6. Kết cấu của Luận văn
3.1.2. Cơ cấu tổ chức quản lý
Mô hình tổ chức quản lý tại VietinBank chi nhánh Thái Nguyên có thể khái quát qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 3.1: Sơ đồ tổ chức quản lý tại VietinBank chi nhánh Thái Nguyên
(Nguồn: Phòng Tổ chức hành chính)
Qua sơ đồ cho thấy cơ cấu bộ máy tổ chức của Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam - Chi nhánh Thái Nguyên hoạt động theo cơ cấu tổ chức trực tuyến chức năng. Với cơ cấu tổ chức như vậy tất cả mọi phòng ban trong chi nhánh sẽ chịu sự điều hành trực tiếp từ ban lãnh đạo của chi nhánh.
Phòng Bán lẻ Phòng Tổng hợp tiếp thị Phòng Tổ chức Hành chính Phòng Kế toán Giao dịch Phòng Tiền tệ kho quỹ Phòng Khách hàng doanh nghiệp Phòng Hỗ trợ tín dụng Phòng Giao dịch Ban Giám Đốc
Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban:
(1)Ban Giám đốc
Chịu trách nhiệm chỉ đạo điều hành chung mọi nghiệp vụ kinh doanh trong cơ quan theo quyền hạn của chi nhánh mình. Trong quyết định thành lập ngân hàng mà Tổng giám đốc ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam quy định cụ thể.
(2)Phòng Tổ chức hành chính
Tham mưu cho giám đốc về xây dựng và thực hiện kế hoạch phát triển nguồn nhân lực phù hợp với hoạt động và điều kiện cụ thể của chi nhánh.
- Theo dõi công tác tổ chức cán bộ, tuyển dụng, đào tạo.
- Quản lý lao động, ký hợp đồng lao động sau khi được Giám đốc duyệt, xây dựng nội quy, quy định, duy trì và giữ gìn văn hóa doanh nghiệp, kỷ luật lao động trong cơ quan Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam - Chi nhánh Thái Nguyên.
- Thực hiện bảo vệ, bảo đảm tuyệt đối tài sản và an ninh trật tự của cơ quan. - Quản lý phương tiện vận tải, vận chuyển tại Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam - Chi nhánh Thái Nguyên
- Phụ trách công tác thi đua trong toàn đơn vị.
(3) Phòng Tổng hợp tiếp thị
- Trực tiếp quản lý cân đối nguồn vốn đảm bảo các cơ cấu lớn và quản lý các hệ số an toàn theo quy định.
- Tham mưu, giúp việc cho giám đốc về công tác nguồn vốn và điều hành vốn để kinh doanh. Chịu trách nhiệm đề xuất chính sách biện pháp, giải pháp phát triển nguồn vốn.
- Đầu mối tham mưu, giúp việc Giám đốc chi nhánh tổng hợp, xây dựng chiến lược chính sách kinh doanh.
- Tham mưu cho Ban giám đốc lập và giao kế hoạch kinh doanh hàng tháng, quý, năm, kế hoạch phát triển trung, dài hạn.
- Theo dõi tiến độ thực hiện kế hoạch kinh doanh, chương trình công tác của chi nhánh.
- Tổ chức quản lý hoạt động huy động vốn, cân đối vốn và các quan hệ vốn của chi nhánh.
- Chịu trách nhiệm hậu kiểm công tác kế toán của toàn chi nhánh.
(4) Phòng Khách hàng doanh nghiệp
- Tham mưu cho ban giám đốc chi nhánh trong quản lý, tổ chức hoạt động kinh doanh đối với đối tượng KHDN phù hợp với định hướng của NHCT trong từng thời kỳ và chế độ, quy định hiện hành của NHCT; và chịu trách nhiệm thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch được giao trong từng thời kỳ.
- Phòng KHDN có chức năng tham mưu đề xuất với Giám đốc chi nhánh thực hiện chính sách phát triển khách hàng, quy trình tín dụng phù hợp với điều kiện của chi nhánh, đề xuất hạn mức tín dụng, xếp loại với từng khách hàng, xác định tài sản đảm bảo nợ vay.
- Chịu trách nhiệm Marketing tín dụng, bao gồm việc thiết lập, mở rộng, phát triển hệ thống khách hàng doanh nghiệp.
- Tư vấn cho khách hàng sử dụng các sản phẩm tín dụng, dịch vụ và các vấn đề khác có liên quan.
- Thực hiện trực tiếp cho vay ngắn và trung dài hạn theo đúng chế độ của ngành, quy định của nhà nước, thực hiện thu nợ đầy đủ gốc lãi, đảm bảo an toàn vốn cho ngân hàng.
- Trực tiếp, phối hợp cùng các bộ phận liên quan thực hiện công tác tìm kiếm, tiếp thị, tư vấn, bán các sản phẩm tài trợ thương mại đối với khách hàng và đề xuất các giải pháp tài trợ thương mại cho khách hàng; thực hiện các công việc liên quan đến nghiệp vụ tài trợ thương mại tại chi nhánh cho các KHDN và KHBL theo quy định, quy trình nghiệp vụ hiện hành;
(5) Phòng Bán lẻ
- Tham mưu cho ban lãnh đạo chi nhánh trong quản lý, tổ chức hoạt động kinh doanh bán lẻ tại chi nhánh/PGD phù hợp với định hướng của NHCT trong từng thời kỳ và chế độ, quy định hiện hành của NHCT; và chịu trách nhiệm thực hiện các chỉ tiêu bán lẻ được giao theo quy định của NHCT trong từng thời kỳ.
- Chủ động tìm kiếm, tiếp thị khách hàng mới, chăm sóc và duy trì quan hệ thường xuyên với các khách hàng cũ; Tìm hiểu thông tin khách hàng, khai thác các nhu cầu tài chính của khách hàng nhằm tư vấn và cung cấp các gói SPDV cũng như giải pháp tốt nhất đáp ứng nhu cầu của khách hàng;
- Thực hiện thẩm định khách hàng, hoạt động SXKD, tài chính, đề xuất quyết định cho vây đối với khách hàng cá nhân, khách hàng doanh nghiệp siêu vi mô, thực hiện theo dõi, kiểm tra, thu hồi nợ gốc lãi đầy đủ, đảm bảo an toàn vốn cho ngân hàng.
(6) Phòng Kế toán giao dịch
- Tham mưu cho ban lãnh đạo chi nhánh trong công tác hạch toán kế toán, quản lý tài chính, chi tiêu nội bộ; quản lý hệ thống máy tính và điện toán; quản lý, kiểm kê tài sản; công cụ dụng cụ… tại chi nhánh;
- Thực hiện nhiệm vụ quản lý tài chính thông qua công tác lập kế hoạch tài chính, tài sản của chi nhánh.
- Đề xuất, tham mưu với giám đốc chi nhánh về việc hướng dẫn thực hiện chế độ tài chính kế toán, xây dựng chế độ quản lý tài sản, định mức và quản lý tài chính, nộp thuế.
- Lập kế hoạch tài chính, bảng cân đối tài khoản kế toán theo quy định hiện hành. - Tham gia ý kiến và chịu trách nhiệm về ý kiến tham gia, phối hợp giữa các phòng về những vấn đề liên quan theo chức năng nhiệm vụ của phòng.
- Giao dịch với khách hàng và xử lý các giao dịch mở tài khoản, thanh toán, chuyển tiền, dịch vụ thẻ, dịch vụ ngân hàng điện tử, dịch vụ kiều hối, dịch vụ thanh toán quốc tế, cung ứng séc, thu chi tiền mặt, nhận gửi rút tiết kiệm, huy động vốn, cung cấp sao kê và chứng từ giao dịch cho khách hàng, thực hiện các giao dịch khác với khách hàng khi có yêu cầu.
(7) Phòng Tiền tệ kho quỹ
- Thực hiện quản lý kho tiền, tài sản đảm bảo, quản lý ấn chỉ quan trọng và giấy tờ có giá.
- Theo dõi tình hình thu chi tiền mặt ở tại trụ sở chi nhánh và các phòng giao dịch, cân đối tiền mặt với nhu cầu thu chi thực tế. Đảm bảo lượng tồn quỹ tại các thời điểm trong ngày tối ưu nhất.
- Chịu trách nhiệm kiểm đếm, đóng bó tiền và nộp về NHNN theo đúng quy định. - Tiếp quỹ, hoàn quỹ cho các PGD và các máy ATM thuộc quản lý của chi nhánh.
- Thu giữ và nộp các loại tiền giả về NHNN theo đúng quy định. - Chịu trách nhiệm lập báo cáo tiền mặt định kỳ và nộp về NHNN.
(8) Phòng hỗ trợ tín dụng
Là đơn vị tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo chi nhánh trong công tác vận hành, tín dụng phù hợp với định hướng, quy định của NHCT trong từng thời kỳ. Nhiệm vụ cụ thể:
- Kiểm soát sự tuân thủ của văn bản chính sách khi thẩm định và quyết định tín dụng của chi nhánh thuộc phạm vi kiểm soát của phòng Hỗ trợ tín dụng (HTTD) chi nhánh theo quy định của NHCT trong từng thời kỳ;
- Kiểm soát sự tuân thủ các điều kiện phê duyệt tín dụng thuộc phạm vi kiểm soát của phòng Hỗ trợ tín dụng (HTTD) chi nhánh theo quy định của NHCT trong từng thời kỳ;
- Rà soát hồ sơ giải ngân đối với các khoản giải ngân phải qua phòng Hỗ trợ tín dụng (HTTD) chi nhánh theo quy định của NHCT trong từng thời kỳ;
- Soạn thảo hợp đồng cấp tín dụng, hợp đồng đảm bảo, các văn bản sửa đổi/ bổ sung/ thanh lý hợp đồng đối với từng đối tượng khách hàng theo quy định của NHCT trong từng thời kỳ;
- Công chứng/chứng thực hợp đồng đảm bảo và đăng ký/thay đổi/xóa đăng ký BPBĐ đối với KHDN tại phòng KHDN của chi nhánh;
- Phối hợp với bộ phận Kho quỹ của chi nhánh thực hiện các thủ tục nhập/xuất/tạm xuất/ gia hạn tạm xuất hồ sơ tài sản bảo đảm, quản lý hồ sơ tài sản bảo đảm trong thời gian tạm xuất đối với khách hàng tại phòng khách hàng doanh nghiệp, phòng Bán lẻ của chi nhánh;
- Quản lý và lưu hồ sơ tín dụng gốc;
- Thực hiện tác nghiệp trên các hệ thống, chương trình phần mềm theo hướng dẫn tại các quy trình tác nghiệp;
- Kiểm soát sau hồ sơ tài sản bảo đảm phát sinh tại Phòng Giao dịch;
- Kiểm soát sau giải ngân đối với các khoản giải ngân thông thường thuộc thẩm quyền của PGD theo thông báo mức kiểm soát sau của NHCT trong từng thời kỳ;
- Ghi nhận, theo dõi và xác nhận tình trạng khắc phục chỉnh sửa lỗi không tuân thủ của chi nhánh đối với các công việc liên quan đến chức năng nhiệm vụ của phòng HTTD chi nhánh;
- Thực hiện các báo cáo liên quan đến nghiệp vụ hỗ trợ tín dụng định kỳ/ đột xuất theo yêu cầu của phòng HTTD Trụ sở chính;
(9) Các phòng giao dịch
Chức năng nhiệm vụ của phòng giao dịch thực hiện theo quy chế tổ chức và hoạt động Phòng giao dịch trong hệ thống NHTMCP Công thương Việt Nam và các quy định về mô hình hoạt động trong từng thời kỳ.