a) Sơ đồ tổ chức
Cơ cấu tổ chức của công ty là tổng hợp các bộ phận được chuyên môn hóa với trách nhiệm và quyền hạn nhất định có mối liên hệ mật thiết nhằm thực hiện chức năng tổ chức quản lý của công ty. Điều này đảm bảo hoạt động có hiệu quả, đối phó được với mọi biến động của thị trường.
Đến nay cơ cấu tổ chức quản lý của công ty đã được ấn định và đi vào hoạt động theo mô hình ở sơ đồ 3.1
Sơ đồ 3.1. Sơ đồ bộ máy tổ chức
Nguồn: Phòng hành chính nhân sự
Chức năng và nhiệm vụ các phòng ban
phần quan trọng vào sự hoạt động ổn định và phát triển của công ty hiện nay. Trong đó chức năng và nhiệm vụ của các bộ phận trong công ty được phân rõ như sau:
+ Ban Giám đốc công ty
Giám đốc: Là người đứng đầu trong công ty với những chức năng và nhiệm vụ: Tổ chức bộ máy quản lý, chuẩn bị các nguồn lực cần thiết để duy trì hoạt động kinh doanh.
Xây dựng các mục tiêu, chính sách và đề ra các chiến lược để hoàn thành các mục tiêu, chính sách đã đề ra.
Kiểm tra, giám sát và đánh giá toàn bộ kết quả hoạt động kinh doanh của công ty. Trên cơ sở đó giám đốc xây dựng mục tiêu chính sách cho năm tới.
Trực tiếp lãnh đạo và điều hành mọi hoạt động của công ty, chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của công ty trước pháp luật.
Phó giám đốc: là người tư vấn và tham mưu cho giám đốc trong việc xây
dựng các mục tiêu chính sách cho công ty. Nhận lệnh trực tiếp từ giám đốc và truyền đạt những chính sách, mục tiêu cũng như những chiến lược hành động xuống cấp dưới. Chịu trách nhiệm trong việc chỉ đạo, đôn đốc cấp dưới hoàn thành chỉ tiêu về kế hoạch kinh doanh của công ty. Thay mặt giám đốc điều hành công ty khi giám đốc đi vắng.
Phó giám đốc hành chính: Tham mưu và thiết lập cơ chế điều hành quản lý. Chỉ đạo, giám sát nhân viên thực hiện lưu trữ, bảo mật thông tin, hồ sơ, chứng từ,..Quản lý, giám sát nhân lực.
Phó giám đốc marketing: Điều hành kinh doanh, quản lý chịu trách nhiệm lập kế hoạch và định hướng chiến lược chung cho công ty.
Phó giám đốc tài chính: Quản lý các kế hoạch tài chính kế toán. Phân tích tài chính, xác định hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty và từng dự án. Đảm bảo tuân thủ theo pháp luật và các quy định của công ty trong việc thực hiện chức năng nhiệm vụ về kế hoạch tài chính, kế toán, vật tư.
+ Phòng Hành chính nhân sự Chức năng
văn, giấy tờ quy định, nội bộ các công việc trong công ty ... Đề xuất và triển khai thực hiện mọi chế độ của công ty đối với người lao động.
Nhiệm vụ
Thường xuyên nắm vững tình hình kinh doanh, tình hình quản lý để nghiên cứu xây dựng, triển khai kế hoạch lao động, tiền lương, quy hoạch cán bộ, bồi dưỡng cán bộ, bồi dưỡng cán bộ, công tác y tế, các phương án chăm lo sức khỏe cho cán bộ công nhân viên toàn công ty, công tác bảo vệ phòng chống cháy nổ.
+ Phòng Kỹ thuật thị trường Chức năng
Trực tiếp đi đến các thị trường nhằm thu thập các số liệu thông tin liên quan đến các sản phẩm, từ đó nghiên cứu tìm ra hướng đi mới cho công ty .
Nhiệm vụ
Trực tiếp thu thập thông tin, chủ động tiếp cận thị trường để thu thập thông tin. Đồng thời nghiên cứu, tìm ra hướng đi mới để công ty kinh doanh đạt hiệu quả cao nhất.
+ Phòng Tài Chính - Kế toán Chức năng
Tham mưu cho Giám đốc, đồng thời quản lý huy động và sử dụng các nguồn vốn sao cho đúng mục đích và có hiệu quả nhất. Đứng đầu phòng Tài chính - Kế toán là kế toán trưởng.
Nhiệm vụ
Quản lý, nắm bắt các thông tin tài chính và hạch toán kinh tế của công ty một cách chi tiết, đầy đủ; hàng tháng, quý phải tổng hợp, lập báo cáo tài chính để nắm bắt được thực trạng tài chính của công ty và chịu trách nhiệm trước pháp luật về những số liệu trong báo cáo.
Cung cấp thông tin và báo cáo cho cấp trên về những bất ổn trong quá trình kinh doanh để giám đốc kịp thời xem xét và khắc phục.
+ Phòng Kinh doanh
Phụ trách hoạt động kinh doanh của công ty, nghiên cứu và nắm bắt nhu cầu thị trường, tìm ra các đại lý mới từ đó xây dựng kế hoạch khai thác và mở rộng thị trường.
Thực hiện hoạt động tổ chức thu mua và xúc tiến bán hàng, giúp cho việc luân chuyển hàng hóa dễ dàng. Đứng đầu phòng kinh doanh là trưởng phòng kinh doanh.