Phần 4 Kết quả nghiên cứu và thảo luận
4.1. Thực trạng công tác quản trị bánhàng tại công ty tnhh hoàng phong
4.1.4. Thực trạng điều hành lực lượng bánhàng
4.1.4.1.Tuyển chọn nhân viên bán hàng
Quy trình tuyển dụng của công ty được thực hiện theo các bước: lập kế hoạch tuyển dụng, xác định phương pháp và các nguồn tuyển dụng, xác định thời gian và địa điểm tuyển dụng, tìm kiếm ứng viên, đánh giá quá trình tuyển dụng, hướng dẫn nhân viên mới hòa nhập với môi trường doanh nghiệp.
Tuy nhiên, không phải mọi trường hợp đều áp dụng một quy trình như khuôn mẫu, cũng có những trường hợp đặc biệt, hoặc tuyển dụng cho các vị trí khác nhau cũng có cách tuyển dụng khác nhau. Vì vậy, quy trình tuyển dụng nhân sự sau đây quy trình các bước tuyển dụng của Công ty TNHH Hoàng Phong.
thể tập hợp lại những yêu cầu chung đối với nhân viên bán hàng như sau: Tuổi từ 21 – 30
Bằng cấp: Trung cấp, Cao đẳng, Đại học. Ngoại hình khá
Tính cách: Nhanh nhẹn, nhiệt tình, giao tiếp tốt. Kỹ năng: Hiểu biết về công nghệ thông tin.
Bảng 4.4. Quy trình tuyển dụng của công ty
STT Các bước Nội dung
1 Lập kế hoạch tuyển
dụng
Xác định: số lượng nhân viên cần tuyển, các vị trí cần tuyển và các tiêu chuẩn đặt ra đối với ứng viên
2
Xác định phương pháp và các nguồn tuyển dụng
Công ty xác định vị trí nào nên tuyển người ở trong, và vị trí nào nên tuyển người ở ngoài. Các hình thức tuyển dụng sẽ được áp dụng là gì?
3
Xác định địa điểm, thời gian tuyển dụng
Xác định được những địa điểm cung cấp nguồn lao động thích hợp (các trường Đại học, Cao đẳng, dạy nghề để tìm kiếm, lựa chọn những ứng viên phù hợp với yêu cầu công việc của công ty). Lên được thời gian tuyển dụng dài hạn, ngắn hạn, phù hợp với nhu cầu.
4 Tìm kiếm, lựa chọn
ứng viên
Dùng nhiều hình thức đa dạng để thu hút các ứng viên, đặc biệt là phải xây dựng được hình ảnh tốt đẹp, và đúng với thực tế của doanh nghiệp. Tổ chức các vòng tuyển chọn và các buổi gặp gỡ, phỏng vấn cởi mở với các ứng viên.
5 Đánh giá quá trình
tuyển dụng
Công ty đánh giá lại quá trình tuyển dụng có gì sai sót không và kết quả tuyển dụng có đáp ứng được nhu cầu nhân sự của doanh nghiệp hay không. Phải xem xét các chi phí cho quá trình tuyển dụng, tiêu chuẩn, phương pháp và các nguồn tuyển dụng...có hợp lý không.
6 Hướng dẫn nhân
viên mới hòa nhập
Để giúp nhân viên mới nhanh chóng nắm bắt được công việc, hòa nhập với môi trường của công ty, cần áp dụng những chương trình đào tạo, huấn luyện đối với nhân viên mới.
Công ty TNHH Hoàng Phong tổ chức lực luợng bán hàng theo cả khu vực và khách hàng. Công ty chia thị trường trong tỉnh làm 3 khu vực: Khu vực 1 là thành phố Bắc Ninh; khu vực 2 là các thị xã, thị trấn của tỉnh và khu vực 3 là xã, bản. Mô hình tổ chức đựơc thể hiện ở sơ đồ 4.
Sơ đồ 4.5. Tổ chức lực lượng bán hàng của Công ty TNHH Hoàng Phong
Nguồn: Phòng kinh doanh Việc tổ chức lực lượng bán hàng kết hợp giữa đặc điểm của khách hàng và vùng địa lý sẽ giúp tối ưu hóa được dịch vụ và chất lượng phục vụ khách hàng.Vì ở các vùng địa lý khác nhau, các kênh khách hàng sẽ khác nhau. Thậm chí một số mặt hàng xa xỉ chỉ xuất hiện ở khu vực mà sẽ không có mặt tại các đại lý của khu vưc II và III. Công ty TNHH Hoàng phong Khu vực I Khu vực II Khu vực III Đại lý bán buôn Đại lý bán lẻ Kênh siêu thị Đại lý bán buôn Đại lý bán lẻ Đại lý bán buôn Đại lý bán lẻ CÁC ĐIỂM VÀ TUYẾN BÁN HÀNG Kênh siêu thị
và thị trường để lựa chọn được mô hình tối ưu nhất, phù hợp nhất.
4.1.4.3.Tuyển chọn và tập huấn cho các đại lý
Quy trình tuyển dụng và nộp hồ sơ đại lý mới: Theo thông báo nội bộ, bộ hồ sơ đăng ký làm đại lý sẽ bao gồm các loại giấy tờ như sau:
1. Phiếu đăng ký làm đại lý - mẫu mới tháng 01/09/2016. 2. Bản sao Giấy mở tài khoản ngân hàng.
3. Bản sao CMND.
4. Bản sao hộ khẩu hoặc KT3. 5. Sơ yếu lý lịch.
6. Phiếu đánh giá ứng viên.
Bên cạnh đó còn có các loại giấy tờ bổ sung như sau: - Bản sao giấy chứng nhận mã số thuế
- Tờ khai đăng ký thuế.
- Bản sao văn bằng tốt nghiệp Đại học/Cao đẳng trong lĩnh vực kinh tế, tài chính…
Điều kiện: Tại Công ty TNHH Hoàng Phong, quy trình tuyển chọn đại lý
được thực hiện như sau: Ứng viên xin làm đại lý phải hội đủ một số điều kiện cơ bản sau:
- Tuổi đời của ứng viên: từ 22 cho đến 50 tuổi.
- Giới tính: Nam hoặc nữ đều thích hợp với công việc.
- Trình độ: Tốt nghiệp Đại học trở lên. Đối với những người đã có kinh nghiệm làm việc từ 3 năm trở lên thì không nhất thiết phải có bằng Đại học, mà chỉ cần tốt nghiệp phổ thông trung học.
- Ứng viên phải có đạo đức tốt.Khi cần thiết công ty sẽ kiểm tra quá trình làm việc trước đây của ứng viên.
- Những người đã có kinh nghiệm về kinh doanh, bán hàng, hoặc có mối quan hệ xã hội rộng rãi sẽ được ưu tiên
Các bước tuyển chọn đại lý
phỏng vấn để xác định xem ứng viên có thực sự phù hợp với công việc đại lý hay không.Nếu đạt yêu cầu ở hai vòng này, ứng viên sẽ được mời dự hội thảo. Cuộc hội thảo này nhằm cung cấp thêm thông tin chi tiết cho ứng viên:
- Lịch sử hình thành và phát triển trong của công ty TNHH Hoàng Phong, mạng lưới hoạt động của công ty tại Việt Nam.
- Tìm hiểu các sản phẩm mặt hàng mà công ty kinh doanh.
- Xu hướng phát triển của thị trường trong những năm qua tại Việt Nam. - Một số thông tin về sản phẩm, công việc đại lý bán hàng cùng với các quyền lợi về tinh thần và vật chất.
Sau hội thảo, ứng viên được dành thời gian khoảng một tuần để cân nhắc, suy nghĩ và quyết định làm việc với công ty TNHH Hoàng Phong. Nếu đồng ý, ứng viên sẽ được mời phỏng vấn thêm một lần nữa tại công ty để khẳng định sự quyết tâm của mình. Tiếp đó, ứng viên phải qua một kỳ kiểm tra, gọi là “Kiểm tra tuyển chọn đại lý”. Nội dung của bài kiểm tra xoay quanh một số kiến thức rất cơ bản mà ứng viên đã tiếp thu được khi tham dự hội thảo.
Nếu kết quả kiểm tra đạt yêu cầu, ứng viên sẽ nhận được thư chúc mừng của ban Giám đốc, đồng thời ứng viên cũng được thông báo thời gian và địa điểm để dự huấn luyện của công ty. Đại lý sẽ ký hợp đồng đại lý tập sự với thời hạn 3 tháng sau khi đã dự khoá huấn luyện này. Hết thời gian tập sự, nếu đạt được những kết quả phù hợp với yêu cầu của Công ty (về chỉ tiêu kinh doanh, về tham gia huấn luyện thường xuyên, về chấp hành quy định đạo đức nghề nghiệp…), người đại lý sẽ ký hợp đồng đại lý chuyên nghiệp.
4.1.4.4. Thực trạng công tác động viên nhân viên bán hàng
Hiểu được tầm quan trọng của việc động viên nhân viên bán hàng, các nhà quản trị của Công ty TNHH Hoàng Phong đã áp dụng nhiều biện pháp để khuyến khích họ.
+ Động viên tài chính
Công ty có quy định thuởng rất rõ ràng về việc thuởng cho các nhân viên bán hàng có thành tích xuất sắc. Với mỗi đại lý mới thêm tìm được ngoài hạn mức chỉ tiêu, nhân viên sẽ có thêm tiền thuởng là 1 triệu đồng. Mức thưởng của công tylà khá hấp dẫn, có tác động làm nhân viên làm việc hăng say, tích cực hơn.
Ngoài hình thức động viên tài chính thì động viên phi tài chính cũng đựơc Công ty TNHH Hoàng Phong áp dụng. Với mỗi quý, nếu nhân viên vượt mức, tìm được 15 đại lý mới hoặc đại lý nơi nhân viên làm việc có doanh thu tăng thêm 10%, nhân viên đó sẽ đựơc thưởng đi du lịch và tham gia các khoá huấn luyện có tầm cỡ. Ngoài ra nếu duy trì phong độ như trên được 3 quý thì nhân viên đó sẽ có cơ hội thăng tiến lên trưởng nhóm, trưởng bộ phận hay trưởng khu vực.
Nhờ các công cụ động viên khích lệ kịp thời và hấp dẫn, nhân viên của công ty thường gắn bó lâu dài và nỗ lực trong công việc.
4.1.4.5. Thực trạng công tác chính sách bán hàng và công tác chăm sóc
khách hàng
Hiện tại công ty đang áp dụng chính sách bán hàng linh động với những chính sách sau:
Chính sách bán chịu: Bán chịu là một phần không thể thiếu trong bán hàng
đặc biệt là sản phẩm tiêu dùng. Với chính sách này công ty chưa có một chính sách chung mà được thực hiện tùy vào đối tượng khách hàng và thỏa thuận khi chào hàng giữa nhân viên và khách hàng. Đối với khách hàng nhỏ, lẻ, ít thông tin cũng không rõ ràng về cơ sở hay địa điểm kinh doanh thì công ty thường thu tiền ngay khi giao hàng.
Đối với những khách hàng cũ làm ăn lâu năm, uy tín đặc biệt là khách hàng lớn thì việc thu tiền có thể kéo dài tuy nhiên không quá hai tháng kể từ khi giao hàng. Ngoài ra tùy vào những thỏa thuận khác khi chào hàng với khách hàng thì chính sách này lại phụ thuộc vào những gì đạt được giữa hai bên.
Chính sách giảm giá: Việc giảm giá được công ty thực hiện trong những
trường hợp là những khách hàng mua với số lượng lớn, khách hàng trả tiền ngay. Thông thường mức giảm giá, chiết khấu dao động từ 0.5% - 2% trên giá bán (Giá có VAT). Ngoài ra những trường hợp hàng bán bị trả lại mà lỗi thuộc về công tythì công ty cũng có chính sách giảm giá tùy theo mức độ hư hỏng của sản phẩm.
Chăm sóc khách hàng: Sản phẩm của công ty chủ yếu là hàng tiêu dùng
thực phẩm, liên quan trực tiếp đến sức khỏe người tiêu dùng. Do đó, việc chăm sóc khách hàng cần phải thực hiện một cách thường xuyên. Phần lớn những việc chăm sóc khách hàng được thực hiện thông qua nhân viên bán hàng như: Tư vấn sử dụng, bảo quản sản phẩm, hướng dẫn khách hàng trưng bày và hỗ trợ tiền trưng bày, giao hàng tận nơi…
công ty thường tặng quà.