2.3.2.1. Môi trường vật chất
-Xây dựng môi trường làm việc đề cao an toàn lao động: Hàng năm, Học
viện Y - Dƣợc học cổ truyền Việt Nam đều tổ chức khám sức khỏe định kì cho cán bộ, viên chức, ngƣời lao động, giúp cho viên chức cảm thấy yên tâm về sức khỏe của bản thân, đảm bảo đƣợc công tác phát hiện và phòng, chống bệnh kịp thời. Công tác phòng cháy, chữa cháy, an ninh trật tự của Học viện luôn đƣợc quan tâm của và xử lý kịp thời. Trang thiết bị máy móc và sự vận hành của chúng, đƣợc bảo trì, bảo dƣỡng thƣờng xuyên. Các bộ phận cần phòng hộ lao động đều đƣợc trang bị đầy đủ.
-Cải thiện điều kiện làm việc: Hiện nay Học viện đã và đang quan tâm, chú
trọng tới các điều kiện làm việc của viên chức, ngƣời lao động, nhất là viên chức khối phòng, ban. Trang bị đủ hệ thống internet công nghệ cao chia tới từng phòng làm việc và nối tới từng máy tính của viên chức tại Học viện. Trang bị đủ cho mỗi nhân viên phòng, ban chuyên trách thƣờng phải sử dụng máy tính do công việc (viên chức làm công tác hành chính, viên chức làm công tác đào tạo, tổ chức, quản lý sinh viên), hoặc mỗi bộ phận ít phải sử dụng máy tính do đặc thù công việc (bộ phận điện nƣớc, bộ phận lái xe) một bộ máy vi tính để đáp ứng
công việc của Học viện. Tuy nhiên, công tác bảo trì và sửa chữa máy vi tính chƣa đƣợc liên hoàn và kịp thời, do viên chức khối phòng, ban chƣa đƣợc tập huấn những lớp khắc phục các lỗi cơ bản thƣờng xảy ra ở hệ thống máy tính văn phòng và do viên chức là cán bộ chuyên trách công nghệ thông tin chủ yếu là sử dụng công nghệ thông tin chứ không phải sửa chữa, khắc phục lỗi của máy tính. Để khắc phục tình trạng này, Học viện cần hợp tác theo định kì với đơn vị chuyên sửa chữa, bảo duỡng máy vi tính hoặc hệ thống máy vi tính, mạng lan của Học viện. Cơ sở vật chất đƣợc cải thiện thông qua vệc sửa chữa, nâng cấp các khu nhà khang trang hơn, sạch đẹp hơn; Học viện đã và đang triển khai để xây dựng cơ sở 2 tại Phú Xuyên, Hà Nội; tuy nhiên hiện nay vẫn chƣa đảm bảo diện tích phòng làm việc phù hợp với số lƣợng viên chức ở mỗi phòng, ban. Hệ thống đèn trong các phòng, ban hiện nay đa phần là đèn lét có ánh sáng trắng và treo cự ly rất cao so với nơi viên chức làm việc, rất không có lợi cho mắt và dễ gây cận thị, mỏi mắt. Cần trang bị, bổ sung thêm các hệ thống đèn hiện đại và không ảnh hƣởng tới mắt, nhất là đối với viên chức thƣờng xuyên làm máy tính càn trang bị thêm cho họ hệ thống đèn bàn với ánh sáng vàng. Hệ thống điều hòa cũng đƣợc Học viện trang bị đầy đủ cho tất cả các phòng, ban giúp cân bằng nhiệt độ phòng làm việc, giảm áp lực về thời tiết, tăng hiệu suất công việc và giữ hòa khí trong phòng làm việc. Học viện đã trang bị thêm các cây xanh đặt ở các hành lang, các phòng họp, phòng giao ban giúp tạo không khí trong lành, giảm áp lực công việc, điều tiết mắt mỗi khi mỏi mắt và làm không gian thêm sinh động hơn. Tuy nhiên số lƣợng cây đƣợc trang bị còn ít, cần trang bị thêm các cây đặt trong mỗi phòng làm việc để tạo nhiều oxy hơn nữa giàm căng thẳng cho viên chức khối phòng, ban.
Nhìn chung, Học viện đã trú trọng đến cơ sở vật chất, các trang thiết bị phục vụ cho công việc, nhƣng chƣa xây dựng đƣợc đề án bảo quản, giữ gìn trang thiết bị chung, chƣa giao cho từng phòng, ban quản lý trang thiết bị nên việc lạm dụng của công, lãng phí nhiên liệu (điện) về nhà quên tắt điều hòa hoặc giờ nghỉ trƣa không tắt điện, tắt điều hòa; không bảo quản theo đúng cách, hƣớng dẫn sử dụng các thiết bị nhƣ không tắt máy tính theo đúng trình tự mà chỉ giập cầu giao điện tổng của phòng.
2.3.2.2. Môi trường phi vật chất (môi trường tổ chức)
-Xây dựng chính sách nguồn nhân lực của tổ chức hướng tới người lao động: Căn cứ vào những quy định của nhà nƣớc và nhu cầu thực tế tại đơn vị, Học
viện Y - Dƣợc học cổ truyền Việt Nam đã ban hành các quy định, quy chế, nội quy, các dự án và các nội dung khác nhằm đảm bảo lợi ích của ngƣời lao động nhƣ: Quy chế chi tiêu nội bộ; Nội quy, quy định của Học viện; Quy chế tổ chức và hoạt động của Học viện Y - Dƣợc học cổ truyền Việt Nam; Đề án vị trí việc làm Học viện Y - Dƣợc học cổ truyền Việt Nam;
Nhƣ vậy, có thể thấy rằng hệ thống các quy định, quy chế của Học viện Y - Dƣợc học cổ truyền Việt Nam khá đầy đủ, đƣợc xây dựng trên nguyên tắc công bằng, công khai, minh bạch, đảm bảo tính dân chủ; khen thƣởng xử phạt đúng lúc, đúng thời điểm. Luôn lấy con ngƣời làm trung tâm, con ngƣời là gốc rễ của vấn đề. Tuy nhiên, Học viện chƣa xây dựng đƣợc hệ thống chính sách thực sự đầu tƣ cho con ngƣời, cần xây dựng các chế độ rõ ràng và công khai minh bạch để viên chức lấy đó làm động lực phấn đấu.
-Xây dựng các mối quan hệ tổ chức lành mạnh: đối với viên chức khối phòng, ban cần đƣợc quan tâm, xây dựng ở các mối qan hệ giữa cấp trên, cấp dƣới và giữa nhân viên với nhân viên:
Đối với quan hệ giữa lãnh đạo với nhân viên: Ban lãnh đạo Học viện Y - Dƣợc học cổ truyền Việt Nam đã quan tâm, chăm lo tới đời sống của viên chức. Đặt sự đoàn kết của tập thể lên hàng đầu; xây dựng các mối quan hệ lành mạnh qua việc hạn chế kiểm soát, tin tƣởng nhân viên, giao nhiều hơn quyền quyết định trong công việc cho nhân viên, lắng nghe, động viên và khích lệ tinh thần cho nhân viên; khuyến khích viên chức khối phòng, ban tham gia tích cực và các hoạt động nghiên cứu khoa học, sáng kiến cải tiến kỹ thuật. Tuy nhiên điều kiện về thời gian để viên chức khối phòng, ban tham gia nghiên cứu khoa học còn rất hạn chế, cần sự thay đổi về giờ làm việc, thay quản lý nhân viên 8 tiếng/ngày bằng quản lý hiệu suất, khối lƣợng công việc hiệu quả.
Qua nghiên cứu mức độ quan tâm của lãnh đạo đối với viên chức khối phòng, ban Học viện Y - Dƣợc học cổ truyền Việt Nam cho thấy mối quan hệ giữa lãnh đạo và viên chức khối phòng, ban là mối quan hệ tích cực, thể hiện qua sự cảm nhận của viên chức về mức độ quan tâm của lãnh đạo đối với họ: có 39/88 (44.32%) viên chức cho rằng lãnh đạo rất thoải mái trong công việc và trong mối quan hệ với nhân viên; 20/88 (22.73%) cho rằng lãnh đạo của họ luôn biết lắng nghe và tôn trọng y kiến góp ý của họ; ngoài ra họ còn có những cảm nhận về lãnh đạo đối với họ nhƣ: tạo bầu không khí làm việc vui vẻ (13.64%), luôn nhận đƣợc sự quan tâm, hỗ trợ của cấp trên (11.36%). Bên cạnh đó, có một số ý kiến cho rằng đối với họ thì lãnh đạo còn cứng nhắc, không thừa nhận khuyết điểm của mình (5.68%), đối xử không công bằng (2.27%). Điều đó thể hiện các nhà lãnh đạo vẫn chƣa hoàn toàn bao quát và đáp ứng hết nhu cầu của họ (xem bảng 2.17).
Bảng 2.17. Mức độ quan tâm của lãnh đạo đối với viên chức
STT Nội dung Số
ngƣời
Tỷ lệ %
1. Thoải mái 39 44.32%
2. Luôn nhận đƣợc sự quan tâm, hỗ trợ của cấp trên 10 11.36%
3. Đối xử không công bằng 2 2.27%
4. Cứng nhắc, không thừa nhận khuyết điểm của mình 5 5.68% 5. Biết lắng nghe và tôn trọng ý kiến của cấp dƣới 20 22.73%
6. Tạo bầu không khí làm việc vui vẻ 12 13.64%
Nguồn: Khảo sát tạo động lực làm việc của viên chức khối phòng, ban Học viện Y - Dược học cổ truyền Việt Nam
Đối với quan hệ giữa nhân viên với nhân viên: sự đoàn kết giữa các viên chức khối phòng, ban đang có mối quan hệ tốt đẹp, cùng nhau hợp tác trong công việc và các hoạt động chung của Học viện. Họ luôn tôn trọng lẫn nhau và tôn trọng cấp trên của mình; muốn gắn bó với công việc mình đang làm bởi tính ổn định vốn có. Bởi vậy, cần sự tạo cho viên chức sự quyết tâm hơn nữa bởi chính lòng trung thành với tổ chức cũngđƣợc coi nhƣ một viên ngọc quý để tích lũy sự phát triển của Học viện.
-Xây dựng bầu không khí tâm lý thuận lợi, hài hòa để tăng cường độ tin cậy của viên chức khối phòng, ban đối với công việc: Các nhu cầu của viên chức, ngƣời
lao động đƣợc Ban Lãnh đạo Học viện Y - Dƣợc học cổ truyền Việt Nam quan tâm, tuy chƣa nhiều cũng tạo đƣợc sự tin cậy vào công việc cho viên chức khối, phòng ban, đƣợc thể hiện cụ thể qua các nhu cầu dƣới đây:
Đối với nhu cầu xã hội: Ban Giám đốc, Công đoàn Học viện Y - Dƣợc học cổ truyền Việt Nam đã tổ chức đƣợc các lớp khiêu vũ vào cuối ngày, sau giờ làm việc chiều cho cán bộ viên chức của học viện; tạo đƣợc không khí vui vẻ, gần gũi và tăng thêm sức khỏe cho viên chức; các phong trào thể thao; các hội thi khéo tay, hội thi tài năng ngành y, ngành giáo dục; các cuộc thi trí tuệ cũng đƣợc lãnh đạo quan tâm và tạo điều kiện cho viên chức tham gia để rèn luyện, học hỏi, trau dồi kinh nghiệm và có động lực phấn đấu hơn nữa. Giúp cho viên chức có cơ hội trao đổi, học hỏi, giao lƣu, chia sẻ và củng cố thêm đƣợc tình cảm tập thể, tinh thần đoàn kết tƣơng thân tƣơng ái lẫn nhau, giúp đỡ nhau về mọi mặt; điều này cũng giúp cho sự đoàn kết tập thể tăng cao và xây dựng Học viện ngày càng phát triển hơn nữa.
Đối với nhu cầu đƣợc tôn trọng: viên chức khối phòng, ban Học viện Y - Dƣợc học cổ truyền Việt Nam luôn cảm thấy đƣợc tôn trọng, bởi họ đƣợc đánh giá công khai minh bạch nhƣ những viên chức khác vào mỗi tháng qua việc chi phúc lợi, vào cuối năm qua việc bình xét chiến sỹ thi đua, lao động tiên tiến, cá nhân tiêu biểu, công đoàn viên tiêu biểu, phụ nữ ba đảm đang. các giải thƣởng đó đều có trao tặng giấy khen và mức thƣởng phù hợp với từng danh hiệu. Họ đƣợc tham gia vào công việc chung cũng nhƣ đóng góp ý kiến của mình đối với công việc tập thể: đƣợc đƣa ra ý kiến về sửa đổi, bổ sung để xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ hàng năm của Học viện; đƣợc tham gia bầu cử, biểu quyết ở các đại hội, cuộc họp, hội nghị của Học viện.
Đối với sự công nhận, giao nhiệm vụ và trách nhiệm: viên chức khối phòng, ban của Học viện hiện nay đang đƣợc phân công nhiệm vụ và chịu trách nhiệm rõ ràng theo cả chiều ngang và chiều dọc. Đối với chiều dọc: họ đảm nhiệm, hoàn thành công việc đƣợc giao và chịu trách nhiệm về chuyên môn trƣớc quản lý
trực tiếp của họ là trƣởng, phó bộ phận, trƣởng phó phòng. Đối với chiều ngang, viên chức thực hiện công việc của mình mà không làm ảnh hƣởng tới viên chức khác nhƣng có thể giúp đỡ hoặc đề nghị sự giúp đỡ của các viên chức khác cùng bộ phận, cùng phòng, ban. Gần nhƣ viên chức khối phòng, ban đã đƣợc giao nhiệm vụ và phân định rõ ràng khả năng, quyền hạn, trách nhiệm của mình đối với công việc đảm nhiệm. Chính vì vậy, khi bản thân mỗi viên chức hoàn thành tốt công việc đƣợc giao, hay chƣa hoàn thành, đều đƣợc khen ngợi và phê bình thích đáng ở các cuộc họp, giao ban phòng mà không bị ảnh hƣởng tới viên chức khác. Tuy nhiên sự khen ngợi hay phê bình chƣa đi kèm với các biện pháp kinh tế nên chƣa thúc đẩy đƣợc sự nhiệt huyết và sự quyết tân cao độ của viên chức trong công việc.