Người lao động là nhân tố quan trọng nhất để có công tác tạo động lực làm việc, và làm cho hệ thống tạo động lực có hiệu quả. Cá nhân người lao động gồm nhiều yếu tố tác động đến năng suất làm việc hiệu quả của họ như: Mục tiêu phấn đấu trong công việc là gì? Nhu cầu của họ ra sao? Đặc điểm tâm lý, quan điểm cá nhân trong công việc, trình độ kinh nghiệm có đáp ứng được yêu cầu đưa ra hay không? Tất cả những yếu tố này bất kỳ một người nào động nào cũng tồn tại.
Trong các yếu tố, yếu tố nhu cầu có sức ảnh hưởng lớn nhất. Nhu cầu của người lao động khá đa dạng, có thể nhóm chúng lại thành 2 nhóm là nhu cầu vật
chất và nhu cầu về tinh thần, song nội hàm của các nhu cầu này thì luôn có sự vận động, biến đổi và cùng với thời gian có thể phát sinh thêm các nhu cầu mới. Sự thỏa mãn nhu cầu sẽ làm người lao động hài lòng và khuyến khích họ làm việc. Theo Maslow con người không bao giờ ngừng phấn đấu để đạt được nhiều mục tiêu khác nhau. Những nhu cầu ở các cấp độ thấp hơn cần phải được đáp ứng một cách nhanh chóng, nếu không được thỏa mãn, chúng sẽ chi phối lại toàn bộ mục tiêu của con người. Vì vậy, khi xây dựng và thực hiện các chính sách nhân sự để tạo động lực làm việc, người quản lý cần phải tìm hiểu rõ người công chức đang có nhu cầu gì để thỏa mãn các nhu cầu đó nhằm thúc đẩy họ làm việc hết khả năng của mình. Trong một tổ chức, mỗi người công chức có những đặc điểm riêng về giới tính, tuổi tác, tính cách, trình độ năng lực, chuyên môn khác nhau nên có những nhu cầu, mong muốn về công việc khác nhau. Do đó, người quản lý phải xác định xem trong số các nhu cầu, nhu cầu nào là nhu cầu cấp thiết nhất của đại bộ phận công chức trong tổ chức, phân loại nhu cầu theo từng nhóm đối tượng như nhu cầu của lãnh đạo quản lý, nhu cầu của nhân viên nam, nhân viên nữa... từ đó xây dựng kế hoạch tạo động lực một cách hợp lý, thỏa mãn những nhu cầu cấp bách trước, có sự ưu tiên thỏa mãn nhu cầu nào trước, nhu cầu nào sau. Nhu cầu của người công chức có thể xác định thông qua phương pháp điều tra bằng bảng hỏi với hệ thống các câu hỏi được thiết kế sẵn hoặc thông qua phương pháp phỏng vấn, trao đổi trực tiếp với họ. Trên cơ sở kết quả thu thập được cần tiến hành phân loại nhu cầu theo các nhóm đối tượng từ đó có thể thiết kế các biện pháp phù hợp nhằm thỏa mãn nhu cầu của từng nhóm đối tượng