Phần 4 Kết quả nghiên cứu và thảo luận
4.3. Các giảipháp quản lý dự án phát triển đường GTNT
4.3.6. Tăng cường quản lý tiến độ thời gian thực hiện dự án
Lập và quản lý kế hoạch chi tiết cho toàn bộ dự án từ bước chuẩn bị đầu tư đến khi kết thúc dự án:
Việc lập kế hoạch cho dự án của Ban QLDA nhiều khi còn rất thụ động, nặng cảm tính, thiếu cơ sở khoa học. Mặt khác, trong quá trình quản lý dự án đầu tư xây dựng GTNT, Ban QLDA nhìn chung chỉ chú trọng đến việc hoàn thành đúng tiến độ mà chưa thực sự quan tâm đến vấn đề đẩy nhanh tiến độ hoàn thành dự án vượt kế hoạch. Hiện nay, các quy định của nhà nước về trình tự, thời gian đã tương
đối rõ ràng, minh bạch do đó đã có đầy đủ cơ sở để lập kế hoạch thực hiện cho toàn bộ dự án. Sau đó, để xác định được thời gian thực hiện một công tác cần phải căn cứ vào khối lượng và tính chất của công việc đó để biết được cần bao nhiêu thời gian. Đối với công tác có liên kết với công tác trước nó thì ta mặc định là kế tiếp nhau.
Hình 4.5. Mẫu báo cáo tiến độ thi công
Dựa trên kế hoạch, tiến độ thi công chi tiết cho từng hạng mục đã được nhà thầu lập lại theo thực tế sau khi hợp đồng được ký kết, cán bộ giám sát của BQLDA được phân công giám sát (có quyết định phân công giám sát) dự án cần phải nhận định các tiêu chí, nhân tố cần giám sát sau đó xây dựng hệ thống các quy trình, mẫu biểu báo cáo, chế độ báo cáo để thực hiện giám sát trình BQLDA xem xét. Các mẫu biểu báo cáo phải rõ ràng, phải tập trung vào các tiêu chí giám sát đã được xác định trước. Trong quá trình thực hiện giám sát, cán bộ
Dự án………. Công trình………../Hạng mục……….. Đơn vị Báo cáo………../Ngày báo cáo………… TT Hạng mục công việc Đơn vị thực hiện
Tiến độ HĐ Tiến độ hiệu chỉnh Khối lượng kế hoạch Khối lượng thực hiện Đánh giá Bắt đầu Kết thúc Bắt đầu Kết thúc Theo HĐ Thán/ tuần Thán/ tuần Lũy kế % HĐ Tiến độ 1 2 … Nhận xét đánh giá:
1. Tình hình thi công và chất lượng thi công (thi công, huy động thiết bị, nhân sự, vật tư)
1.1 Tình hình thi công……… 1.2 Chất lượng thi công………. 1.3 Nội dung khác (các vướng mắc, phát sinh trong quá trình thi công) 2. Đánh giá chung (tiến độ thi công so với huy động thiết bị, nhân sự, vật tư so với hợp đồng, chất lượng thi công, tác động và giảm thiểu tác động đến môi trường…)
3. Kiến nghị, đề xuất (các kiến nghị về giảipháp thi công, giải quyết các vướng mắc, các vấn đề phát sinh….
giám sát cần tuân thủ ghi chép, lưu trữ hồ sơ một cách có khoa học đồng thời báo cáo định kỳ (tuần, tháng, quý...) trong các cuộc họp giao ban định kỳ (thứ sáu hàng tuần). Tại cuộc họp giao ban, phòng quản lý dự án sẽ nghe nhà thầu báo cáo tiến độ thực hiện, các khó khăn vướng mắc, kế hoạch thi công sắp tới, những kiến nghị để từ đó đưa ra giải pháp giải quyết những vướng mắc đó (Hình 4.5).
Trên cơ sở bảng tiến độ và tổng thời gian, ta có thể điều tiết tiến độ của từng công việc nhỏ trong toàn bộ quá trình quản lý dự án. Trong thực tế, giai đoạn chuẩn bị đầu tư của mỗi dự án đầu tư xây dựng thường rất dài, cá biệt có dự án lên tới hàng năm. Vì thế việc cân đối lại thời gian giữa các giai đoạn của dự án là rất cần thiết. Để làm được điều này, Ban QLDA cần:
Rút ngắn thời gian thực hiện công tác chuẩn bị đầu tư bằng cách: Một mặt giám sát chặt chẽ công tác khảo sát xây dựng để sản phẩm báo cáo khảo sát được lập đầy đủ và chính xác. Mặt khác, đẩy nhanh tiến độ công tác lập dự án. Đặc biệt đối với các dự án có quy mô nhỏ nên lựa chọn đơn vị tư vấn có đủ 2 chức năng khảo sát và thiết kế để thực hiện một cách đồng bộ.
Để đảm bảo công tác giám sát về tiến độ trước hết phải lập kế hoạch về tiến độ cho từng hạng mục cũng như trong toàn dự án đầu tư xây dựng. Kinh nghiệm quản lý dự án cho thấy việc tính toán thời gian cho từng hạng mục trong các dự án đầu tư xây dựng tại Ban QLDA đầu tư xây dựng huyện Đà Bắc chỉ đơn giản là dự trù thời gian trên những công việc tương tự đã thực hiện từ các dự án đã thực hiện trước đó. Do vậy, việc áp dụng phương pháp hiện đại trong việc tính toán thời gian cho các dự án đầu tư xây dựng là cần thiết. Một trong những kỹ thuật cơ bản để lập kế hoạch quản lý dự án là kỹ thuật tổng quan và đánh giá dự án (PERT) và phương pháp đường găng (CPM), bao gồm 6 bước cơ bản được áp dụng chung:
- Xác định tất cả các công việc cần thực hiện của dự án. - Xác định mối quan hệ và trình tự thực hiện các công việc. - Vẽ sơ đồ mạng các công việc.
- Tính toán thời gian và chi phí ước tính cho từng công việc dự án. - Tính thời gian dự trữ cho các công việc và sự kiện của dự án.
- Xác định đường găng (thời gian sớm nhất để hoàn thành dự án), tính thời gian thực hiện toàn bộ dự án.
Việc áp dụng phương pháp này sẽ giúp cho Ban QLDA không những quản lý được tiến độ thực hiện dự án mà còn có thể đẩy nhanh được tiến độ thực hiện dự án.
Khi đã có biểu đồ tiến độ công việc không có nghĩa là đảm bảo được dự án hoàn thành theo đúng tiến độ. Để biểu đồ tiến độ phát huy hết hiệu quả trong thực tế quản lý, Ban QLDA phải luôn xác định được vai trò quan trọng của giám sát. Để công tác giám sát được chặt chẽ và hiệu quả, Ban QLDA cần thực hiện các biện pháp sau:
- Đối với các nhà thầu được lựa chọn cần phải thực hiện các cam kết quy định những mức phạt cụ thể đối với từng trường hợp làm chậm tiến độ công trình.
- Ban QLDA cần có trách nhiệm hỗ trợ cần thiết đối với các nhà thầu trong quá trình thực hiện công việc khi họ gặp phải những khó khăn do những nguyên nhân khách quan từ bên ngoài.
- Để phát huy hiệu quả của công tác quản lý tiến độ, trong hợp đồng phải quy định cụ thể việc xử phạt đối với việc vi phạm tiến độ để các bên liên quan nghiêm túc thực hiện.
- Trong quá trình triển khai thi công cần phối hợp chặt chẽ với chính quyền địa phương tại vị trí thi công đề tháo gỡ những vướng mắc về mặt bằng. - Kịp thời gửi các kiến nghị lên cơ quan cấp trên khi có vướng mắc trong quá trình thực hiện dự án.
- Đối với nhà thầu thi công yêu cầu phải lập bảng tiến độ thi công và phải có chế tài phạt hợp đồng nếu nhà thầu thi công làm chậm tiến độ thi công.
- Yêu cầu nhà thầu tư vấn giám giát phải thường xuyên đôn đốc tiến độ thi công và chất lượng công trình. Nếu nhà thầu tư vấn giám sát không hoàn thành tốt các nhiệm vụ mà chủ đầu tư giao thì cũng cần có biện pháp phạt hợp đồng hoặc chấm dứt hợp đồng.