2.3.3.1. Cải thiện, mở rộng, làm mới công việc
Việc làm mới công việc là rất cần thiết làm cho công việc bớt nhàm chán hơn sẽ thúc đẩy đƣợc động lực làm việc của viên chức tốt hơn.
-Cải thiện công việc theo chiều ngang: viên chức khối phòng, ban tại Học viện Y - Dƣợc học cổ truyền Việt Nam, ngoài công việc chuyên môn chính còn đảm nhiệm thêm một số công việc khác tƣơng đƣơng với trình độ và khả năng của họ khi đƣợc cấp trên yêu cầu. Hiện nay, viên chức đƣợc giao nhiệm vụ chính là làm hành chính phòng của phòng Hành chính – Tổng hợp bao gồm các công việc nhƣ: chấm công của phòng; xây dựng lịch trực và lịch nghỉ bù theo từng bộ phận; nhận và báo cáo trƣởng phòng về các văn bản đến của phòng; soạn thảo, gửi các văn bản của phòng tới các bộ phận khác hoặc đăng tải lên webside của Học viện theo chỉ đạo của trƣởng phòng; dự trù mua mới, sửa chữa các trang thiết bị của bộ phận; làm hồ sơ thanh toán mua sắm một số vật tƣ, hàng hóa của phòng; làm các báo cáo của phòng, các báo cáo này có liên quan tới nhều bộ phận khác về cơ sở vật chất, về trang thiết bị giảng dạy, cần phối kết hợp với phòng Vật tƣ, trang thiết bị và Công trình Y tế, cũng nhƣ các phòng có liên quan khác để có đƣợc số liệu thực tế, đáp ứng đủ yêu cầu của báo cáo gửi các bộ quản lý trực tiếp vầ yêu cầu làm báo cáo đó. Ngoài ra, viên chức đó còn phải đảm nhiệm thêm các công việc nhƣ: lƣu trữ văn
bằng, chứng chỉ: kết hợp với các phòng Đào tạo Sau đại học, phòng Quản lý Đào tạo, phòng Quản lý chất lƣợng để nghiên cứu, cập nhật và thực hiện đúng theo các quy chế, quy định mới nhất của Bộ Giáo dục và đào tạo, cũng nhƣ Bộ Y tế về công tác in ấn, cấp phát và lƣu trữ văn bằng, chứng chỉ; đảm nhiệm phối kết hợp với bộ phận Lễ tân trong công tác tiếp đón, xây dựng kế hoạch về cơ sở vật chất của các Hội nghị, Hội thảo, Đoàn khách nƣớc ngoài, Các kì thi tuyển sinh, các kì thi tốt nghiệp của Học viện; tham gia quản lý tài sản của bộ phận, của phòng; tham gia các hoạt động chung của Học viện nhƣ: Đánh giá chất lƣợng đào tạo, đánh giá chƣơng trình đào tạo; làm công việc khác khi cấp trên yêu cầu. Các viên chức ở các phòng, ban khác cũng vậy, ngoài công việc chuyên môn chính ra còn đƣợc giao thêm các nhiệm vụ khác. Điều đó chứng tỏ sự đánh giá cao của lãnh đạo đối với viên chức về khả năng, năng lực và trình độ của họ. Ngƣợc lại, đối với mỗi viên chức, đó là sự thử thách mới và cũng là cơ hội để họ chứng minh năng lực bản thân của mình, giúp họ tìm đƣợc những đặc tính mới, tránh đƣợc sự nhàm chán trong công việc và tiếp thêm động lực làm việc cho họ.
Tuy nhiên việc mở rộng công việc nhƣ vậy, chƣa đi kèm với những điều kiện và chính sách thực sự phù hợp đối với những viên chức phải đảm nhiệm nhiều công việc. Thể hiện thực tế là chƣa phát huy hết khả năng, năng lực của họ và chƣa tạo động lực tối đa cho viên chức.
-Cải thiện công việc theo chiều dọc: Làm cho công việc giàu và phong phú hơn, cấu trúc lại công việc là việc cần thiết của lãnh đạo đối với viên chức. Ban lãnh đạo Học viện Y - Dƣợc học cổ truyền Việt Nam, đã thực hiện việc cải thiện đó bằng cách: phát hiện, tin tƣởng và giao nhiệm vụ cho viên chức có năng lực, những nhiệm vụ mà trƣớc đây cấp trên của viên chức đó làm. Để họ gánh vác trách nhiệm nhiều hơn và phát triển ý thức về mặt thăng tiến, trƣởng thành và có cơ hội sử dụng các kĩ năng chƣa đƣợc sử dụng; cũng nhƣ phát hiện ra những khả năng mà bản thân viên chức đó cũng chƣa biết về mình. Cụ thể là; viên chức làm hành chính phòng đƣợc giao thêm làm báo cáo mà lẽ ra cấp trƣởng, phó phòng của họ phải làm. Đây là thử thách mới, nhiệm vụ mới đối với họ, cũng là cơ hội để viên chức hiểu rõ về
các thông tin, nắm bắt đƣợc tình hình thực tế cũng nhƣ hƣớng phát triển sắp tới của Học viện để có hƣớng đi hay những quyết định cho riêng mình.
2.3.3.2. Cải thiện công việc thông qua luân phiên công việc
Cải thiện công việc thông qua luân phiên công việc: Học viện Y - Dƣợc học cổ truyền Việt Nam hiện nay thực hiện việc luân phiên công việc rất hiệu quả, mục đích làm cho viên chức biết thêm nhiều việc mới, và có thể thay thế viên chức ở các vị trí khác khi cấp trên yêu cầu hoặc khi có các việc lớn của Học viện, đòi hỏi sự phối hợp của nhiều bộ phận, nhiều vị trí khác nhau. Việc luân chuyển cán bộ đƣợc thể hiện qua các Quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm; Quyết định điều động và luân chuyển cán bộ tại Học viện.
Bảng 2.18. Mức độ hoàn thành công việc đúng Kế hoạch khi đƣợc luân chuyển vị trí công tác
STT Nội dung Số ngƣời Tỷ lệ %
1. Chƣa hoàn thành 2 2.27%
2. Thỉnh thoảng 8 9.09%
3. Thƣờng xuyên 78 88.64%
Nguồn: Khảo sát tạo động lực làm việc của viên chức khối phòng, ban Học viện Y - Dược học cổ truyền Việt Nam
Hiện nay, viên chức khối phòng, ban đƣợc luân chuyển từ phòng này qua phòng khác, từ bộ phận này qua bộ phận khác hoặc từ đảm nhiệm công việc này sang đảm nhiệm công việc khác. Một số giảng viên của Học viện đang kiêm nhiệm tại các phòng, ban (33 giảng viên), tạo cho họ có cơ hội hiểu thêm về các công việc của khối phòng, ban và các văn bản hành chính hiện hành. Giúp họ học hỏi, tích lũy đƣợc nhiều kinh nghiệm hơn trong công việc và sử dụng hợp lý các kinh nghiệm đó khi thực hiện nhiệm vụ của mình. Khi luẩn chuyển công tác giữa các vị trí, viên chức vẫn đảm bảo hoàn thành tốt công việc ở các mức độ: thƣờng xuyên 88,64%; thỉnh thoảng 9,09%; Chƣa hoàn thành công việc: 2,27% (xem bảng 2.18 ở trên).
2.3.3.3. Cải thiện công việc thông qua phân quyền (trao quyền)
đa nhất. Đó cũng là biện pháp giúp cấp dƣới phát huy hết khả năng, năng lực và phẩm chất của mình; không còn tình trạng viên chức dựa vào hay lệ thuộc, chờ đợi, quyết định của cấp trên và khẳng định năng lực bản thân của họ đối với cấp trên.
Hiện nay Học viện Y - Dƣợc học cổ truyền Việt Nam đã thực hiện việc cải thiện công việc thông qua phân quyền ở một số lĩnh vực nhƣ:
Trong công tác Hành chính - Tổng hợp: lệnh điều xe trƣớc đây là Ban giám đốc kí lệnh điều xe công vụ, nhƣng hiện nay việc điều xe đƣợc giao cho Trƣởng phòng Hành chính – Tổng hợp kí lệnh căn cứ vào các văn bản và lịch công tác của Học viện; công tác duyệt thể thức văn bản trƣớc khi trình kí Ban Giám đốc, trƣớc đây là trƣởng hoặc phó phòng Hành chính – Tổng hợp phụ trách văn thƣ kí duyệt thì hiện nay giao cho chuyên viên chuyên trách hành chính kí duyệt thể thức trƣớc khi trình kí Ban Giám đốc; công tác kí duyệt cho giảng viên, nhân viên hoặc học viên, sinh viên mƣợn giảng đƣờng học tập, sinh hoạt ngoài giờ trƣớc đây là Trƣởng phòng Hành chính – Tổng hợp kí duyệt, nhƣng hiện nay giao cho chuyên viên chuyên làm lịch giảng đƣởng kí duyệt căn cứ vào đơn xin mƣợn giảng đƣờng của giảng viên, sinh viên, trƣờng hợp đặc biệt thì chuyên viên phải báo cáo lại lãnh đạo trƣớc khi kí duyệt giảng đƣờng; việc báo cáo tổng hợp các công tác báo cáo cần tới nhiều phòng, ban phối hợp với nhau nhƣ báo cáo xác định chỉ tiêu theo từng năm học, báo cáo đánh giá giữa chu kì, cuối kì của kiểm định chất lƣợng đào tạo, khi các báo cáo này đƣợc gửi tới các phòng, ban có liên quan thì trƣởng phòng, ban đó sẽ phân công trực tiếp chuyên viên làm báo cáo các vấn đề liên quan tới phòng, ban mình đang làm và chịu trách nhiệm trƣớc báo cáo đó.
Trong công tác Tài chính: việc kí duyệt tạm ứng sẽ căn cứ vào tình hình thực tế, giao cho trƣởng phòng Tài chính kế toán duyệt kí duyệt để phục cụ các công tác của Học viện kịp thời nếu Giám đốc đi công tác.
Trong công tác Đào tạo: Trƣớc đây việc kí bằng tốt nghiệp và phụ lục văn bằng (bảng điểm) là giám đốc Học viện kí, hiện nay phụ lục văn bằng đã đƣợc giao cho trƣởng phòng đào tạo kí duyệt trên cơ sở xuất bảng điểm (phụ lục văn bằng) từ phần mềm quản lý điểm của Học viện.
Nhìn chung việc trao quyền cho cấp dƣới tại Học viện Y - Dƣợc học cổ truyền Việt Nam đã đang phát huy rất hiệu quả, tiết kiệm thời gian, công việc chạy theo hệ thống logic, giúp cho hiệu quả công việc đạt kết quả cao. Qua nghiên cứu về mức hộ hoàn thành công việc khi viên chức khối phòng, ban Học viện Y - Dƣợc học cổ truyền Việt Nam đƣợc giao quyền tự quyết định công việc họ đang làm, tác giả thu đƣợc kết quả nhƣ sau: 64,77% vƣợt kế hoạch, thời gian quy định; 31,82% đúng kế hoạch, thời gian quy định; chỉ có 3,41% chƣa hoàn thành theo tiến độ (xem bảng 2.19).
Bảng 2.19. Mức độ viên chức hoàn thành công việc khi đƣợc quyền tự quyết
định trong công việc
STT Nội dung Số ngƣời Tỷ lệ %
1. Chƣa hoàn thành theo tiến độ 3 3.41%
2. Đúng kế hoạch, thời gian quy định 28 31.82%
3. Vƣợt kế hoạch, thời gian quy định 57 64.77%
Nguồn: Khảo sát tạo động lực làm việc của viên chức khối phòng, ban Học viện Y - Dược học cổ truyền Việt Nam
2.3.3.4. Cải thiện công việc thông qua phân công công việc hợp lý, công bằng
Việc phân công công việc hợp lý, phân công công việc công bằng, làm rõ mục tiêu, nhiệm vụ và giá trị công việc, làm cho công vệc trở nên bớt nhàm chán, vui vẻ cũng là một trong những cách thức để tạo động lực làm việc. Vị trí công việc đƣợc phân thành vị trí việc làm do một ngƣời đảm nhận, nhiều ngƣời đảm nhận và vị trí việc làm kiêm nhiệm. Xác định vị trí việc làm giúp cho việc tuyển chọn nhân sự phù hợp với từng vị trí, giúp đơn vị rà soát lại tổ chức bộ máy, đội ngũ và xác định từng vị trí trong tổ chức gắn với việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của đơn vị. Công việc này còn giúp đơn vị tránh tình trạng định sẵn nhân sự rồi mới tạo ra công việc và tránh sự chồng chéo khi phân công, giao việc. Nhờ đó, khắc phục đƣợc tình trạng vừa thừa lại vừa thiếu nhân lực. Mặt khác, xác định vị trí việc làm giúp cho viên chức thấy đƣợc vị trí, vai trò, trách nhiệm của mình trong tổ chức, không thể đùn đẩy, thoái thác công việc. Đồng thời xác định vị trí việc làm phục vụ hiệu
quả cho hoạt động tuyển dụng, bố trí, sử dụng, đào tạo, bồi dƣỡng, đánh giá, quy hoạch và cải cách tiền lƣơng hiệu quả.
Trên thực tế, tại Học viện đã xây dựng xong “Đề án vị trí việc làm” và bƣớc đầu thực hiện theo đề án đã tạo ra những dấu hiệu tích cực trong công tác tuyển dụng viên chức. Tuy nhiên, Học viện đang từng bƣớc sắp xếp, bố trí lại viên chức theo đề án cho phù hợp với từng vị trí công việc nên công tác đánh giá và sử dụng viên chức, nhất là viên chức khối phòng, ban chƣa thực sự đƣợc đánh giá đúng theo công việc chuyên môn. Viên chức khối phòng, ban tại Học viện Y - Dƣợc học cổ truyền Việt Nam, ngoài các công việc nhƣ một nhân viên văn phòng khác là thực hiện tốt công tác cải cách hành chính, năm rõ các văn bản hành chính hiện hành và thực hiện tốt công tác soạn thảo văn bản theo quy định; họ còn phải hiểu rõ các quy chế đào tạo, các thông tƣ hƣớng dẫn và các văn bản hiện hành của Bộ y tế cũng nhƣ Bộ Giáo dục và đào tạo để thực hiện việc quản lý hành chính cũng nhƣ quản lý học viên, sinh viên theo đúng quy định. Bên cạnh đó còn có những viên chức là giảng viên phải kiêm nhiệm ở phòng, ban, hoặc những viên chức phải kiêm nhiệm 2 phòng ban khác nhau; những viên chức kiêm nhiệm này thời gian rất gò bó để có thể bố trí hợp lý, hài hòa giữa việc giảng dậy và công tác văn phòng. Điều này làm ảnh hƣởng tới chất lƣợng công việc và làm giảm động lực làm việc của viên chức khối phòng, ban. Học viện Y - Dƣợc học cổ truyền Việt Nam, cơ bản đều thực hiện tốt các yếu tố trên, tuy nhiên công tác phân công công việc chƣa thực sự đồng đều giữa các viên chức; do đặc thù công việc nên không khí làm việc còn căng thẳng, ít sự vui vẻ.
2.3.3.5. Cải thiện công việc thông qua sự đánh giá và ghi nhận công việc
Trên thực tế, việc đánh giá viên chức của Học viện trong những năm qua không có gì đổi mới, việc triển khai đánh giá theo tiêu chí chung trong quy định của Luật viên chức chƣa đánh giá hết đƣợc mọi mặt hoạt động của viên chức, nhất là viên chức khối phòng, ban; các hoạt động đánh giá hiện nay còn mang tính hình thức, không có chiều sâu, không hiệu quả. Trong khi đánh giá vẫn còn tình trạng nể nang, tâm lý bình chọn, khen thƣởng do chẳng ảnh hƣởng đến ai nên còn bỏ qua cho nhau hoặc tâm lý bình chọn cho xong trách nhiệm. Điều này làm nảy sinh hiện tƣợng cào bằng, do đó sẽ không tạo động lực cho viên chức nỗ lực phấn đấu trong
công tác. Theo kết quả tổng kết năm học trong những năm gần đây, số lƣợng viên chức đƣợc khen thƣởng rất nhiều; hầu hết các viên chức khối phòng, ban đều đạt lao động tiên tiến trở lên, trừ những viên chức xin nghỉ không lƣơng, thai sản, đi học tập trung dài hạn mới không đạt hoặc không đƣợc bình xét.