Phần 4 Kết quả nghiên cứu và thảo luận
4.1. Thực trạng công tác quản trị bánhàng tại công ty tnhh hoàng phong
4.1.2. Thực trạng hoạch định kế hoạch bánhàng
Việc lập kế hoạch kinh doanh, bán hàng ở công ty TNHH Hoàng Phong được Ban Giám đốc cùng các cấp quản trị thảo luận, cùng quyết định đề ra các mục tiêu kinh doanh cho các chi nhánh, các chỉ tiêu doanh số cụ thể cho mỗi
thì nó được hiểu là một tổ hợp gồm các mục tiêu và nhiệm vụ, chính sách, thủ tục, quy tắc, các bước tiến hành, các nguồn lực cần sử dụng… để thực hiện ý đồ lớn hay một mục đích nhất định nào đó, trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp. Có được một chương trình gồm các bước, các yếu tố trợ giúp là rất cần thiết để đảm bảo cho các nhà quản trị và nhân viên bán hàng biết được làm gì trước, phải làm gì sau, có được con đường ngắn tới được mục tiêu của mình.
Việc lập kế hoạch bán hàng tại công ty TNHH Hoàng Phong phần lớn do phòng kinh doanh đề xuất. Với mỗi mục tiêu cần đặt được trong một thời gian nào đó các cấp quản trị sẽ lại họp lại để thảo luận, để từ đó có quyết định chính xác đảm bảo hoàn thành tốt mục tiêu đó.
Như vậy có thể thấy việc lập kế hoạch kinh doanh của công ty hết sức đơn giản mang nhiều yếu tố cảm tính, khi chỉ xem xét dựa trên những số liệu bán hàng của các tháng, quý trước đó. Bởi vì thực tề còn nhiều yếu tố cần được xem xét khi lập kế hoạch kinh doanh. Một kế hoạch tốt phải được xuất phát từ việc phân tích chuỗi hoạt động sản xuất kinh doanh, xuất phát từ thị trường, người tiêu dùng đến kênh phân phối, công ty, đối thủ cạnh tranh cho tới hoạt động sản xuất nguồn cung ứng. Như căn cứ vào các đơn hàng của khách hàng, số liệu đăng ký tiêu thụ các khu vực và năng lực các nhà phân phối, đại diện thương mại, nhân viên kinh doanh, tổng số hàng tồn kho…ngoài ra cần phối hợp chặt chẽ với bộ phận nhập khẩu, để có phương án nhập hàng, dự tính trước số lượng cần nhập, không bị thiếu hàng, đảm bảo thực hiện đúng kế hoạch.
Từ kết quả các phân tích này, nhà quản lý tổng hợp và đúc rút ra những điểm mấu chốt quyết định điểm mạnh, điểm yếu, các cơ hội và đe dọa đối với công ty (SWOT).
Tóm lại, công ty vẫn chưa ý thức được tầm quan trọng của việc xây dựng cho mình một kế hoạch kinh doanh bài bản. Do qui mô nhỏ, mọi hoạt động dường như đều nằm trong sự kiểm soát của chủ doanh nghiệp hay nhà quản lý.
Duy trì cách làm việc theo cách giải quyết sự kiện và sự ăn ý gắn kết giữa các thành viên trong nhóm như trong gia đình. Theo thời gian, tình hình dần thay đổi, thậm chí trong một số doanh nghiệp tình hình thay đổi một cách nhanh chóng. Quy mô hoạt động kinh doanh của công ty phình ra cùng sự phát triển nóng của xã hội. Cạnh tranh ngày càng trở nên gay gắt trên thị trường hàng hoá
bằng. Nhà quản trị dễ mất dần sự kiểm soát với tình hình. Nỗ lực cá nhân không đủ bù đắp sự thiếu hụt tạo ra do áp lực công việc, không có khả năng gắn kết cả một tổng thể theo định hướng xuyên suốt toàn công ty. Thực tế này, đẩy các cấp quản trị đến với thực tế buộc phải biết dừng lại, thiết lập một kế hoạch dài hơi hơn, và phải đảm bảo là kế hoạch đó có đủ thời gian cần thiết để hoạch định cho những đường đi nước bước của mình một cách khôn ngoan hơn.
Việc lập kế hoạch kinh doanh trên thực tế là một công cụ không thể thiếu của nhà quản lý và giống như mọi công cụ khác nó đòi hỏi nhà quản lý phải có kỹ năng sử dụng một cách chuyên nghiệp. Không ít nhà quản lý sử dụng không thành thạo công cụ này. Họ than phiền kế hoạch chỉ là thứ vẽ trên giấy tờ. Kế hoạch là thứ không bao giờ thực hiện được. Tệ hơn, nhân viên chẳng bao giờ thực hiện, thậm chí không biết những thứ trong kế hoạch họ đề ra. Lỗi lớn nhất mà các nhà quản lý này mắc phải là họ đã không trả lời được hai câu hỏi lớn nhất của một kế hoạch kinh doanh, câu hỏi về mặt công việc và câu hỏi về mặt con người.
Thiết nghĩ, công ty cần xây dựng một quy trình lập kế hoạch cụ thể với những mốc thời gian chi tiết của từng giai đoạn khi lên kế hoạch, các mục tiêu trong những giai đoạn cụ thể phải đảm bảo các tiêu chí cơ bản như: Cụ thể, đo lường được, tham vọng, có thể đạt được, tương thích và thời hạn hoàn thành (SMART).
Quá trình triển khai hoạt động bán hàng của công ty được thực hiện như sau:
Phân bổ chỉ tiêu bán hàng cho các nhân viên
Như đã phân tích thì giám đốc là người xây dựng các mục tiêu doanh số bán hàng và phân bổ trực tiếp cho các nhân viên. Giám đốc đặt ra mục tiêu về tổng doanh số bán hàng mà công ty hướng tới trong năm. Sau đó chỉ tiêu này sẽ được phân bổ cho từng nhân viên.
Chỉ tiêu bán hàng phân bổ cho các nhân viên tùy theo các tiêu chí như: Báo cáo bán hàng năm trước, địa bàn hoạt động, mức độ thuận lợi, số lượng khách hàng, tiềm năng thị trường. Theo đó những nhân viên quản lý khu vực có số lượng khách hàng nhiều và khách hàng lớn, thuận lợi và nhiều tiềm năng sẽ nhận chỉ tiêu về doanh số cao hơn so với các nhân viên quản lý các khu vực ít thuận lợi hơn. Trên cơ sở chỉ tiêu bán hàng được phân bổ, mỗi nhân viên bán hàng sẽ tự xây dựng mục tiêu và chiến lược nhằm hoàn thành chỉ tiêu bán hàng.
Tổ chức kênh phân phối của công ty chủ yếu là kênh phân phối trực tiếp theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 4.1. Tổ chức kênh phân phối
Theo cấu trúc kênh phân phối này, công ty thiết lập quan hệ trực tiếp với khách hàng hiện tại cũng như tiềm năng thông qua lực lượng bán hàng chính của công ty. Sản phẩm của công ty chủ yếu là hàng tiêu dùng với khách hàng chính là các đại lý bán buôn. Do đó những giao dịch trực tiếp với khách hàng để chào hàng và bán hàng là rất quan trọng đặc biệt là khách hàng lớn. Sau khi nhận đơn hàng công ty sẽ tiến hành giao cho khách hàng trong vòng 24 giờ.
Xây dựng đội ngũ bán hàng
Theo đà mỗi năm thị truờng lại càng mở rộng, mấy năm gần đây, quy mô lực lượng bán hàng đều tăng. Để đáp ứng yêu cầu công việc tăng thêm, Công ty TNHH Hoàng Phong tiến hành tuyển dụng cho các vị trí còn thiếu. Việc tuyển dụng được thông báo rộng rãi trên Internet, truyền thanh hay mạng xã hội… Đối với mỗi vị trí tuyển dụng, công ty đều có bản mô tả công việc và bản yêu cầu công việc. Trong quá trình xét tuyển, chỉ những đối tuợng thoả mãn được các yêu cầu đó mới đựơc chấp nhận vào làm trong công ty.
Những người được chọn cuối cùng sẽ được tham gia lớp tập huấn 2 tuần do trưởng nhóm kinh doanh các khu vực trực tiếp hứơng dẫn. Lúc này, các nhân viên mới sẽ được hiểu sâu hơn về bán hàng vàcác kỹ năng cần rèn luyện. Sau thời gian đào tạo tại chỗ, các nhân viên mới này được phân công về các địa điểm khác nhau để làm việc, dưới sự giám sát và giúp đỡ của những người đi trước.
Công ty
Nhân viên bán hàng
Phong là quy củ và khoa học. Công tycó sự lựa chọn nhân viên và có đào tạo để nhân viên mới có thể nhanh chóng thích nghi với công việc. Đội ngũ bán hàng đóng vai trò quyết định đến hiệu quả của hoạt động bán hàng, nên việc đầu tư ngay từ khi xây dựng đội ngũ bán hàng của Công ty TNHH Hoàng Phong là hoàn toàn hợp lý, là tiền đề cho các thành công trong quản trị bán hàng của công ty.
4.1.3. Thực trạng tổ chức thực hiện chiến lược bán hàng trong hoạt động kinh doanh của công ty TNHH Hoàng Phong