BHXH là cơ quan thuộc Chính phủ. Hoạt động nghiệp vụ của Ngành vừa có yếu tố quản lý nhà nước, vừa mang tính sự nghiệp công lập, thực hiện chế độ
chính sách BHXH, BHYT cho người tham gia BHXH và tham gia BHYT; gắn với công tác quản lý tài chính, thu - chi, quản lý và sử dụng quỹ BHXH, BHYT, BH thất nghiệp… Để thực hiện tốt nhiệm vụ phục vụ nhân dân, NLĐ, đòi hỏi ngành BHXH phải có đội ngũ công chức viên chức đủ về số lượng, nắm chắc chuyên môn nghiệp vụ, bản lĩnh chính trị vững vàng, có ý thức trách nhiệm và tinh thần phục vụ cao. Điều đó đặt ra công tác xây dựng, phát triển nguồn nhân lực cũng như công tác cán bộ phải đặc biệt được coi trọng.
Theo số liệu báo cáo của BHXH huyện Gia Lâm, tính đến tháng 12/2016 BHXH huyện Gia Lâm có 25 người được phân công nhiệm vụ cụ thể qua các mảng bộ phận như sau:
Giám đốc: 01 người, thực hiện chức năng quản lý và điều hành chung. Phó giám đốc: 02 người, thực hiện chức năng quản lý và điều hành từng mảng bộ phận theo sự phân công.
Bộ phận kế toán - thủ quỹ : 04 người, chiếm 16% và thực hiện tính lương hưu, trợ cấp cho các đối tượng hưởng; Thực hiện chi trả hàng tháng, cuối tháng lập báo cáo thu chi trong tháng.
Bộ phận tiếp nhận và quản lý hồ sơ: 05 người, chiếm 20% và thực hiện nhiệm vụ tiếp nhận, trả kết quả và quản lý hồ sơ. Thực hiện lưu trữ hồ sơ theo yêu cầu nghiệp vụ.
Bộ phận chính sách : 04 người, chiếm 16% và có nhiệm vụ giải thích những thắc mắc của các đối tượng về chế độ chính sách; Thanh toán trợ cấp BHXH một lần; Giải quyết một số vấn đề chế độ BHXH cho đối tượng hưu trí, mất sức lao động trên địa bàn huyện như: giải quyết tuất, đổi nơi đăng ký khám chữa bệnh cho đối tượng hưu trí; Thống kê, lưu trữ hồ sơ theo yêu cầu nghiệp vụ.
Bộ phận thu-Sổ, thẻ: 07 người, chiếm 28%, đây là bộ phận có tỷ lệ lao động đông nhất trong đơn vị, bộ phận này có nhiệm vụ thực hiện đối chiếu thu hàng tháng với các đơn vị; Thực hiện lưu trữ hồ sơ theo yêu cầu nghiệp vụ. Ngoài ra, bộ phận này còn thực hiện công tác in sổ BHXH, thẻ BHYT, chốt sổ BHXH cho các trường hợp chấm dứt lao động, hưu trí, tử tuất, TNLĐ-BNN.
Bộ phận giám định: 02 người, chiếm 8%, bộ phận này thực hiện xác nhận sự hợp lệ của thẻ BHYT của đối tượng khi đi khám chữa bệnh tại bệnh viện; giám định chi phí khám chữa bệnh.
20% 16% 28% 8% 12% 16% Ban giám đốc Bộ phận kế toán - thủ quỹ Bộ phận tiếp nhận và quản lý hồ sơ Bộ phận chính sách Bộ phận thu-Sổ. thẻ Bộ phận giám định
Biểu 4.9. Cơ cấu cán bộ tại BHXH huyện Gia Lâm năm 2016
Nguồn: BHXH huyện Gia Lâm (2016)
Qua việc phân bổ nguồn nhân lực vào các vị trí, chúng ta thấy được rằng tình trạng chung đang xảy ra ở các bộ phận hiện nay là tình trạng thiếu người. Cụ thể:
Nếu theo đúng quy trình quản lý và lưu trữ hồ sơ do BHXH Thành phố Hà Nội quy định thì bộ phận một cửa phải làm công việc là tiếp nhận và lưu trữ hồ sơ, hồ sơ sau khi được chuyển trả từ các phòng nghiệp vụ xuống bộ phận một cửa, cán bộ một cửa phải tiến hành tách hồ sơ để lưu tại cơ quan BHXH và trả cho đối tượng; Hồ sơ của toàn đơn vị phải được lưu trữ tập trung, thống nhất để thuận tiện cho việc tra cứu, thanh tra, kiểm tra, báo cáo. Tuy nhiên do tình trạng thiếu người nên cán bộ một cửa mới chỉ làm công tác tiếp nhận hồ sơ, còn việc lưu trữ hồ sơ vẫn thực hiện lưu trữ tại các bộ phận nghiệp vụ, cán bộ nghiệp vụ nào chịu trách nhiệm lưu trữ hồ sơ của mình, điều này gây nên tình trạng thất lạc hồ sơ, khó khăn trong quá trình tra cứu, báo cáo, thanh tra, kiểm tra. Hơn nữa việc lưu trữ bất cập này làm cho hồ sơ sắp xếp không gọn gàng, thiếu đi sự chuyên nghiệp.
Bộ phận một cửa mặc dù đã được trang bị bốn cửa tiếp nhận hồ sơ nhưng thực tế chỉ mới có hai cửa hoat động do thiếu người. Vào những ngày chi trả thất nghiệp hàng tháng, số lượng người đến giao dịch tại bộ phận một cửa là quá đông áp lực đè nặng lên cán bộ một cửa làm cho họ không được thoải mái, lúc nào cũng phải tập trung cao độ tiếp nhận hồ sơ dễ sinh nóng nảy, cáu gắt, giải thích cho đối tượng không được cẩn thận, thỏa đáng làm mất đi hình ảnh của cơ
quan BHXH. Nhiều đối tượng do phải chờ đợi lâu liền vào xin được xử lý sớm gây tình trạng chen lấn, xô đẩy. Một số đối tượng do cán bộ một cửa giải thích chưa thỏa đáng đã lớn tiếng cãi nhau với cán bộ một cửa gây mất trật tự, ảnh hưởng đến công việc.
Theo đúng quy định phải có bộ phận văn thư, bộ phận này cũng là bộ phận đóng dấu và quản lý con dấu của đơn vị. Tuy nhiên do thiếu người nên bộ phận này cũng được 1 cán bộ một cửa kiêm nhiệm và việc đóng dấu vẫn do các cán bộ nghiệp vụ tự đóng, điều này gây nên tình trạng thất lạc con dấu, tạo điều kiện cho sổ BHXH giả, giấy tờ giả.
Bộ phận thu là bộ phận có số lượng cán bộ đông nhất trong các phòng nghiệp vụ, tuy đây là nơi mà khối lượng công việc có thể nói là nhiều và nặng nhất nhưng sự phân công công việc trong chính bộ phận này cũng có nhiều bất cập, chưa công bằng.
Bộ phận sổ thẻ hiện nay mới chỉ có một người phụ trách việc in sổ, in thẻ, báo cáo, tổng hợp của tất cả các đối tượng do BHXH huyện quản lý. Khối lượng công việc quá nhiều khiến cho chất lượng công việc giảm, gây áp lực cho cán bộ trong quá trình làm việc. Hơn nữa việc một bộ phận mà chỉ có 01 người sẽ xảy ra tình trạng vừa “đánh trống vừa thổi còi”; thay vì có 02 người trở lên sẽ phân quyền đều cho từng cán bộ, hạn chế quyền lực của nhau, tránh tình trạng cố tình hay vô tình làm sai quy định.
Sau nhiều vụ trục lợi quỹ BHYT xảy ra tại các bệnh viện, đòi hỏi công tác giám định cần tăng cường, tuy nhiên với khối lượng công việc quá lớn thì 02 giám định viên như hiện nay là không thể đảm đương hết, như vậy rất dễ dẫn đến những sai sót, sơ suất trong quá trình tác nghiệp mà để lại hậu quả khôn lường.
Hiện nay, cán bộ viên chức BHXH huyện Gia Lâm có trình độ khá cao, thuộc tầng lớp lao động trẻ, có chuyên môn nghiệp vụ là nền tảng để ngành phát huy sức mạnh trong thực hiện các nhiệm vụ được giao. Tuy nhiên, cũng phải thẳng thắn nhìn nhận, đội ngũ nhân lực trẻ thường thiếu kinh nghiệm, không thích làm việc cố định một nơi; trong điều kiện cơ chế chính sách về tiền lương, thu nhập chưa đủ sức hấp dẫn đối với nguồn nhân lực chất lượng cao. Do đó, đòi hỏi BHXH phải có chiến lược xây dựng và phát triển nguồn nhân lực hợp lý. Trong khi đó, chính sách BHXH luôn thay đổi không ngừng về chế độ, về cách thức thực hiện. Vì vậy, cán bộ BHXH đòi hỏi phải có trình độ chuyên môn cao, phải nắm bắt kịp thời những thay đổi của chế độ chính sách. Vì vậy công tác đào
tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực là một trong những yếu tố quan trọng để nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ BHXH. Tuy nhiên đến nay, công tác này chưa được quan tâm tại huyện mà phần lớn lệ thuộc vào những chương trình, những đợt tập huấn của BHXH Thành phố Hà Nội, của BHXH Việt Nam. Vì vậy dẫn đến chất lượng đội ngũ cán bộ chưa cao, những cán bộ mới vào ngành khó thích nghi với công việc, hiệu quả công việc thấp.
Qua khảo sát, chỉ có 68,18% số cán bộ trong đơn vị được tham gia các khóa đào tạo về chuyên môn nghiệp vụ BHXH và có đến 31,82% số cán bộ trong đơn vị không được tham gia. Lý do là vì những chương trình, những đợt tập huấn được tổ chức chỉ liên quan đến chuyên môn, nghiệp vụ của một số bộ phận trong đơn vị. Vì thế chỉ những cán bộ ở các bộ phận có liên quan mới được tham gia các chương trình, các lớp tập huấn đó.
Biểu 4.10. Thực trạng tham gia các khóa đào tạo chuyên môn, nghiệp vụ của các cán bộ công chức, viên chức làm công tác BHXH huyện Gia Lâm
Bên cạnh đó, các chương trình, các lớp tập huấn không phải được tổ chức thường xuyên, vì kinh phí tổ chức là quá lớn, vì thế mà ở cấp huyện chủ yếu tổ chức các chương trình tuyên truyền, phổ biến các thay đổi trong chính sách BHXH thông qua các hội nghị hoặc các buổi tập huấn ngắn hạn.
Trong khi đó khối lượng công việc nhiều, nhiều cán bộ kiêm nhiệm nhiều nhiệm vụ nên chất lượng công việc chưa được đảm bảo với yêu cầu đặt ra. Đồng thời ảnh hưởng đến thái độ phục vụ của các cán bộ viên chức trong ngành. Thái
độ phục vụ của nhân viên ngành BHXH tác động đến việc các DN có nhiệt tình tham gia BHXH cho người lao động hay không. Sự tận tình, chu đáo, trách nhiệm tạo ra sự cởi mở, gần gũi và nhận được sự phối hợp thiết thực, hiệu quả và ngược lại nếu thái độ, ý thức trách nhiệm kém thì tạo ra sự bức xúc, khó chịu cho đối tượng được giao tiếp… Trong hoạt động của ngành Bảo hiểm Xã hội cũng vậy, nếu tinh thần thái độ phục vụ không tốt, thiếu ý thức trách nhiệm làm cho các đơn vị, DN ngại tiếp xúc và giao dịch với cơ quan BHXH. Dựa vào đó một số DN lấy cớ để không đăng ký tham gia BHXH cho NLĐ hoặc tham gia nhưng thiếu trách nhiệm.
- Quy trình thực hiện: không rõ ràng, thiếu minh bạch, còn mang tính thủ công là những rào cản đối với các cơ quan, tổ chức thực hiện chính sách 6,67% số DN cho rằng thái độ phục vụ của các cán bộ viên chức trong BHXH có thái độ phục vụ thiếu thiện cảm và chỉ có 35% DN cho rằng thái độ phục vụ tốt.
Bảng 4.20. Đánh giá của các đơn vị sử dụng lao động về thái độ phục vụ của cán bộ viên chức BHXH huyện Gia Lâm
Chỉ tiêu Số lượng (LĐ) Tỷ lệ (%)
Ân cần 21 35,00
Bình thường 35 58,33
Thiếu thiện cảm 4 6,67
Tổng 60 100,00
Nguồn: Tổng hợp điều tra (2017)
Do vậy cần có các chế độ đãi ngộ cho phù hợp với đặc thù của ngành; chú trọng nâng cao đạo đức công vụ, chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp, nâng cao khả năng thuyết phục đối với đơn vị khi vận động phát triển đối tượng, sâu sát cơ sở, DN được giao chuyên quản, phải là cầu nối giữa chính sách của Đảng, Nhà nước với NLĐ. Đồng thời phải đổi mới phong cách phục vụ, nêu cao ý thức trách nhiệm phục vụ nhân dân; coi việc của tổ chức, cá nhân là việc của mình để tận tâm giải quyết; biết lắng nghe và tiếp thu ý kiến đúng đắn của khách đến giao dịch để cải tiến quy trình, trả kết quả đúng hạn. Bên cạnh đó, phải tích cực nghiên cứu, nắm vững các quy định của chính sách để cải cách thủ tục hành chính, rút ngắn thời gian giải quyết, xử lý đúng người, đúng phạm vi mức độ quyền lợi, tạo điều kiện thuận lợi cho các tổ chức, cá nhân.