CHƯƠNG 2 : CƠ SỞ LÝ THUYẾT
2.1. Những quy định chung về chất lượng thông tin kế toán
2.1.4.1. Chất lượng thông tin
Thông tin là một yếu tố quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của mọi tổ chức, trong điều kiện hiện nay cạnh tranh ngày càng gay gắt và quyết liệt, thông tin cần phải được tổ chức thành một hệ thống khoa học, giúp cho các nhà quản lý có
thể khai thác thông tin một cách triệt để cho việc ra quyết định và kiểm soát trong một tổ chức.
Chất lượng thông tin là thước đo giá trị mà các thông tin cung cấp cho người sử dụng thông tin đó. Chất lượng thường bị coi là chủ quan và chất lượng thông tin sau đó có thể khác nhau giữa người sử dụng và giữa các ứng dụng của thông tin. Do vậy, có rất nhiều quan điểm và tiêu chuẩn khác nhau về chất lượng thông tin, chẳng hạn theo nghiên cứu của Wang and Strong (1996) thì chất lượng thông tin là thông tin đảm bảo theo bốn tiêu chuẩn:
+ Bản chất bên trong của thông tin (Intrisic IQ) gồm bốn đặc tính cơ bản nhất của chất lượng thông tin như: tính chính xác, tính đầy đủ, tính khách quan và sự tin cậy của nguồn dữ liệu tạo ra thông tin;
+ Có thể truy cập được của thông tin (Accessibility IQ) nhấn mạnh tới tính có thể dễ truy cập được thông tin và bảo mật được thông tin đó;
+ Bối cảnh của thông tin (Contextual IQ) bao gồm tính thích hợp, kịp thời, đầy đủ và giá trị tăng thêm của thông tin;
+ Biểu hiện của thông tin (Representational IQ) bao gồm tính có thể giải thích được, dễ hiểu, rõ ràng, súc tích, nhất quán và tính so sánh được đối với người sử dụng thông tin.
Theo Shanks và Corbitt (1999) thì chất lượng thông tin phân thành 4 cấp độ theo ký hiệu học:
+Về mặt cú pháp (Syntactic) thì thông tin phải trình bày phù hợp với mục đích sử dụng;
+ Về mặt ngữ nghĩa (Semantic) thì thông tin phải trình bày hoàn chỉnh và chính xác;
+ Tính thực dụng (Pragmatic) thì thông tin trình bày dễ hiểu và hữu ích cho người sử dụng;
+ Tính xã hội (Social) thì thông tin trình bày có thể mang lại nhiều ý nghĩa cho người sử dụng. Kết quả của nghiên cứu này cũng đã chỉ ra các đặc tính chất lượng thông tin như: tính đầy đủ, chính xác, rõ ràng, kịp thời, ngắn gọn, có thể truy cập được….
thành hai loại chất lượng đó là:
+ Chất lượng về nội dung (content quality) bao gồm các thông tin có liên quan (Revelant Information) và các thông tin hữu ích (Sound Information) đáp ứng cho mục tiêu thực hiện;
+ Chất lượng về truyền tải thông tin (Media quality) bao gồm quá trình xử lý thông tin tối ưu hoá (Optimized Process) và cơ sở hạ tầng phục vụ cho quá trình xử lý thông tin (ReliabInfrastructure).
Một nghiên cứu khác của Knight và Burn (2005) đã thực hiện tổng hợp các nghiên cứu về chất lượng thông tin được chấp nhận rộng rãi trong khoảng thời gian từ 1996 – 2002 và cho thấy có 20 đặc tính chất lượng thông tin được sử dụng nhiều nhất trong các nghiên cứu và được tóm tắt trong bảng sau:
Bảng 2.1 Tổng hợp đặc tính chất lượng thông tin của Knight và Burn (2005)
ST T
Đặc tính chất lượng thông tin
Số lần xuất
hiện Giải thích
1 Chính xác
(Accuracy) 8 Thông tin được trình bày chính xác, không bị bỏ sót từ những dữ liệu đáng tin cậy
2 Nhất quán
(Consistency) 7 Thông tin được trình bày trong cùng một cách thức trình bày và phù hợp với các dữ liệu trước
3 An ninh (Security) 7 Các truy cập thông tin được giới hạn phù hợp để duy trì an
4 Kịp thời
(Timeliness) 7 Thông tin được truy cập liên tục cho mục tiêu đang sử dụng.
5 Đầy đủ
(Completeness) 5 Thông tin được trình bày không bị bỏ sót, đủ rộng và chiều sâu cho mục tiêu đang sử dụng.
6 Súc tích (Concise) 5 Thông tin được trình bày súc tích, rõ ràng và đầy đủ. 7 Tin cậy (Reliability) 5 Thông tin được trình bày là chính xác và đáng tin cậy. 8 Có thể truy cập
(Acessbility) 4 Thông tin được trình bày đã sẵn sàng, hoặc việc truy cập thông tin là dễ dàng và nhanh chóng.
9 Sẵn sàng
(Availability) 4 Thông tin có thể truy cập được. 10 Khách quan
(Objectivity) 4 Thông tin được trình bày là trung lập, không bị thiên vị hay theo ý kiến chủ quan.
11 Thích hợp
(Relevancy) 4 Thông tin được trình bày là hữu dụng, phù hợp với mục tiêu sử dụng.
12 Có thể dùng được
13 Có thể hiểu được(Understandabi
lity)
5 Thông tin được trình bày rõ ràng, không có sự mơ hồ. 14 Số lượng dữ liệu
(Amount of data) 3 Thông tin được cung cấp từ số lượng dữ liệu sẵn sàng và phù hợp với mục tiêu sử dụng.
15 Có thể tin cậy
(Believability) 3 Thông tin được trình bày đúng sự thật và đáng tin cậy. 16 Dễ dàng tìm kiếm
(Navigation) 3 Thông tin được tìm thấy dễ dàng. 17 Phổ biến
(Reputation) 3 Thông tin được tìm kiếm dễ dàng từ các nguồn dữ liệu. 18 Hữu ích (Useful) 3 Nội dung thông tin trình bày hữu ích và có thể sử dụng cho
các mục tiêu sử dụng. 19 Hiệu quả
(Efficiency) 3 Thông tin được tạo ra có thể đáp ứng nhanh chóng cho các mục tiêu sử dụng.
20 Giá trị gia tăng
(Value – Added) 3 Thông tin được trình bày cung cấp những dự đoán hữu ích cho các mục tiêu sử dụng.
Nguồn: trích từ Shirlee – Ann Knight and Janice Burn, Edith Cowan
University, Australia (2005).