3.1.2.1. Cơ cấu bộ máy tổ chức của Vietinbank KCN Tiên Sơn
Cơ cấu bộ máy tổ chức của Vietinbank KCN Tiên Sơn bao gồm: Ban Giám đốc, 6 phòng ban nghiệp vụ và 6 phòng giao dịch loại 2 trực thuộc phòng bán lẻ đặt tại các KCN, khu đô thị và khu dân cư. Trong đó:
+ Ban Giám đốc gồm: 01 Giám đốc, 03 phó giám đốc (Phó giám đốc phụ trách bán lẻ, Phó giám đốc phụ trách khách hàng doanh nghiệp, Phó giám đốc phụ trách kế toán, tổng hợp).
+ 06 phòng nghiệp vụ là: Phòng Khách hàng Doanh nghiệp, phòng Bán lẻ, phòng Kế toán, phòng Tổng hợp, phòng Tổ chức Hành chính, phòng Hỗ trợ tín dụng.
+ 06 phòng giao dịch loại 2 trực thuộc phòng bán lẻ quản lý là:
Phòng giao dịch Đại Phúc: Số 306 Trần Hưng Đạo, phường Đại Phúc, TP Bắc Ninh, tỉnh Bắc Ninh.
Phòng giao dịch KCN Yên Phong: KCN Yên Phong, huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh.
Phòng giao dịch TT Lim: Trung tâm giao thương quốc tế Chợ Lim, TT Lim, huyện Tiên Du, tỉnh Bắc Ninh.
Phòng giao dịch KCN Nam Sơn - Hạp Lĩnh: Phố Và, phường Hạp Lĩnh, TP Bắc Ninh, tỉnh Bắc Ninh.
Phòng giao dịch KCN VSIP Bắc Ninh: KCN VSIP Bắc Ninh, thị xã Từ Sơn, tỉnh Bắc Ninh.
Phòng giao dịch Đông Ngàn: Chợ gỗ Phù Khê, thôn Thượng, xã Phù Khê, thị xã Từ Sơn, tỉnh Bắc Ninh.
Sơ đồ 3.1. Cơ cấu bộ máy tổ chức tại ngân hàng Vietinbank chi nhánh KCN Tiên Sơn
Nguồn: Vietinbank KCN Tiên Sơn (2018)
3.1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban tại Vietinbank KCN Tiên Sơn
* Các phòng ban có chức năng, nhiệm vụ sau:
a. Phòng Khách hàng Doanh nghiệp
Là đơn vị tham mưu, giúp việc cho Lãnh đạo chi nhánh phụ trách mảng khách hàng doanh nghiệp (KHDN) trong việc quản lý, tổ chức hoạt động kinh doanh của các đối tượng KHDN phù hợp với định hướng, quy định của NHCT trong từng thời kỳ.
Là đơn vị tham mưu, giúp việc cho Ban Giám đốc CN trong việc quản lý, tổ chức hoạt động nghiệp vụ TTQT và TTTM tại CN phù hợp với định hướng, quy định của NHCT trong từng thời kỳ.
Có nhiệm vụ nghiên cứu và phát triển thị trường. Chủ động hoặc phối hợp với bộ phận Nghiên cứu thị trường của Khối KHDN TSC thực hiện các hoạt động tìm hiểu, nghiên cứu thị trường, đánh giá KHDN tại các địa bàn tiềm năng; Nghiên cứu, đề xuất nhóm khách hàng mục tiêu của CN đối với phân khúc
KHDN do Phòng phụ trách trong từng thời kỳ; Cung cấp thông tin, dữ liệu theo yêu cầu nghiên cứu thị trường.
Quan hệ khách hàng: Triển khai công tác bán hàng: Chủ động tìm kiếm, tiếp thị khách hàng mới, tư vấn bán hàng. Đầu mối tiếp xúc KHDN thuộc phân khúc phụ trách, chào bán toàn bộ SPDV dành cho KHDN (tín dụng, huy động vốn, mua bán ngoại tệ, sản phẩm phái sinh...) và bán chéo SPDV khác; Đầu mối thực hiện kiểm tra giám sát chặt chẽ trước, trong và sau khi cấp tín dụng theo đúng quy định/quy trình kiểm tra, giám sát tín dụng đối với KHDN hiện hành; Triển khai có hiệu quả công tác bán chéo.
Thẩm định tín dụng: Thu thập thông tin, thẩm định năng lực pháp lý, hoạt động sản xuất kinh doanh, tình hình tài chính, phương án/dự án/đề nghị cấp tín dụng,…; Chấm điểm, xếp hạng tín dụng KHDN; Phân tích, thẩm định các hồ sơ tín dụng…trong giới hạn tín dụng đã được phê duyệt theo quy định; Thực hiện khai thác sử dụng thông tin tín dụng theo quy định của NHNN, NHCT…..
Tài trợ thương mại: Đầu mối thực hiện các công việc liên quan đến TTTM tại CN cho các KHDN và KHBL theo quy định, quy trình nghiệp vụ hiện hành; Kiểm soát, đối chiếu, chấm các báo cáo TTTM và TTQT theo quy định hiện hành…..
Quản lý, thu hồi, xử lý nợ và cảnh báo sớm: Quản lý giám sát nợ tại chi nhánh; Cảnh báo sớm các khách hàng tiềm ẩn rủi ro; Thu hồi và xử nợ….
Tác nghiệp (hỗ trợ tín dụng) Quản lý và xử lý nợ có vấn đề
Thực hiện công tác QLRRHĐ tại CN Công tác khác
b. Phòng Bán lẻ
Là đơn vị tham mưu, giúp việc cho Lãnh đạo chi nhánh phụ trách mảng bán lẻ trong quản lý, tổ chức hoạt động kinh doanh với đối tượng khách hàng bán lẻ tại CN phù hợp với định hướng, quy định của NHCT trong từng thời kỳ.
Nghiên cứu và phát triển thị trường: Đầu mối thực hiện các hoạt động tìm hiểu, nghiên cứu thị trường; Đầu mối hỗ trợ triển khai các hoạt động kinh doanh bán lẻ tại CN; Triển khai thực hiện, đánh giá, tổng kết đối với các SPDV đã triển khai theo quy định của NHCT tại CN; Đầu mối về hoạt động thẻ tín dụng và lắp đặt máy POS, ATM của chi nhánh…
Tư vấn bán hàng: Tư vấn, hướng dẫn, thu thập hồ sơ đề nghị cấp tín dụng của KHBL (theo danh mục hồ sơ yêu cầu và điều kiện cơ bản) để chuyển cho bộ phận thẩm định xử lý; Chủ động và tích cực phối hợp với các Phòng/ban, Công ty con của NHCT và các đơn vị liên quan để đẩy mạnh bán hàng, bán chéo SPDV và bán thêm tất cả SPDV cho KHBL như tiền gửi, tiền vay, thẻ, DVNHĐT, bảo hiểm, sản phẩm phái sinh, đầu tư….
Quan hệ khách hàng: Chủ động tìm kiếm, thiết lập quan hệ và phát triển khách hàng mới để phát triển hoạt động tín dụng, huy động vốn và tích cực phối hợp với các bộ phận liên quan để đẩy mạnh bán chéo/thêm SPDV; Tiếp nhận, tư vấn khách hàng hoàn thiện hồ sơ đề nghị cấp tín dụng, đề xuất cấp tín dụng và chuyển bộ phẩn thẩm định tín dụng xử lý theo quy định…..
Thẩm định tín dụng Giải ngân
Quản lý nợ, quản lý rủi ro tín dụng và cảnh báo sớm Quản lý chất lượng dịch vụ
Tác nghiệp (hỗ trợ tín dụng)
Quản lý và xử lý nợ có vấn đề phân khúc KH bán lẻ: Thực hiện công tác theo dõi diễn biến và quản lý chất lượng nợ của danh mục tín dụng bán lẻ của CN; Rà soát hồ sơ của các khách hàng chuyển nợ nhóm 2 thuộc phân khúc KH bán lẻ; Đối với các khoản nợ xấu/ nợ xử lý rủi ro/ nợ bán VAMC thuộc thẩm quyền phê duyệt của CN; Đối với các khoản nợ xấu/ nợ xử lý rủi ro/ nợ bán VAMC phân khúc KHBL thuộc thẩm quyền xử lý của CN tuy nhiên vượt thẩm quyền phê duyệt của CN….
c. Phòng Kế toán
Là đơn vị tham mưu, giúp việc cho Ban Giám đốc CN về nghiệp vụ kế toán tài chính, thực hiện hạch toán kế toán, quản lý tài chính, chi tiêu nội bộ; Quản lý hệ thống máy tính và điện toán; Quản lý tài sản; công cụ dụng cụ; Quản lý, sử dụng tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá, ấn chỉ quan trọng, hồ sơ tài sản bảo đảm... của CN tại nơi giao dịch, kho bảo quản, trên đường vận chuyển theo quy định của NHCT trong từng thời kỳ. Thực hiện chức năng bán/cung ứng các sản phẩm dịch vụ cho khách hàng theo nhiệm vụ cụ thể trên cơ sở quy định, quy trình nghiệp vụ hiện hành của NHCT.
hỗ trợ khách hàng sử dụng các SPDV của NHCT và chuyển thông tin khách hàng sang phòng KHDN, phòng Bán lẻ để bán và bán chéo SPDV của NHCT; Bán/cung ứng các SPDV và thực hiện các giao dịch với khách hàng trong phạm vi thẩm quyền.
Quản lý tiền mặt, ấn chỉ, ATM: Quản lý an toàn tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá, ấn chỉ quan trọng, hồ sơ TSBĐ; Giám sát, kiểm tra kho tiền và các thiết bị an toàn kho quỹ chuyên dùng trong kho, tại quầy giao dịch; Tổ chức việc quản lý, nhập kho tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá, ấn chỉ quan trọng, nhập / xuất hồ sơ TSBĐ theo quy định của NHCT….
Kế toán tài chính chi tiêu nội bộ: Đầu mối lập các kế hoạch sau: KH tài chính; Kế hoạch chi tiêu nội bộ; Kế hoạch sử dụng và phân phối quỹ tiền lương, quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi...; Kế toán tài sản....
Quản lý và duy trì công nghệ thông tin tại CN: Nhận chuyển giao và cập nhật/duy trì kỹ thuật, triển khai tại CN các ứng dụng/chương trình phần mềm/các dữ liệu/tham số mới nhất từ NHCT; Đầu mối quản lý, giám sát IP Camera ATM, giải quyết sự cố kỹ thuật ATM, nâng cấp, vận hành, bảo dưỡng máy ATM, bố trí cán bộ trực giải quyết sự cố kỹ thuật phát sinh liên quan đến máy ATM, POS…..
Thực hiện công tác phòng chống rửa tiền và tài trợ khủng bố: Chủ động cập nhật thông tin của các cá nhân, tổ chức liên quan đến hoạt động tội phạm, tội phạm rửa tiền từ cơ quan thi hành pháp luật trên địa bàn; Giám sát, kiểm tra, đánh giá các biện pháp, mức độ thực hiện công tác PCRT/TTKB/FATCA tại CN; Tiếp nhận, điều tra sơ bộ và phối hợp với các phòng ban nghiệp vụ xử lý các giao dịch có dấu hiệu đáng ngờ rửa tiền/TTKB/FATCA và gian lận….
d. Phòng Tổng hợp
Là đơn vị tham mưu, giúp việc cho Ban giám đốc CN làm đầu mối đôn đốc các phòng, ban thực hiện công tác tổng hợp giao kế hoạch, tổng hợp báo cáo; QLRR và Phòng chống gian lận tại CN theo quy định của NHCT trong từng thời kỳ.
Theo dõi, đôn đốc các phòng đề xuất biện pháp chỉnh sửa, khắc phục, chấn chỉnh sau thanh tra, kiểm tra, kiểm toán nội bộ nhằm phòng ngừa, hạn chế rủi ro tại CN. Thực hiện đôn đốc báo cáo, lưu trữ hồ sơ liên quan đến các sai sót, khắc phục sau thanh tra, kiểm tra, kiểm toán nội bộ tại CN. Đầu mối làm việc, phối hợp với các phòng ban liên quan để thu thập các hồ sơ liên quan theo yêu cầu của các đoàn thanh tra, kiểm tra.
Tham mưu cho Ban giám đốc CN trong điều hành hoạt động kinh doanh Phối hợp, đôn đốc các phòng tổng hợp báo cáo thống kê, báo cáo sơ kết…. của CN theo quy định của NHNN, NHCT; Tổng hợp nghị quyết giao ban chi nhánh định kỳ hàng tháng, quý năm.
Phối hợp các phòng CN thực hiện công tác QLRRHĐ tại CN (bao gồm tại các phòng nghiệp vụ và các PGD)
Thực hiện công tác quản lý và giám sát bảo hiểm RRHĐ Kiểm soát/ hậu kiểm
Đầu mối đôn đốc các phòng xử lý khiếu nại, tố cáo của khách hàng, người lao động tại chi nhánh theo phân cấp thẩm quyền của NHCT VN;
Đôn đốc các phòng, ban lập các kế hoạch sau: Kế hoạch kinh doanh; Kế hoạch tài chính; Kế hoạch mua sắm tài sản cố định, công cụ lao động và trang thiết bị làm việc; Kế hoạch chi tiêu nội bộ; Kế hoạch bảo trì bảo dưỡng tài sản cố định; Kế hoạch sử dụng và phân phối quỹ tiền lương, quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi….theo yêu cầu quan lý và hoạt động kinh doanh của CN.
e. Phòng Tổ chức hành chính
Là đơn vị tham mưu, giúp việc cho Ban Giám Đốc CN trong công tác nhân sự, văn phòng, hành chính quản trị của CN theo quy định của NHCT trong từng thời kỳ.
Công tác nhân sự: Trực tiếp phối hợp với bộ phận quản lý nhân sự, quản lý tiền lương và đào tạo tại TSC để phổ biến, triển khai thực hiện và theo dõi giám sát kết quả thực hiện các cơ chế, chính sách và quy định, quy trình quản lý nhân sự của NHCT tại CN; Đầu mối thực hiện công tác cán bộ trong toàn CN: định biên lao động, tuyển dụng, điều động, luân chuyển cán bộ/chuyển đổi công việc; nhận xét, đánh giá; thi đua, khen thưởng cán bộ; đào tạo và phát triển, quy hoạch, bổ nhiệm, miễn nhiệm, nghỉ việc/chấm dứt hợp đồng lao động...; Thực hiện quy định của Nhà nước và của NHCT có liên quan đến chính sách cán bộ về tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế …
Công tác văn phòng, hành chính quản trị: Tham gia lập kế hoạch chi tiết, thực hiện việc mua sắm tài sản và công cụ lao động, trang thiết bị và phương tiện làm việc, văn phòng phẩm phục vụ hoạt động kinh doanh tại CN; Quản lý cơ sở nhà đất, thực hiện các thủ tục xin chứng nhận quyền sử dụng đất, giấy phép đăng ký kinh doanh của CN và các PGD trực thuộc CN; Quản lý việc sử dụng xe ô tô, sử
dụng điện,nước, điện thoại, công cụ hỗ trợ và các trang thiết bị của CN; Tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại CN theo đúng quy định của Nhà nước và của NHCT….
f. Phòng Hỗ trợ tín dụng
Là đơn vị tham mưu, giúp việc cho Lãnh đạo chi nhánh trong công tác vận hành, tín dụng phù hợp với định hướng, qui định của Ngân hàng Công thương trong từng thời kỳ
Kiểm soát sự tuân thủ các văn bản chính sách tín dụng khi thẩm định và quyết định tín dụng, sự tuân thủ các điều kiện phê duyệt tín dụng của Chi nhánh
Rà soát hồ sơ giải ngân, quản lý và lưu hồ sơ tín dụng gốc
Kiểm soát sau hồ sơ tài sản bảo đảm phát sinh tại Phòng giao dịch
g. Phòng giao dịch
CNNV các phòng giao dịch thực hiện theo quy chế tổ chức và hoạt động Phòng giao dịch trong hệ thống NHTMCP CT VN và các quy định về mô hình hoạt động trong từng thời kỳ.
Ngoài quy định về chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban Vietinbank KCN Tiên Sơn còn quy định như sau:
* Mối quan hệ giữa các phòng ban tại chi nhánh như sau:
Phòng tại Chi nhánh có mối quan hệ phối hợp, hỗ trợ trong thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao: Các Phòng tại Chi nhánh chủ động, thường xuyên có mối quan hệ, trao đổi với các Phòng có liên quan trong xử lý nghiệp vụ, giải quyết các vấn đề liên quan theo chức năng, nhiệm vụ được giao; hỗ trợ nhau trong quá trình thực hiện nhiệm vụ;
Khi được yêu cầu tham gia, góp ý, phối hợp giải quyết công việc theo chức năng nhiệm vụ được giao hoặc theo sự phân công của Ban giám đốc Chi nhánh, các phòng có ý kiến tham gia bằng văn bản nêu rõ quan điểm của Phòng và chịu trách nhiệm trước Ban giám đốc Chi nhánh và pháp luật về ý kiến tham gia của Phòng
Cung cấp các số liệu liên quan đến chức năng nhiệm vụ được giao cho các Phòng khác theo đúng quy định của Vietinbank, chấp hành quy định về bảo mật và chịu trách nhiệm về sự chính xác của số liệu đã cung cấp.