từ quản lý cấp cao xuống nên rất dễ tạo sự bất bình cho các bộ phận trong doanh nghiệp. Các chỉ tiêu dự toán do ban quản lý cấp cao chủ quan tự ấn định xuống nên đôi khi sẽ quá cao hay quá thấp so với mức độ hoạt động và năng lực thực tế của từng bộ phận. Điều này không khuyến khích việc chung sức hợp tác để tăng năng suất của các bộ phận trong doanh nghiệp. Hơn nữa, tâm lý chung của con ngƣời là
13
thích làm những gì mình hoạch định hơn là làm những việc do ngƣời khác áp đặt, nhất là những áp đặt chƣa hợp lý. Khi lập dự toán ngân sách theo mô hình này đòi hỏi nhà quản lý cấp cao phải có tầm nhìn tổng quan, toàn diện về mọi mặt của doanh nghiệp đồng thời phải nắm vững chi tiết hoạt động của từng bộ phận cả về mặt định tính lẫn định lƣợng. Vì vậy, lập dự toán theo mô hình này chỉ thích hợp đối với các doanh nghiệp có quy mô nhỏ, ít có sự phân cấp trong quản lý hoặc đƣợc sử dụng trong những trƣờng hợp đặc biệt buộc doanh nghiệp phải tuân thủ theo chỉ đạo của quản lý cấp cao hơn. (Lê Vũ Hà, 2015, trang 15,16)
(Nguồn: Kế toán quản trị, Đại học Kinh tế Tp. Hồ Chí Minh, 1993)
Hình 2.2 Mô hình thông tin từ trên xuống Mô hình thông tin phản hồi
Dự toán theo mô hình thông tin phản hồi đƣợc thực hiện theo quy trình sau: Đầu tiên ban quản lý cấp cao nhất trong doanh nghiệp sẽ ƣớc tính các chỉ tiêu dự toán. Kế đến các chỉ tiêu mang tính dự thảo này sẽ đƣợc truyền xuống cho cấp quản l trung gian. Trên cơ sở đó, cấp quản lý trung gian sẽ phân bổ các chỉ tiêu này xuống các đơn vị cấp cơ sở. Bộ phận quản lý cấp cơ sở sẽ căn cứ vào các chỉ tiêu ƣớc tính, khả năng và điều kiện thực tế của mình để xác định các chỉ tiêu dự toán nào có thể thực hiện đƣợc và các chỉ tiêu dự toán nào cần giảm bớt hoặc tăng thêm.Sau đó, bộ phận quản lý cấp cơ sở sẽ bảo vệ các chỉ tiêu dự toán của mình trƣớc bộ phận quản lý cấp trung gian. Bộ phận quản lý cấp trung gian, trên cơ sở tổng hợp các chỉ tiêu dự toán của các bộ phận cấp cơ sở, kết hợp với kinh nghiệm và tầm nhìn tổng quát toàn diện hơn về hoạt động tại các bộ phận cấp cơ sở để xác
Quản trị cấp cao
Quản trị trung gian
Quản trị cấp cơ sở Quản trị
cấp cơ sở
Quản trị trung gian
Quản trị cấp cơ sở Quản trị
14
định các chỉ tiêu dự toán có thể thực hiện đƣợc của bộ phận mình và tiến hành trình bày và bảo vệ trƣớc bộ phận quản lý cấp cao.
Bộ phận quản lý cấp cao trên cơ sở tổng hợp số liệu dự toán từ các bộ phận quản lý cấp trung gian, kết hợp với tầm nhìn tổng quát, toàn diện về toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp sẽ hƣớng các bộ phận khác nhau đến mục tiêu chung của doanh nghiệp.
Bộ phận quản lý cấp cao xét duyệt dự toán thông qua các chỉ tiêu dự toán của bộ phận quản lý cấp trung gian, bộ phận quản lý cấp trung gian xét duyệt thông qua các chỉ tiêu dự toán của quản lý cấp cơ sở. Dự toán ngân sách sau khi đƣợc xét duyệt sẽ trở thành dự toán ngân sách chính thức và đƣợc sử dụng nhƣ định hƣớng hoạt động trong kỳ kế hoạch của doanh nghiệp.
(Nguồn: Kế toán quản trị, Đại học Kinh tế Tp. Hồ Chí Minh, 1993)
Hình 2.3 Mô hình thông tin phản hồi
Nhận xét: Lập dự toán theo mô hình này có ƣu điểm là huy động đƣợc trí tuệ và kinh nghiệm của tất cả các cấp quản lý trong Công ty vào quá trình lập dự toán. Mô hình dự toán này đã thể hiện đƣợc mối liên kết của các cấp quản lý trong quá trình lập dự toán ngân sách của doanh nghiệp nên dự toán nhiều khả năng có độ tin cậy và chính xác cao. Hơn nữa, dự toán đƣợc lập trên sự tổng hợp về khả năng và điều kiện cụ thể của các cấp quản lý nên sẽ có tính khả thi cao. Tuy nhiên, nhƣợc điểm của việc lập dự toán theo mô hình này là tốn nhiều thời gian và chi phí cho cả quá trình dự thảo, phản hồi, phê duyệt và chấp thuận. Ngoài ra, lập dự toán theo mô hình này đòi hỏi phải có sự kết hợp chặt chẽ giữa các bộ phận cũng nhƣ sự kết hợp
Quản trị cấp cao
Quản trị trung gian
Quản trị cấp cơ sở
Quản trị trung gian
Quản trị
cấp cơ sở cấp cơ sở Quản trị sở Quản trị
15
của các thành viên trong từng bộ phận. Hơn nữa, năng lực và trình độ của các thành viên cũng có ảnh hƣởng đáng kể đến sự phù hợp của các số liệu dự toán, về mặt lý thuyết thì có thể có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các cấp cũng nhƣ các thành viên trong từng bộ phận, tuy nhiên trong thực tế điều này là rất khó, nhất là đối với các doanh nghiệp có sự phân cấp cao trong quản lý, có số lƣợng thành viên trong từng bộ phận đông. (Lê Vũ Hà, 2015, trang 17)
Mô hình thông tin từ dƣới lên
Theo mô hình này, dự toán đƣợc lập từ cấp quản lý cấp thấp nhất đến cấp quản lý cấp cao nhất. Các bộ phận quản lý cấp cơ sở căn cứ vào khả năng và điều kiện của mình để lập dự toán, sau đó trình lên quản lý cấp cao hơn (quản lý cấp trung gian. Quản lý cấp trung gian tổng hợp số liệu của cấp cơ sở và trình lên quản lý cấp cao. Quản lý cấp cao sẽ tổng hợp số liệu của quản lý cấp trung gian và kết hợp với tầm nhìn tổng quát toàn diện về toàn bộ hoạt động doanh nghiệp của quản lý cấp cao, mục tiêu ngắn hạn, chiến lƣợc dài hạn của doanh nghiệp để xét duyệt thông qua dự án. Khi dự án xét duyệt đƣợc thông qua sẽ chính thức đi vào sử dụng. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
(Nguồn: Kế toán quản trị, Đại học Kinh tế Tp. Hồ Chí Minh, 1993)
Hình 2.4 Mô hình thông tin từ dƣới lên
Lập dự toán theo mô hình này rất thoáng, hầu nhƣ mọi việc đều để cho các bộ phận tự quyết định. Ngƣời trực tiếp tham gia trong các hoạt động hằng ngày của doanh nghiệp lập dự toán thì số liệu sẽ chính xác hơn và thực tế hơn. Tâm lý chung thì mọi ngƣời sẽ thích làm những gì do mình đặt ra, vì vậy dự toán mang tính khả thi cao và kéo mọi ngƣời trong tổ chức cùng hƣớng đến mục tiêu chung của tổ chức.
Quản trị cấp cao
Quản trị trung gian
Quản trị cấp cơ sở Quản trị
cấp cơ sở
Quản trị trung gian
Quản trị cấp cơ sở
sở Quản trị
16
Việc để cho các bộ phận tự lập dự toán của bộ phận mình sẽ phát huy rất tích cực vai trò kiểm tra của dự toán, buộc mọi ngƣời trong tổ chức phấn đấu để đạt dƣợc kế hoạch do chính mình lập ra. Nếu các bộ phận không không đạt đƣợc các chỉ tiêu nhƣ trong dự toán thì họ sẽ chịu trách nhiệm chứ không thể đổ lỗi sang bộ phận khác đƣợc. Dự toán theo mô hình này rất phù hợp với công ty lớn, hoặc các tập đoàn vì thể hiện sự phân quyền trong quản lý. Lập dự toán theo mô hình này không tốn nhiều thời gian và chi phí nhƣng vẫn hiệu quả.
Tuy nhiên, nhƣợc điểm lớn nhất của mô hình chính là việc để cho các cơ sở tự định dự toán của mình nên có thể xảy ra tình trạng lập dự toán thấp hơn năng lực thật sự mà họ có thể thực hiện đƣợc. Lúc này dự toán không phát huy đƣợc tính tích cực của nó mà còn làm trì trệ các hoạt động sản xuất, làm lãng phí tài nguyên và năng lực, không khai thác hết khả năng tiềm tàng của doanh nghiệp. Vì vậy, nhà quản lý cấp cao cần kiểm tra, cân nhắc kỹ lƣỡng trƣớc khi chấp nhận ngân sách tự định của cấp dƣới. Nếu có những khoản mục nào cần phải xem xét kỹ thì phải thảo luận với quản lý các cấp dƣới cho đến khi đạt đƣợc sự chấp nhận. (Lê Vũ Hà, 2015, trang 18,19)
Nhận xét chung:
Qua 3 mô hình trên cho thấy mỗi mô hình đều có ƣu điểm và nhƣợc điểm nhất định. Vì vậy, tùy theo đặc điểm từng DN mà lựa chọn mô hình dự toán cho thích hợp. Theo phong cách quản lý hiện đại, các DN xem trọng việc nhân viên cùng tham gia vào việc lập dự toán hơn là ép buộc họ thực hiện những chỉ tiêu định sẵn. Vì vậy, dự toán theo mô hình thông tin từ dƣới lên hiện đang đƣợc ƣa chuộng và áp dụng. (Lê Vũ Hà, 2015, trang 19)