UBND xã là mắt xích quan trọng trong việc phát huy hiệu lực, hiệu quả của chính quyền xã trong hoạt động quản lý nhà nước có tính thông suốt từ trung ương tới cấp xã. Tại Điều 114 Hiến pháp 2013 quy định: “(i) Uỷ ban nhân dân ở cấp chính quyền địa phương do Hội đồng nhân dân cùng cấp bầu là cơ quan chấp hành của Hội đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân và cơ quan hành chính nhà nước cấp trên. (ii) Uỷ ban nhân dân tổ chức việc thi hành Hiến pháp và pháp luật ở địa phương; tổ chức thực hiện nghị quyết của Hội đồng nhân dân và thực hiện các nhiệm vụ do cơ quan nhà nước cấp trên giao và Điều 8 Luật Tổ chức chính quyền địa phương 2015 quy định: “Ủy ban nhân dân do Hội đồng nhân dân cùng cấp bầu, là cơ quan chấp hành của Hội đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà
nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước Nhân dân địa phương, Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan hành chính nhà nước cấp trên”
Có thể thấy về vị trí tính chất UBND xã là cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương do HĐND xã bầu ra và là cơ quan chấp hành của HĐND xã. UBND xã chịu trách nhiệm trước Nhân dân địa phương, trước HĐND xã và cơ quan hành chính nhà nước cấp trên là UBND huyện. Xuất phát từ tính chất chấp hành và điều hành trong các lĩnh vực quản lý hành chính nhà nước ở địa phương, UBND xã với hai tư cách: là cơ quan chấp hành của HĐND xã; là cơ quan hành chính nhà nước ở cấp cơ sở.
1.2.2.1. Cơ cấu, tổ chức của Ủy ban nhân dân xã
Có nhiều cách hiểu khác nhau về tổ chức, theo Đại từ điển Tiếng Việt "Tập hợp người được tổ chức theo cơ cấu nhất định để hoạt động vì lợi ích chung" [17, tr. 1662].
Dưới cách nhìn trực diện của Khoa học tổ chức quản lý cho rằng "Tổ chức là một hệ thống tập hợp của hai hay nhiều người, nhóm người, được điều phối một cách có ý thức, có phạm vi (lĩnh vực, chức năng) tương đối rõ ràng, hoạt động nhằm đạt mục tiêu chung" [48, tr. 11].
Ở góc độ nghiên cứu nào cũng đều chỉ ra tổ chức là một tập hợp cơ cấu, là hình thức tồn tại của tổ chức biểu hiện qua việc sắp xếp các bộ phận cấu thành, bộ máy nhân sự theo một cơ chế điều hành, phối hợp trong hoạt động của tổ chức, xác lập mối quan hệ giữa chúng với nhau. Sự phức tạp của mỗi tổ chức chính là mối quan hệ cơ cấu. Tổ chức nảy sinh từ nhu cầu hợp tác của con người, tổ chức không mang tính tự thân, nó chỉ là công cụ được tạo dựng nhằm thực hiện mục đích, mục tiêu đề ra. Có thể thấy tổ chức của UBND được tập hợp bởi nhiều các chủ thể được cơ cấu theo trình tự sắp xếp, phân chia các bộ phận trong cơ quan UBND xã nhằm thực hiện những nhiệm vụ quyền hạn theo quy định để tạo nên hoạt động của cơ quan UBND xã.
Về cơ cấu UBND xã được quy định tại Điều 34 Luật Tổ chức chính quyền địa phương 2015 gồm Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã là người đứng đầu
Ủy ban nhân dân xã và Phó Chủ tịch và các Ủy viên phụ trách quân sự và Ủy viên phụ trách công an. Đối với Ủy ban nhân dân xã loại I có không quá hai Phó Chủ tịch đối với xã loại II và loại III có một Phó Chủ tịch. UBND xã được tổ chức ra cơ quan Thường trực của UBND, cơ quan này được hoạt động theo nhiệm kỳ 5 năm của HĐND cùng cấp.
1.2.2.2. Hoạt động và lĩnh vực hoạt động của Ủy ban nhân dân xã
Hoạt động của UBND xã được thực hiện trong phạm vi nhiệm vụ quyền hạn của cơ quan chính quyền địa phương cấp xã được phân định thẩm quyền giữa các cơ quan nhà nước ở trung ương và địa phương theo hình thức phân cấp, phân quyền cho chính quyền cấp xã.
Chính quyền xã được phân quyền, phân cấp trên cơ sở nguyên tắc: Bảo đảm quản lý nhà nước thống nhất về thể chế, chính sách, chiến lược và quy hoạch đối với các ngành, lĩnh vực; bảo đảm tính thống nhất, thông suốt của nền hành chính quốc gia. Bên cạnh đó luôn bảo đảm phát huy quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm của chính quyền cấp xã trong việc thực hiện các nhiệm vụ quản lý trên địa bàn. Thực hiện việc kết hợp quản lý giữa ngành và lĩnh vực theo lãnh thổ, phân định rõ nhiệm vụ quản lý nhà nước giữa chính quyền xã đối với hoạt động kinh tế -xã hội trên địa bàn lãnh thổ. Việc phân định này phải phù hợp với điều kiện về kinh tế chính trị, văn hóa xã hội của đặc điểm vùng nông thôn và đặc thù phát triển của ngành, lĩnh vực theo vùng miền. Các nhiệm vụ quyền hạn của chính quyền xã được bảo đảm các nguồn lực về con người, về kinh phí theo sự phân cấp, phân quyền và chịu trách nhiệm trong sự phân cấp, phân quyền đó. Các nhiệm vụ, quyền hạn do UBND xã thực hiện chịu sự giám sát của HĐND xã cùng cấp và UBND, HĐND cấp trên.
Tại Điều 113 Luật Tổ chức chính quyền địa phương 2015 quy định hình thức hoạt động của UBND là phiên họp Ủy ban nhân dân. Như vậy mỗi tháng một lần UBND xã họp thường kỳ và có thể tiến hành họp bất thường trong các trường hợp do Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã quyết định hoặc theo yêu cầu của Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện trực tiếp hoặc trong trường hợp
theo yêu cầu của ít nhất một phần ba tổng số thành viên Ủy ban nhân dân xã. Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã là người quyết định cụ thể ngày họp, chương trình, nội dung phiên họp. Các thành viên Ủy ban nhân dân xã có trách nhiệm tham dự đầy đủ các phiên họp nếu vắng mặt phải báo cáo và được Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã đồng ý. Phiên họp Ủy ban nhân dân xã chỉ được tiến hành khi có ít nhất hai phần ba tổng số thành viên Ủy ban nhân dân xã tham dự. Về chương trình, thời gian họp và các tài liệu trình tại phiên họp phải được gửi đến các thành viên Ủy ban nhân dân xã chậm nhất là 03 ngày làm việc trước ngày bắt đầu phiên họp thường kỳ và chậm nhất là 01 ngày trước ngày bắt đầu phiên họp bất thường. Về thành phần tham gia phiên họp gồm có: Đại diện Thường trực Hội đồng nhân dân xã; Chủ tịch Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, người đứng đầu tổ chức chính trị - xã hội ở xã, đại diện các Ban của Hội đồng nhân dân được mời tham dự phiên họp Ủy ban nhân dân xã khi bàn về các vấn đề có liên quan. Các vấn đề tại phiên họp được quyết định bằng hình thức biểu quyết công khai hoặc bỏ phiếu kín. Thành viên Ủy ban nhân dân có quyền biểu quyết tán thành, không tán thành hoặc không biểu quyết. Quyết định của Ủy ban nhân dân xã phải được quá nửa tổng số thành viên Ủy ban nhân dân biểu quyết tán thành. Trường hợp số tán thành và số không tán thành ngang nhau thì quyết định theo ý kiến biểu quyết của Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã.
Xuất phát từ ví trí của UBND xã là cơ quan chấp hành và cơ quan hành chính nên UBND xã có những chức năng chủ yếu là: Quản lý nhà nước trên các lĩnh vực đời sống xã hội ở địa phương bằng pháp luật và tổ chức việc thi hành pháp luật, nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp. Để thực hiện các chức năng trên, UBND xã được phân cấp, phân quyền, ủy quyền theo những nguyên tắc nhất định khi đó UBND xã thực hiện một số những nhiệm vụ, quyền hạn nhất định. Theo quy định tại Điều 35 Luật Tổ chức chính quyền địa phương 2015 UBND xã thực hiện các nhiệm vụ sau:
đã được Nghị quyết của HĐND cùng cấp đã thống nhất sau đó trình Hội đồng nhân dân xã quyết định. Khi được chấp thuận của HĐND xã thì UBND xã được tiến hành tổ chức thực hiện các nghị quyết của Hội đồng nhân dân xã đã ban hành.
UBND xã xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện quyết định biện pháp bảo đảm trật tự, an toàn xã hội, đấu tranh, phòng, chống tội phạm và các hành vi vi phạm pháp luật khác, phòng, chống quan liêu, tham nhũng trong phạm vi được phân quyền; thực hiện các biện pháp bảo vệ tài sản của cơ quan, tổ chức, bảo hộ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, các quyền và lợi ích hợp pháp khác của công dân trên địa bàn xã. Quyết định biện pháp phòng ngừa và chống tội phạm, phòng, chống hành vi mua bán người, các tệ nạn xã hội và các hành vi vi phạm pháp luật khác ở địa phương theo quy định của pháp luật. Hoạt động này của UBND xã góp phần rất lớn trong việc bảo đảm, bảo vệ quyền con người, quyền và lợi ích hợp pháp của công dân.
Hai là, UBND xã tổ chức thực hiện kế hoạch ngân sách, tài chính địa phương như: Tổ chức thu, chi các ngồn thu của ngân sách xã theo phân cấp như tiến hành thu các loại thuế, môn bài, hộ kinh doanh, thuế đất sử dụng nông nghiệp, tiền sử dụng đất...trong địa bàn theo quy định, thu các khoản phí cầu, đò, chợ, phí tư pháp. Thu các khoản từ đóng góp cuả tổ chức, cá nhân theo quy định của pháp luật, khoản đóng góp tự nguyện, các khoản từ hoạt động sự nghiệp, kinh tế, giáo dục, nông nghiệp, y tế ... theo quy định về phân cấp của cơ quan nước cấp trên.
Thực hiện các nhiệm vụ chi của ngân sách xã nhằm bảo đảm các hoạt động bình thường của chính quyền xã trong quản lý các quá trình xã hội- kinh tế ở địa phương. Các hoạt động chi thường xuyên cho công tác xã hội, hoạt động văn hóa thông tin, thể thao...do xã quản lý. Chi đầu tư cho phát triển ngân sách xã như các công trình kết cấu hạ tầng, theo sự phân cấp vốn ngân sách theo quy định. Việc thu chi ngân sách của UBDN xã tổ chức thực hiện trên cơ sở theo định mức chi và thu của pháp luật quy định.
Ba là, UBND xã thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn do cơ quan nhà nước cấp trên phân cấp, ủy quyền cho Ủy ban nhân dân xã như về quản lý các lĩnh vực đời sống xã hội ở địa phương như về: Nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thủy lợi; về tiểu thủ công nghiệp; về giao thông; về thương mại dịch vụ; về văn hóa , giáo dục; về xã hội, đời sống; về quốc phòng; về thi hành pháp luật; về xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính. Cụ thể như quyết định các biện pháp để phát triển hợp tác xã, liên minh các hợp tác xã, các cơ sở sản xuất, kinh doanh, dịch vụ theo quy định của pháp luật; quyết định chủ trương xây dựng nông thôn mới; Quyết định quy mô, hình thức huy động sự đóng góp của các tổ chức, cá nhân để đầu tư xây dựng các công trình kết cấu hạ tầng của địa phương trên nguyên tắc dân chủ, tự nguyện; Phê duyệt các dự án đầu tư các công trình công cộng, đường giao thông nông thôn, cấp nước, xử lý rác thải, nước thải, các công trình thuỷ lợi nhỏ ở địa bàn theo quy định của pháp luật và phân cấp của cơ quan nhà nước cấp trên; Quyết định kế hoạch sử dụng quỹ đất được để lại phục vụ các nhu cầu công ích ở địa phương.
Như vậy có thể thấy UBND xã có hai nhóm nhiệm vụ lớn phải thực hiện:
Thứ nhất, UBND xã cùng với HĐND xã chuẩn bị các kỳ họp, chấp hành
các nghị quyết của HĐND xã
Thứ hai, Thực hiện quản lý hành chính nhà nước trên các lĩnh vực đời
sống xã hội ở địa phương mình.
Để hoạt động của UBND xã được thực hiện, các hoạt động của thành viên UBND xã được tiến hành qua các nhiệm vụ quyền hạn cụ thể của Chủ tịch UBND xã và các Phó chủ tịch UBND xã và các thành viên trong thường trực ủy ban. Tại Điều 36 quy định nhiệm vụ, quyền hạn của Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã với vị trí là người đứng đầu Ủy ban nhân dân xã và có các nhiệm vụ, quyền hạn sau:
- Lãnh đạo và điều hành công việc của Ủy ban nhân dân, các thành viên Ủy ban nhân dân xã;
thi hành Hiến pháp, pháp luật, các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên, của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân xã; thực hiện các nhiệm vụ về quốc phòng, an ninh, bảo đảm trật tự, an toàn xã hội, đấu tranh, phòng, chống tội phạm và các hành vi vi phạm pháp luật khác, phòng, chống quan liêu, tham nhũng; tổ chức thực hiện các biện pháp bảo vệ tài sản của cơ quan, tổ chức, bảo hộ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, các quyền và lợi ích hợp pháp khác của công dân; thực hiện các biện pháp quản lý dân cư trên địa bàn xã theo quy định của pháp luật;
- Quản lý và tổ chức sử dụng có hiệu quả công sở, tài sản, phương tiện làm việc và ngân sách nhà nước được giao theo quy định của pháp luật;
- Giải quyết khiếu nại, tố cáo, xử lý vi phạm pháp luật, tiếp công dân theo quy định của pháp luật;
- Ủy quyền cho Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn trong phạm vi thẩm quyền của Chủ tịch Ủy ban nhân dân;
- Chỉ đạo thực hiện các biện pháp bảo vệ môi trường, phòng, chống cháy, nổ; áp dụng các biện pháp để giải quyết các công việc đột xuất, khẩn cấp trong phòng, chống thiên tai, dịch bệnh, an ninh, trật tự, an toàn xã hội trên địa bàn xã theo quy định của pháp luật;
- Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn do cơ quan nhà nước cấp trên phân cấp, ủy quyền.
Chủ tịch ủy ban nhân dân xã với tư cách là người đứng đầu ủy ban. Trong phạm vi thẩm quyền có trách nhiệm giải quyết một số công việc như:
Chủ tịch UBND xã có nhiệm vụ điều hành phiên họp UBND xã. Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã với vai trò chủ tọa phiên họp Ủy ban nhân dân, bảo đảm thực hiện chương trình phiên họp và những quy định về phiên họp. Khi Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã vắng mặt, một Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân được Chủ tịch Ủy ban nhân dân phân công chủ tọa phiên họp. Chủ tịch Ủy ban nhân dân hoặc Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã theo phân công của Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã chủ trì việc thảo luận từng nội dung trình tại phiên
họp. Tại Điều 121 quy định Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã chịu trách nhiệm cá nhân về việc thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn được giao theo quy định, cùng các thành viên khác của Ủy ban nhân dân chịu trách nhiệm tập thể về hoạt động của Ủy ban nhân dân xã trước Hội đồng nhân dân cùng cấp, cơ quan hành chính nhà nước cấp trên, trước Nhân dân địa phương và trước pháp luật. Trực tiếp chỉ đạo giải quyết hoặc giao Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân chủ trì, phối hợp giải quyết những vấn đề liên quan đến nhiều ngành, lĩnh vực ở địa phương. Trường hợp cần thiết, Chủ tịch Ủy ban nhân dân có thể thành lập các tổ chức tư vấn để tham mưu, giúp Chủ tịch giải quyết công việc. Khi Chủ tịch Ủy ban nhân dân vắng mặt khi đó ủy nhiệm một Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân thay mặt Chủ tịch điều hành công việc của Ủy ban. Chủ tịch UBND xã thay mặt Ủy ban nhân dân ký quyết định của Ủy ban nhân dân; ban hành