Phần 2 Cơ sở lí luận và thực tiễn
2.1. Cơ sở lý luận về quản lý lao động của doanh nghiệp
2.1.3. Nội dung của quản lý lao động
2.1.3.1. Hoạch định, tuyển chọn và tuyển dụng lao động
a. Hoạch định lao động hay hoạch định nhân lực
Hoạch định tài nguyên nhân sự là quá trình nghiên cứu, xác định nhu cầu nguồn nhân lực, đưa ra các chính sách và thực hiện các chương trình, hoạt động đảm bảo cho doanh nghiệp có đủ nguồn nhân lực với các phẩm chất, kỹ năng phù hợp để thực hiện công việc có năng suất, chất lượng và hiệu quả cao.
"Hoạch định nguồn nhân lực là là quá trình đánh giá, xác định nhu cầu về nguồn nhân lực để đáp ứng mục tiêu công việc của tổ chức và xây dựng các kế hoạch lao động để đáp ứng được các nhu cầu đó.". Mục tiêu hoạch định NNL tập trung vào quá trình Thu hút – Đào tạo và Phát triển – Duy trì nguồn nhân lực của doanh nghiệp giúp cho doanh nghiệp luôn đảm bảo lực lượng lao động (kỹ năng, phẩm chất cần thiết) để thực hiện các mục tiêu đã đề ra. Hoạch định nguồn nhân lực sẽ giúp nhà quản trị trả lời những câu hỏi cơ bản sau: Doanh nghiệp cần những nhân viên như thế nào? Khi nào doanh nghiệp cần họ? Họ cần phải có những kỹ năng, phẩm chất nào? Doanh nghiệp đã có sẵn những người thích hợp chưa? Và nếu đã có sẵn thì họ có những kiến thức, thái độ và kỹ năng cần thiết hay không? Doanh nghiệp sẽ tuyển dụng mới từ bên ngoài hay lựa chọn từ những người có sẵn? (Nguyễn Thị Hội và Phan Thăng, 2001)
Nhiều tác giả coi chức năng quản trị về hoạch định, tổ chức lãnh đạo và kiểm tra là trung tâm về các cuộc bàn luận về quản tri. Những chức năng hợp thành quá trình này, quá trình được hợp thành một cách từ từ để một việc nào đó đều liên quan đến quản trị bất kể theo kiểu tổ chức hay ở cấp quản trị nào. Khi luận giải về vấn đề này các nhà quản trị Harold, Koontz và Cyril (2013) nói: “Khi hành động theo khả năng quản trị của mình, các chủ tịch, trưởng phòng, đốc công, giám thi, trưởng khoa, giám mục và những người đứng đầu các cơ quan của chính phủ đều làm cùng một việc. Với tư cách nhà quản trị tất cá những người này phần nào đều tiến hành công việc được hoàn thành cùng với con người và thông qua con người. Với tư cách nhà quản trị, mỗi người trong số họ lúc này
hay lúc khác đều phải được thực hiện những nhiệm vụ đặc trưng của nhà quản trị” (Harold Koontz, Cyril O”donnell và Heinz Weihrich, 2013). Thậm chí một quản trị gia được việc cũng sử dụng những chức năng quản trị này, mặc dù trong nhiều trường hợp các chức năng này cũng được sử dụng theo trực giác.
Hoạch định bao hàm một việc thiết lập các mục tiêu và đối tượng đối với tổ chức và phát triển các biểu đồ công việc cho thấy những mục tiêu và đối tượng đó được hoàn thành như thế nào. Khi kế hoạch đã được hình thành thì công việc tổ chức trở nên quan trọng. Chức năng này bao hàm việc kết hợp các nguồn lực với nhau là con người, vốn là một cách hiệu quả nhất để hoàn thành mục tiêu. Do vậy tổ chức bao hàm nhiều việc kết hợp các nguồn lực.
b. Tuyển chọn lao động
Tuyển chọn lao động là quá trình lựa chọn những người phù hợp với công việc trong số những người tham gia dự tuyển. Con người là nguồn lực quan trọng nhất đối với bất kỳ tổ chức nào để nó hoạt động có hiệu quả. Sự thành công của bất kỳ một doanh nghiệp lớn hay nhỏ phụ thuộc chủ yếu vào năng lực và hiệu suất làm việc của những người lao động: Mặt khác, khi một công nhân không đủ trình độ được thuê do sự lựa chọn kém thì người công nhân đó sẽ trở thành gánh nặng đối với doanh nghiệp. Chính vì vậy đòi hỏi công tác tuyển chọn tại mỗi doanh nghiệp phải có chất lượng cao. Để đạt được điều này công tác tuyển chọn phải đạt được các yêu cầu sau: Tuyển chọn những người có trình độ chuyên môn cần thiết, có thể làm việc đạt tới năng suất cao, hiệu suất công tác tốt, tuyển được người phù với yêu cầu công việc; Tuyên được những người có kỷ luật, trung thực, gắn bó với công việc của doanh nghiệp; Công tác tuyển chọn phải gắn liền với mục tiêu và nhiệm vụ của sản xuất kinh doanh và đồng thời phải bắt nguồn từ các kế hoạch lao động (Nguyễn Ngọc Quân và Nguyễn Vân Điềm, 2012).
"Tuyển dụng lao động là một quá trình tìm kiếm, thu hút và lựa chọn những người có đủ các tiêu chuẩn thích hợp cho các công việc và các chức danh cần người trong tổ chức" hoặc một quan điểm khác cho rằng "Tuyển dụng lao động là quá trình thu hút các cá nhân trong và ngoài tổ chức có đủ tiêu chuẩn thích hợp tham gia dự tuyển để lựa chọn ra những ứng viên đầy đủ điều kiện đáp ứng được yêu cầu của tổ chức. Sau đó định hướng, hướng dẫn nhân viên mới hòa nhập với môi trường của tổ chức" . Tuyển dụng lao động là quá trình tìm kiếm, thu hút, lựa chọn và đánh giá các ứng viên theo nhiều khía cạnh khác nhau dựa
vào các yêu cầu của công việc, để tìm được những người phù hợp bổ sung lực lượng lao động cần thiết nhằm đáp ứng được yêu cầu sử dụng lao động của tổ chức. Quá trình tuyển dụng được coi là hoàn tất khi bao gồm cả hoạt động định hướng nhân viên, hướng dẫn nhân viên mới hòa nhập trong môi trường của tổ chức (Nguyễn Ngọc Quân và Nguyễn Vân Điềm, 2012).
Theo tác giả Nguyễn Hữu Thân (2007), tuyển dụng là một quá trình tìm kiếm và lựa chọn đúng người để thỏa mãn các nhu cầu lao động của tổ chức, doanh nghiệp.
Mục tiêu của quá trình tuyển dụng là tuyển chọn được những nhân viên mới có năng lực và động cơ phù hợp với đòi hỏi của công việc và các mục tiêu dài hạn của tổ chức giúp tổ chức đó được phát triển bền vững (Nguyễn Hữu Thân, 2007).
Chất lượng tuyển dụng có đảm bảo hay không phụ thuộc vào việc xác định chính xác các yêu cầu về kiến thức, kỹ năng và tố chất cần thiết của ứng viên để đáp ứng tốt nhất vị trí công việc và mục tiêu dài hạn của tổ chức. Vì vậy cần xây dựng các tiêu chuẩn và sử dụng các thước đo so sánh khả năng của các ứng viên với các yêu cầu thực tế của công việc. Bên cạnh đó, cần tìm hiểu đúng động cơ và mục đích của các ứng viên, để có các quyết định tuyển dụng cuối cùng đúng đắn (Nguyễn Hữu Thân, 2007).
Nguyên tắc và tiến trình tuyển dụng: Nguyên tắc tuyển dụng căn cứ vào yêu cầu công việc thực tế trước mắt và lâu dài, quyết định lựa chọn căn cứ vào các tiêu chuẩn cụ thể, các phương tiện đánh giá kết quả tuyển dụng. Tiến trình tuyển dụng được tiến hành qua các bước cụ thể (Nguyễn Hữu Thân, 2007).
Trong quá trình này việc trao đổi thông tin là chính yếu. Đối với các ứng viên họ cần có những thông tin cụ thể về công ty như thông tin về công việc, cơ hội thăng tiến, lương bổng, phúc lợi và các chính sách liên quan trực tiếp đến người lao động. Đối với công ty, họ cần có thông tin của các ứng viên về khả năng, kinh nghiệm, đạo đức và quy mô có thể đáp ứng yêu cầu công việc của công ty. Việc cung cấp thông tin của Công ty là hoạt động nhằm thu hút nhân tài. Việc thu thập thông tin về các ứng viên là hoạt động phân tích mức cung lao động theo nhu cầu nhân sự của Công ty (Nguyễn Hữu Thân, 2007).
Tuyển chọn là quá trình sàng lọc các ứng viên có được sau quá trình chiêu mộ theo các tiêu chuẩn cụ thể, phù hợp với yêu cầu công việc của Công ty và quyết định sử dụng họ. Yêu cầu công việc được xác định cụ thể qua quá trình
phân tích công việc và được thể hiện thông qua bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc (Nguyễn Hữu Thân, 2007).
c. Đánh giá kết quả tuyển dụng
Trong quá trình tuyển dụng, có 4 khả năng có thể xảy ra cho mỗi ứng viên theo sơ đồ sau:
Bảng 2.1. Đánh giá hiệu quả của công tác tuyển chọn Năng lực hoàn thành công Năng lực hoàn thành công
việc của ứng viên
Quyết định tuyển chọn Loại bỏ Tuyển dụng Tốt Sai lầm (2) (Đánh giá quá thấp) Chính xác (1) Không tốt Chính xác (3) Sai lầm (4)
(Đánh giá quá cao) Nguồn: Nguyễn Ngọc Quân và Nguyễn Vân Điềm, 2012 Trong ô số (1) và (3), quyết định tuyển dụng chính xác: Loại bỏ ứng viên không đủ tiêu chuẩn, tiếp nhận ứng viên đủ năng lực.
Ô số (2), ứng viên bị đánh giá thấp hơn khả năng thực tế, dẫn đến doanh nghiệp không tuyển chọn được ứng viên giỏi. Sai lầm này khó đánh giá, trừ ứng viên đó trở thành nổi tiếng sau này.
Ô số (4), ứng viên được đánh giá quá cao so với khả năng thực tế, thu nhận vào doanh nghiệp, thực hiện công việc ở mức yếu kém. Thiệt hại do sai lầm trong tuyển chọn có thể thấy rõ qua chất lượng thực hiện công việc của nhân viên mới, phí tổn do phải tuyển chọng nhân viên mới, ảnh hưởng không tốt về đạo đức, tác phong, kỷ luật lao động của nhân viên mới đối với nhân viên cũ trong doanh nghiệp (Nguyễn Ngọc Quân và Nguyễn Vân Điềm, 2012).
2.1.3.2. Sử dụng lao động
Sử dụng lao động là quá trình nghiên cứu, phân tích và thực hiện của doanh nghiệp phân công số nhân viên của mình vào một vị trí nhất định. Đây là việc làm của nhà quản trị doanh nghiệp nhằm tạo điều kiện xây dựng và hoàn thiện một đội ngũ nhân viên có thực lực, đảm bảo thực hiện được các yêu cầu trong hoạt động sản xuất. kinh doanh của doanh nghiệp. Hoạt động này xác định được NNL đủ năng lực phù hợp với tình hình thực tiễn của doanh nghiệp, thay đổi của nền kinh tế nước ta trong giai đoạn hiện nay. Việc sử dụng lao động nằm trong các chuỗi hoạt động nhằm thu hút, duy trì và phát triển nguồn nhân lực
được bao gồm trong một hệ thống quản lý và phát triển nguồn nhân lực dài hơi. Hệ thống này cần phải được xây dựng thật chi tiết, khoa học và phù hợp với mô hình và văn hóa của doanh nghiệp mới đảm bảo tính hiệu quả. Nhờ nó mà người làm công tác quản lý tránh được các vấn đề như nguồn nhân lực cạn kiệt, tinh thần sa sút, sắp xếp nhân sự không hợp lý dẫn đến năng suất thấp, chi phí cao, chất lượng sản phẩm kém (Nguyễn Văn Ngọc, 2012).
Sử dụng lao động được xem là quá trình khai thác NNL hiện có. Là chuyển NNL từ tiềm năng sang thực hiện những hoạt động có ích cho con người và xã hội. Nói cách khác, đó là quá trình tìm cách để chuyển nguồn nhân lực hiện có từ dạng khả năng sang dạng sử dụng thực tế để thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp. Chức năng này nhằm vào việc sử dụng có hiệu quả nguồn nhân lực. chức năng này hướng đến sự phát huy tối đa khả năng làm việc của nhân viên đồng thời tạo ra sự gắn bó trung thành với tổ chức (Nguyễn Văn Ngọc, 2012).
2.1.3.3. Đào tạo và phát triển
Đào tạo và phát triển các hoạt động để duy trì và nâng cao chất lượng nguồn nhân lực của tổ chức, là điều kiện quyết định để các tổ chức có thể đứng vững và thắng lợi trong môi trường cạnh tranh. Do đó trong các tổ chức, công tác đào tạo và phát triển cần phải được thực hiện một cách có tổ chức và có kế hoạch. "Phát triển nguồn nhân lực (theo nghĩa rộng) là tổng thể các hoạt động học tập có tổ chức được tiến hành trong những khoảng thời gian nhất định để nhằm tạo ra sự thay đổi hành vi nghề nghiệp cho người lao động." . Trước hết, phát triển nguồn nhân lực chính là toàn bộ những hoạt động học tập được tổ chức bởi doanh nghiệp, do doanh nghiệp cung cấp cho người lao động. Các hoạt động đó có thể được cung cấp trong vài giờ, vài ngày hoặc thậm chí tới vài năm, tùy vào mục tiêu học tập và nhằm tạo ra sự thay đổi hành vi nghề nghiệp cho người lao động theo hướng đi lên, tức là nhằm nâng cao khả năng và trình độ nghề nghiệp của họ. Như vậy, xét về nội dung, phát triển nguồn nhân lực bao gồm ba hoạt động là: giáo dục, đào tạo và phát triển. Đào tạo và phát triển NNL là những nội dung cơ bản nhằm nâng cao trình độ nghề nghiệp cho người lao động. Kiến thức là vô cùng rộng lớn không ai là người có thể nắm bắt mọi vấn đề, có thể làm được mọi việc. Chính vì vậy trước khi có thể làm việc cho tổ chức phải thông qua công tác đào tạo để người lao động có thể dễ dàng hòa nhập với công việc của công ty. Trong thời đại khoa học kỹ thuật phát triển, công nghệ kỹ thuật luôn đổi mới không ngừng, muốn bắt kịp với công nghệ tiên tiến con người cần phải được trang bị những kiến thức
và kỹ năng về nghề nghiệp, đó vừa là một nhu cầu vừa là một nhiệm vụ của tổ chức ( Trịnh Ngọc Trinh, 2018).
Trên thế giới đã có rất nhiều học giả và quản trị gia đã đưa ra những quan niệm khác nhau về các vấn đề đào tạo và phát triển, ta có thể khái quát trong các khái niệm sau:
Đào tạo là quá trình trang bị một cách có hệ thống những kiến thức theo chương trình có mục tiêu nhất định, nhằm hình thành và phát triển các tri thức, kĩ năng lao động nghề nghiệp cho các cá nhân trong tổ chức.
Phát triển bao gồm các hoạt động nhằm chuẩn bị cho công nhân viên theo kịp với cơ cấu tổ chức và kinh doanh khi nó thay đổi và phát triển. Quá trình đào tạo đại học cung cấp cho các nhà quản trị những kiến thức mới là một loại điển hình của phát triển.
Đào tạo và phát triển có mục đích chung là nhằm sử dụng tối đa nguồn lao đọng hiện có và nâng cao tính hiệu quả công việc, nắm vững hơn về nghề nghiệp của mình và thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình một cách tự giác hơn, với thái độ tốt hơn, cũng như nâng cao khả năng thích ứng của cán bộ nhân viên với công việc tương lai.
Theo Võ Thị Kim Loan (2015),phân tích nhu cầu đào tạo được xem xét trên các góc độ như sau:
+ Phân tích doanh nghiệp: Liên quan đến 3 vấn đề: Phân tích mục tiêu phát triển của doanh nghiệp: mục tiêu ngắn hạn, dài hạn, trung hạn. Đó là những nhân tố quyết định nhu cầu đào tạo tổng thể; Phân tích nhu cầu nhân lực: Số và chất lượng nhân lực mà doanh nghiệp cần có để thực hiện mục tiêu phát triển trong vài năm tới; Phân tích hiệu suất doanh nghiệp bao gồm các chỉ tiêu: Giá thành lao động, sản lượng và chất lượng sản phẩm, tình hình sử dụng thiết bị...nghĩa là hiệu suất mà doanh nghiệp mong muốn được nâng thông qua đào tạo.
+ Phân tích tác nghiệp: Xác định loại kỹ năng và các hành vi cần thiết cho nhân viên để thực hiện tốt công việc. Phân tích tác nghiệp hơi giống với phân tích công việc, tuy nhiên phân tích tác nghiệp là định hướng nhân viên không phải là định hướng công việc. Phân tích tác nghiệp sẽ chú trọng xác định xem nhân viên cần làm gì để thực hiện công việc tốt (Võ Thị Kim Loan, 2015).
+ Phân tích nhân viên: Loại phân tích dựa trên năng lực, đặc tính cá nhân của nhân viên, được xác định ai là người cần thiết được đào tạo và những kiến thức, quan điểm nào cần thiết được lĩnh hội hay chú ý trong quá trình đào tạo,
phát triển. Các chương trình đào tạo nên chú trọng vào đối tượng thực sự cần thiết đào tạo. Phân tích nhân viên đòi hỏi đánh giá đúng khả năng và kỹ năng nghề nghiệp của nhân viên (Võ Thị Kim Loan, 2015).
Tùy thuộc vào từng yêu cầu của công việc, từng vấn đề của tổ chức, những vấn đề có được giải quyết bằng cách đào tạo hay không? Những kiến thức kỹ năng nào cần được đào tạo, để từ đó tổ chức có thể xác định được nhu cầu đào tạo cho chính xác (Võ Thị Kim Loan, 2015).
Đào tạo nhân lực là các hoạt động nhằm nâng cao năng lực cho nhân lực