Mỗi viên chức khối phòng, ban đều có thái độ làm việc và mục tiêu khác nhau; vì vậy nghiên cứu, phân tích những yếu tố thuộc về cá nhân viên chức khối phòng, ban là cơ sở để nhận xét, đánh giá trình độ chuyên môn, nghiệp vụ và thái độ làm việc của mỗi viên chức đó để phục vụ cho công tác tạo động lực làm việc cho viên chức khối phòng, ban.
1.4.1.1. Các mục tiêu chính của viên chức khối phòng, ban
Mục tiêu là một ý tƣởng của tƣơng lai, hoặc kết quả mong muốn của một ngƣời hay một nhóm ngƣời đã hình dung ra, kế hoạch và cam kết để đạt đƣợc.
Mục tiêu cá nhân là đích cuối cùng mà họ muốn đạt đƣợc, nó định hƣớng cho mọi nỗ lực, giúp họ thôi thúc làm việc, phấn đấu và hành động của viên chức trong suốt cuộc đời.
Mục tiêu nghề nghiệp là mục tiêu trên con đƣờng sự nghiệp, là động cơ thôi thúc viên chức làm việc. Khi mục tiêu nghề nghiệp đƣợc phù hợp và thỏa mãn với mục tiêu của tổ chức thì viên chức mới có động lực để làm việc.
Mục tiêu của mỗi cá nhân viên chức là không đồng nhất với nhau, thậm chí có khi còn trái ngƣợc với nhau nên nhà quản lý cần hƣớng các mục tiêu cá nhân đồng nhất với mục tiêu của tổ chức; truyền tải nềm tin và mục tiêu của tổ chức cho viên chức sao cho mục tiêu cá nhân không mâu thuẫn với mục tiêu của tổ chức; có cách thức tác động lên viên chức sao cho phù hợp với họ để giúp họ hoàn thành tốt mục tiêu đó với mục tiêu mà tổ chức mong đợi.
1.4.1.2. Nhu cầu cá nhân viên chức khối phòng, ban
Nhu cầu là một hiện tƣợng tâm lý của con ngƣời, rất đa dạng, phức tạp và không giống nhau; là đòi hỏi, mong muốn, nguyện vọng của con ngƣời về vật chất và tinh thần để tồn tại và phát triển.
Mỗi ngƣời khi tham gia vào một tổ chức đều có những mong muốn thỏa mãn những nhu cầu riêng của mình. Nhu cầu thay đổi liên tục theo thời gian và kế tiếp
hết nhu cầu này sẽ nảy sinh nhu cầu khác. Có thể chia nhu cầu của con ngƣời thành hai loại đó là nhu cầu vật chất và nhu cầu tinh thần. Hai nhu cầu này luôn cần đƣợc thỏa mãn tốt nhất, vì vậy nhà lãnh đạo, quản lý cần nắm đƣợc tâm lý viên chức muốn điều gì từ công việc của họ để giúp họ thỏa mãn đƣợc nhu cầu và đem lại động lực lao động cho họ.
1.4.1.3. Năng lực cá nhân và khả năng của viên chức khối phòng, ban
Năng lực là tổ hợp tất cả các nhân tố, thuộc tính của một cá nhân nào đó phù hợp với những yêu cầu của một hoạt động, một kế hoạch nào đó đƣợc đặt ra và phải đảm bảo cho hoạt động hay kế hoạch đó đƣợc hoàn thành một cách nhanh chóng và đạt đƣợc hiệu quả cao nhất.
Năng lực cá nhân thƣờng đƣợc hiểu là thái độ, kỹ năng, kiến thức của cá nhân trong công việc. Năng lực của mỗi ngƣời khác nhau, nó đƣợc hình thành trong quá trình phát triển của con ngƣời. Mỗi viên chức đều có năng lực về chuyên môn, nghiệp vụ khác nhau, nếu họ đƣợc làm đúng sở trƣờng của mình, đúng công việc họ yêu thích và đúng với khả năng của họ thì họ sẽ yêu thích và phát huy hết năng lực của mình vào công việc; điều đó giúp họ có thêm động lực phấn đấu và tạo ra năng suất, hiệu quả công việc cao hơn.
Đánh giá đúng năng lực, bố trí, sắp xếp công việc hợp lý cho viên chức, sẽ phát huy tối đa nhất động lực làm việc cho họ và tạo đƣợc tính tích cực trong quá trình thực hiện mục tiêu của tổ chức.
1.4.1.4. Tình trạng tài chính của viên chức khối phòng, ban
Khi cuộc sống còn khó khăn về mọi mặt thì hầu nhƣ viên chức đều cố gắng làm việc để lo cho cuộc sống hiện tại của họ. Đôi khi họ phải nhận công việc làm thêm, làm ca ngoài giờ để đảm bảo cuộc sống gia đình. Lúc này suy nghĩ của họ luôn luôn lo lắng về kinh tế gia đình, họ sẽ chỉ cố gắng nhất để hoàn thành công việc họ đang đảm nhiệm trong tổ chức mà không có thời gian suy nghĩ để phát triển công việc đó thế nào là tốt nhất, cũng nhƣ tâm trí không hƣớng tới những phát minh hay cống hiến ngoài khả năng của họ. Nếu tình trạng tài chính khó khăn thì viên chức không toàn tâm toàn ý vào công việc và khó có thể phát huy hết đƣợc năng lực
của mình, bởi vậy nhà lãnh đạo nên nắm đƣợc tƣ duy và tình hình thực tế để khuyến khích về vật chất cũng nhƣ tinh thần cho họ để tạo đƣợc động lực làm việc tốt nhất.
1.4.1.5. Đặc điểm nhân học của viên chức khối phòng, ban
Tâm lý, tuổi, giới tính, học vấn, dân tộc, tôn giáo, sở thích, quan niệm của mỗi viên chức cũng ảnh hƣởng tới động lực làm việc của họ. Sự ảnh hƣởng đó là khác nhau bởi ngƣời có độ tuổi càng cao thì càng có suy nghĩ chín chắn hơn, nhân cách hoàn thiện hơn, có trách nhiệm hơn, cẩn thận hơn. Chính vì vậy nhà quản lý cần nắm bắt đặc điểm tâm lý để quản lý và có cách tạo động lực tốt nhất cho họ.