3.1.2.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty
Công ty cổ phần nhựa xốp 76 được tổ chức theo phương thức trực tuyến - chức năng (xem sơ đồ 2.1). Phương thức tổ chức này vừa phát huy được chuyên môn của các bộ phận chức năng, vừa đảm bảo quyền chỉ huy của hệ thống trực tuyến.
Bộ máy tổ chức quản lý của CTCP nhựa xốp 76 gồm có: Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị, Ban Kiểm soát, các phòng ban, phân xưởng trực thuộc.
Sơ đồ 3.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của CTCP nhựa xốp 76
Nguồn: Công ty Cổ phần nhựa xốp 76 (2016)
Chức năng và nhiệm vụ cụ thể của các thành phần trong bộ máy tổ chức quản lý như sau:
BAN GIÁM ĐỐC Phòng Hành Chính, TCLĐ, Tiền lương Phòng Kế hoạch kinh doanh, vật tư Phòng tài chính kế toán Phòng kỹ thuật Phân xưởng Sản xuất Xốp Phân xưởng Sản xuất Bìa carton Phân xưởng Sản xuất dây khóa Phân Xưởng Sản xuất Tem, Chỉ Phân Xưởng kéo sợi Phân Xưởng Dệt dây đai
Ban Giám đốc (BGĐ): GĐ và PGĐ do HĐQT bổ nhiệm, chịu trách nhiệm trước HĐQT và ĐHĐCĐ về điều hành và quản lý mọi hoạt động SXKD của công ty.
Các phòng ban và phân xưởng trực thuộc:
Nhóm này trực tiếp tiến hành các nghiệp vụ kinh doanh của Công ty. Các Phòng nghiệp vụ gồm có Trưởng phòng, các Phó trưởng phòng, trực tiếp điều hành hoạt động kinh doanh của phòng và dưới sự chỉ đạo của GĐ.
Nhiệm vụ cụ thể của các phòng ban chức năng như sau:
- Phòng Kế hoạch – vật tư: tham mưu cho GĐ triển khai các hoạt động KD, trực tiếp giao dịch, quan hệ, đàm phán với các khách hàng để tiến hành ký kết các hợp đồng kinh tế. Bên cạnh đó còn có nhiệm vụ giới thiệu quảng cáo về công ty với khách hàng, thường xuyên nâng cao uy tín và hình ảnh của công ty, giới thiệu năng lực và thông tin cần thiết về công ty.
- Phòng Kỹ thuật: có nhiệm vụ đảm bảo về mặt công nghệ, duy trì máy móc, thiết bị hoạt động tốt, bố trí lực lượng cán bộ kỹ thuật hướng dẫn, đào tạo nghề cho công nhân, lập các định mức thi kinh tế kỹ thuật, định mức lao động cho từng loại sản phẩm.
- Phòng Tài chính - Kế toán: là bộ phận tham mưu cho Giám đốc về quản lý công tác tài chính kế toán, thống kê theo chế độ hiện hành của Nhà nước. Phòng Tài chính - Kế toán có trách nhiệm ghi chép, phản ánh, tính toán các số liệu về tình hình luân chuyển vật tư, tài sản, tiền vốn trong quá trình hoạt động KD của đơn vị; giám sát tình hình thực hiện kế hoạch KD của đơn vị, thu chi tài chính, thanh toán tiền vốn; lập các báo cáo tài chính, báo cáo quản trị theo quy định hiện hành; thực hiện các nghĩa vụ tài chính với ngân sách Nhà nước, BHXH, BHYT cho người lao động theo quy định.
- Phòng Tổ chức –Hành chính: có nhiệm vụ nghiên cứu, lập phương án tổ chức bộ máy quản lý, sản xuất; tổ chức tuyển dụng và đào tạo cán bộ, công nhân; tổ chức thực hiện thoả ước lao động tập thể nhằm đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ của người lao động; kết hợp với các phòng ban chức năng giải quyết các vấn đề về lao động như: chế độ tiền lương, an toàn lao động. Đồng thời có nhiệm vụ quản lý con dấu, văn thư lưu trữ, quản lý và sử dụng các thiết bị văn phòng; nắm bắt tình hình sức khoẻ của cán bộ công nhân viên; mua bán BHYT.
3.1.2.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán tại công ty
Với chức năng nhiệm vụ quản lý tài chính, phòng kế toán tài chính của Công ty cổ phần nhựa xốp76 góp phần không nhỏ vào hoàn thành kế hoạch SXKD hàng năm của công ty. Có thể nói phòng kế toán tài chính là người trợ lý đắc lực cho ban lãnh đạo công ty trong việc ra các quyết định điều hành quá trình kinh doanh một cách đúng đắn và hiệu quả. Phòng tài chính kế toán có nhiệm vụ chính là thu thập, ghi chép, phân tích và tổng hợp thông tin về tình hình kinh tế, tài chính và phản ánh các hoạt động của công ty một cách chính xác, kịp thời. Xuất phát từ đặc điểm tổ chức hoạt động SXKD của công ty mà bộ máy kế toán tài chính được tổ chức như sau:
Sơ đồ 3.2. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
Nguồn: Phòng Tài chính - Kế toán (2016)
Công ty cổ phần nhựa xốp76 tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán gồm các thành viên thực hiện các chức năng, nhiệm vụ sau:
- Kế toán trưởng (kiêm trưởng phòng tài chính – kế toán): là người được bổ nhiệm đứng đầu bộ phận kế toán, chịu trách nhiệm trước lãnh đạo Công ty về việc triển khai, thực hiện và tuân thủ các nội quy, quy định của Công ty đối với nhân viên dưới quyền và chịu trách nhiệm trước Nhà nước về tính trung thực và hợp lý của các thông tin trên Báo cáo tài chính. Kế toán trưởng có trách nhiệm phân công nhiệm vụ cho các nhân viên hợp lý, phù hợp với khả năng chuyên môn của từng người nhằm đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ kế toán của Công ty và đáp ứng yêu cầu quản lý của Nhà nước và quản lý nội bộ; hướng dẫn, chỉ đạo và
Kế toán thuế, doanh thu tập hợp chi phí và tính giá thành, kiêm kế toán tổng hợp. Kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và công nợ
với khách hàng
Kế toán tiền lương, bảo hiểm
và kế toán TSCĐ Thủ quỹ
giám sát từng phần hành kế toán từ khâu chứng từ, nhập chứng từ vào các phân hệ kế toán máy thích hợp, kết chuyển, vào sổ kế toán đối với từng nhân viên phụ trách từng phần hành kế toán. Đồng thời, lập và phân tích Báo cáo tài chính, đưa ra kết luận và ý kiến đề xuất, thực hiện các nghiệp vụ cung cấp thông tin nhanh cho lãnh đạo theo yêu cầu quản trị nội bộ.
- Các kế toán viên: làm nhiệm vụ theo dõi các khoản vay, thanh toán ngân hàng, công nợ với khách hàng, tiền lương của công nhân viên, bảo hiểm, theo dõi tài sản cố định và khấu hao tài sản cố định…
Với cách sắp xếp và bố trí nhân viên trong phòng kế toán như vậu đã tạo cho bộ máy kế toán của công ty hoạt đông một cách nhịp nhàng, đồng bộ, hiệu quả cao, đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm của kế toán.